大數據環境下檔案管理創新與服務模式研究

一、引言

當前大數據已成為推動社會進步與發展的重要力量。隨著信息技術的飛速發展和互聯網應用的廣泛深入，各行各業產生的數據量呈幾何級數增長，檔案管理領域也不例外。而傳統檔案管理與服務模式，在面對海量、多樣、高速產生的數據信息時，顯得力不從心，迫切需要進行創新與變革。因此，基于大數據環境對檔案管理與服務模式進行深入探討具有重要意義。

二、大數據環境下檔案管理與服務中存在的問題

（一）檔案管理體系不完善

在大數據環境下，傳統的紙質檔案管理體系已無法適應新時代檔案管理的需求。檔案信息化管理需要革新傳統的檔案管理體系，然而目前多數檔案機構的管理體系尚不完善。

一是缺乏專門管理部門或領導小組，導致管理混亂。大數據時代，檔案管理需要專業指導與統一規劃，而一些機構未設立專門負責檔案管理的部門或領導小組，致使檔案管理職責不明，工作協調難度大，使檔案管理難以適應大數據環境的要求，導致檔案管理信息化進程受阻。二是檔案分類科學性不足。在部分檔案分類時，仍按照單一的時間、內容或主題進行分類，而這種分類方式無法滿足大數據環境下檔案管理與服務的要求。

（二）檔案信息安全防護不足

隨著檔案管理數字化進程的加快，信息安全問題日益凸顯。網絡攻擊、數據泄露等風險增加，如何保障檔案信息的保密性、完整性和可用性，如何平衡個人隱私保護與檔案資源的開發利用，成為檔案管理面臨的挑戰。

首先，檔案安全體系不完善，影響著檔案信息的安全。檔案數字化管理系統需定期維護、升級，以確保系統運行穩定。然而當前一些機構的檔案安全體系，關于系統維護、數據備份、故障恢復等方面的規定往往不夠詳盡，甚至缺失，[1]這導致在實際操作中，系統維護不及時，數據備份不充分，故障恢復能力差，已經威脅到檔案數據的完整性。其次，在大數據環境下，檔案信息的共享屬性增加了信息安全的風險。開放檔案信息資源，用戶可以通過互聯網獲取所需檔案信息，但也給不法分子遠程侵入并謀取利益提供了機會，導致檔案管理工作面臨計算機病毒和網絡黑客攻擊的風險。同時，部分檔案管理人員在信息化管理中應對檔案風險的手段比較單一，大都通過設置密碼或進行物理性的斷網阻攔，這些手段治標不治本。[2]很多檔案管理人員并不具備深層次的數字技術水平，難以利用先進的科學技術保障檔案信息安全。另外，工作人員操作失誤、設備及網絡故障等也會增加檔案安全風險。

（三）信息化水平不足

大數據環境下，現代化技術應用不足成為阻礙檔案管理與服務升級的瓶頸。傳統檔案管理模式以人工管理為主，工作時間長且效率低下，不僅會消耗大量的人力、物力，還可能出現一些人為性的錯誤。而大數據時代對檔案資料的處理速度和精確度提出了更高的要求，檔案管理必須實現從人工管理向科技化、電子化管理轉型升級，朝著更智能、更高效的方向發展。然而當前許多機構檔案管理信息化水平有限，缺乏先進的數據處理技術和必要的軟件系統。比如缺乏具有快速處理、智能分析能力的數據處理算法，難以應對大數據環境下海量檔案數據的處理需求；數據存儲、處理、檢索和分析能力也較弱，難以支持多種數據格式的導入導出，實現檔案全生命周期管理；現有系統的可擴展性和兼容性也較差，難以與其他信息系統對接，實現數據的共享與協同工作。

（四）檔案管理人才短缺

在大數據時代，檔案管理工作對人才的需求日益增長，傳統的人工操作已難以滿足現代檔案管理的需求，因此，迫切需要更多融合檔案學專業知識、信息技術技能及法律素養的復合型人才。但從實際情況看，這種人才較為稀缺。第一，部分從事檔案管理工作的人員為兼職，需要處理的事務龐雜，沒有足夠的時間和精力去整理大量的檔案資料，造成部分檔案資料無法及時歸檔，甚至導致檔案丟失。第二，大數據背景下的檔案管理工作以現代信息技術為依托，但是現階段仍有許多檔案管理人員，其專業能力難以滿足實際工作需求，對信息技術手段的應用存在一定的困難。第三，從事檔案管理工作的人員還普遍存在年齡較大、學歷不高、專業知識落后等問題。第四，檔案管理信息化需要專業的人才進行實際操作，即需要積極培養理論基礎扎實、實踐經驗豐富、信息素養較高的高素質檔案管理人才，提高檔案管理隊伍的整體水平，推動檔案管理專業化發展。然而當前許多機構對人才培養方面不夠重視，導致人才短缺問題日益凸顯。

三、大數據環境下檔案管理與服務創新的具體措施

在大數據環境下，為應對上述提及的檔案信息化管理體系不完善、檔案信息安全防護不足、檔案數據處理技術水平落后以及檔案管理人才短缺等問題，必須采取切實可行的創新措施，提升檔案管理與服務的效率與質量，實現檔案資源的最大化利用。

（一）完善檔案信息化管理體系

鑒于檔案管理的專業性與復雜性，在實踐中，第一，要構建專門的管理部門或領導小組，以強化檔案信息化管理，明確其職責與權限，負責檔案信息化管理的整體規劃、實施、監督與評估。通過這樣的專業指導與統一協調，可以確保檔案管理各環節順暢進行，加速檔案管理的信息化進程，使檔案管理更好地適應大數據環境的要求。第二，構建科學合理的檔案分類體系。檔案分類應摒棄傳統的單一維度，轉而采用多維度、多層次的分類方法。結合檔案的內容、形式、來源、時間等多個屬性，構建科學合理的檔案分類體系。同時，要利用大數據技術實現檔案分類的自動化與智能化，提高分類的準確性與效率。第三，還應定期對檔案分類體系進行評估與調整，充分適應檔案內容的變化與檔案管理需求的發展。第四，規范日常管理維護流程。使檔案管理流程與規范更加詳細，明確檔案在收集、整理、保管、利用等各個環節的責任人與具體操作步驟。[3]在實踐中，可以利用信息化手段對檔案管理流程進行監控與記錄，確保流程的規范執行。同時，要建立檔案管理日志，記錄檔案管理的日常活動與異常情況，為檔案管理的持續改進提供依據。

（二）加強檔案信息安全防護

在加強檔案信息安全防護方面，第一，要增強檔案管理人員的信息安全意識。定期組織檔案管理人員參加信息安全培訓，增強和提升其信息安全意識與防范能力。培訓內容應涵蓋信息安全的基本概念，常見的網絡攻擊手段與防范措施等。通過培訓，使檔案管理人員能夠充分認識到信息安全的重要性，并在日常工作中自覺遵守信息安全規定。第二，積極運用先進的安全技術。檔案管理機構要采用加密技術、訪問控制技術、防火墻技術等先進的安全技術，對檔案信息進行全方位保護。其中，加密技術可以確保檔案信息在傳輸與存儲過程中的保密性；訪問控制技術可以限制對檔案信息的訪問權限，防止未經授權的訪問；防火墻技術可以阻擋來自外部的網絡攻擊。同時，還應定期對安全技術進行更新與升級，以應對不斷出現的新的安全威脅。第三，要制訂信息安全應急響應預案，明確在發生信息安全事件時的應對措施與流程。比如，建立信息安全監測與預警系統，及時發現并處置潛在的安全威脅。同時要加強與相關部門的溝通與協作，形成信息安全防護合力。通過建立信息安全應急響應機制，可以確保在發生信息安全事件時能夠迅速、有效進行處置，最大限度地減少損失。第四，要強化檔案管理人員的安全操作規范，即通過詳細的安全操作規范，明確檔案管理人員在檔案管理過程中應遵循的安全操作步驟與注意事項，加強對檔案管理人員的安全操作培訓，確保其能夠熟練掌握并嚴格遵守安全操作規范。同時，要定期對檔案管理人員的安全操作進行檢查與評估，及時發現并糾正違規操作行為。

（三）提升檔案管理信息化水平

提升檔案管理信息化水平是檔案管理與服務模式創新的重要措施。第一，要積極引入大數據處理、云計算、人工智能等先進的技術手段，提升檔案數據的處理能力，從而實現利用大數據處理技術對海量檔案數據進行快速處理與分析；利用云計算技術實現檔案數據的云端存儲與共享；利用人工智能技術實現檔案數據的智能分類、智能檢索與智能推薦。這些技術能夠有效提高檔案數據處理的效率與準確性。第二，要構建集檔案收集、整理、保管、利用于一體的智能檔案管理系統。該系統應具備強大的數據存儲能力、高效的數據處理能力、便捷的數據檢索功能以及完善的數據安全保護機制。同時，該系統還應支持多種數據格式的導入導出，實現檔案全生命周期管理以及實現檔案管理的自動化、智能化與高效化。第三，應建立檔案數據質量控制體系，對檔案數據的收集、整理、錄入等各個環節進行嚴格的質量控制。比如可以利用數據清洗、數據校驗等技術手段對檔案數據進行清洗與校驗，確保數據的準確性、完整性與一致性。同時要加強對檔案數據的質量評估與監控，及時發現并處理數據質量問題，提高檔案數據的可用性與價值。第四，加強與其他信息系統之間的對接與整合，實現檔案數據的共享與協同工作。在實踐中可以通過數據接口互通、數據交換平臺等方式與其他信息系統進行數據傳輸與共享，或是利用協同工作平臺實現檔案管理人員之間的在線協作與溝通，從而提高檔案管理的協同效率與信息共享水平。

（四）加強檔案管理人才培養

在大數據環境下，必須加強檔案管理人員培養，保障檔案管理人才能夠充分適應大數據環境。第一，檔案管理機構應根據檔案管理的實際需求優化人才結構，引進具備信息技術、數據分析、法律知識等復合型能力的檔案管理人才。比如，可以通過校園招聘、社會招聘等渠道吸引優秀人才加入檔案管理隊伍。通過優化人才結構，可以為檔案管理的創新發展提供有力的人才保障。第二，要加強對現有檔案管理人員的培訓，提高其綜合素質與業務能力，為檔案管理人員提供系統的培訓與豐富的學習機會。[4]在此過程中，要制訂詳細的培訓計劃與課程安排，涵蓋檔案管理的基礎知識、信息技術應用、數據分析方法、法律法規等多個方面，同時要鼓勵檔案管理人員參加學術研討會、行業交流會等活動，使其拓寬視野、了解行業動態，不斷提升檔案管理人員的專業能力與業務水平。[5]第三，強化實踐鍛煉，積累管理經驗。機構要為檔案管理人員提供豐富的實踐機會，使其在實際工作中不斷積累經驗、提升能力。比如可以安排檔案管理人員參與重大檔案管理項目，讓其在實踐中學習、在實踐中成長，同時，可以鼓勵檔案管理人員進行檔案管理創新實踐，探索新的管理方法與技術手段。這些舉措可以幫助檔案管理人員積累豐富的實踐經驗，不斷提高工作創新能力。第四，建立激勵機制，激發工作熱情。要設立檔案管理創新獎項，對在檔案管理創新方面取得突出成果的個人或團隊給予表彰與獎勵。同時，可以將檔案管理成果與績效考核、職務晉升等掛鉤，激勵檔案管理人員積極投身于檔案管理事業，從而營造積極向上的工作氛圍，推動檔案管理的持續創新和發展。[6]

四、結語

綜上所述，在大數據的浪潮中，檔案管理與服務模式的轉型升級已成為不可逆轉的趨勢。本文通過研究，揭示了大數據環境下檔案管理存在的問題，同時提出了相應措施，希望能夠為檔案管理的創新發展提供一定幫助。展望未來，大數據環境下的檔案管理將更加注重技術創新與管理理念的深度融合，不斷探索更加高效、智能、安全的管理和服務模式。隨著技術的不斷進步和管理的日益完善，檔案管理將成為推動社會進步和文化傳承的重要力量。

參考文獻：

[1]李曉麗.新時代事業單位檔案管理創新與服務模式改革探討[J].蘭臺內外，2024（18）：47-49.

[2]狄強軍.大數據視角下檔案管理創新研究[J].蘭臺內外，2023（21）：32-33+36.

[3]王影.大數據背景下檔案管理有效性的提高策略[J].參花（下），2022（12）：41-43.

[4]溫明明.大數據時代高校檔案管理工作與服務模式的創新探索[J].蘭臺內外，2022（12）：57-59.

[5]鄭瑋.大數據背景下如何有效創新檔案管理模式和提升服務能力[J].辦公室業務，2020（19）：92-93.

[6]田曉光.大數據背景下事業單位檔案管理創新策略探討[J].黑龍江檔案，2022（06）：227-229.

（作者簡介：王劍，女，本科，內蒙古自治區興安盟應急管理局，中級，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）