嚴守民主程序，防范規章制度無效

基本案情

趙某于2013年10月11日入職A公司，任醫藥專員，月平均工資為17513元。工作期間，雙方簽訂了勞動合同，A公司為趙某繳納了社會保險。2017年12月1日，A公司向趙某郵寄了勞動合同解除通知書，該通知書載明：鑒于趙某在工作期間通過郵件用侮辱性語言攻擊同事，已構成《員工手冊》第九章第二條中嚴重過失行為，依據《中華人民共和國勞動合同法》第三十九條第（二）款之規定，A公司決定解除趙某與A公司在2016年10月11日簽訂的勞動合同。2017年12月3日，趙某簽收了該郵件，2017年12月8日，趙某、A公司解除勞動關系。

一審庭審中，趙某主張A公司與其解除勞動合同行為系違法解除，A公司不予認可，稱趙某在工作期間通過郵件用侮辱性語言攻擊同事，故A公司依據經民主程序制定并向趙某告知的2016版《員工手冊》的規定，與其解除勞動關系的行為符合法律規定，A公司不應支付趙某違法解除勞動合同賠償金。為了證實其所述，A公司向法庭提交了趙某于2017年11月13日發送的工作郵件截圖、2016版《員工手冊》（其中，第九章第二部分的違紀處分記載：破壞與內、外部客戶的正常業務關系，如存在對同事、供應商、客戶的惡意攻擊、誣告造謠、威脅、恐嚇、毆打或侮辱的行為/語言，將受到立即解除勞動合同并且取消當期全部獎金的處罰。在此等情況下解除勞動合同，公司并無義務提前通知和支付經濟補償金）、工會審核修訂版《員工手冊》的函及《員工手冊》簽收頁（員工簽名處有“趙某”字樣）。趙某對A公司提交的郵件截圖的真實性認可，證明目的不認可；對2016版《員工手冊》的真實性無法確認，認為A公司僅提供了電子檔，沒有提供經過民主程序制定以及公示的相關證據；對工會審核修訂版《員工手冊》的函的真實性不認可，認為此函是A公司為了應訴偽造的；對《員工手冊》簽收頁上員工簽名處的簽字的真實性不認可，提出并非本人所簽。后經法庭釋明，趙某向法庭申請對《員工手冊》簽收頁上趙某簽名的真偽性進行鑒定。司法鑒定結果顯示，《員工手冊》簽收頁上員工簽名處的簽字并非趙某本人所簽。趙某對司法鑒定意見書認可，A公司對司法鑒定意見書不認可，但對鑒定結果不重新申請鑒定。

2018年3月26日，趙某向仲裁委提起仲裁，要求A公司支付其違法解除勞動合同賠償金157617元。

A公司支付趙某違法解除勞動合同賠償金人民幣157617元，于判決生效之日起七日內執行清。如果未按判決指定的期間履行給付金錢義務，應當依照《中華人民共和國民事訴訟法》第二百五十三條之規定，加倍支付遲延履行期間的債務利息。

案例分析

本案爭議焦點有二：一是趙某在工作中是否存在通過電子郵件使用侮辱性語言攻擊同事的行為。對此，因該行為系通過郵件的方式發送給對方，且A公司進行了舉證，趙某對郵件真實性予以認可，未提出異議；二是趙某的行為是否構成《中華人民共和國勞動合同法》（以下簡稱《勞動合同法》）第三十九條第（二）款之規定，即“嚴重違反用人單位的規章制度的”情形。其中，第二個爭議還可以拆分為兩個小問題：一是用侮辱性語言攻擊同事是否屬于規章制度中規定的嚴重違紀，二是該規章制度是否可以作為解除勞動合同的合法依據。

因A公司的《員工手冊》中明確規定“第九章第二部分的違紀處分記載：破壞與內、外部客戶的正常業務關系，如存在對同事、供應商、客戶的惡意攻擊、誣告造謠、威脅、恐嚇、毆打或侮辱的行為/語言，將受到立即解除勞動合同并且取消當期全部獎金的處罰。在此等情況下解除勞動合同，公司并無義務提前通知和支付經濟補償金”故，趙某的行為確實屬于A公司規章制度中規定的嚴重違紀、可以立即解除勞動合同且不需要支付任何補償或賠償的情形。

從以上分析可知，本案中A公司最大的挑戰就是是否能夠舉證證明該《員工手冊》可以作為解除與趙某之間勞動合同的依據？即該《員工手冊》制定時是否依照《勞動合同法》第四條之規定履行了民主程序。《勞動合同法》第四條規定：“用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、職工培訓、勞動紀律等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。并且，用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”從A公司提供的證據來看，其提交的工會審核修訂版《員工手冊》的函僅為工會作出的同意修改《員工手冊》的函復，其中既沒有職工代表大會或全體職工討論的記錄，也沒有與工會或職工代表平等協商的過程，該證據無法證明《員工手冊》經過民主程序制定。此外，A公司提交了《員工手冊》簽收頁，但趙某對于《員工手冊》簽收頁上員工簽名處簽字的真實性不認可，并且，司法鑒定意見書的鑒定結果顯示，《員工手冊》簽收頁上員工簽名處的簽字確實不是趙某所簽。因此，A公司提交的現有證據無法證實《員工手冊》已公示或者告知趙某。

綜合上述情況，法院認為A公司《員工手冊》的民主程序及公示告知程序均存在瑕疵，無法作為用人單位處分勞動者的合法、有效的規章制度。根據原《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》（法釋〔2001〕14號）第十三條之規定，“因用人單位作出的開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬、計算勞動者工作年限等決定而發生的勞動爭議，用人單位負舉證責任”，A公司未能舉證證明趙某的行為構成嚴重違反規章制度的法律情形，故其解除違法，趙某主張要求支付賠償金的訴訟請求法院予以支持。

典型意義

在現代企業管理中，遵循勞動法規定的民主程序是確保公司規章制度合法有效的必要條件，而未遵循民主程序將會產生如下風險。

其一，無效規章制度的風險。因規章制度一般都涵蓋企業管理的方方面面，如考勤、加班、休假、福利、獎懲等，未經民主程序制定的規章制度可能被認定為無效，則可能引發企業員工集體性對抗，導致企業無法依據此類規定對員工進行管理和約束。

其二，違法解除勞動合同的風險。如果規章制度無效，企業基于這些規定作出的解除勞動合同決定可能會被認定為違法解除，從而面臨支付賠償金的風險。

其三，損害企業形象的風險。忽視民主程序不僅可能引發法律糾紛，還可能影響企業的社會形象和員工士氣。

為了保證規章制度合法、有效，企業還應當做到以下幾點。

其一，完善規章制度制定程序。企業應嚴格按照《勞動合同法》的要求，通過職工代表大會或全體職工討論的方式制定或修改規章制度，并與工會或職工代表進行平等協商。

其二，加強溝通與協商。在制定和修改規章制度的過程中，企業應積極聽取員工的意見和建議，確保規章制度既符合法律規定又符合企業實際情況。

其三，強化培訓與宣傳。企業應對員工進行規章制度的培訓和宣傳，確保每位員工都了解和掌握相關制度內容，提高員工的合規意識。

其四，及時調整與修訂。對于不符合法律法規或企業發展需要的規章制度，企業應及時進行調整和修訂，確保規章制度的合法性和有效性。

民主程序執行流程

●草案討論

用人單位將草擬的規章制度交給職工代表大會或全體職工進行討論。這一步驟可以通過全員大會、各部門會議、群發電子郵件、辦公系統公布規章制度草案等形式進行，以征集員工對規章制度草案的意見。

●意見收集

職工代表大會或者全體職工針對規章制度的內容提出具體的方案和意見。這些意見包括但不限于關于規章制度的合理性、可行性、公平性等方面的反饋。

●草案修訂

待具體的方案和意見反饋到用人單位后，用人單位應充分吸收合理的意見和建議，對規章制度草案進行修訂，形成新的草案。

●協商確定

新的草案再與工會或者職工代表平等協商，最終確定規章制度的內容。這一步驟是確保規章制度既符合法律規定又符合企業實際情況的重要環節。

●公示規章制度和重大事項決定

用人單位還應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定進行公示，或者告知勞動者。常見的公示或告知方式包括公告欄張貼公示、規章制度直接簽收、企業OA系統公示、群發電子郵件等。同時，用人單位應注意保留相關證據，如會議通知、簽到表、會議決議等文件，以便在需要時作為證明民主程序履行情況的證據。

另外，需要注意的是，各地區法院在司法實踐中對規章制度的民主程序問題可能存在不同的裁判觀點，因此用人單位在制定和執行規章制度時應特別謹慎，確保所有程序都合法合規，以避免潛在的法律風險。

綜上所述，企業在制定或修改規章制度時，必須嚴格遵守《勞動合同法》等相關法律法規的規定，確保規章制度的合法性和有效性。同時，企業還應注重與員工的溝通與協商，充分聽取員工的意見和建議，共同推動企業的健康發展。

作者 勞達laboroot咨詢顧問