新時期流動人員人事檔案管理面臨的困境與優化對策

摘 要：社會經濟水平的快速發展使得流動人員規模不斷增加，流動人員的人事檔案管理工作事關流動人員的就業、社會人力資源的開發，各流動人員人事檔案管理機構有責任、有義務、有必要探索流動人員人事檔案管理的優化策略。基于此，文章分析了新時期流動人員人事檔案管理面臨的困境，提出了相應的優化對策，包括管理體制的完善、信息化的建設、管庫人員隊伍的優化等，以期提升流動人員人事檔案管理的科學化、規范化程度，促進社會人力資源的合理配置。

關鍵詞：流動人員；流動人員人事檔案；流動人員人事檔案管理機構

根據第七次全國人口普查數據顯示，我國流動人口為3，7581，6759人，其中，跨省流動人口為1，2483，7153人，比第六次人口普查數據增長69.73%。隨著流動人員的數量增加，流動人員人事檔案管理的重要性愈發凸顯。《流動人員人事檔案管理服務規定》明確流動人員人事檔案是反映流動人員政治面貌、道德品行、學習工作經歷、工作實績以及社會關系等情況的歷史記錄材料，是國家檔案和社會信用體系的重要組成部分，是政府聯系人才的重要載體，是流動人員個人參與公考、參與企事業單位招聘、核心社保待遇、申報職稱評審等事項的重要依據。做好流動人員的人事檔案管理，事關人才就業與社會福利的享受，事關企業、事業、機關單位的人才管理，對于社會穩定具有深遠影響。新時期，流動人員規模的增加，流動人員對人事檔案服務水平要求提高，流動人員在不同地域、不同行業間的頻繁流動，導致檔案的轉接、保管和利用更加煩瑣與復雜。本文旨在分析新時期流動人員人事檔案面臨的困境，并提出了相應的優化對策，對于提高流動人員人事檔案管理的效率和質量具有重要意義。

1 新時期流動人員人事檔案管理面臨的困境

1.1 人事檔案存在“多頭管理”的情況

《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》要求，流動人員的人事檔案具體由縣級及縣級以上公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理，未經授權的單位不可管理流動人員的人事檔案。但在實際工作中，流動人員的人事檔案存在“多頭管理”的情況[1]。一些高校在學生畢業后直接將檔案發給畢業生本人，由畢業生自行保管，出現畢業生人事檔案被私自拆封以及損壞、丟失等情況。部分未經授權的私企也會保管流動人員的人事檔案。這樣的“多頭管理”情況使得流動人口人事檔案管理變得復雜，各個人事檔案管理方缺少統一的檔案管理規范，檔案安全性受到挑戰。一些檔案管理方之間缺少聯系，責任劃分不清，造成“信息孤島”現象，增加了檔案管理難度，降低了檔案服務利用的效率。

1.2 人檔分離現象仍然存在

受傳統檔案管理模式的影響，大部分地區的戶籍管理方式比較固定，很少跟隨人員的流動遷徙，以至于人檔分離的狀況時有發生[2]。人檔分離是流動人員人事檔案管理面臨的一大難題，由于頻繁變換工作地點以及跨地區遷移等原因，部分流動人口忙于應對生活和工作變動，忽視了人事檔案的轉接，人事檔案滯留在原地。由于人事檔案“多頭”管理，部分流動人員甚至不清楚自己的檔案保管在哪里，并且，流動檔案在跨地區轉接過程中信息共享度不高，增加了人事檔案的調取、轉接時間，影響了流動人員的就業。

1.3 檔案跨地區辦理難

信息化程度低是流動人員人事檔案跨地區辦理難的一大因素，由于缺乏統一的流動人員人事檔案管理信息平臺，導致流動人員需要多次到不同地區的人事檔案管理機構辦理相關業務，極大地影響了流動人員人事檔案的辦理效率，給流動人員的工作和生活造成了一定困難。由于存在“信息孤島”，導致流動人員無法在網上直接辦理業務，無法滿足新時期流動人口對檔案服務水平的需求。

1.4 人事檔案管理機制未充分落地

流動人員人事檔案涉及跨地區辦理。由于不同地區在接收、整理、保存、轉遞流動人員人事檔案的管理缺乏統一規范，導致人事檔案在跨地區辦理時易出現材料不完整、材料格式不符合當地規定等情況。有的地區需要某一成績的審核材料，但原地區卻沒有；有的材料中缺少審核人簽名等。

1.5 檔案管理任務愈加繁重

社會經濟的快速發展使得人才的跨地區流動日益頻繁，流動人員人事檔案的數量急劇增加。流動人口的增加使得各地流動人員的人事檔案管理機構任務加重，流動人員人事檔案數量不斷上漲，流動人事檔案的轉入、查閱、借閱等服務利用的業務量明顯增加。筆者在2023年度接收大中專畢業生檔案3078份，辦理畢業生檔案轉出850份，接待企事業單位工作人員入職前檔案查詢及黨員檔案查詢120人次，對比上年工作量明顯增加。大量紙質檔案占用大量的存儲空間，而實際可用的存儲空間有限，并且管理人員需要花費大量時間和精力對檔案進行分類和整理，在龐大的檔案庫中查找和利用特定檔案信息往往費時費力[3]。紙質檔案數量的增加對存儲環境也有一定的安全要求，檔案管理人員要時刻保證紙質檔案的存儲安全，費時費力。為適應新時期發展要求，流動人員人事檔案管理機構要向數字化、智能化管理轉變，這也增加了流動人員人事檔案管理機構的管理難度和安全被泄露的風險。

2 新時期流動人員人事檔案管理優化對策

2.1 完善流動人員人事檔案管理機制，保證檔案管理科學、標準

流動人員人事檔案管理部門應嚴格貫徹執行《檔案法》和《流動人員人事檔案管理暫行規定》等法律法規，明確檔案管理人員及檔案管理機構的職責和權限，規范流動人員人事檔案的收集、整理、歸檔、轉遞、借閱、核對、保管、保密、統計等流程制度，規定各個流程需要的材料種類及相應細則，保證流動人員人事檔案管理工作有章可循、有據可依。高校應貫徹落實《關于積極穩妥做好高校畢業生檔案轉遞接收工作通知》的要求，做好檔案的轉遞接收工作，避免畢業生檔案丟失或損壞。同時，相關部門應加強對流動人員人事檔案管理機制落實情況的監督，對各流動人員人事檔案管理機構監督檢查，以保證相關規定的具體落實，對于違規行為，應依法依規進行嚴肅處理。對于不具備人事檔案管理資格的單位進行治理，將人事檔案統一整理到相關責任機構實行統一管理。在統一的管理規范下，各地應因地制宜地制定流動人員人事檔案管理相關的意見辦法，進一步理順公共就業和人才服務機構與非公用人單位之間的關系，明確非公用人單位在流動人員人事檔案管理上的責任義務，強化公共就業和人才服務機構對流動人員人事檔案管理的監管責任[4]。

2.2 加強流動人員人事檔案知識宣傳，提高檔案意識

為了杜絕流動人員人事檔案保管不當的問題，相關部門應加強對流動人員人事檔案知識的宣傳，提高有關人員的檔案意識。為此，相關部門可以高校、企事業單位為單位，將檔案管理服務政策作為就業創業政策咨詢、就業指導等活動的重要內容，加大宣傳力度，引導做好檔案轉遞工作。在高校，向畢業生介紹認識檔案的重要性、內容構成、保管方式及畢業后檔案處理流程等，提高畢業生的檔案意識。同時，高校應通過某信、電話短信等方式將畢業生檔案的重要性發送給學生家長，使學生家長也能了解畢業生人事檔案的重要性，避免家長私拆學生檔案事件再度發生。相關部門也要為高校提供畢業生檔案管理工作跟蹤指導，保證高校畢業生人事檔案有序、規范地在用人單位及相關管理機構轉遞與接收。在企事業單位，需將人事檔案的相關知識納入新員工的入職培訓當中，使員工認識到檔案管理的重要性和用處，使未經授權的單位能自覺地將人事檔案交給相關機構管理。

2.3 推進檔案管理信息化建設，提高人事檔案管理效率

流動人員人事檔案管理機構應積極推進信息化建設，提高人事檔案管理的效率，滿足新時期流動人員對人事檔案的服務需求。流動人員人事檔案管理機構應基于全國統一的檔案管理服務信息系統，結合本地實際開發省級統一的檔案管理服務軟件，支持省內檔案管理機構開展流動人員人事檔案信息化管理工作，方便跨地區的流動人員人事檔案管理。省級信息化的檔案管理系統具備鏈接全國檔案基礎信息資源庫的功能，搭載檔案管理服務運行平臺，提供網上查詢檔案信息服務，為流動人員和用人單位查詢檔案信息提供便利。流動人員人事檔案管理機構應積極推動跨地區的檔案業務經辦模式，形成“一點存檔、多點服務”的流動人員人事檔案管理模式。“一點存檔”就是流動人員人事檔案管理服務業務經辦平臺、網上辦事平臺和基礎信息數據庫，統一歸集到政務服務一體化平臺，實現流動人員人事檔案相關業務的“一網通辦”[5]。為了進一步方便流動人員辦理業務，各人事檔案管理機構可推出省級、市級辦理人事檔案業務的某信小程序、收集客戶端等，包含轄區內各管理機構的檔案信息數據，流動人員可在手機上隨時隨地辦理所需業務。

各流動人員人事檔案管理機構應積極引進數字設備，有序地開展紙質檔案掃描、圖像處理、數據信息儲存備份等紙質檔案的數字化轉化工作，也能節省紙質檔案的管理空間。流動人員人事檔案包含個人信息，具有機密性，為保證數字化檔案信息的安全，數字化的檔案信息處理工作必須在業務專網完成。各流動人員人事檔案管理機構應積極推進檔案信息的共享和應用，強化檔案信息資源與各政務數字資源的融合利用，通過與人力資源和社會保障部的基礎信息庫、單位基礎信息庫等的關聯，與教育部門、公安部門、民政部門、健康衛生管理部門、工商管理部門等進行信息共享，打破“信息孤島”現象，減少流動人口在各部門之間來回奔波的現象發生。為支持流動人員人事檔案業務的跨地區辦理，相關部門應制定統一的數字化管理制度，統一數字化檔案的存儲格式、統一數字化檔案業務的處理流程標準、統一數字化檔案項目等。

2.4 加強檔案信息安全管理，保證檔案信息安全

為加強流動人員人事檔案信息安全管理，各檔案管理機構應采用數字加密技術，設立訪問權限控制機制，根據用戶的職責權限設置合理的訪問權限。用戶在信息化的檔案管理系統中用手機號、身份證注冊賬號，系統自動識別權限，提供用戶權限內的檔案信息服務，防止信息被泄露。需要在信息化的檔案管理系統與外部網絡之間建立防火墻，阻止未經授權的訪問和攻擊，同時，要部署網絡入侵檢測系統，實時監控網絡流量，及時發現并阻止潛在的安全威脅。對于數字化的檔案信息要建立備份機制和災難恢復機制，以防止數據丟失或損壞。針對紙質的流動人員人事檔案，需保持檔案存放環境的溫度、濕度和光照在適宜范圍內，保持存放環境的空氣清新，做好空氣流通，防蟲防霉，避免檔案的損害。紙質檔案的存儲環境要安裝防盜報警系統，配齊防火器材，應有專門的檔案人員定期巡察，做好檔案庫房登記檢查及安全防范工作。紙質檔案存儲庫房可配備智能終端設備，類似高校圖書館的圖書查閱系統，也能方便管理人員查找紙質檔案。需建立責任追溯機制，各檔案管理人員輪流管轄，一旦出現問題，方便后期追責，起到震懾作用。

2.5 提高檔案管理人員的工作素養，提高服務意識

為流動人員提供高效率、高質量的人事檔案服務，需要以高水平的檔案管理人員為基礎，各流動人員人事檔案管理機構應加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員的工作素養及服務意識。可定期組織人員參加檔案管理專業知識培訓，包括檔案學基礎知識、流動人員人事檔案管理相關的法律法規、數字技術培訓等。流動人員人事檔案的高質量發展，需要培養一支懂業務、懂檔案、懂信息技術的復合型人才隊伍[6]。更要注重培養檔案管理人員的職業道德，以提高檔案管理人員的服務意識。可通過線下講座、外出交流以及線上學習資料提供的方式培訓。各流動人員人事檔案管理機構應建立健全考核激勵機制，考核檔案管理人員的日常工作表現，通過用戶滿意度調查、服務質量評價等方式進行考核。考核結果與獎勵機制掛鉤，對在工作中表現出色的檔案管理人員給予公開表彰和薪酬待遇獎勵，對于態度惡劣，表現不佳的檔案管理人員督促整改。

結語

新時期，流動人口規模進一步擴大，給流動人員人事檔案管理提出了更高的要求。相關檔案管理機構應完善流動人員人事檔案管理機制，避免檔案管理中“多頭管理”現象的發生，統一不同地區的檔案管理。加強流動人員人事檔案知識的宣傳，杜絕檔案隨意保管、丟棄的情況發生。推進檔案管理信息化建設，方便流動人員辦理相關業務。加強檔案信息安全管理，保證檔案信息安全。提高檔案管理人員的工作素養，幫助流動人員解決檔案問題。新時期流動人員人事檔案管理面臨的困境雖然復雜多樣，需要相關部門予以大力支持，包括人力、物力、財力的支持，推動流動人員人事檔案管理工作轉型升級，滿足新時期流動人員的檔案需求，從而為社會經濟發展提供有力的人才保障。

參考文獻

[1]馬士君.我國流動人員人事檔案管理現狀與對策[J].黑龍江科學，2018， 9（10）： 52-53.

[2]王維.大數據時代流動人員人事檔案管理的困境及對策分析[J].辦公室業務，2022（15）：163-165.

[3]石玉芳.流動人員人事檔案管理面臨的挑戰與對策探討[J].黑龍江檔案， 2024（01）：126-128.

[4]宋榮軍.流動人員人事檔案管理與利用探析[J].山東人力資源和社會保障，2024（Z1）： 32-33.

[5]石玉芳.對流動人員人事檔案“一點存檔、多點服務”的思考[J].山東檔案，2023（06）： 48-49.

[6]馬紅巖，張貴娣.信息化背景下流動人員人事檔案管理轉型思考[J].山東人力資源和社會保障，2024（07）：30-31.