大數據背景下的文書檔案利用模式創新

隨著大數據技術的持續發展，文書檔案管理迎來了新的機遇與挑戰。在新時期的文書檔案管理中，應將開發利用置于首要位置。借助大數據的助力，能拓展文書檔案的利用廣度，提升其利用深度，使文書檔案管理工作邁上新臺階。因此，國有企業檔案管理部門須緊跟大數據時代的發展步伐，勇于創新文書檔案的利用模式，有效解決文書檔案在利用過程中面臨的理念落后、服務范圍有限、查詢方式簡單以及價值挖掘不足等現實問題。以煙草企業舉例來說，通過搭建文書檔案服務平臺、對文書檔案數據進行挖掘以及拓展文書檔案服務渠道等方式，為不同用戶提供多元化的文書檔案信息服務，能夠有效提高文書檔案的利用價值。

大數據為文書檔案利用帶來的新機遇

海量數據資源拓展利用廣度。大數據時代，海量數據資源為文書檔案利用創造了有利條件。對于煙草企業而言，一方面，文書檔案的來源愈發多樣。除了傳統的紙質檔案外，電子檔案、數據庫記錄以及社交媒體信息等都成為重要的收集對象。例如，煙草企業可以從社交媒體上收集消費者對煙草產品的反饋信息，與企業內部的銷售數據、客戶檔案等相結合，為市場調研和產品改進提供更全面的依據。同時，也為煙草企業的檔案開發利用奠定了堅實基礎。另一方面，大數據技術能夠實現煙草企業文書檔案的跨部門、跨領域整合。煙草企業的檔案分布在不同部門和業務領域，如生產、銷售、研發等，這些檔案各自具有獨特價值。借助大數據技術，可以將分散的檔案進行有效整合，為煙草企業的檔案利用開發提供現實基礎。

數據分析技術提升利用深度。大數據分析技術的持續發展，為文書檔案的深度開發利用提供了有力的工具支持。首先，數據挖掘技術可以從海量的文書檔案中發現潛在的模式、趨勢和關聯。以煙草企業文書檔案為例，通過對煙草企業財務報表、銷售數據等檔案數據的挖掘，能夠了解煙草企業當前的經營狀況、管理能力、市場競爭力以及潛在問題，為煙草企業管理層決策提供數據支撐。其次，數據分析技術可以對文書檔案進行可視化分析。借助分析技術，可以將研究過程簡化，把復雜的數據以更直觀易懂的圖表形式呈現出來，幫助研究對象更好地理解數據背后的意義和趨勢，為解決具體問題提供更加高效便捷的檔案信息支持。

智能化手段提高利用效率。隨著人工智能技術的不斷發展，智能化手段在文書檔案開發利用中的應用越來越廣泛。首先，智能化手段能夠實現文書檔案的智能化推薦。借助智能化推薦系統，可以對用戶的興趣偏好、信息查詢記錄、訪問地址、瀏覽內容進行記錄分析，采用協同過濾、內容推薦等技術，精準定位用戶的模式和興趣點，進而對文書檔案信息資源進行整合，為用戶提供個性化的檔案信息內容。其次，智能化手段可以實現文書檔案的自動化處理。在文書檔案利用過程中，需要對文書檔案進行分類，精準定位文書檔案的內容和特征，以便進行后續的開發和利用。例如，對于煙草企業的研發檔案，可以自動添加“新產品研發”等關鍵詞，方便研發人員快速檢索。通過自動化歸檔，減少人工干預，能夠提升檔案歸檔的規范性和精準性，為煙草企業文書檔案利用開發提供規范的檔案信息資源。

大數據背景下文書檔案利用模式創新的現狀

查詢方式單一。當前，部分文書檔案管理部門在檔案信息查詢方面依賴傳統關鍵詞檢索，存在局限性。一方面，關鍵詞選擇具有主觀性，不同用戶理解差異大，導致查詢結果差異大，難以滿足查詢需求。另一方面，對于復雜查詢需求，單一關鍵詞檢索難以精準定位所需文書檔案信息，易遺漏重要內容，無法滿足用戶對文書檔案高效利用的需求。

服務范圍有限。文書檔案服務范圍應視情況向社會公眾拓展，但實際操作中受技術和制度因素限制，服務范圍有限。一方面，服務對象主要集中在特定機構和部門，社會公眾獲取文書檔案資源受限，一定程度上限制了檔案價值發揮。另一方面，服務內容單一，主要圍繞查詢、復制等基本服務，缺乏深度加工和增值服務，且服務方式不夠靈活，以線下服務為主，線上服務技術支持不到位，影響服務效率。

價值挖掘不足。文書檔案蘊含巨大價值，但受理念、技術和方法限制，價值挖掘不深。從技術層面看，檔案管理部門資金有限，難以引進先進數據分析和挖掘技術，傳統技術難以處理龐大的文書檔案信息，僅局限于整理和統計層面，無法深入挖掘檔案價值。從思想觀念看，部分檔案管理人員對文書檔案價值認識不足，僅將其視為歷史記錄，未認識到在知識創新方面的價值，挖掘動力不足，影響了文書檔案在知識創新方面的作用發揮。

大數據背景下文書檔案利用模式創新的路徑

構建智能服務新平臺，實現檢索手段創新。隨著數字技術與文書檔案管理利用環節的深度融合，構建智能服務新平臺成為必然需求。首先，提升智能服務新平臺的數據整合能力。將分散在不同系統、不同機構、不同主體的煙草企業文書檔案信息進行集中收集、整理和存儲，構建龐大的煙草企業文書檔案數據庫。運用數據清洗、標準化處理等手段，剔除無效數據，確保煙草企業文書檔案數據的準確性和完整性。例如，將煙草企業各個部門的生產記錄、銷售報表、市場調研檔案等進行整合，為企業決策提供全面的數據支持。其次，引入智能化檢索算法。采用自然語言處理、語義分析等技術，更精準地理解用戶的查詢指向，通過精準檢索為用戶提供高質量的檢索結果。在煙草企業中，員工可能需要查詢特定時期的市場銷售情況、某一產品的研發歷程等信息，智能化檢索算法能夠快速準確地定位所需檔案，提高工作效率。

開展數據挖掘與分析，實現價值挖掘創新。借助數據挖掘與分析技術，可以從海量的文書檔案信息中發現隱藏的模式、趨勢和關聯，為不同用戶提供更有價值的文書檔案信息服務。首先，運用數據挖掘技術發現煙草企業文書檔案的潛在價值。比如，通過對煙草企業歷年的銷售數據進行挖掘，可以發現不同地區、不同季節的銷售趨勢和消費者偏好，為企業制定營銷策略提供依據。其次，借助數據分析方法對煙草企業檔案數據進行深入解讀。通過統計分析可以對不同地區、不同時期煙草企業檔案數據的類型和規模分布情況進行統計，形成的基礎文書檔案數據可以為相關研究提供支持，使研究者發現日常統計中難以看到的數據關聯性，實現對煙草企業文書檔案信息的深度挖掘。比如，對煙草企業的質量檢測報告進行文本分析，找出產品質量問題的潛在原因，為企業改進生產工藝提供參考。

拓展服務渠道與對象，實現服務模式創新。在大數據時代背景下，用戶的文書檔案需求日益多元化、多樣化，檔案管理部門需適時調整服務策略，實現服務模式創新，不斷拓展服務渠道和服務對象。首先，拓展服務渠道。除傳統線下服務外，應主動借助互聯網、大數據、云計算等技術開展線上服務。通過建立檔案信息服務平臺、移動應用程序等方式，為用戶提供高質量的文書檔案信息服務，滿足用戶隨時隨地查詢利用的需求。其次，拓展服務對象。除政府機構和專業研究人員外，還應不斷拓展服務對象，為企業、社會組織和普通民眾提供文書檔案信息服務。最后，創新服務模式。采用定制化服務、合作式服務等方式，創新服務手段，滿足不同用戶的個性化需求。定制化服務可根據用戶需求，為其提供個性化的檔案信息內容；合作式服務則是與其他機構和企業開展文書檔案信息服務，既實現了文書檔案服務模式創新，又提升了文書檔案服務范圍，實現了文書檔案價值的最大化利用。

大數據背景下，檔案管理部門要充分認識到文書檔案利用模式創新的現實意義，充分尊重文書檔案利用的內在規律，通過大數據技術與文書檔案利用流程進行融合，實現對傳統文書檔案利用模式的創新，進一步提升文書檔案利用的質量和效率。

（作者單位系南寧市煙草專賣局）

（責任編輯：季榕）