黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施研究

Research on the Standardized Implementation of Archive Management for Black Soil Protection Projects

LI Xiao-wei1 FAN Jing-jun1 GAO Yang1 WANG Jian2 FANG Lei1 HEYao1

DENG He1 LIUTian-qi LIU Zheng-yu1 REN Zong-yue1 CHEN Yu-shu1

（1.ChangchunInstitute of Standards/Changchun WTO/TBT Consulting Center； 2.ChangchunAnimalHusbandry Station）

Abstract：Blacksoilprotection isrelatedtonationalfoodandecologicalsecurity，andhasrisen tothe nationalstrategy. The archivesof the black soil protection project objectivelyrecord thewholeprocess of the project implementation， anditsmanagement should be standardized.This articledescribes theissues that should be paid attention to inthe standardization of archives managementofblack soil protection projects，such as the responsibilities of relevant parties and document collction， toprovidereference for the implementationofarchivesstandardization of black soil protection projects by agricultural and archival departments in Jilin province.

Keywords： black soil protection， project， archive management， standardized implementation

0 引言

為強(qiáng)化黑土地保護(hù)和治理修復(fù)，長遠(yuǎn)保障國家糧食安全，第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第三十五次會議通過了《中華人民共和國黑土地保護(hù)法》，原農(nóng)業(yè)部等6部委聯(lián)合印發(fā)編制《東北黑土地保護(hù)規(guī)劃綱要（2017—2030年）》，實(shí)施范圍為內(nèi)蒙古東部和遼寧、吉林、黑龍江的黑土區(qū)，黑土地保護(hù)工作上升至國家戰(zhàn)略。習(xí)近平總書記視察吉林省時指出：“采取有效措施，切實(shí)把黑土地這一耕地中的大熊貓保護(hù)利用好，使之永遠(yuǎn)造福人民。”為深人貫徹落實(shí)總書記講話精神，吉林省委、省政府頒布實(shí)施全國第一部黑土地保護(hù)地方性法規(guī)《吉林省黑土地保護(hù)條例》；為進(jìn)一步加強(qiáng)典型黑土區(qū)耕地保護(hù)，持續(xù)提高糧食穩(wěn)產(chǎn)增產(chǎn)能力，制定《吉林省黑土地保護(hù)工程實(shí)施方案（2021—2025年）》[2]

近幾年，吉林省重點(diǎn)發(fā)展的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)域和重點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)方向中，黑土地保護(hù)與利用在農(nóng)業(yè)領(lǐng)域中一直占據(jù)著重要地位。2022年11月30日最新修改的《吉林省黑土地保護(hù)條例》提出：“省人民政府標(biāo)準(zhǔn)化主管部門會同農(nóng)業(yè)農(nóng)村等部門加強(qiáng)黑土地保護(hù)利用地方標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，構(gòu)建黑土地保護(hù)利用吉林標(biāo)準(zhǔn)體系。”在黑土地保護(hù)與利用標(biāo)準(zhǔn)體系中，黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案是重要組成部分，是黑土地保護(hù)項(xiàng)目從立項(xiàng)、實(shí)施到驗(yàn)收全過程形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的原始記錄。黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案體現(xiàn)實(shí)踐活動的歷史記憶，其妥善管理是提高黑土地保護(hù)項(xiàng)目質(zhì)量和工作效率的必要條件。吉林省黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案管理工作已經(jīng)開始，但在對梨樹縣、公主嶺市、扶余市、榆樹市、舒蘭市等地調(diào)研中發(fā)現(xiàn)檔案管理情況良募不齊，存在不知道管什么、怎么管、由誰管等問題。如何全面、規(guī)范、科學(xué)地解決當(dāng)前全省黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案管理的問題，使其達(dá)到規(guī)范、通用、實(shí)用的效果，是本文研究的自的和方向。

通過標(biāo)準(zhǔn)檢索，發(fā)現(xiàn)國際標(biāo)準(zhǔn)、國外標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中沒有黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。可以部分參考的標(biāo)準(zhǔn)有GB/T18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、GB/T42107一2022《國家科技重大專項(xiàng)文件歸檔與檔案管理規(guī)范》、DA/T28—2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》等，但都對黑土地指向不明確，不全部適用于吉林省黑土地保護(hù)項(xiàng)目的檔案管理。吉林省地方標(biāo)準(zhǔn)DB22/T3394—2022《黑土地質(zhì)量》、DB22/T3395—2022《黑土地質(zhì)量分等定級技術(shù)規(guī)范》，沒有涉及到黑土地保護(hù)項(xiàng)自檔案管理的內(nèi)容。在這樣的形勢和背景下，適用于吉林省內(nèi)黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)函待制定。

1 《黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》批準(zhǔn)發(fā)布

2022年，長春市標(biāo)準(zhǔn)化研究院、吉林省檔案學(xué)會、吉林省全程檔案事務(wù)所共同申請立項(xiàng)，通過了吉林省地方標(biāo)準(zhǔn)《黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（以下簡稱“標(biāo)準(zhǔn)”）項(xiàng)目。起草組經(jīng)過前期去吉林省五市（縣）梨樹縣、公主嶺市、扶余市、榆樹市、舒蘭市充分調(diào)研，向高校、研究院、檔案部門、實(shí)施部門等社會各界廣泛征求意見，經(jīng)行業(yè)專家（農(nóng)業(yè)、標(biāo)準(zhǔn)化、檔案專業(yè)）審查后，于2023年9月28日發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)DB22/T3534—2023。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案的相關(guān)單位職責(zé)、歸檔文件收集、整理與歸檔、驗(yàn)收與移交、保管與保護(hù)等內(nèi)容。

該標(biāo)準(zhǔn)的制定，進(jìn)一步完善了吉林省黑土地保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)體系；該標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，即對吉林省黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的過程，對于改善吉林省黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案不完整、不規(guī)范、不系統(tǒng)的現(xiàn)象，對于規(guī)范管理、提高黑土地保護(hù)工作質(zhì)量，促進(jìn)黑土地產(chǎn)業(yè)健康、穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展，推動吉林省糧食安全，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)綠色高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。本標(biāo)準(zhǔn)具備通用性、實(shí)用性、可操作性，填補(bǔ)了全國黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的空白。

2 黑土地保護(hù)項(xiàng)目相關(guān)單位責(zé)任分工

項(xiàng)目相關(guān)單位包括上級主管部門、承擔(dān)單位和參建單位。

上級主管部門包括農(nóng)業(yè)行管部門和檔案主管部門。農(nóng)業(yè)行管部門是項(xiàng)目的業(yè)務(wù)主管部門，也是項(xiàng)目的主體，包括各級農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳、局，檔案主管部門為各級檔案局。

承擔(dān)單位是項(xiàng)目建設(shè)的法人主體，對項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，業(yè)務(wù)上接受農(nóng)業(yè)行管部門和檔案主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

依據(jù)吉林省黑土地保護(hù)工作實(shí)際，將黑土地保護(hù)項(xiàng)目分為建設(shè)類項(xiàng)目和技術(shù)類項(xiàng)目。侵蝕溝治理、引水、排水等工程措施為建設(shè)類項(xiàng)目，參建單位一般是建設(shè)、施工、監(jiān)理、勘測、設(shè)計(jì)、代理、審計(jì)等單位；深耕、秸稈還田、堆返肥等保護(hù)措施為技術(shù)類項(xiàng)目，參建單位一般是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門、村委會、市（縣）財(cái)政部門、實(shí)施單位等。建設(shè)類和技術(shù)類項(xiàng)目的參建單位不同，對應(yīng)的職責(zé)也不同。參建單位均應(yīng)由具有法人資格的單位承擔(dān)法人主體責(zé)任，從而明確職責(zé)，避免紛爭。

3 項(xiàng)目檔案形成及形成后的管理

3.1項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的主要內(nèi)容

黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化除了應(yīng)明確責(zé)任分工外，還要規(guī)范檔案的形成過程及形成后的管理。檔案的形成通常要經(jīng)過收集、整理（分類與組卷、排列）、歸檔等過程。收集解決了應(yīng)該存什么的問題，整理解決了怎么存的問題，檔案形成后應(yīng)按本標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行保管與保護(hù)、驗(yàn)收與移交。

3.2項(xiàng)目相關(guān)方文件收集

項(xiàng)目相關(guān)方收集文件時，要確定歸檔范圍和保管期限，也就是確定要存什么、存多久。標(biāo)準(zhǔn)起草組在對吉林省五市（縣）十余家承擔(dān)單位、建設(shè)單位和檔案管理服務(wù)第三方公司實(shí)地調(diào)研中獲取了建設(shè)法人單位和施工、監(jiān)理法人單位的收集范圍及保管期限表。為了保證所有單位都對自己應(yīng)該歸檔的文件清晰明了，避免不知道該存什么、由誰來存、文件缺項(xiàng)漏項(xiàng)的問題發(fā)生，起草組將多個單位的多個表格統(tǒng)一成為一個表格，并依據(jù)DA/T28—2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》和工作實(shí)際將多個表格統(tǒng)一成為一個表格，把所有文件按照項(xiàng)目階段、內(nèi)容歸類進(jìn)行列舉，把每個文件對應(yīng)的歸檔單位進(jìn)行了詳細(xì)劃分，這些文件基本涵蓋了項(xiàng)目應(yīng)歸納的所有文件3。由于個別項(xiàng)目的特殊性，表中設(shè)置了“其他”。起草組在向多個使用方和行業(yè)專家征求意見后，最終完成了《建設(shè)類項(xiàng)目歸檔范圍和保管期限表》和《技術(shù)類項(xiàng)目歸檔范圍和保管期限表》。使用方和專家都表示，重新搭建的表格使承擔(dān)單位與參建單位對應(yīng)歸檔的文件和保管期限一自了然，極具實(shí)用性。

在實(shí)地調(diào)研中，還收集了關(guān)于堆返肥、秸稈還田、保護(hù)性耕作等技術(shù)類項(xiàng)目的表格模板，這些表格是實(shí)際工作中不斷總結(jié)、完善而成的，但由于其不具有覆蓋全部技術(shù)項(xiàng)目的普遍使用性，最終沒有把它們納入到標(biāo)準(zhǔn)中。各單位可根據(jù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、驗(yàn)收單位要求等制作適合自己項(xiàng)目使用的表格模板。

3.3項(xiàng)目檔案的分類組卷、整理和歸檔

黑土地保護(hù)項(xiàng)目開展時間短，各地區(qū)尚在不斷探索和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為實(shí)現(xiàn)各地區(qū)檔案的規(guī)范性、統(tǒng)一性，檔案的分類組卷、整理、歸檔在本標(biāo)準(zhǔn)中均給出了執(zhí)行要求。

由于建設(shè)類項(xiàng)目和技術(shù)類項(xiàng)目檔案在整理、歸檔時的要求不同，我們將整理、歸檔時各類項(xiàng)目應(yīng)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)分別詳盡列舉。各單位檔案工作人員為了操作方便，可將具體內(nèi)容從規(guī)范性引用的標(biāo)準(zhǔn)中摘出，按照檔案分類組卷、整理、歸檔的順序進(jìn)行排列組合，形成通用的、直觀的、具有可操作性的工作手冊。

3.4項(xiàng)目檔案形成后的保管與保護(hù)、驗(yàn)收與移交、利用與開發(fā)工作

黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案形成后的保管與保護(hù)、驗(yàn)收與移交工作在標(biāo)準(zhǔn)中均做出了規(guī)定。經(jīng)過規(guī)范管理的黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案能為項(xiàng)目實(shí)施部門提供技術(shù)參考，促進(jìn)項(xiàng)目技術(shù)、管理水平提高；能明確項(xiàng)目主體責(zé)任，保護(hù)資金安全，為審計(jì)部門提供原始資料；為有關(guān)部門數(shù)據(jù)分析提供原始依據(jù)；為實(shí)現(xiàn)黑土地保護(hù)檔案信息化提供基礎(chǔ)；為后續(xù)項(xiàng)目的實(shí)施和峻工后的維護(hù)、維修提供依據(jù)。

4統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督審查工作

4.1做好檔案管理的部門聯(lián)絡(luò)、溝通協(xié)調(diào)與人員分工

加強(qiáng)黑土地保護(hù)項(xiàng)自檔案各級部門工作聯(lián)系，建立并完善業(yè)務(wù)部門與職能部門檔案聯(lián)絡(luò)員制度，形成內(nèi)部檔案組織網(wǎng)絡(luò)，檔案收集管理職能要明確到具體科室和個人，制定檔案管理制度，明確職責(zé)，穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍，確保檔案工作的延續(xù)性、穩(wěn)定性。加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，持續(xù)提高業(yè)務(wù)能力。

4.2加強(qiáng)監(jiān)管，做好檔案管理的審查工作

黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案管理是涉及多部門多環(huán)節(jié)的綜合管理，項(xiàng)目承擔(dān)單位或委托監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求對項(xiàng)目檔案的質(zhì)量進(jìn)行審查。項(xiàng)目峻工驗(yàn)收后，項(xiàng)目承擔(dān)單位宜及時向所在地檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案，以供質(zhì)量審查，保證檔案的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性。

5結(jié)語

黑土地保護(hù)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施需要農(nóng)業(yè)行管部門、檔案部門按標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)籌、監(jiān)管，承擔(dān)單位、參建單位按標(biāo)準(zhǔn)操作、各司其責(zé)，這對于標(biāo)準(zhǔn)落地、標(biāo)準(zhǔn)先行、實(shí)現(xiàn)吉林省農(nóng)業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

[1]第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會.中華人民共和國黑土地保護(hù)法[Z].2022.

[2]吉林省第十三屆人民代表大會常務(wù)委員會第三十七次會議.吉林省人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于修改《吉林省黑土地保護(hù)條例gt;的決定[Z].2022.

[3]建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范：DA/T28—2018[S].2018

作者簡介

李曉微，工程師，主要從事標(biāo)準(zhǔn)化研究工作。

范敬軍，研究館員，主要從事檔案研究工作。

高洋，高級工程師，主要從事標(biāo)準(zhǔn)化研究工作。

王健，高級畜牧師，主要從事畜牧和農(nóng)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化研究工作。

方雷，高級工程師，主要從事標(biāo)準(zhǔn)化研究工作。

何瑤，高級工程師，主要從事標(biāo)準(zhǔn)化研究工作。

鄧賀，工程師，主要從事標(biāo)準(zhǔn)化研究工作。

劉天琪，館員，主要從事檔案研究工作。

劉正宇，工程師，主要從事標(biāo)準(zhǔn)化研究工作。

任宗悅，助理工程師，主要從事標(biāo)準(zhǔn)化研究工作。

陳玉姝，高級工程師，主要從事標(biāo)準(zhǔn)化研究工作。

（責(zé)任編輯：張瑞洋）