大數據環(huán)境下檔案數字化管理實踐策略探討

一、引言

在當今信息化社會，大數據已經成為推動社會發(fā)展的重要力量。隨著互聯網的廣泛普及和信息技術的不斷進步，數據量爆炸式增長，數據類型也日益多樣化。在這一背景下，傳統檔案管理方式已難以滿足大數據環(huán)境對信息高效處理、快速檢索和廣泛共享的需求。因此，推進檔案數字化管理，探索適應大數據環(huán)境的實踐策略，對提升檔案管理水平、保障數據安全、促進檔案資源開發(fā)利用具有重要意義。

二、現代信息技術在檔案數字化管理中的應用潛力

（一）數據處理能力強大

在檔案管理過程中，數據處理能力至關重要，尤其是在數字化背景下，檔案信息日益增加，數據處理的內容也因此變得更加復雜。傳統檔案管理工作面臨的最大挑戰(zhàn)之一便是如何高效地存儲和利用海量的檔案數據，而大數據技術通過其分布式計算、并行處理等技術手段，能夠輕松應對這一挑戰(zhàn)，它不僅能夠快速地將紙質檔案轉化為電子檔案，實現數據的快速錄入與存儲，還能在需要時迅速檢索出所需信息，極大地提高了檔案管理的工作效率。此外，大數據技術還能有效應對數據冗余、數據沖突等問題，確保檔案數據的準確性和一致性。

（二）數據分析能力突出

大數據技術不僅擅長處理數據，還具有強大的數據分析能力。在檔案數字化管理過程中，大數據技術可以對檔案數據進行深度挖掘和分析，發(fā)現隱藏在數據背后的規(guī)律和趨勢，這對于檔案管理部門而言具有極高的價值，可以幫助檔案管理部門更好地了解檔案數據的分布情況、使用頻率等信息，從而優(yōu)化檔案管理策略，提高檔案資源的利用率。同時，通過對檔案數據進行分析還可以發(fā)現潛在的錯誤和漏洞，及時進行修正和完善，確保檔案數據的安全性、準確性和完整性。[1]現如今，基于數字技術的檔案管理已經可以為檔案管理部門提供數據可視化服務，讓復雜的數據信息變得直觀易懂，為決策提供更加科學的依據。

（三）檔案管理利用實現智能化

隨著人工智能技術的不斷發(fā)展，檔案數字化管理也呈現出智能化發(fā)展趨勢。通過結合自然語言處理、機器學習等技術，大數據技術可以實現自動化的檔案分類、檢索和推薦，這不僅能夠極大地減輕檔案管理人員的工作負擔，提高檔案管理的工作效率，還能為用戶提供更加個性化、精準化的服務體驗。比如，用戶需要查詢某類檔案信息時，大數據技術可以根據用戶的歷史查詢記錄和興趣愛好，智能推薦相關檔案信息，提高用戶的滿意度。此外，大數據技術還可以用于實現檔案的智能預警和實時監(jiān)控，及時發(fā)現并處理潛在的安全隱患，確保檔案數據的安全性和完整性。

（四）檔案存儲方式革新

大數據技術的引入使檔案管理工作中的數據存儲方式發(fā)生了極大的變化，傳統的檔案存儲方式主要依賴紙質檔案、磁帶、光盤等物理媒介，不僅占用空間大，而且易于損壞和丟失。而大數據技術通過分布式數據庫、云存儲等先進的數據存儲技術，實現了檔案數據的集中化、高效化和安全化存儲。分布式數據庫能夠跨多個服務器節(jié)點存儲數據，提高了數據的可靠性和可用性；云存儲則提供了靈活的數據存儲和訪問方式，使檔案數據的存儲和備份更加便捷和高效。基于信息技術發(fā)展而來的數據存儲方式不僅降低了檔案的存儲成本，還提高了數據處理的速度和準確性，為檔案數字化管理提供了強有力的支持。

（五）檔案安全性更強

在檔案數字化管理中，信息安全問題一直是難以忽視的問題，大數據技術的應用在一定程度上為信息安全性的提升提供了有力支持。大數據技術可以通過數據加密、訪問控制等技術手段，確保檔案數據在存儲和傳輸過程中的安全性。同時，大數據技術還可以對檔案數據進行實時監(jiān)控和分析，及時發(fā)現并處理潛在的安全威脅和漏洞。[2]此外，大數據技術與人工智能技術相結合，可以實現智能化的安全預警和應急響應，提高檔案館應對信息安全事件的能力和效率。這些措施不僅有效提升了檔案數據的安全性，還保障了檔案工作的正常運行和用戶的合法權益。

總之，檔案數字化管理利用大數據、物聯網等現代信息技術，實現了檔案業(yè)務流程自動化、管理決策智能化和服務方式個性化。利用大數據技術可以對海量檔案數據進行深度挖掘和分析，揭示檔案數據的內在規(guī)律和趨勢，為檔案管理和服務提供科學依據。大數據技術還可以對檔案進行自動分類、智能檢索，同時為用戶提供個性化推薦，有助于提高檔案館的服務質量和效率。這些技術的應用不僅提升了檔案管理水平和服務質量，還加快了檔案管理向現代化、智能化方向發(fā)展的進程。

三、大數據環(huán)境下檔案數字化管理面臨的問題

（一）專業(yè)人才匱乏

大數據時代的到來對檔案管理人才的專業(yè)性提出了更高的要求，然而在現實中，專業(yè)人才匱乏的問題仍然沒有得到有效解決。一方面，傳統的檔案管理工作人員普遍年齡偏大，不具備過硬的信息技術和數據分析能力，所以在信息化時代到來之后，他們難以迅速適應新的環(huán)境。另一方面，部分檔案工作人員對檔案管理工作經驗不足，很難將過硬的技術能力應用到實際工作中。這些問題導致專業(yè)人才匱乏的局面很難得到有效改善，限制了檔案管理工作在大數據環(huán)境下的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）硬件設備落后

在大數據環(huán)境下，檔案數字化管理還面臨著硬件設備落后的問題，其根源主要在于資金不足。由于資金投入有限，許多檔案管理機構無法及時更新和升級其硬件設備，導致現有的設備在處理大規(guī)模、高復雜度的數據時顯得力不從心，這不僅影響了檔案數字化管理的效率和質量，還限制了檔案管理機構在大數據應用方面的潛力。資金短缺使檔案管理機構無法采購先進的存儲設備、處理器和網絡安全設備，從而無法有效地應對大數據環(huán)境下數據量的快速增長。

（三）安全管理難度大

在大數據環(huán)境下，檔案數字化管理正面臨硬件設備落后的嚴峻挑戰(zhàn)。許多檔案館存在存儲設備、服務器和網絡設備等落后問題，已難以滿足數據處理和數據分析的高要求。硬件設備落后，很容易引發(fā)安全隱患，如設備老化易引發(fā)故障，導致數據丟失或損壞；安全防護系統不完善，難以抵御網絡攻擊和數據泄露等風險。因此，硬件設備的升級和更新已成為亟待解決的問題。[3]

（四）數據標準不統一

在大數據環(huán)境下進行檔案管理，往往需要多部門之間協同工作，然而由于不同來源、不同格式的檔案數據在采集、存儲和處理過程中缺乏統一的標準和規(guī)范，導致數據質量參差不齊，難以實現數據的有效整合、共享和互操作。這不僅增加了數據處理的復雜性和成本，還限制了檔案數據在跨系統、跨平臺間的流通和應用，還可能導致信息孤島的形成，使寶貴的檔案資源無法被充分利用，降低了檔案數字化管理的價值。

四、大數據環(huán)境下檔案數字化管理的實踐策略

（一）加強人才隊伍建設

在大數據環(huán)境下，加強檔案數字化管理的人才隊伍建設是提升檔案管理效能的關鍵。為此應從多方面著手。

一是加強思想教育，培養(yǎng)檔案管理人員的責任心、事業(yè)心和奉獻精神，確保他們能夠以高度的責任感和使命感投入檔案數字化管理工作中。二是通過專題培訓班、研討會等形式，組織檔案管理人員系統學習檔案管理、信息技術、數據分析等專業(yè)知識，不斷提升他們的業(yè)務素質和技能水平，使其能夠適應大數據環(huán)境下新的工作要求。三是鼓勵檔案管理人員參加各類學術交流活動，拓寬視野，了解檔案管理領域的最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，激發(fā)創(chuàng)新思維和創(chuàng)新能力。四是注重引進和培養(yǎng)既懂檔案管理又精通信息技術的復合型人才，通過人才引進和內部培養(yǎng)相結合的方式，逐步構建一支高素質、專業(yè)化的檔案管理團隊。五是建立健全的激勵機制，對在檔案數字化管理工作中表現突出的個人和團隊給予表彰和獎勵，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。[4]通過這些措施的實施，可以不斷提升檔案管理人員的綜合素質和業(yè)務能力，為檔案數字化管理的深入推進提供堅實的人才保障。

（二）及時更新軟硬件設備

為了進一步提高檔案管理工作效率，檔案管理部門要全面評估現有檔案管理系統的性能與容量，根據大數據處理的需求升級或替換硬件設施，確保系統能夠高效、穩(wěn)定地處理海量檔案數據。同時引入高性能的數據庫管理系統和數據分析工具，提升數據檢索、挖掘和分析的速度與準確性，為檔案信息的快速利用提供技術支持。[5]

（三）加大資金投入力度

檔案管理部門要積極向上級申請資金，用于設備的不斷升級與維護、人員的教育與培訓。在資金的使用上要有完善的方案，可設立專項資金，定期劃撥固定資金，用于設備的更新和升級。另外，要拓寬資金來源渠道，積極尋求合作，為檔案管理工作的有效開展爭取資金支持。

（四）注重檔案安全與隱私保護

大數據時代的到來，雖然為檔案數字化管理提供了技術支持，但同時也引發(fā)了一系列問題。為了保證數據安全，應從以下幾個方面綜合發(fā)力。

其一，要建立健全的檔案信息安全管理體系，明確檔案信息的收集、存儲、處理、傳輸等各個環(huán)節(jié)的安全責任與操作規(guī)范，形成一套科學、嚴密的安全管理體系。其二，采用先進的加密技術、訪問控制技術和數據脫敏技術，對檔案數據進行多層次、全方位的安全防護，確保數據在傳輸過程中不被竊取、篡改，在存儲時不易被非法訪問或泄露。其三，加強網絡安全監(jiān)控與預警，及時發(fā)現并處理潛在的安全威脅，防止黑客攻擊、病毒傳播等不安全事件的發(fā)生。其四，要注重隱私保護，嚴格遵守相關法律法規(guī)，對涉及個人隱私的檔案信息進行嚴格管理，僅在合法、必要的情況下對其進行使用，采取措施確保個人隱私不被泄露和濫用。其五，可以定期開展檔案信息安全培訓與演練，提升檔案管理人員的安全意識和應急處理能力，確保在發(fā)生安全事件時能夠迅速響應、有效解決。

（五）建立統一的數據管理標準

建立統一的數據管理標準在檔案數字化管理中是不可或缺的一項步驟，對提升檔案管理效率、保障數據質量和促進數據共享具有重要意義。

其一，檔案管理部門應依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本單位檔案管理的實際情況制定出一套科學、合理、可行的數據管理標準，明確檔案數據的格式、編碼、存儲、交換等各個方面的具體要求，確保數據的規(guī)范性、一致性和可互操作性。[6]其二，建立標準執(zhí)行的監(jiān)督機制，定期對檔案數據進行質量檢查與評估，及時發(fā)現并糾正不符合標準的數據，確保數據的準確性、完整性和時效性。其三，應積極推動與其他單位或機構的數據標準對接與共享，通過協商與合作，逐步建立起跨領域、跨系統的數據交換與共享機制，實現檔案數據的互聯互通與高效利用。通過以上措施，能夠建立起一套科學、規(guī)范、高效的數據管理標準體系，為檔案數字化管理的長遠發(fā)展奠定堅實基礎。

五、結語

大數據環(huán)境下的檔案數字化管理是一項復雜而系統的工程，它涉及安全保障與隱私保護、數據管理標準的建立、軟硬件設備的升級以及人才隊伍的建設與培養(yǎng)等多個方面。檔案管理工作實踐中，因地制宜，采取切實可行的應對措施，不僅可以顯著提升檔案管理的效率與質量，還能有效保障檔案數據的安全性與完整性，促進檔案資源的共享與利用。未來，檔案館還需持續(xù)關注信息技術的發(fā)展態(tài)勢，不斷探索檔案數字化管理的實踐策略，以適應新時代發(fā)展的需要。

參考文獻：

[1]唐利紅.大數據背景下檔案數字化管理實踐策略分析[J].中國信息界，2024（06）：170-172.

[2]馬穎.大數據背景下檔案數字化管理實踐策略分析[J].中關村，2024（07）：100-101.

[3]陸琰.大數據驅動下數字化檔案創(chuàng)新管理模式與優(yōu)化策略研究[J].蘭臺內外，2024（16）：34-36.

[4]劉莉.地勘單位檔案管理工作數字化轉型管理實踐研究——以湖南省物化所大數據中心為例[J].企業(yè)改革與管理，2024（09）：51-53.

[5]李璟雯.大數據背景下檔案數字化管理實踐策略分析[J].參花，2024（10）：137-139.

[6]魏婕.大數據下高職院校檔案數字化管理創(chuàng)新策略[J].科學咨詢（科技·管理），2023（01）：31-33.

（作者簡介：王宗雪，女，碩士研究生，內蒙古自治區(qū)興安盟應急管理局，中級，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）