檔案管理基礎工作在現代化檔案管理中的作用分析

檔案管理基礎工作在現代化檔案管理體系中起著非常重要的作用。高效的檔案收集、整理、存儲以及查詢工作不僅提高了檔案管理的效率，還為智能化管理奠定了基礎。在智能化技術快速發展的背景下，傳統檔案管理在轉型中面臨巨大的挑戰。這一過程中，檔案管理基礎工作的規范化、標準化成為推動現代化檔案管理的核心力量。檔案收集、整理、存儲、保護和利用等環節需要依賴科學合理的基礎工作來提高檔案管理效率、確保檔案安全性，并為信息技術的引入提供有力支持，最終提高現代化檔案管理整體水平。基于此，本文將主要針對檔案管理基礎工作的各個方面加以分析，探討借助檔案管理基礎工作助力現代化檔案管理的發展，進而為構建數字化、智能化檔案管理系統提供可靠的保障。

一、檔案管理基礎工作概述

（一）檔案的收集和整理

檔案收集、整理是檔案管理最基礎的工作。該環節不僅要求從各類來源獲取相關文檔、資料確保檔案的完整性，還要詳細分類這些文件并對其進行合理化編號，按照一定規則進行歸檔。在此期間，工作人員要精確識別檔案的類別、屬性以及保存要求，確保每份資料都高效、安全納入檔案系統。借助科學合理的整理方式為日后檔案資料的查詢、使用和管理奠定良好的基礎，并在信息化管理體系中將檔案順利轉換為數字格式。

（二）檔案的保管和維護

檔案的保管及維護直接關系檔案安全性和有效性。檔案管理部門除了注意保管外，還要嚴格控制溫濕度、光照等存儲環境因素，防止檔案老化、損壞。隨著信息技術的不斷發展，電子檔案的存儲及維護也越來越關鍵。針對電子檔案要定期展開數據備份，采取相應的加密保護措施，以防范文件丟失或者被篡改。檔案管理人員要定期清理并修復檔案，及時發現并處理檔案管理中潛在的問題，確保每份檔案都可以完好無損地投入使用。[1]

（三）檔案的查詢和借閱

加強對檔案查詢和借閱的管理是提高檔案利用率的關鍵環節，特別是在現代化檔案管理過程中，這一環節的管理需要依靠信息化系統，以此提高檔案查詢和借閱效率。檔案的分類、編號和標記等基礎工作為檔案資料的快速檢索提供了強大的支持。借閱過程中不僅要確保檔案的安全性、完整性，還要設立明確的權限及流程，嚴格制訂只有授權人員才可以訪問特定檔案的制度。現代化檔案管理環境中，電子檔案的查詢和借閱已經全面落實了自動化處理模式，檔案借閱記錄的追蹤審批機制可以防止檔案濫用，同時也提高了檔案管理工作效率。

二、現代化檔案管理的核心特征

（一）信息化

信息化是現代化檔案管理的核心特征之一。通過運用信息化技術，使得檔案的存儲、管理、查詢不再受到時空的限制，所引入的信息系統進一步提高了檔案管理的高效性、便捷性。檔案管理人員不僅可以快速錄入、歸檔以及檢索相關信息，還借助所建立的統一化數字化平臺為不同部門、機構之間的檔案共享創造了更為便捷的條件。檔案管理信息化的優勢在于依靠統一的系統處理并存儲數據，可以極大減少人為操作的失誤并提高數據的準確性、完整性，以此加快檔案資料的流轉效率。同時，所引入的信息化系統還實現了自動化的檔案管理流程，進而減少對人工管理的依賴，提高檔案管理工作效率。[2]

（二）數字化

檔案管理部門采用掃描、編碼和存儲技術可以將紙質檔案變為電子檔案。紙質檔案轉化為電子檔案的過程并非是簡單的數字記錄，還涉及標準化和結構化的檔案內容，二者的轉變使得檔案資料可以在數字平臺上被高效、精準地利用。數字化突破了檔案管理的空間局限性，不僅顯著節省了物理存儲空間，還為檔案的長期保存提供了保障。檔案管理人員在快速檢索、更新檔案資料的基礎上，還可以通過網絡跨地域共享并傳輸相關檔案，進而提高了檔案管理的靈活性。此外，數字化檔案還借助備份、加密等手段實現了對數據的更高水平的保護，減少檔案丟失或者損毀的風險。[3]

（三）智能化

智能化檔案管理系統可以自動化分類并智能檢索預設規則，減少人工干預并提高檔案管理效率。比如，檔案管理系統中所采用的基于人工智能的圖像識別技術可以自動識別掃描件中的文字、圖片等信息并自動分類、歸檔，從而避免了人工操作所引起的失誤。智能化還使得檔案資料的利用更加精準，檔案管理系統可以根據使用者的需求和查詢歷史，為其提供智能推薦和檢索優化服務。同時，智能化的檔案管理系統還可以實時分析并預警，幫助管理者及時發現潛在漏洞，進而有效提高檔案管理智能化的風險防控能力。

三、檔案管理基礎工作在現代化檔案管理中的作用

（一）提高檔案整理及存儲效率

檔案管理基礎工作可以顯著提高檔案整理及存儲的效率。尤其是面對海量數據時，良好的檔案管理基礎工作可以顯著提高存儲效率。檔案管理人員采用規范化的檔案分類系統、統一的編號系統以及系統化的整理流程，可以保證每一份檔案都被快速、準確地歸檔，避免了信息重復存儲的情況。標準化的檔案分類使得紙質文件和數字檔案都可以根據其內容、功能、時間等特征科學分類，提高了檔案存取和管理的便捷性。同時，依靠精確的標記和編碼，不僅可以方便人員檢索，還能在后續管理中大大減少時間和人力等方面的投入。特別是在現代化電子檔案管理系統中，良好的基礎整理工作是提高存儲效率并確保數據質量的前提。檔案管理基礎工作可以確保檔案在轉化為數字格式后避免信息丟失，還可以滿足工作人員高效上傳、存儲和備份文件的需求。[4]

（二）確保檔案安全性及完整性

檔案管理基礎工作能夠有效確保檔案的安全性和完整性。傳統紙質檔案管理強調溫濕度調節、防火防潮、防盜等措施，加強對存儲環境的控制以確保檔案不受外部因素影響。而在數字化時代下，檔案管理部門要想確保檔案的安全性、完整性則要依賴多元化的保障措施。從物理層面的保護到信息技術層面的加密備份，基礎工作在檔案全生命周期中都起到了至關重要的作用。比如，數字檔案要采用加密技術來防止數據被惡意篡改、泄露，而定期備份則可以防止檔案在系統故障或者災難情況下的丟失。基礎工作在借閱、調閱檔案時的權限管理和審計制度上也保障了檔案信息的訪問僅限于授權人員。嚴格落實以上措施不僅可以確保檔案在存儲過程中的安全性，也使得工作人員在基礎管理中可以及時發現并處理潛在的風險和漏洞，從而保證檔案的安全性。

（三）為信息化管理提供數據支持

現代檔案管理體系中，基礎工作為信息化管理提供了必需的數據支持。不管是檔案的分類、編碼、標簽，還是檔案的整理、歸檔，上述基礎性工作都為后續的信息化管理奠定了堅實的基礎。只有在檔案整理過程中準確標注數據并做好標準化分類，檔案的數字化轉型才可以順利推進，確保檔案信息在電子系統中準確存儲并安全傳輸。而這一過程不僅限于紙質檔案的數字化，數字檔案同樣需要依靠規范的基礎管理工作展開對數據的標注和結構化處理，以便系統可以高效、精準地存儲、調用信息。檔案管理信息化不僅需要數字技術的支持，也離不開對數據的規范化管理。可見，檔案管理基礎工作為數字平臺的建立提供了數據模型，使得信息系統可以高效處理不同類型的檔案數據，確保信息在整個管理流程中的流動、存儲和使用都變得更加順暢。[5]

（四）提高檔案的查詢和利用效率

檔案管理基礎工作在提高檔案查詢和利用效率方面提供了強大的保障。規范化的檔案分類和精確的編號不僅提高了檔案存儲的便捷性，還可以使得查詢過程變得更加高效。特別是在數字化和信息化管理系統中，落實檔案管理基礎工作標簽化的處理可以方便后續的信息檢索。無論是查找紙質檔案，還是檢索電子檔案，標準化的管理方式都可以確保用戶快速定位所需信息。比如，查詢人員依靠所設計的檔案編號及分類系統，可以通過簡便的檢索條件在最短時間內找到對應的文件，減少了查找時間。此外，檔案管理工作人員借助現代化的數據庫系統和搜索引擎技術可以幫助用戶準確、快速找到所需檔案，從而大幅度提高檔案的利用效率并降低管理人員的工作負擔。此種高效的查詢、利用模式在智能化管理環境中可以有效提高檔案資源的使用價值，促使檔案資源滿足各類業務決策的需求。

（五）提高檔案管理工作流程標準化和規范化

檔案管理基礎工作通過對工作流程的標準化、規范化設計可以為整個檔案管理體系的有序運行提供保障。檔案收集、整理、存儲、查詢等環節都要按照明確的標準及流程執行。標準化的流程不僅減少了檔案管理操作中的隨意性，還提高了檔案管理工作的一致性。標準化的流程設計使得檔案管理不僅在日常運作中井然有序，還可以在不同時間、不同地點、不同部門之間進行有效對接。此外，規范化的操作也可以將工作人員的責任分工明確下來，避免因人為失誤造成的管理漏洞。檔案管理工作要在固定的規則框架內展開，此種標準化的框架有助于提高整個檔案管理體系的透明度，使得檔案管理的可操作性、可監督性更強。同時，標準化的流程也為信息化、智能化檔案管理技術的引入奠定了堅實的基礎，顯著提高了現代化檔案管理水平。[6]

（六）支撐智能化檔案管理系統的建設及發展

檔案管理基礎工作在支撐智能化檔案管理系統的建設及發展中起到了非常重要的作用。現代檔案管理的智能化發展除了依賴于先進的技術，還需要標準化基礎管理工作的支持。智能化管理系統依賴海量的高質量數據，而這些數據的精確采集、結構化處理以及規范化存儲則正是基礎工作在檔案管理中的價值體現。自動化的文檔識別、人工智能分類、深度學習推薦等智能化系統的有效運行離不開基礎工作中的數據支持，只有檔案數據在初期整理和分類階段都得以準確處理，智能系統才可以發揮應有的作用。而基礎工作中的數字化處理也為智能化技術的引入提供了數據流通的保障。隨著智能化技術的不斷發展，檔案管理工作將更加依賴于基礎工作中的高質量數據支撐，這使得檔案管理系統變得更加智能、高效，可以完成自動化的檔案存儲、查詢以及分析等復雜任務，由此進一步提高現代化檔案管理水平。[7]

（七）優化檔案信息的安全管理與保護機制

檔案管理基礎工作不僅在整理和存儲中至關重要，也在檔案信息安全管理與保護機制中發揮著基礎性作用。良好的檔案管理基礎工作需要展開對檔案存儲環境、存取流程以及使用權限等方面的嚴格管理，防止檔案信息的泄露、篡改或者丟失。而相應的安全保障措施都依賴細致規劃的檔案借閱、查詢、存取等基礎工作的權限控制，確保每項操作都在合規的框架下進行。此外，檔案管理基礎工作還要建立檔案的生命周期管理機制，該機制確保了檔案在整個管理過程中始終處于安全保護狀態，不管是紙質檔案還是數字檔案都可以在使用、保存中得到妥善保護，最大限度地降低檔案信息泄露、數據丟失等安全事件的發生率。[8]

四、結語

綜上所述，檔案管理基礎工作在現代化檔案管理體系中發揮著尤為重要的作用，檔案管理基礎工作的高效性、規范化和安全性直接影響整個管理流程的效率。依靠合理的基礎工作不僅可以提高檔案管理效率，確保檔案的安全性、完整性，還可以為智能化的檔案管理系統建設提供強有力的支持。隨著科學技術的不斷進步，未來檔案管理將更加依賴于扎實的基礎工作，以此推動檔案管理朝著高效、智能的方向發展。

參考文獻：

[1]楊琛.檔案管理基礎工作在現代化檔案管理中的作用分析[J].辦公室業務，2024（19）：66-68.

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[8]李曉茁.信息化背景下事業單位檔案管理工作存在的問題及解決方法[J].武當，2022（8）：

121-123.

（作者簡介：趙春光，男，本科，濰坊市坊子區檔案館，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）