信息化視角下會計檔案的電子化管理探討

摘 要：在新時期背景下，事業單位運行與發展情況影響著社會發展，會計檔案管理工作在事業單位運行與發展中扮演著重要的角色，如果不能做好會計檔案管理工作，將會給事業單位和社會整體健康發展帶來影響。我國財政部和國家檔案局為了保障事業單位會計檔案管理工作能夠規范化開展，對《會計檔案管理辦法》進行了創新與調整，并且引導并鼓勵事業單位構建會計檔案電子化管理模式，不斷更新與創新會計檔案管理模式。對此，如何在信息化視角下開展會計檔案電子化管理工作成為事業單位現代化發展需要解決的重點問題。基于此，文章首先概述了會計檔案電子化管理的特點，其次歸納出會計檔案電子化管理存在的不足，最后提出了相關管理方法。

關鍵詞：信息化視角 會計檔案 電子化管理 管理要點

中圖分類號：F233" 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2025）03-054-02

引言

現如今，我國社會逐步進入到信息化時代，信息化技術、網絡技術以及計算機等先進技術逐漸被推廣出來，為我國各個領域經營與發展提供了良好的條件。正因為如此，事業單位內部會計檔案管理工作正在面臨轉型與升級的難題，需要向電子化、智能化以及高效化方向轉變與發展，不斷提高會計檔案電子化管理水平與效果，更好地為事業單位運行與發展提供服務與幫助。因此，在這一環節當中，事業單位內部全體員工需要站在信息化視角下去思考問題和開展會計檔案管理工作，擺脫傳統會計檔案管理理念與管理方法的限制，利用信息化技術和電子化技術開展會計檔案管理工作，推進會計檔案電子化和智能化，實現會計檔案管理模式創新升級目標，為提高事業單位高質量發展提供有利條件，提高事業單位適應時代變化與發展的能力。

一、信息化視角下會計檔案電子化管理特征

（一）電子會計檔案載體環境

對事業單位過去所開展的會計檔案管理工作進行細致的分析研究，會發現傳統會計檔案管理過于注重存儲工作，以此來保證會計檔案信息的安全性與穩定性，為后續調閱工作的開展提供支持與幫助。在使用傳統會計檔案管理方法開展管理工作過程中，不難發現在會計檔案分類方面存在較大的困難，無法在短時間內完成分類，難以及時準確地為事業單位提供會計信息支持。然而，會計檔案電子化管理模式的出現，有效降低了會計檔案管理工作開展的難度和強度，同時又不需要占用過多空間，將會計檔案信息儲存在硬盤上，在電子信息平臺上就能夠完成調閱與查詢工作。由此可見，會計檔案管理載體環境發生了較大的改變，逐漸向網絡化與信息化方向發展，在很大程度上提高了會計檔案管理工作的效率與質量。

（二）拓展性較強

在過去很長一段時間內，事業單位在開展會計檔案管理工作時，通常利用人工管理方法，此種管理方法具有落后性與滯后性的問題，同時在拓展性方面也存在著諸多的問題，會受到很多不確定因素的影響，難以保證檔案管理工作的整體性與有效性。然而，在信息化時代背景下，開展會計檔案電子化管理工作，以傳統檔案管理模式與方法為基礎進行創新，電子化管理模式不但具備傳統管理模式的功能，而且還具備傳統管理模式不具備的功能。例如自動分析與處理功能，打破時間與空間上的限制，可以隨時隨地根據業務實際情況對會計檔案信息進行拓展與分析，使事業單位會計檔案信息更加科學、完整，更好地為事業單位高質量發展提供會計信息支持與依據。

（三）具有共享性與高效性

在新形勢下，隨著事業單位業務與經濟活動規模的逐漸擴大，產生的會計信息也日益增多，這在很大程度上增加了會計檔案記錄、分析、管理、計算、分類以及整合等環節的復雜性。在信息化時代背景下，檔案管理人員可以利用先進的信息技術與智能化技術完成上述工作，提高會計信息傳遞與共享能力，及時獲取工作所需信息，大幅提高會計檔案管理工作開展的效率與質量，在短時間內實現共享，降低內外部因素帶來的消極影響，充分體現出會計檔案信息化管理模式共享性與高效性的特點，使會計檔案管理工作達到現代化的要求與標準。

二、會計檔案電子化管理工作開展的現狀

（一）會計檔案信息數據備份工作開展不到位

現如今，傳統會計檔案管理模式與管理方法已經不再適用，會計檔案管理工作逐漸向電子化方向轉變與發展，因此構建良好的會計檔案信息化管理模式刻不容緩。正因為如此，少數事業單位內部檔案管理人員將工作重心放在會計檔案管理模式轉型升級上，忽視了開展信息數據備份工作的重要性，未能做好信息數據備份工作，嚴重影響了會計檔案信息的安全性與穩定性。無論利用哪種會計檔案管理模式與管理方法，都應注重信息數據備份工作，為事業單位信息數據的安全性與穩定性提供有力保障[3]。從目前情況上來看，事業單位在開展會計檔案電子化管理過程中，僅是借助電子化技術的優勢與特點對會計信息進行分析、處理以及整合，卻沒有利用信息化技術備份會計信息數據，一旦電子化管理模式出現故障，財務會計相關信息數據出現丟失或損壞的情況，就會造成不可挽回的嚴重后果，無法為事業單位長遠發展提供有力支持與保障。

（二）缺少專門有效的平臺支持

事業單位在具體開展會計檔案電子化管理工作過程中，不僅需要先進科學技術的支持與幫助，還需要具體的電子化管理平臺作為支持，規范與控制電子化管理模式構建的開展，利用平臺中的各種信息與標準來促進會計檔案電子化管理模式的構建[4]。然而，從實際角度出發，我國大部分事業單位在構建會計檔案電子化管理模式時，處在各自為戰的狀態，呈現出整體水平參差不齊的情況，缺乏統一平臺的支持與保障。如果事業單位能夠搭建一個完整且規范的平臺，強化彼此之間的有效溝通與交流，加強學習與借鑒，那么就會極大地提高會計檔案電子化管理模式構建工作開展的效率與效果。目前，統一的會計檔案電子化管理平臺缺失，平臺搭建的難度與挑戰較大，在很大程度上影響著事業單位會計檔案電子化管理工作的開展。

（三）會計檔案管理制度缺乏完整性

在新形勢下，事業單位會計檔案管理模式發生了改變，逐漸進入到電子化管理模式下。但是，會計檔案電子化管理模式仍處于前期發展階段，稍有不慎就會影響檔案管理工作開展的水平與整體質量。在實際開展會計檔案電子化管理工作過程中，需要先進完善的檔案管理制度作為支持。當前很多單位仍然還在利用傳統檔案管理制度，沒能根據時代變化與發展對制度進行優化調整，導致管理制度內容缺乏實用性和先進性，無法發揮出管理制度應有的作用與價值。造成上述問題出現的原因是，事業單位內部管理者對電子化檔案管理工作的認識不夠具體，認為只要有相應的管理制度就可以，不用進行更新與完善。事業單位如果不對檔案管理制度進行更新與優化，就會使檔案管理制度形同虛設，管理停留在形式與表面上，無法對會計檔案電子化管理工作進行約束與規范，難以將電子化管理優勢與特點展現出來。

三、在信息化視角下開展會計檔案電子化管理工作的有效策略

（一）努力做好會計信息數據電子化備份工作

做好會計信息數據備份工作是事業單位會計檔案電子化管理必不可少的環節，通過做好備份工作，來保證會計信息數據的安全性、準確性以及真實性，進一步提高電子化管理模式的應用價值與現實作用。事業單位在開展會計檔案電子化管理工作期間，應至少備份一份會計信息數據，當電子化管理模式出現故障時，事業單位能夠準確保存好會計信息數據，為后續財務管理與事業單位整體發展提供信息參考[5]。在具體做法上，事業單位內部檔案管理人員應養成良好的數據備份習慣，在備份信息數據時，要做好相關記錄工作，并標明備份時間和編號，同時要在電子化文檔中進行保存，以便后續查閱工作的開展。與此同時，檔案管理人員還需要對會計信息進行檢查與拷貝，進一步規避因磁性介質引發毀損和丟失等不良現象的發生。要想進一步提高會計信息數據備份工作開展的有效性與嚴謹性，還可以對會計電子檔案進行雙備份或者多備份，在備份后不要將備份數據統一放在同一地點，而是應該成立兩個獨立的會計電子檔案保管室，分別放在不同的地點，從而長期保障會計電子文件的安全性與可靠性。

（二）搭建標準統一的檔案管理平臺

為了有效解決事業單位會計檔案電子化管理工作各自為戰的局面，強化彼此之間的有效溝通與交流，確保電子化管理模式構建工作能夠規范化開展，可以通過建立良好檔案管理平臺來實現，利用統一且標準的平臺來解決關聯性較弱、連貫性不強以及管理不規范等問題，可以利用網絡技術與電子化技術來搭建具有可視性、動態性、連貫性、規范性以及安全性的電子檔案信息管理平臺，促進會計檔案電子化管理工作健康穩定開展與實施。在實際搭建電子化會計檔案管理平臺時，應將信息化技術與網絡技術應用其中，并按照相關規定與規范來進行，并結合事業單位會計檔案電子化管理工作開展的實際需求對平臺模塊與平臺內部功能進行科學合理的設計，確保所搭建的會計檔案管理平臺符合電子化管理工作開展的要求。在實際開展電子化管理工作時，通過這個平臺可以實現電子檔案管理操作簡單、單據傳遞可視連貫、信息數據安全保密等目標，從而圓滿完成電子化管理目標與任務。不僅如此，事業單位還可以搭建電子化檔案管理網站，并設置信息搜索入口或模塊，為日后查詢工作的開展提供便利條件，有效節省會計檔案管理成本，逐步推進電子化、智能化管理模式工作。

（三）建立健全電子化會計檔案管理制度

會計檔案電子化管理作為新型管理模式，在實際操作的過程中，會受到主客觀因素的影響，難以保障電子化管理工作穩定開展，無法準確取得預期效果[6]。因此，事業單位在具體開展會計檔案電子化管理工作過程中，應優化內部控制環境，加大內部控制力度，形成良好的風險管理與風險防范意識，通過建立健全電子化會計檔案管理制度來提高電子化建設工作開展的規范性與系統性，使電子化管理模式的優勢與特點充分展現出來，助力會計檔案管理工作高效開展，進一步滿足事業單位高質量發展的需求。電子化會計檔案管理制度是在傳統制度基礎上創新得來的，剔除會計檔案管理制度中落后的內容，將電子化管理要點與需要注意的事項融入其中，逐步形成完善的信息化會計檔案管理制度，更為優質地為電子化管理工作的開展提供制度支持與保障，有效降低電子化管理成本與不良問題的產生。

在具體構建電子化會計檔案管理制度的過程中，應將新舊制度有效銜接起來，并充分考慮到我國政府相關部門出臺的法律法規，如《電子文件歸檔與管理規范》和《會計檔案管理辦法》等，依據規章制度的內容、結合事業單位會計檔案管理要求來構建適合自身事業單位會計檔案電子化管理工作開展的制度。具體包括歸檔制度、保管制度以及借閱制度，利用完善且規范的制度來管控和約束會計檔案管理各個工作環節，確保每個工作流程都能夠得到切實保障，促進會計檔案電子化管理工作安全穩定開展，增強會計檔案管理工作開展的專業性與有效性，助力事業單位做強做優。

結束語

綜上所述，當我國社會進入到信息化時代的背景下，就應該清楚地認識到傳統會計檔案管理方法與模式已經無法滿足事業單位進步與發展的需求，需要與時俱進，對會計檔案管理模式進行創新與優化，使其所構建的會計檔案管理模式有利于促進事業單位整體發展。因此，無論是哪種類型的事業單位在日常運行與發展過程中，都要注重會計檔案管理創新工作，緊跟時代變化與發展的腳步，落實電子化管理模式與信息化管理模式，通過開展備份工作、搭建平臺以及制定管理制度等手段來構建電子化管理模式，實現會計檔案管理模式轉型升級的目標，保證事業單位能夠跟上社會發展的步伐，從而為事業單位長遠發展注入新鮮活力與動力，更好地完成自身事業單位戰略發展目標，為后續事業單位發展提供強有力的基礎，為社會長效發展和自身事業單位持久性發展保駕護航。

參考文獻：

[1] 任榆琴.事業單位會計檔案電子化管理現狀與優化策略[J].蘭臺內外，2023（03）：73-74+80.

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[4] 張琬瓊.云會計環境下事業單位會計檔案電子化管理策略[J].黑龍江檔案，2021（04）：76-77.

[5] 王曉燕.關于事業單位會計檔案電子化管理的幾點思考[J].財會學習，2021（06）：89-90.

[6] 金宇.大數據背景下會計檔案電子化管理的路徑優化研究[J].經濟問題，2019（05）：100-104.

（作者單位：河北省廊坊水文勘測研究中心 河北廊坊 065000）

（責編：若佳）