大數據時代文書檔案信息化管理與智慧化服務模式研究

在大數據時代，文書檔案管理的對象從傳統的紙質檔案向電子檔案轉型。隨著電子檔案規模的持續擴大，傳統的文書檔案管理模式已難以適應海量數據存儲和管理開發的現實需求。一方面，不同地區和單位在文書檔案信息化、智能化方面存在資源、人才和數字化水平方面的差異，同時，數字化檔案管理本身也面臨著網絡安全風險和內部數據泄露的隱患。另一方面，公眾對文書檔案的需求日益多樣化和個性化。因此，有必要對文書檔案信息化管理及智慧化服務的現狀進行深入系統的分析，以充分了解在技術應用和服務創新方面存在何種不足。基于此，必須明確文書檔案信息化管理與智慧化服務模式創新的關鍵，通過需求分析、技術支持、服務模式設計，實現大數據技術與信息化管理、智慧化服務深度融合。

一、大數據時代文書檔案管理與服務存在的問題

大數據時代，信息技術不斷創新發展，文書檔案信息化管理和智慧化服務已經成為必然趨勢，然而在實踐過程中還存在一些亟待解決的問題。

（一）文書檔案信息化管理存在的問題

首先，文書檔案信息化建設存在滯后現象。在不同地區和單位之間，文書檔案信息化進程表現出顯著差異。一些單位已建立了完善的信息化管理系統，實現了文書檔案的數字化收集、存儲、檢索和利用。[1]然而，文書檔案信息化建設需要充分的資金支持，包括硬件設備的采購、軟件系統的開發以及人員的培訓等。部分單位受限于技術與人才等因素，其信息化建設進程緩慢，缺少平臺和系統支持，這在一定程度上阻礙了文書檔案信息化的發展。其次，文書檔案管理效率亟待提升。在大數據背景下，文書檔案數據量日益龐大，而一些單位仍采用傳統的管理模式。由于缺乏先進的數據管理工具和方法，文書檔案在整理、分類和歸檔過程中遇到瓶頸。最后，文書檔案面臨信息安全危險。在大數據時代，文書檔案的存儲和傳輸主要依賴于網絡，這使文書檔案容易受到黑客攻擊和病毒感染的威脅。同時，文書檔案中包含大量敏感信息，如個人隱私和商業機密等，若保密工作不到位，極易導致信息泄露，帶來無法挽回的損失。

（二）文書檔案智慧化服務存在的問題

首先，服務內容單一，服務形式缺乏創新。在服務內容方面，目前部分單位在文書檔案信息化建設方面存在滯后現象，導致智慧化服務手段極為有限，服務內容相對單一，難以充分滿足公眾在知識挖掘、數據分析、決策支持等方面的需求。在服務形式方面，傳統的檔案服務形式主要集中在線下，而當前公眾更傾向于線上服務，通過網絡平臺或智能終端進行檔案自助查詢、電子檔案下載等，但目前許多單位的檔案尚未實現網絡化，難以滿足公眾的線上服務需求。其次，對公眾個性化需求的響應不足，缺少反饋機制。在大數據背景下，不同公眾對文書檔案的需求存在明顯差異，但目前文書檔案服務主體對不同群體的服務需求關注度不夠，同時缺少必要的反饋機制，難以對公眾的意見或建議進行全面收集，導致文書檔案服務內容與公眾需求存在偏差。最后，技術運用不充分，技術更新滯后。在文書檔案智慧化服務過程中，大數據和人工智能技術雖已得到一定應用，但應用深度和廣度不足。例如，在文書檔案檢索過程中，雖已運用智能檢索工具，但在檢索準確率和檢索效率方面仍有待提升。在數據分析方面，雖已進行了一些統計工作，但在深度挖掘和知識關聯方面還存在不足。加之資金投入的限制，部分單位的技術更新速度緩慢，這使文書檔案智慧化服務難以跟上時代的步伐，影響了文書檔案智慧化服務的質量。[2]

二、大數據時代文書檔案智慧化服務模式構建

大數據時代，推進文書檔案智慧化服務模式創新已經成為必然選擇，在推進文書檔案智慧化服務模式創新的過程中，首先要對智慧化服務對象的需求進行分析，并以此作為智慧化服務模式創新的重要依據。在此基礎上主動引進大數據、云計算、人工智能等技術，提升人工檔案智慧化服務水平，豐富文書檔案服務內容，提升文書檔案服務質量和效率，更好地滿足公眾對檔案服務便捷、高效、優質的訴求。

（一）智慧化服務需求分析

當前，公眾對文書檔案服務的需求呈現出多樣化和個性化的特征。從多樣化的角度看，公眾群體的多樣性決定了需求內容的多樣性。例如，學術研究者相對更關注文書檔案中的歷史文化資料部分，企業管理人員則較關注市場動態和競爭對手信息。同時，公眾需求形式也發生了變化，從傳統的紙質內容逐漸轉向數字化內容的需求，更傾向于通過便捷的方式獲取數字化的文書檔案內容，并對服務過程的交互性和可視化提出了更高的要求。從個性化需求的角度看，每個公眾的需求都具有其獨特性，智慧化服務應根據用戶的研究方向、工作需求和個人興趣，提供更加個性化和針對性的服務內容。這就需要利用大數據、云計算等技術，對用戶的行為數據、查詢歷史和反饋內容進行綜合分析，繪制用戶畫像，以更精確地判斷用戶需求，并為后續服務供給提供依據。同時，還要對用戶需求變化進行動態監測。隨著時間和環境的變化，公眾需求呈現出動態化的特點，這就要求文書檔案管理部門建立動態需求反饋機制，確保服務內容與用戶需求同步。

（二）智慧化服務技術支撐

在大數據時代，構建文書檔案智慧化服務模式需依托大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等先進技術。首先，大數據技術與智慧化服務深度融合。一方面，大數據存儲技術能有效應對文書檔案信息量龐大的存儲挑戰，通過分布式系統和數據庫實現檔案數據的分布式存儲，這不僅提升了文書檔案的存儲效率，也確保了存儲的安全性。另一方面，大數據分析技術使文書檔案管理人員能夠從龐大的檔案信息中提取有價值的數據，利用機器學習和數據挖掘技術深入分析文書檔案數據，實現與用戶需求的精準對接，進而提高智慧化服務的質量。其次，人工智能技術與智慧化服務深度融合。在文書檔案智慧化服務過程中，自然語言處理技術可用于自動分類、標注和檢索。智能機器人技術亦可為用戶提供基礎的在線咨詢與服務，解答疑問，提高服務滿意度。[3]再次，云計算技術與智慧服務深度融合。云計算平臺可以實現海量文書檔案信息的存儲，并為用戶隨時隨地提供檔案信息訪問服務，無需擔憂本地設備的存儲與計算限制。云計算平臺還能夠實現資源的動態分配與管理，進一步提高文書檔案信息資源的利用效率，有效降低管理與服務的成本。最后，區塊鏈技術與智慧服務深度融合。區塊鏈技術的去中心化、不可篡改和可追溯特性，能夠有效防止檔案信息被篡改和偽造，其分布式存儲和管理機制也有助于確保文書檔案信息的安全。

（三）智慧化服務模式設計

智慧化服務模式的設計應以服務理念為指導，構建文書檔案智慧化服務體系架構，并對服務方式和檔案管理模式進行優化與創新。首先，必須轉變服務理念。傳統文書檔案服務多聚焦于檔案的保存與管理，而對服務本身的關注度不足。與此相反，文書檔案智慧化服務模式則以用戶為核心，更加注重用戶需求與體驗。因此，檔案管理部門需轉變傳統管理思維，積極主動探究用戶需求，并提供個性化、定制化的服務，提高用戶滿意度。其次，服務內容需拓展。在智慧化服務模式下，文書檔案服務應堅持開放共享的原則，除提供基礎檔案服務外，還應為用戶提供增值服務。例如，根據用戶需求提供數據分析服務，以減少用戶的檢索與分析時間；或提供檔案知識管理服務，幫助用戶構建更為科學合理的檔案知識體系。在拓展服務內容的同時，還應設計科學合理的文書檔案智慧化服務體系架構，該架構應涵蓋數據層、技術層、應用層和用戶層。數據層主要負責文書檔案數據的收集、存儲與管理；技術層則提供大數據、云計算、人工智能等技術支持；應用層實現文書檔案數據管理、檢索、分析、提取、推薦等功能；用戶層則致力于為用戶提供高效、便捷、高質量的檔案服務。最后，在服務方式和服務管理上需要進行創新。在智慧化服務模式的背景下，文書檔案服務亦需與時俱進。一方面，應利用移動智能終端、互聯網為用戶提供在線服務，使用戶能夠隨時隨地訪問文書檔案信息，使文書檔案智慧化服務突破時間與空間的限制；另一方面，為確保智慧化服務的順利實施，必須建立完善的服務質量監督體系，對服務全過程進行監督，確保服務質量。

三、文書檔案信息化管理與智慧化服務的實施策略

文書檔案信息化管理與智慧化服務需要將基礎設施建設作為保障，通過硬件設備升級和軟件系統優化，更好地滿足大數據時代文書檔案工作需求。同時還要提升檔案管理人員素質，使其更好地適應大數據時代的文書檔案管理工作。此外，還要建立健全的管理與服務機制，確保文書檔案管理與服務工作規范化、高效化、智慧化、系統化。

（一）加強基礎設施建設

文書檔案信息化管理與智慧化服務的實現依賴于一定的資金支持，用以完善軟硬件基礎設施建設。

首先，要及時升級硬件設施。隨著文書檔案數據量的持續增長及服務需求的日益多元化，陳舊的硬件設備已難以滿足高效處理、快速響應和安全存儲的檔案工作需求。因此，一方面，應對存儲設備進行更新換代，選擇擴展性更強、穩定性更好的大型存儲系統，以滿足文書檔案數據的存儲需求；另一方面，要提升服務器的處理能力和響應速度，確保其在檔案查詢、數據分析、數據整合等關鍵環節的高效運行。[4]其次，引進先進的軟件系統。由于不同檔案管理軟件在功能和性能上存在顯著差異，檔案管理部門在軟件升級方面必須堅持實事求是的原則，根據實際需求選擇合適的檔案管理軟件。同時，建立統一的智慧化管理平臺，實現檔案數據的集中存儲，進一步優化軟件檢索算法，提高檢索查詢的效率。此外，還需提升軟件系統的兼容性，實現與其他業務系統的無縫對接，促進文書檔案數據信息的共享共用。值得注意的是，加強軟件系統的安全防護措施，防止數據泄露或遭受外部惡意攻擊也至關重要。可通過采用加密技術和訪問控制等手段，確保文書檔案信息安全。

（二）提升檔案管理人員素質

檔案管理人員作為文書檔案信息化管理與智慧化服務的執行者，其專業素養與能力直接關系到文書檔案管理和服務的質量。為此，要加強對檔案管理人員的教育培訓。

首先，強化技術培訓。鑒于信息技術的持續進步，檔案管理人員必須對大數據、云計算、人工智能等前沿技術進行充分的了解，并能在日常工作中熟練運用。因此，應定期組織專業技能培訓，邀請行業專家及高校教授對檔案管理人員進行指導，使其掌握最新的技術工具和應用技巧。同時，通過案例分析和實操練習，進一步增強其技術應用能力。其次，培養檔案管理人員的數據思維和創新意識。在大數據時代，數據已成為關鍵資產，檔案管理人員應具備從大量文書檔案中提取有價值數據信息的能力。因此，應鼓勵檔案管理人員在文書檔案信息化管理與智慧化服務方面創新思維，探索新的工作模式。

（三）建立健全的管理與服務機制

為確保智慧化服務順利實施，必須建立完善的管理與服務機制。

首先，應從文書檔案管理與服務實際出發，制定統一的檔案數據標準、管理流程標準及服務質量標準，確保檔案服務各環節緊密銜接，進而提升文書檔案管理、利用、存儲和服務的規范化水平。同時，要構建檔案數據質量評估機制，定期對檔案數據進行評估，并對發現的數據質量問題及時進行處理。

其次，應完善質量評估與監督機制，從智慧化服務角度出發，建立服務質量評估指標體系，從服務質量、服務效能、用戶滿意度等多個維度對智慧化檔案服務進行綜合評估。通過收集用戶反饋，及時掌握用戶的意見和建議，從而對智慧化服務進行持續的優化與完善。此外，建立監督機制，通過內部監督與外部監督相結合的方式，確保檔案管理和服務工作符合相關規定。

最后，應重視部門間的協同合作，鑒于文書檔案管理與服務涉及多個部門，需要各部門之間密切協作。為此，應建立部門協作機制，明確各部門在文書檔案信息化管理與智慧化服務中的具體責任分工，加強溝通互動，并定期舉行協調會議，解決管理與服務過程中的具體問題，形成多元主體的合力。

四、結語

大數據時代，文書檔案信息化管理與智慧化服務模式創新對推動檔案事業高質量發展具有重要的現實意義。新時期要充分認識到文書檔案信息數據的價值和作用，轉變傳統的工作理念，實現大數據、云計算、人工智能技術與文書檔案信息化管理和智慧化服務的深度融合，提升文書檔案管理效率和服務質量，更好地滿足用戶多元化的訴求。

參考文獻：

[1]賈菡寧.大數據時代文書檔案管理及信息化應用分析[J].蘭臺內外，2024（28）：7-9.

[2]馬倩.淺析大數據視角下文書檔案管理創新路徑[J].陜西檔案，2024（04）：39+38.

[3]王文娜.大數據時代檔案管理信息化研究[J].參花，2024（01）：137-139.

[4]潘光蘭.大數據時代文書檔案一體化管理研究[J].黑龍江檔案，2024（02）：216-218.

（作者簡介：張曉晨，男，本科，中共洛陽市委黨校，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）