大數據時代檔案信息化管理體系構建探究

摘 要：大數據時代，現代信息技術的應用在檔案事業發展過程中扮演著較為重要的角色，并推動著檔案管理由紙質化轉變為電子化、數字化與智慧化管理，通過研發互聯網檔案管理開發利用平臺，融合多種技術提升管理水平已成為大勢所趨。本文以“大數據時代檔案信息化管理體系構建探究”為題，在思想建設、隊伍建設、體系建設和平臺建設等方面進行深入研討，并提出切實可行的針對性、創新性的優化措施，切實解決過去思想觀念落后、專業隊伍業余、管理體系薄弱、平臺建設落后、技術應用不足及安全防護不夠的問題，從而實現管理高效化，應用拓展化，為相關信息化建設提供理論依據和實踐支持。

關鍵詞：大數據；檔案信息化；管理高效化

大數據是指規模巨大、復雜多樣的數據集合，利用相關信息化技術進行深度價值挖掘，實現智能決策和信息的高效管理與廣泛應用。為適應大數據時代的發展要求，各級檔案管理部門積極轉變傳統發展理念，充分加強基礎設施建設，努力創新新技術與新手段，開創新路徑，推動檔案工作向電子化、信息化、智慧化轉變，使其成為社會發展與經濟增長的重要推動力。

1 大數據時代檔案信息化管理體系構建要素分析

1.1 檔案信息化建設概述與原則

1.1.1檔案信息化建設概述。檔案信息化是指在過去以紙質檔案保存、人工手動管理查詢與共享利用的模式為基礎進行技術賦能的過程。其核心在于利用現代化信息技術，通過各類智能化設備、軟件系統及平臺進行檔案資料的采集整合、分類管理、開發利用等活動，進一步應用先進技術手段優化配置信息，整合內外資源，實現海量檔案的數字化轉型、高效化管理與廣泛化共享利用。從而服務于單位自身發展與政府相關決策，為社會廣大用工提供有價值的檔案信息，充分發揮其“存史資政育人”的作用[1]。

1.1.2檔案信息化建設需要遵循的原則。一是安全性。安全是檔案管理的關鍵原則，在大數據檔案信息化建設過程中要通過安全硬件與安全技術的深度應用，最大限度地保證其真實性、準確性與有效性，并且在發生數據被泄露、信息被篡改或文件丟失等安全事件時能夠通過備份恢復機制迅速找回，切實保障檔案存儲安全。二是便捷性。檔案信息化的主要目的是實現管理者對龐大檔案信息資源的高效管理，這就需要相關部門單位通過建設先進管理平臺，通過互聯網的途徑實現檔案資源的在線歸檔、集中管理、智能分類與廣泛共享，將線下的工作轉移至線上，從而提高工作效率。三是創新性。在過去檔案信息化的基礎上，為管理人員提供較大的創新空間，通過引入新技術、新理念最大程度地彰顯檔案潛在的利用價值，實現檔案事業的可持續發展。

1.2 大數據背景下檔案信息化建設的必要性及意義

1.2.1符合時代發展需求。2021年國家出臺的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，要進一步加快檔案資源數字化轉型，大力推進“增量電子化”，持續做好“存量數字化”，加快推進檔案開放，提高檔案利用服務的能力。2023年出臺的《數字中國建設整體布局規劃》中也提出要進一步夯實數字基礎設施和數據資源體系“兩大基礎”，為檔案信息化建設提供了良好的發展環境。

1.2.2提升檔案管理效率。在如今信息爆炸的時代，傳統的檔案管理模式已無法滿足信息存儲、檢索及利用的需求，通過數據挖掘、智能分析、區塊鏈等技術，可對大量檔案信息進行自動化處理，提高了檔案管理利用服務的精準度，為檔案管理部門提供更強的決策支撐和信息服務。

1.2.3發揮大數據技術功能。應用大數據技術可優化開放鑒定工作，通過自動分析比對，可更加客觀地評價電子文件真實性和合法性，提高了鑒定的準確性和可信度。能處理非結構化文件，通過深度學習與模式識別，汲取有價值非結構化的檔案信息，提高數據的可用性和可訪問性，從而更好地支持決策和創新[2]。

2 大數據時代檔案信息化管理體系構建面臨困境及難題

2.1 基礎要素不完整，發展環境存在制約

一些發達地區或條件優越的機構已實現高水平的數字化，但仍存在檔案管理部門信息化進程相對落后，整體呈現發展不平衡的問題。一方面是檔案管理理念落后，大多數機構與管理者存在“紙質檔案第一”的傳統觀念，認為只有最原始的文件才最具有效力，對現代化數字技術的應用認知不足，缺乏對信息化建設的正確引導和支持，沒有對信息化事業的發展進行統籌規劃和整合協調，使得整體進程受限。另一方面是硬件設施不夠到位。制約檔案信息化發展的重要因素是基礎設施問題，存在較多部門單位計算機設備老舊，服務器、存儲器數量及先進程度不高，對于最為基礎性的檔案數字化工作開展力度不夠，仍是紙質檔案與電子檔案共同管理的“雙套制”模式，使得信息化轉型難度較大。

2.2 專業隊伍不專業，創新動力有待提升

大數據時代檔案信息化管理需要高素質的專業管理人員。目前的檔案管理部門，專業人員較少，年齡較大、信息化知識理論薄弱、流動性大成為干部隊伍的主要問題，使得數字化建設工作的推進受阻。一方面，大多數工作人員習慣于傳統工作模式，對信息化技術的了解甚少，缺乏主動參與信息化建設的積極性與動力，加之現代技術更新換代較快，使得其技能與發展嚴重不符。另一方面，所在部門單位缺少對人才的選拔，對外招聘往往停留在考試階段，沒有深層次的定向選拔專業人才，使得檔案管理領域高學歷、專業化人才較為匱乏。同時，部門單位開展的培訓工作較少，培訓機制不完善，使得干部隊伍水平難以提高，形成惡性循環，加大了檔案信息化管理工作的難度[3]。

2.3 平臺建設不全面，技術應用有待深化

在檔案信息化發展階段中，部分部門單位領導缺乏對檔案信息化系統建設的認知，認為檔案領域的信息化投資是一項“虧本買賣”，在系統建設初期沒有進行深入的市場調研，沒有主動順應時代發展的新趨勢，功能選擇與開發過程中沒有結合自身實際問題及未來發展需求，沒有充分引用大數據、云存儲、物聯網、人工智能、區塊鏈等現代科學技術。使得所搭建的平臺僅是為了應付上級檢查，所實現的效果也僅僅是將過去的紙質檔案管理轉變為電子化文件管理模式，沒有實現在線歸檔、自動分類、快速定位、高效檢索和廣泛利用等功能，在一定程度上造成了資源浪費。

2.4 共建共享不到位，開發利用有待加強

大數據時代檔案的信息化管理更重要的是數據的開放共享，但受相關因素限制，一方面使得檔案的利用存在較大封閉性與孤立性，主要在于不同部門單位之間的系統平臺存在技術層面上的壁壘，硬件型號不同，軟件兼容性存在差異，缺少統一的數據標準與共享機制，檔案文件傳輸過程存在阻礙。導致信息流通和協同管理不暢，使得共建共享工作難以推進。另一方面在于檔案自身的安全隱私問題。在系統開發過程中，存在部門單位對安全技術應用的重視程度不夠問題，沒有在安全硬件與防護軟件配置上下功夫，加之相當數量的檔案文件具有涉密性質，如若上傳至互聯網平臺，不法分子或黑客可通過網絡途徑進行惡意篡改或信息偷竊，對檔案的元數據造成不可逆的傷害，這也成為大多數部門單位無法在廣大區域內共享而選擇單機系統運行的重要原因。

3 大數據時代檔案信息化管理體系構建的未來優化路徑

3.1 轉變發展思想，多角度營造良好的發展環境

3.1.1樹立信息化發展思維。檔案的信息化建設，思想是第一位的，各部門領導者及管理人員要具備現代科學技術知識基礎，具有前衛的數字化發展戰略思維，在日常工作中有針對性、有目的性地學習相關知識及技術應用典型案例，并將其落實到實際工作中，同時強化頂層設計，明確信息化建設的方向性和目的性，實現整體性的優化與提升。

3.1.2提升基礎設施建設。各級檔案管理部門要以數字化技術為依托，投入充足的人力、物力、財力資源，及時替換舊設備，進一步優化信息化硬件設施與資源配置，建設先進信息化管理基礎設施，以確保數字化檔案管理系統的順利運行。

3.1.3開展檔案數字化工作。面向社會定向招標具有涉密資質、服務水平高且口碑良好的第三方數字化加工公司，同時成立工作專班對庫存檔案進行全面梳理，優先掃描利用頻率高、價值大、難保存的檔案文件，以“存量數字化，增量電子化”為目標，不斷提升本單位檔案數字化率，為后期開展信息化管理工作奠定良好基礎。

3.2 提升專業水平，多方式打造優秀干部隊伍

3.2.1做好人才引進。一支專業隊伍是實現檔案信息化管理的動力，為此，相關部門單位要增加檔案信息化管理崗位的數量，面向社會人力資源中心、企業高校等智力聚集地，并通過提升薪酬待遇、改善職業發展前景等方式來開展人才引進工作，同時也可在高校計算機專業、檔案專業開展訂單式培養，增加既懂得檔案管理技能，又熟知現代化技術應用的復合型人才，從而為檔案信息化管理工作注入新鮮活力，有力地推動檔案管理工作的創新發展。

3.2.2做好人才培訓。各部門單位要制定常態化檔案信息化管理人才培養方案，定期邀請高校教授、業內專家、檔案主管部門業務骨干等專業人員舉辦人才培訓班，深入講解檔案發展環境及政策落實情況，同時分享業內檔案信息化管理典型案例與成功經驗，積極探索人才培養新模式，確保教學內容與時俱進。同時也要定期帶領檔案管理工作人員外出調研、去兄弟單位進修，加強與科研機構的合作，引導其進一步開闊視野、補齊短板，提升綜合實力，以適應和引領檔案管理信息化的能力，為后期開展檔案工作奠定人才基礎。

3.2.3做好日常考核。健全合理檔案管理績效考核體系，通過評估其工作狀況來制定獎懲辦法，調動員工的工作積極性，從而做到在工作中創新，提升檔案管理的有效性[4]。

3.3 著力開發平臺，多層次應用現代科學技術

3.3.1完善系統建設前期工作。在系統建設過程中，相關部門管理人員要扎實開展調研與自查工作，將自身存在問題清單化，并與第三方軟件公司開發人員深入溝通，尋求針對性強、可行性強的軟件系統建設方案，達到先進、實用、可靠的目的。硬件選購上要采用使用年限長、性價比高、存儲容量合適的服務器、存儲器，在系統開發時要保證功能的完善性、易用性和擴展性，使其能夠滿足檔案管理綜合業務需求，促進工作流程的優化和規范化，提高檔案管理的科學化和智能化水平。

3.3.2加強現代科學技術實際應用。要深度應用人工智能、大數據分析等技術，實現海量信息的智能化處理分析。例如，數據挖掘技術能夠全面分析檔案資源數據庫現有文件的數據，并發現提取潛在的信息價值與文件關聯，從而進行局部整合，為檔案數據的多樣化管理提供了更加靈活和全面的方案。機器學習技術結合人工智能可使檔案數據的開發利用更加便捷，系統可通過搜索日志自動分析用戶的需求偏好，快速定位獲取檔案信息，不僅提高了檔案的利用率及服務質量，還最大限度地彰顯了檔案的潛在價值[5]。

3.4 擴大利用范圍，多渠道地加大資源共享力度

3.4.1全力推進共建共享落到實處。在各級部門單位建設檔案管理利用平臺時，要注重結合當地政務服務平臺，成立統一的檔案管理平臺和標準化的數據交換機制，在底層構架與技術應用上盡量與大多數部門單位相結合，當地政府要會同檔案主管部門對區域內檔案管理系統、數據交換格式和接口進行統一規劃，明確檔案信息共享的范圍、內容、方式和權限，提高信息利用效率，實現數據文件的共享交換，確保信息共享的順暢和安全[6]。

3.4.2全力加強檔案資源信息的安全流轉。加強檔案資源的安全隱私保護是信息化建設的重中之重。一方面，在系統建設初期，責任部門要加大安全審計、漏洞掃描、網絡冗余設備的采購力度，在源頭保證服務器、存儲器的安全運轉。另一方面，要在管理開發共享利用中確保每一臺計算機終端安裝殺毒軟件，并定期更新病毒庫，同時應用加密傳輸、數字簽章、訪問控制、人臉識別等安全防護技術，做到全流程監測用戶查詢、利用和共享檔案文件，保證檔案信息在傳輸和存儲過程中的完整性和保密性，有效防止管理者、共享者及服務者濫用權限和非法獲取檔案信息的行為。

3.4.3全力拓寬檔案資源應用渠道。利用大數據時代融媒體平臺，建立線上數字檔案展覽，為社會公眾提供檔案信息查詢、在線閱覽等服務，拓展檔案信息的應用范圍和價值。

綜上所述，大數據時代為檔案管理帶來了巨大的機遇，也讓檔案信息化管理、高效化檢索、智能化利用和創新化服務成為可能，但也隨之帶來了諸多問題，這就需要管理人員增強改革創新意識，緊跟技術發展步伐，加強檔案信息化發展的整體規劃，提高檔案人員的管理水平，健全檔案信息安全保障體系，促進檔案資源共享與跨平臺合作，以實際行動促進檔案事業高質量發展。

參考文獻

[1]王曉彬.標準化視角下檔案信息化建設探究[J].蘭臺內外，2024（30）：30-32.

[2]張麗敏.數字化視域下事業單位檔案管理信息化建設路徑探討[J].文化創新比較研究，2024，8（27）：110-114.

[3]郭濤.智慧化時代檔案管理信息化面臨的挑戰與對策研究[J].蘭臺內外，2024（24）：31-33.

[4]吳黎娟.淺析新媒體時代檔案信息化建設現狀及優化策略[J].辦公室業務，2024（19）：108-110.

[5]王繪.檔案信息化建設創新路徑研究[J].辦公室業務，2024，（21）：36-38.

[6]馬穎.大數據背景下檔案數字化管理實踐策略分析[J].中關村，2024（07）：100-101.