研究生新生檔案歸檔工作中存在的問題及優化策略

研究生檔案歸檔工作是高校教育管理體系中至關重要的一環，不僅關系到學生個人學習記錄的完整性和準確性，還直接影響其未來的職業發展和個人權益保障。但長期以來，高校研究生檔案接收歸檔工作存在接收反饋效能不足、檔案整理歸檔培訓不到位以及檔案缺失材料補歸不樂觀等問題，影響檔案效能的充分發揮，迫切呼喚廣泛的關注與協同努力，確保高校研究生的檔案接收反饋及時、檔案歸檔整理規范及缺失材料補歸及時高效。

一、研究生新生檔案歸檔的流程及其特性

高校研究生新生檔案歸檔工作主要包括新生檔案接收、新生檔案整理歸檔及新生檔案補歸三大核心環節，每一步驟均體現出高度的組織性和規范性。

1.研究生新生檔案接收登記反饋階段

此階段主要包括檔案的接收登記與反饋接收信息，具體流程如下：

一是檔案轉遞通知。學校在調檔函中明確告知學生需將個人檔案從原單位或學校轉遞至指定地點，并提供詳細的轉遞指南，確保檔案安全、準確地送達。

二是檔案簽收。檔案通過機要通信、EMS人事檔案專用通信或專人送達等方式寄送到高校檔案館。檔案館安排專人負責簽收，核對檔案袋上的信息是否與招生部門提供的錄取名單一致，確保檔案的準確性。

三是信息錄人。完成初步審核后，檔案管理人員將新生的基本信息，如姓名、準考證號和專業等檔案信息錄人學校檔案管理系統，建立電子檔案索引，便于后續管理和查詢。

四是反饋接收信息。將接收檔案的基本信息通過校園網、某Q工作群、電子郵箱及短信通知等渠道反饋給學院或新生本人。

2.研究生新生檔案收集、整理和歸檔階段

此階段涵蓋三項關鍵作業。首先，全面收集材料。由研究生新生所屬院系協同各檔案材料產出部門，精心收集包括研究生報考登記表、錄取登記表和入學登記表等重要文檔，確保檔案的完備性；其次，嚴謹核查與整理專項培訓。對參與檔案整理歸檔的輔導員和學生干部進行歸檔專項培訓，確保參與歸檔人員熟悉檔案整理的標準流程和注意事項。在完成培訓后，歸檔人員對從原單位轉遞來的檔案材料仔細核查，重點檢查檔案材料是否齊全，有無缺失或不一致之處，確保檔案信息真實、完整和準確。將整理好的檔案換裝研究生檔案專用袋，注明學生基本信息，如姓名、學號、專業等，保證檔案的規范化管理；最后，信息錄入與檔案移交。學院輔導員將新生材料的數量及檔案狀況按要求錄人學校檔案管理系統，確保錄入信息的準確性，避免遺漏或錯誤。打印檔案移交清單，詳細記錄每份檔案的內容和數量。輔導員與檔案館工作人員共同清點材料，確認無誤后簽字交接，確保檔案的交接無誤并有據可查。

3.研究生新生檔案材料缺失補歸階段

針對初次接收時發現的檔案材料缺失情況，二級學院輔導員和檔案館應及時通知學生本人，告知其檔案中具體缺少哪些材料，明確指出需要補充的內容，為學生提供清晰、詳細的缺失材料補交指南，并要求學生在規定時間內完成缺失材料的補充。檔案管理部門設立專門的咨詢窗口和在線服務平臺，為學生提供支持服務，確保補交過程順利進行。

二、研究生新生檔案接收歸檔工作中存在的問題

1.研究生檔案接收反饋效能不足

筆者對所在高校2024級研究生新生進行了有關檔案接收反饋信息的問卷調查，通過問卷數據分析，目前在研究生新生檔案接收反饋中存在以下主要問題：

一是反饋方式單一。 86.8% 的學生表示只通過校園網收到檔案接收反饋，其他反饋渠道，如某Q群、某信群、短信平臺或手機App使用率極低，四項累計僅為 13.2% ，這表明當前反饋渠道過于單一。 62.4% 的學生更傾向于通過即時通信工具，如某信、某Q或手機App接收通知，表明當前檔案接收反饋未能充分利用多樣化的現代通信工具。

二是反饋不及時。從檔案接收完成到學生收到反饋通知，僅有 18.6% 的檔案在初步審核完成后能夠立即更新系統并發送通知，其余 81.4% 存在不同程度的延遲，其中30% 的檔案接收反饋延遲超過一周。

三是直達學生本人的反饋比率低。在檔案接收情況的反饋信息中，只有 35.7% 直接傳達給予學生本人，64.3% 的信息停留在學院或輔導員層面，未能直達學生，其中，約 40% 的學生表示從未收到過直接針對他們的檔案反饋。可見，研究生新生檔案接收反饋效能低，需要在接收反饋方面做出改進。

2.研究生檔案整理、歸檔培訓不到位

研究生新生檔案的收集、整理與歸檔過程需嚴格遵循學校既定的標準與流程，以確保研究生人事檔案的齊全性、完整性、準確性和標準化。然而，在新生人學報到的大規模歸檔實踐中，暴露出一系列不規范情況：（1）檔案材料不齊全，材料漏裝、錯裝；（2）檔案文件沒有完成簽字蓋章；（3）檔案材料沒有嚴格按照歸檔目錄排序；（4）檔案袋未依規定排序及移交混亂。造成這些不規范現象，可能有新生入學報到時間緊、工作量大的因素，但關鍵原因在于歸檔前對參與歸檔工作的輔導員和學生干部培訓不到位，影響了檔案整理、歸檔的質量和效果。

在對參與研究生檔案整理、歸檔工作的輔導員和學生干部的問卷調查顯示，僅有 47.6% 的輔導員和學生干部參加了檔案整理、歸檔的專項培訓，這意味著超過一半（ 52.4% ）的相關人員未能接受必要的專業指導，培訓覆蓋率較低； 91.4% 的受訪者表示目前的培訓主要依賴于傳統的課堂講授，培訓方式單一。 95% 的受訪者表示有必要錄制歸檔專項操作示范視頻供大家學習； 18.2% 的受訪者表示曾參加過多次培訓， 81.8% 的人表示只參加過一次或從未參加過復訓，說明培訓頻率不足，缺乏持續學習的機會；培訓項目重理論講授、輕實踐操作，在參與培訓的人員中，僅 61.5% 認為培訓內容涵蓋了檔案整理的所有關鍵步驟和注意事項。 39.5% 的人表示培訓內容不夠深入或實用，缺乏實踐操作，無法滿足實際工作需求，說明目前研究生檔案歸檔培訓內容不全面； 74.3% 的受訪者表示，在培訓過程中遇到問題時，沒有有效的反饋渠道可以及時解決問題，影響了培訓的效果和實用性。

3.研究生檔案缺失材料補歸不樂觀

研究生檔案缺失材料的補歸不僅是確保學生人事檔案完整性和準確性的需要，還是支持學生職業發展、保障學生個人權益的重要舉措。根據對2024級研究生新生進行有關檔案缺失材料補交情況的問卷調查結果分析，以下是關于研究生檔案缺失材料補歸工作中的具體問題：

一是對檔案材料缺失的學生通知不到位且不及時。78.3% 的學生反映從未或很少收到關于檔案材料缺失的通知，僅有 21.7% 的學生表示曾收到過明確的缺失材料通知，超過 60% 的學生表示在需要補充檔案材料時未能及時收到通知，平均延遲時間為5個工作日，最長可達兩周。

二是缺失材料補交指南不清晰。僅有 25.6% 的學生認為提供的補交指南詳細且易于理解， 74.4% 的學生表示指南不夠具體或難以操作，導致他們在準備材料時遇到困難。

三是咨詢服務不足。 43.2% 的學生在補交過程中，遇到問題時無法獲得及時、有效的幫助，影響了補交進度。其中， 35.2% 的學生表示咨詢渠道不通暢，而 7% 的學生表示即使聯系到相關人員，也未能得到滿意的解答。

三、高校研究生新生檔案歸檔工作優化路徑

1.落實多渠道實時反饋，強化研究生檔案接收互動

當前，研究生新生檔案在接收反饋方面存在的主要問題包括反饋方式單一、反饋不及時以及直達學生本人的通知反饋情況比率低。為有效解決這些問題，特提出以下具體措施，確保多渠道實時反饋機制的落實，強化研究生檔案接收互動。

一是多平臺通知，確保信息覆蓋全面。充分利用校園網、某Q工作群、某信群、某信小程序或手機App、電子郵箱和短信平臺等渠道，確保信息能夠快速、準確地傳達給每一位學生。

二是實時更新系統，確保信息即時傳達。檔案管理人員在完成初步審核后，立即更新學校檔案管理系統中的檔案狀態，并同步發送通知給學生，確保信息的即時性。開發檔案管理系統中的自動提醒功能，當檔案狀態發生變化時，系統自動向學生發送提醒，確保學生第一時間了解檔案的進展。

三是確保反饋直達學生，建立雙重確認機制。檔案館與學院合作，確保每次反饋都能直接通知到學生本人，避免信息滯留在中間環節。同時，建立反饋信息的雙重確認機制，要求學生在收到通知后進行確認回復，確保信息傳達無遺漏，并記錄反饋情況以備后續跟進。對于未按時提交檔案的學生，定期跟進并提供必要的幫助和支持，確保所有學生的檔案能夠順利完成接收登記。通過以上綜合措施，可以顯著提升研究生檔案接收反饋的效能，確保信息傳達的及時性和準確性，增強互動性和服務質量，為學生提供更優質的服務體驗。

2.創新歸檔培訓機制，加強研究生檔案的規范管理

針對當前研究生檔案歸檔培訓工作存在培訓覆蓋率低、培訓方式單一、培訓頻率不足、培訓內容不全面以及反饋機制缺失等問題，可通過創新歸檔培訓機制，全面提升研究生檔案整理歸檔的質量和效果。

第一，擴大培訓覆蓋面，確保全員參與。確保所有參與檔案整理工作的輔導員和學生干部都能參加專項培訓，不留死角。特別是針對新入職的輔導員，安排強制性培訓，確保其從一開始就掌握必要的檔案管理知識和技能。同時，建立定期復訓機制，每學期至少組織一次集中培訓，提高相關人員的專業水平，確保培訓效果的長期性和穩定性。

第二，多樣化培訓方式，提高學習興趣。根據 95% 受訪者的需求，錄制歸檔專項操作示范視頻，涵蓋檔案收集、整理、簽字蓋章和排序等關鍵步驟，供學員隨時學習參考。開發并推廣使用在線學習平臺，提供靈活的學習時間和地點選擇，學員可以根據自己的進度隨時觀看和復習教學視頻及資料。

第三，以需求為導向，突出培訓內容的實用性。結合實際工作需求，設計更為全面、系統的培訓課程，涵蓋檔案整理的每一個環節，包括檔案收集、分類、編目、保存和數字化等。提供實際案例分析和模擬練習，確保培訓內容的實用性和深度。定期更新培訓內容和材料，確保其時效性和實用性，使學員能夠應對最新的檔案管理要求和技術手段。

第四，建立反饋機制，確保問題及時解決。設立在線問卷、意見箱等反饋渠道，收集培訓過程中的問題和建議。培訓結束后展開效果評估，根據反饋不斷改進培訓內容和方式，確保培訓機制的動態優化。通過檔案歸檔專項培訓，可以顯著提升研究生檔案整理歸檔的質量和效果，確保所有參與人員具備必要的專業知識和技能，為高效、規范的檔案管理工作奠定堅實基礎。

3.優化缺失材料補交流程，增強研究生檔案服務效能

當前研究生檔案缺失材料補歸工作中存在通知不到位且不及時、補交指南不清晰以及咨詢服務不足等問題。為有效解決這些問題，特提出以下具體措施，以確保研究生檔案缺失材料補歸工作的順利開展。（1）提高通知效率與及時性。對于材料缺失補歸的重要通知，通過多種方式同時發送，確保覆蓋所有學生。開發檔案管理系統中的自動提醒功能，當檔案狀態發生變化時，系統自動向學生發送提醒，確保信息的及時性。對于急需處理的檔案，設立緊急處理通道，優先審核和反饋，減少等待時間。（2）細化補交指南，確保操作清晰。提供詳細的補交指南和支持服務，涵蓋如何聯系原單位以及材料的具體要求和格式規范、提交方式等，確保學生能夠順利完成補交。檔案管理部門提供標準的材料模板和示例，讓學生在準備材料時有明確的參考，減少錯誤和遺漏。開發視頻教程或操作演示，幫助學生更直觀地了解補交流程和注意事項。（3）增強咨詢服務，提供及時幫助。設立在線服務平臺或咨詢窗口，提供實時答疑服務，幫助學生解決補交過程中的疑問和困難。可以采用智能客服結合人工服務的方式，確保全天候響應。組建專門的咨詢團隊，由經驗豐富的檔案管理人員組成，提供專業的指導和服務。對于未按時提交檔案的學生，定期跟進并提供必要的幫助和支持，確保所有學生的檔案能夠順利完成接收登記。定期收集學生和輔導員的反饋意見，評估補交工作的實際效果，發現問題及時調整和優化。根據反饋不斷改進通知方式和技術手段，確保補交工作的持續優化和高效運行。

四、結語

高校研究生檔案歸檔不僅是學生學習生涯順利啟航的重要一環，還是教育管理體系中不可或缺的組成部分。面對當前存在的問題與挑戰，明確了以多渠道實時反饋、創新歸檔培訓機制及優化缺失材料補交流程為核心的改進路徑。在未來的實踐中，各高校應積極響應這些策略倡議，不斷細化執行措施，強化跨部門協作，利用現代信息技術手段，提高檔案管理的標準化、信息化水平。通過不斷努力和方法創新，我們有信心構建一個更加科學、高效的研究生檔案接收與歸檔體系，確保每一份檔案的安全性與完整性。

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