數字時代檔案管理的智能化轉型路徑探究

一、引言

檔案是人類社會活動的歷史記錄，其管理方式必須緊跟時代步伐，不斷創新與變革，以適應數字時代對信息處理高效性、準確性與安全性的要求。智能化轉型作為檔案管理領域的必然趨勢，正引領著檔案管理向更高效、更智能、更安全的方向發展。這一轉型旨在利用云計算、大數據、人工智能等先進技術全面提升檔案管理的綜合效能。本文旨在深入剖析并探討數字時代檔案管理的智能化轉型路徑，通過系統梳理與分析，為檔案管理領域的實踐工作者與理論研究者提供有價值的參考，推動檔案管理事業在數字時代的繁榮發展。

二、數字時代檔案管理智能化轉型的意義

（一）提升檔案管理工作效率

檔案管理的智能化轉型通過運用自動化、智能化的管理方式，顯著提升了檔案管理的效率。一方面，自動化掃描設備能夠迅速而準確地將紙質檔案轉化為電子檔案，大大減少了人工錄入的時間和錯誤，提高了工作人員的工作效率；另一方面，智能檢索系統的引入為檔案管理帶來了變革。用戶只要輸入關鍵詞或相關信息，系統便能迅速定位并呈現用戶所需檔案，這一過程大幅縮短了檔案檢索流程，顯著提高了檔案管理工作效率。總之，智能化轉型使檔案管理部門能夠高效處理海量數據并確保信息的有效利用。

（二）保障檔案信息安全

在數字時代，檔案信息安全問題日益凸顯。在檔案管理過程中通過構建安全防護體系，為檔案信息安全提供了有力保障。其一，采用先進的加密技術，能確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的保密性。其二，應用防火墻系統，能有效抵御來自外部的黑客攻擊和未經授權的訪問。其三，入侵檢測系統的部署更是為檔案信息安全筑起了一道堅實的防線，它能夠實時監測并處理潛在的安全風險，確保檔案信息的完整性和可用性。智能化轉型使檔案管理部門在信息安全方面具備了較強的防御能力和應對能力，保障了信息安全。

（三）優化檔案服務模式

檔案管理智能化轉型不僅提升了檔案管理效率和信息安全水平，還推動了檔案管理部門從傳統的被動服務模式向主動服務模式轉變。一方面，運用大數據分析技術，通過對用戶行為、需求等數據的深入挖掘和分析，使檔案管理部門能夠更準確地把握用戶需求，從而為用戶提供更加個性化的檔案信息服務；另一方面，人工智能技術的引入為檔案服務模式帶來了全新變革。智能問答系統能即時響應用戶咨詢的問題，并進行準確的解答；智能推薦系統則能夠根據用戶的歷史行為和興趣偏好，為用戶推薦相關檔案信息，進一步提升用戶體驗。總之，智能化轉型使檔案管理部門在服務方面更具主動性和創新性，能夠為用戶提供更加便捷、高效的服務。

三、數字時代檔案管理工作面臨的挑戰與機遇

（一）面臨的挑戰

1.信息處理工作量增加

隨著信息技術的快速發展和互聯網的普及，信息數量大幅增加。在檔案管理領域，隨著業務的不斷拓展，檔案管理部門要處理的檔案數量同樣急劇增加，無論是從數量上還是種類上，都遠超以往。這對檔案管理部門的存儲、檢索和管理能力提出了更高要求。

2.信息安全風險加劇

數字時代，檔案信息安全問題日益凸顯。在檔案管理過程中，信息的保密性、完整性和可用性至關重要。然而，隨著網絡環境的日益復雜，檔案信息安全面臨著前所未有的威脅。一方面，黑客攻擊、病毒入侵等惡意行為可能導致檔案信息被竊取、篡改或刪除，造成不可估量的損失；另一方面，內部管理不善、操作失誤等人為因素也可能引發信息安全問題。

3.用戶需求更加多樣

在數字時代，用戶對檔案信息的需求更加多樣化、個性化。他們不僅關注檔案信息的準確性和完整性，還注重使用方式的便捷性和易用性。目前，檔案管理部門在滿足用戶需求方面仍存在一些問題。其一，未能滿足用戶的高效檢索需求。檔案管理部門仍依賴紙質檔案，檔案數字化進程緩慢，影響用戶的檢索效率。其二，對用戶需求響應慢，處理用戶投訴時效率較低。滿足用戶需求是檔案管理部門提升服務質量的關鍵所在，用戶需求的多樣化要求檔案管理部門在服務模式、技術方法等方面進行創新，為檔案管理智能化轉型注入新的活力和動力。

（二）面臨的機遇

1.信息技術的快速發展

隨著云計算、大數據、人工智能等技術的快速發展，檔案管理智能化轉型獲得了強有力的技術支撐。云計算技術使檔案管理部門能夠構建高效、可擴展的存儲和計算平臺，實現檔案信息的海量存儲和快速處理。大數據技術則能夠對海量檔案數據進行深度挖掘和分析，揭示數據之間的關聯和規律，為檔案管理提供更加精準、全面的決策支持。人工智能技術更是為檔案管理帶來了深刻變革，通過智能識別、智能檢索、智能推薦等功能，極大地提升了檔案管理的智能化水平和用戶體驗。總之，信息技術的快速發展為檔案管理智能化轉型提供了無限可能，使檔案管理部門能夠更加高效、精準地管理和利用檔案信息。

2.政策環境的優化

近年來，國家對檔案信息化建設的重視程度不斷提高，出臺了一系列政策措施，為檔案管理的智能化轉型提供了良好的政策環境。一方面，這些政策措施明確了檔案信息化建設的目標和任務，提供了資金、人才等方面的支持，為檔案管理部門推進智能化轉型提供了有力保障；另一方面，政策環境的優化也促進了檔案管理部門與相關部門、企業之間的合作與交流，推動了檔案信息化建設的深入發展。在此背景下，檔案管理部門能夠更加積極、主動地推進智能化轉型，不斷提升檔案管理的水平和效能。

四、數字時代檔案管理智能化轉型的路徑

（一）構建智能化檔案管理系統

1.系統架構設計

智能化檔案管理系統的架構設計應遵循模塊化、可擴展性原則，以便適應未來技術發展和業務需求的變化。系統應包括檔案管理、檢索、利用、安全等多個模塊，確保檔案信息的流暢傳遞和高效利用。以北京市檔案館機關數字檔案室為例，其構建的數字檔案室系統具備在線接收、自動整理歸檔、編研利用、鑒定統計、監督指導、在線移交等智能化管理功能，并可靈活擴展，通過與OA辦公系統和數字檔案館系統的無縫對接，實現了電子檔案全生命周期、全業務流程的單套閉環管理。

2.關鍵技術應用

（1）云計算技術：通過使用云計算技術，能夠實現檔案信息的分布式存儲和按需訪問，提高存儲效率和訪問速度。如浙江省檔案館數字檔案館系統，該系統后端通過政務云，聯通省大數據中心，向省大數據中心開放檔案數據53萬余條。

（2）大數據技術：利用大數據技術可以對檔案信息進行深度挖掘和分析，發現其中潛在的價值和規律，為檔案管理提供科學依據。如浙江省檔案館已通過“省檔案數據共享中心系統”累計貫通12個省級民生部門的31個業務系統數據接口，匯集全省各級檔案館館藏共享檔案6000余萬件。查檔用戶可遠程利用異地檔案館資源，也可通過互聯網或移動應用程序利用全省檔案資源。

（3）人工智能技術：人工智能技術可以實現檔案的智能分類、智能檢索和智能推薦等功能，提高檔案管理的智能化水平。如由浙江省檔案館、科大訊飛共同承擔的“人工智能技術在音視頻檔案整理利用中的應用研究”項目。該項目應用基于人工智能技術的語音識別和人臉識別技術實現了對音視頻檔案的數據化處理、自動拆分著錄和智能化檢索，對音視頻檔案的采集、整理、管理、利用進行了探索性的研究。這對檔案部門進一步加強音視頻檔案資源建設，進一步提高音視頻檔案資源利用效率具有現實意義。

（二）加強檔案資源庫建設

1. 加強紙質檔案數字化工作

紙質檔案數字化是檔案管理智能化轉型的基礎。檔案管理部門應采用先進的掃描設備和技術，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案的數字化存儲和管理。同時，應完善電子檔案管理體系和標準體系，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。

2. 加強檔案信息資源整合

檔案管理部門應加強對各類檔案信息資源的整合，形成規范的檔案資源庫。通過整合不同來源、不同格式的檔案信息，實現信息的共享和互操作，提高檔案信息的利用效率。

（三）加強檔案管理人才隊伍建設

1. 加強專業培訓

檔案管理部門應定期組織檔案管理人員參加專業培訓和學習交流活動，提升他們的專業素質和業務能力。培訓內容應包括檔案學、信息化技術、相關法律法規等專業知識和技能。

2. 引進高素質人才

檔案管理部門應積極引進具有較高數字化水平和專業技能的人才，充實檔案管理隊伍。通過引進人才，可以促進管理理念創新，直接增強檔案管理隊伍在技術、管理等方面的實力，加快檔案管理的智能化轉型進程。

（四）完善檔案管理機制和標準體系

1. 完善檔案管理機制

檔案管理部門應根據國家相關法律法規和政策要求，結合本單位實際情況，完善檔案管理機制。機制應包括檔案管理的職責分工、工作流程、信息安全、利用服務等方面內容，確保檔案管理的規范化。

2. 建立檔案管理標準體系

檔案管理部門應建立完善的檔案管理標準體系，包括檔案分類標準、檔案編號標準、檔案存儲標準、檔案利用標準等。通過建立標準體系，可以規范檔案管理流程和行為，提高檔案管理的標準化水平。

（五）創新檔案管理服務模式

1. 開展個性化服務

檔案管理部門應深入了解用戶需求，為用戶提供個性化的檔案信息服務。例如，可以根據用戶的職業背景、興趣愛好等信息，為用戶推薦相關的檔案信息資源；可以根據用戶的查詢歷史和行為軌跡，為用戶提供智能推薦和精準推送服務。

2. 開展檔案資源共享服務

檔案管理部門應積極推動檔案信息共享平臺建設，實現不同部門、不同機構之間的檔案信息共享和互操作。通過共享平臺，可以打破“信息孤島”，提高檔案信息的利用效率。同時，也可以促進檔案管理部門與其他部門之間的協同合作，共同推動檔案管理的智能化轉型進程。

（六）強化檔案信息安全保障措施

1. 建立信息安全防護體系

檔案管理部門應建立完善的信息安全防護體系，包括物理安全、網絡安全、系統安全、數據安全等方面。采用入侵檢測系統和防火墻等安全防護方式，能夠有效抵御病毒入侵和黑客攻擊等安全風險，從而保障檔案信息的機密性、無損性和可訪問性。

2. 加強信息安全意識教育

檔案管理部門應當強化對檔案管理人員的信息安全教育培訓，以提升他們的信息安全認知與防御技能。通過定期開展信息安全培訓和學習交流活動，讓檔案管理人員了解信息安全的重要性和必要性，掌握基本的信息安全知識和技能。

五、結語

數字時代檔案管理的智能化轉型是必然趨勢。通過構建智能化檔案管理系統、加強檔案資源庫建設、加強檔案管理人才隊伍建設、健全檔案管理機制與標準體系、創新檔案管理服務模式、加強檔案信息安全保障措施，能夠有力驅動檔案管理向智能化方向轉型。未來，隨著信息技術的不斷發展和用戶需求的不斷變化，檔案管理部門應持續關注新技術、新應用的發展動態，積極探索和創新檔案管理的智能化轉型路徑，以適應數字時代的發展需求。同時，檔案管理部門還應加強與相關部門的協同合作，共同推動檔案管理的智能化轉型進程。

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（作者簡介：于萌萌，女，碩士研究生，青島廣電影視傳媒集團有限公司，館員，研究方向：企業檔案）

（責任編輯 王瑞鋒）