“健康中國行動”視角下學生健康檔案“建、管、用”的若干思考

摘 要：建立學生健康檔案，加強學生檔案管理，并常態(tài)化開展學生健康檔案內(nèi)容分析，能夠為全面掌握學生健康狀況，并為采取相應的預防、干預學生健康措施提供重要現(xiàn)實依據(jù)和指導。本文以“健康中國行動”為視角，探討了學生健康檔案建、管、用等具體舉措。首先，從建檔的意義、原則、內(nèi)容和程序四個方面提出了學生健康檔案建立的措施和內(nèi)容；其次，從學生健康檔案的收集、管理、學習和制度等四個方面提出學生健康檔案管理的具體要求；最后，從依法、高效、安全三個領域提出利用學生健康檔案的具體內(nèi)容。對實行“健康中國行動”目標、提高學生健康檔案“建、管、用”的水平具有較強的現(xiàn)實指導性和實際操作性，有利于提高檔案事業(yè)管理水平。

關鍵詞：健康中國行動；學生健康檔案；檔案管理

隨著經(jīng)濟發(fā)展、醫(yī)療水平的大幅提高，我國學生健康指標總體優(yōu)于中高收入國家的平均水平。但由于生活方式、升學因素等影響，肥胖、近視、齲齒等學生健康問題突出。黨的二十大報告強調，要“推進健康中國建設”。《健康中國行動（2019—2030）》也提出以“大衛(wèi)生、大健康”為理念，堅持預防為主、防治結合原則，并把“中小學健康促進行動”作為15大健康中國行動之一。《學校衛(wèi)生工作管理條例》提出，“定期對學生進行體格檢查，建立學生體質健康卡片，納入學生檔案”。根據(jù)《西安市臨潼區(qū)教育局2022—2023學年中小學生健康體檢情況的通報》發(fā)布的信息顯示，兒童青少年近視、齲齒、肥胖為全區(qū)學生主要常見病。定期開展學生健康體檢，建立學生健康，加強學生健康檔案的管理，并常態(tài)化地開展學生健康檔案數(shù)據(jù)的分析，為掌握全區(qū)學生健康狀況，并實時采取預防、干預措施提供第一手現(xiàn)實數(shù)據(jù)指導。

1 “建立”學生健康檔案

新《檔案法》第十二條規(guī)定，“按照國家規(guī)定應當形成檔案的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度”。為積極響應“健康中國行動”的號召，持續(xù)優(yōu)化國家基本公共衛(wèi)生服務，為學生建立健康檔案是筑牢健康基石的第一步。西安市臨潼區(qū)學校衛(wèi)生保健所負責全區(qū)中小學體質調研及近視防控工作，承擔為每一名學生建立電子體檢檔案及體檢結果反饋單，為全面了解全區(qū)中小學生體質發(fā)育狀況提供翔實可靠的數(shù)據(jù)。

1.1 認識建檔的意義

為學生建立電子健康檔案是落實《檔案法》《學校衛(wèi)生工作條例》的必然要求。“健康中國行動”視角下建立學生健康檔案，于個人來說，方便學校、醫(yī)生及家人了解學生過往健康記錄，掌握健康狀況的動態(tài)變化（如體檢、預防接種、近視等）；于國家來說，“健康中國行動”的落實及評估，需要全面了解包括學生健康狀況在內(nèi)的全體國民的健康情況，通過建立學生健康檔案，及時收集學生健康信息，為“健康中國行動”提供決策參考；于社會來說，學生健康檔案屬于檔案的重要組成部分，通過建檔工作，有利于在全社會營造濃厚的檔案工作氛圍，也有利于增強全社會的檔案意識[1]。

1.2 堅持建檔的原則

堅持及時性原則。學生健康檔案是持續(xù)發(fā)展和動態(tài)性的，在學生健康體檢、近視檢測過程中會產(chǎn)生大量具有保存價值的文獻資料，需要及時記錄、收集、建檔，確保健康檔案資料不斷得到充實和完善。堅持真實性原則[2]。真實性是健康檔案的根本特性和本質屬性，收集、整理學生健康檔案伊始就要確保檔案信息及內(nèi)容要真實，否則會直接影響后期健康檔案利用的質量。堅持系統(tǒng)性原則。學生健康檔案數(shù)量大、類型多，需要通過建立材料之間的有機聯(lián)系，進行科學分類、管理、排列和編目，使其具有系統(tǒng)性。

1.3 把握建檔的內(nèi)容

嚴格落實《學校衛(wèi)生工作管理條例》《學生健康教育評價方案》，承擔全區(qū)中小學體質調研及近視防控視力篩查等工作，建檔對象為在校學生。學生健康檔案建檔內(nèi)容包括學生的基本信息（姓名、性別、年齡、籍貫、身份證號、學號）、身高、體重、BMI，體質初篩結果；視力、近視、色覺、黃斑等自檢報告；齲齒狀況；健康教育等。

1.4 掌握建檔的程序

第一步，成立領導機構。成立學生健康檔案建檔工作領導（鑒定）小組，配備專或兼職檔案員。第二步，建立檔案制度。根據(jù)學生健康檔案建檔需要，科學劃定學生建檔檔案歸檔范圍、保管期限；學生健康檔案分類編號方案；歸檔制度；學生健康檔案保管、保密、借閱利用和鑒定銷毀制度；明確檔案室、檔案員的崗位責任。第三步，設置檔案場所。按照“八防”的標準和要求，設立獨立的檔案室，確保學生健康檔案場所規(guī)范。第四步，整理歸檔文件。按照《學生健康檔案歸檔范圍和保管期限表》，將收集來的學生健康檔案分類、編號、編制目錄、裝訂、裝盒，形成檔案實體。第五步，編制檢索目錄。分類制定學生健康檔案檢索目錄（或電子檔案檢索目錄）。第六步，建立全宗卷。包括學生健康檔案工作資料匯編、檔案管理系統(tǒng)軟件使用說明、學生健康檔案統(tǒng)計臺賬。

2 “管理”學生健康檔案

2.1 把好“入口關”，重視基礎管理

建立學生健康檔案是前提，全面、準確、規(guī)范地收集學生健康檔案是檔案管理的基礎性工作，切實把好學生健康檔案“入口質量關”。一方面，針對不同收集方式的特點和要求，選擇合適的學生健康檔案收集方式。堅持日常收集與定期收集相結合、重點收集與普遍收集相結合的方式，嚴格按照《學生健康檔案歸檔范圍和保管期限表》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等要求收集的檔案材料，并按照學生健康檔案分類標準進行整理[3]。主動與學校等相關部門對接，在每年開學季或每一學年定期收集學生健康檔案材料，并按要求歸入檔案。另一方面，全程嚴格遵循“誰管理、誰把關、誰審核、誰負責”的原則，要求移交學生健康檔案材料的人員如實填寫《移交檔案材料登記表》，做到“三不歸檔”。即材料不完善的不歸檔、移交手續(xù)不全的不歸檔、不符合檔案管理要求的不歸檔，確保收集到的每一份學生健康檔案材料都符合規(guī)定和要求。

2.2 把好“機制關”，重視高效管理

機制是指各要素之間的結構關系、運行方式。學生健康檔案管理也要建立相應的管理體制機制，實現(xiàn)高效管理。建立“三全”管理機制。即落實全員歸檔責任、全方位規(guī)范歸檔要求、全過程質量管理等。堅持黨管檔案工作，實行“統(tǒng)一領導、分級負責”原則，把學生健康檔案納入績效考核范疇；構建“微觀—中觀—宏觀”三級規(guī)范管理，明確各級管理目標要求；實行多級審查驗收制度等。又如，實行“四個導向”管理模式，即堅持政治導向、實用導向、信息化導向和規(guī)范化導向，始終堅持檔案工作姓黨的政治屬性，及時匯報學生健康檔案管理情況，推動解決管理過程中存在的問題和困難。堅持實用導向，注重學生健康檔案管理內(nèi)部各要素之間的有機聯(lián)系，為領導決策、學生健康管理提供可靠、準確的檔案資料。按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，持續(xù)推進學生健康檔案信息化建設，提高檔案工作現(xiàn)代化水平。按照分類科學、卷面整齊、歸檔及時的原則要求，持續(xù)推動學生健康檔案規(guī)范化管理。

2.3 把好“制度關”，重視長效管理

制度建設是學生健康檔案長效管理的重要保障。學生健康檔案管理包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都需要建立相應的制度，以完善的制度體系保障檔案規(guī)范管理。學生健康檔案收集需要執(zhí)行《學生健康檔案歸檔范圍和保管期限表》。學生健康檔案查借閱方面，需要嚴格按照《檔案法》《檔案法實施條例》《查（借）閱檔案制度》《查檔手續(xù)及注意事項制度》等規(guī)定，規(guī)范查（借）閱檔案程序，需要要求查（借）閱檔案人或單位如實表明查檔事由、內(nèi)容、用途等，確保學生健康檔案管理的規(guī)范性。在學生健康檔案轉遞方面，需要嚴格落實相應的轉遞工作制度，需要嚴格執(zhí)行個人帶檔不轉、沒有調檔函不轉、接收單位不明不轉、檔案材料不齊不轉，確保檔案安全完整。在檔案信息保密方面，需要嚴格遵守《保密法》《學生健康檔案管理職責》，筑牢檔案管理人員政治意識、責任意識和紀律意識[4]。學生健康檔案長效管理，需要建立在擁有一套嚴密、完善的制度體系基礎之上，使檔案管理制度化、規(guī)范化。

2.4 把好“能力關”，重視能力管理

學生健康檔案管理需要一支高素質的專業(yè)化隊伍。一方面，要配備檔案管理專職人員，實行專人專門負責學生健康檔案管理。同時，要注重學生健康管理經(jīng)驗的“傳幫帶”，在業(yè)務科室選配相應的兼職資料收集員，由專職人員指導其協(xié)助做好日常歸檔資料的收集。另一方面，要利用“線上+線下”“走出去+請進來”相結合的模式，進一步加強檔案業(yè)務知識培訓，不斷提升檔案人員業(yè)務管理能力和水平。線上通過學習平臺、某信公眾號、交流學習等多種形式獲取更新業(yè)務知識，線下通過積極參加省、市、區(qū)各級組織的檔案業(yè)務培訓，開展集中培訓、集中學習等方式，組織檔案管理人員、兼職資料員等學習《檔案法》《檔案法實施條例》《學校衛(wèi)生工作條例》等法律法規(guī)和工作條例及中央和省市區(qū)有關檔案工作的最新要求，明晰工作職責與保密責任，分享工作經(jīng)驗教訓，加深對疑點、難點問題的了解和掌握。組織檔案業(yè)務骨干赴先進地區(qū)、先進單位開展現(xiàn)場交流學習，吸取先進管理經(jīng)驗。邀請檔案管理領域的專家、學者走進機關，普及檔案知識等，不斷提高檔案工作管理人員的專業(yè)能力和水平。

3 “利用”學生健康檔案

建檔是前提，管檔是關鍵，而用檔則是發(fā)揮學生健康檔案價值的重要手段。要摒棄傳統(tǒng)重管輕用的思維認識，高度重視學生健康檔案的利用，切實發(fā)揮檔案“存史資政育人”功能。

3.1 堅持依法用檔

新《檔案法》中明確規(guī)定“檔案的利用和公布”，把“檔案提供利用等情況”納入監(jiān)督檢查范圍，以及利用檔案館的檔案，單位或個人存在“丟失屬于國家所有的檔案”等10種情形的，需要承擔相應的經(jīng)濟責任、民事責任、行政責任，甚至是刑事責任。可見，法律法規(guī)均賦予單位或個人借閱、復制、摘錄學生健康所享有權利的同時，也要履行相應的義務。因此，用檔首先應是依法用檔。要學習檔案利用方面的法律法規(guī)規(guī)定，吃透立法精神，掌握法律規(guī)定的具體內(nèi)容，明確法律條文中有關檔案利用的禁止性要求、權利性規(guī)定等內(nèi)容，要始終保障用檔行為符合法律規(guī)定，始終保證在法律條文規(guī)定的前提下規(guī)范用檔、合法用檔。此外，作為檔案管理者，還要加強《檔案法》《檔案法實施條例》《保密法》等法律法規(guī)的宣傳教育，培育濃厚的全社會檔案意識，使依法用檔蔚然成風，成為用檔的一種思想自覺、行為自覺。

3.2 堅持高效用檔

學生健康檔案的利用是“健康中國行動”的重要組成部分，也有利于豐富健康中國行動。首先，加強館藏檔案資源宣傳。利用檔案的前提是了解檔案。即讓檔案利用者知悉館藏檔案資源的具體內(nèi)容，只有這樣才能讓檔案利用者自覺主動地走進檔案館（室），遇事查檔、用檔。因此，要利用“兩微一端”等新媒體平臺、國際檔案日等特殊的時間節(jié)點，加大館藏檔案資源的宣傳，讓更多人了解、知悉檔案利用渠道、內(nèi)容和意義。其次，熟悉檔案利用方式。高效用檔的基礎是學會運用檔案利用各種方式方法，包括學生健康檔案閱覽服務、外借服務、制發(fā)檔案復制本、制發(fā)檔案證明、檔案網(wǎng)絡利用等。此外，還包括開放檔案的利用和未開放檔案的利用等。檔案館（室）對不同的檔案利用方式有著不同的規(guī)定和要求。出具檔案證明需要檔案利用者提出申請，并經(jīng)分管領導審批，在檔案復制件上加蓋檔案館（室）印章等。還要積極拓展檔案利用渠道，為檔案利用提供更多可供選擇的模式和方法。通過建立網(wǎng)上用檔平臺，用檔者在線申請、在線完成審核，不受時間、空間限制，加大地提升了檔案利用的效果，增強用檔體驗[5]。

3.3 堅持安全用檔

無論是依法用檔還是高效用檔，都是建立在安全用檔基礎之上。學生健康檔案涉及學生的個人隱私，在利用過程中需要慎之又慎，確保檔案實體安全和信息保密工作。為此，一方面，要嚴格執(zhí)行學生健康檔案利用過程中保護制度。另一方面，要嚴格落實學生健康檔案利用過程中保護措施。前者，包括檔案利用登記、交接制度，建立檔案利用行為規(guī)范。如借閱檔案時，出入庫需要對調卷、還卷、交接行為都要登記，簽收檔案的手續(xù)要嚴格規(guī)范，滿足《檔案法》等規(guī)定；檔案利用方式要規(guī)范，防止不良行為，如嚴禁擅自將學生健康檔案帶離規(guī)定場所；未經(jīng)批準，不得拍照、抄錄、復印學生的健康檔案；任何違反檔案管理規(guī)定，發(fā)生嚴重后果的要承擔相應的責任。后者，則主要是指在利用檔案過程中采取一定的安全保護措施。如控制檔案利用數(shù)量，加大檔案利用行為的監(jiān)督指導，針對不同檔案利用方式及場所安全要求采取相應的保護措施。如網(wǎng)上查詢檢索檔案或者電子郵件咨詢的，要采取相應的網(wǎng)絡安全保密措施，要求通過身份審核認證，利用水印、時間戳、區(qū)塊鏈等技術，確保檔案信息安全。

參考文獻

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[2]陳漢聰，錢丹丹，蔡堯.基于區(qū)塊鏈技術學生健康檔案管理的革新與發(fā)展[J].中國集體經(jīng)濟，2019（35）：147-150.

[3]林國杰.學生健康檔案的建立及作用[J].浙江檔案，1990（6）：24.

[4]杜中天.基于云平臺的高校學生電子健康檔案管理系統(tǒng)設計[J].信息與電腦，2023（8）：79-81.

[5]范士青.大學生心理健康檔案的建立、管理與使用[J].湖北第二師范學院學報，2012（5）：92-94.