北京市區(qū)級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)工作實(shí)踐與思考

數(shù)字檔案館是信息化時(shí)代檔案館開(kāi)展業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)平臺(tái)，對(duì)于促進(jìn)檔案收、管、存、用各項(xiàng)業(yè)務(wù)的精細(xì)化、規(guī)范化、科學(xué)化、高效化起著關(guān)鍵作用。建設(shè)數(shù)字檔案館是各級(jí)檔案部門(mén)貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》和《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中關(guān)于加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)要求的必然舉措，是提升檔案治理能力、加快檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型、推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)工程建設(shè)的一項(xiàng)關(guān)鍵性工作。北京市自2021年起全面推動(dòng)區(qū)級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)工作，3年多來(lái)，在市委領(lǐng)導(dǎo)的高位統(tǒng)籌和市委辦公廳（市檔案局）、市檔案館領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，在各區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和協(xié)調(diào)部署下，市區(qū)兩級(jí)檔案部門(mén)精心組織、認(rèn)真實(shí)施，區(qū)級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)取得了一定成效。

一、北京市區(qū)級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)工作基本情況

2021年正式啟動(dòng)區(qū)級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)工作以來(lái)，北京市將數(shù)字檔案館建設(shè)列入《北京市國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和二○三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》《北京市“十四五”時(shí)期信息化發(fā)展規(guī)劃》《北京市“十四五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確提出全市16個(gè)區(qū)要在“十四五”期間全部建成數(shù)字檔案館的目標(biāo)。隨后，市檔案局通過(guò)制發(fā)文件、組織培訓(xùn)、定期督查、調(diào)研指導(dǎo)等多種方式，全力推進(jìn)各區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)。各區(qū)均將數(shù)字檔案館建設(shè)納入本地區(qū)信息化建設(shè)工作規(guī)劃，并多次召開(kāi)區(qū)委常委會(huì)、區(qū)政府常務(wù)會(huì)、建設(shè)工作推進(jìn)會(huì)等進(jìn)行專(zhuān)題研究，對(duì)加快推進(jìn)本區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)、豐富檔案數(shù)字資源、確保檔案信息安全、實(shí)現(xiàn)檔案信息共享利用等提出明確要求，數(shù)字檔案館建設(shè)逐漸成為各區(qū)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的核心工作，得到有序推進(jìn)，取得了較好成效。

截至2024年底，項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度方面，16個(gè)區(qū)均已完成立項(xiàng)，15個(gè)區(qū)已啟動(dòng)建設(shè)工作。其中，有半數(shù)以上的區(qū)已完成局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，正在進(jìn)一步優(yōu)化系統(tǒng)功能，海淀、昌平、懷柔3個(gè)區(qū)已完成項(xiàng)目驗(yàn)收，具備系統(tǒng)認(rèn)定資格；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，各區(qū)檔案館按照國(guó)家數(shù)據(jù)中心機(jī)房建設(shè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)新建或改建機(jī)房、庫(kù)房，配置設(shè)施設(shè)備，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供基礎(chǔ)支撐；檔案數(shù)字資源建設(shè)方面，各區(qū)檔案館通過(guò)開(kāi)展檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)資源核查，不斷擴(kuò)大數(shù)字化規(guī)模，提升數(shù)字化質(zhì)量，同時(shí)，各區(qū)積極探索電子檔案在線接收工作，分別與市政務(wù)服務(wù)和數(shù)據(jù)管理局就數(shù)字檔案館系統(tǒng)與市政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)接事宜進(jìn)行溝通，另有2個(gè)區(qū)已成功接收區(qū)屬立檔單位電子檔案。

在完成“規(guī)定動(dòng)作”的基礎(chǔ)上，部分區(qū)還創(chuàng)新探索“自選動(dòng)作”，目前建設(shè)成效初顯：海淀區(qū)積極應(yīng)用區(qū)塊鏈、OCR識(shí)別、人工智能等新技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子文件真實(shí)性校驗(yàn)、智能開(kāi)放審核、檔案分類(lèi)和保管期限劃分，有效提升了檔案管理工作質(zhì)效；昌平區(qū)基于自然語(yǔ)言處理、計(jì)算機(jī)視覺(jué)處理、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、語(yǔ)音識(shí)別等智能技術(shù)，訓(xùn)練大語(yǔ)言模型對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)分析和檢索抽取，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)著錄、智慧編研、跨模態(tài)檢索等功能，檔案開(kāi)發(fā)和利用等工作更加高效便捷；平谷區(qū)將基于政務(wù)外網(wǎng)的數(shù)字檔案館系統(tǒng)與北京市綜合辦公平臺(tái)——京辦系統(tǒng)完成集成對(duì)接，用戶(hù)可通過(guò)全市政務(wù)辦公平臺(tái)統(tǒng)一入口進(jìn)入數(shù)字檔案館系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄和消息提醒功能，進(jìn)一步提升了用戶(hù)便利性和系統(tǒng)安全性。

雖然北京市在推動(dòng)區(qū)級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)方面取得了一定成效，但由于各區(qū)信息化建設(shè)基礎(chǔ)較為薄弱，導(dǎo)致原生電子文件的形成、歸檔和電子檔案的接收成為工作的難點(diǎn)、堵點(diǎn)，在一定程度上制約了數(shù)字檔案館建設(shè)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。為此，北京市檔案局在全力推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)的同時(shí)，也與各區(qū)檔案局共同推動(dòng)有條件、有意愿、有基礎(chǔ)的區(qū)或區(qū)屬單位開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)，現(xiàn)已取得初步成效，力爭(zhēng)盡快取得突破性進(jìn)展。

二、北京市推動(dòng)區(qū)級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)

在推動(dòng)區(qū)級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)方面，北京市在以下五個(gè)方面積累了一些可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

一是高位統(tǒng)籌是保障。數(shù)字檔案館建設(shè)是對(duì)檔案館硬件設(shè)施的迭代升級(jí)，可以促進(jìn)檔案數(shù)字資源質(zhì)量的全面提升，需要政策、資金、技術(shù)、人才等各方面要素的集聚支撐和合力保障，僅僅依靠檔案部門(mén)單打獨(dú)斗遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，要在領(lǐng)導(dǎo)的高位統(tǒng)籌下，各有關(guān)部門(mén)按照分管領(lǐng)域和職責(zé)分工協(xié)同發(fā)力，共同做好保障、推進(jìn)工作。自北京市啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)工作以來(lái)，市委秘書(shū)長(zhǎng)多次作出指示批示，并在全市檔案工作會(huì)議上對(duì)各區(qū)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)工作進(jìn)行點(diǎn)評(píng)、提出具體要求；市檔案局、市檔案館、市委機(jī)要局等有關(guān)單位成立了全市檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌調(diào)度全市工作推進(jìn)情況；市委辦公廳制發(fā)文件明確將區(qū)檔案館新館建設(shè)與數(shù)字檔案館建設(shè)一體規(guī)劃、統(tǒng)籌推進(jìn)；市檔案局與市委督查室、市委網(wǎng)信辦、市委機(jī)要局等有關(guān)單位分別聯(lián)合印發(fā)文件，為推進(jìn)區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)提供政策保障；市檔案局局長(zhǎng)、檔案館館長(zhǎng)帶隊(duì)到各區(qū)對(duì)檔案館新館、數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)督查。領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持、各部門(mén)的協(xié)同和配合，為各區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)工作的順利推進(jìn)打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，創(chuàng)造了良好條件。

二是信息化大局是機(jī)遇。數(shù)字檔案館建設(shè)雖然功能聚焦于檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，但系統(tǒng)運(yùn)行和檔案數(shù)字資源建設(shè)要依托區(qū)域信息化規(guī)劃和各單位信息化發(fā)展。檔案部門(mén)要積極學(xué)習(xí)新發(fā)展理念，跟上發(fā)展趨勢(shì)，精準(zhǔn)把握發(fā)展機(jī)遇，將檔案工作融入當(dāng)前信息化發(fā)展大局，融入本地區(qū)智慧城市建設(shè)、數(shù)字政府建設(shè)，特別是要把檔案信息化建設(shè)融入各單位信息化建設(shè)的總要求中，把辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔管理納入電子文件管理全流程中，構(gòu)建與各行各業(yè)信息化發(fā)展水平相匹配的電子檔案管理系統(tǒng)，以檔案信息化助力各行業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)。北京市將數(shù)字檔案館建設(shè)列入《北京市“十四五”時(shí)期信息化發(fā)展規(guī)劃》十大重點(diǎn)任務(wù)之一，明確各區(qū)要一體謀劃區(qū)信息化建設(shè)與數(shù)字檔案館建設(shè)工作，確保“十四五”期間全部建成數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源的在線接收和共享利用。16個(gè)區(qū)均將數(shù)字檔案館建設(shè)列入本地區(qū)“十四五”時(shí)期信息化規(guī)劃，同時(shí)海淀區(qū)還將其納入《“十四五”時(shí)期“智慧海淀”建設(shè)規(guī)劃》，石景山區(qū)將其列入智慧城市建設(shè)重點(diǎn)工作任務(wù)清單，通州區(qū)將其納入副中心智慧城市總體建設(shè)項(xiàng)目。各區(qū)抓住本區(qū)域信息化發(fā)展機(jī)遇推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)工作，既能借力，又能更好地發(fā)力。

三是業(yè)務(wù)架構(gòu)是基礎(chǔ)。數(shù)字檔案館系統(tǒng)要以檔案業(yè)務(wù)管理與服務(wù)需求為導(dǎo)向，結(jié)合工作實(shí)際，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)字資源的智能化管理；系統(tǒng)建設(shè)務(wù)必以檔案工作現(xiàn)有業(yè)務(wù)架構(gòu)為基礎(chǔ)，綜合考慮各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作實(shí)際，以及彼此之間的銜接，既能夠全部涵蓋，又能夠操作便捷、運(yùn)轉(zhuǎn)流暢，還要符合業(yè)務(wù)規(guī)范和工作習(xí)慣。這需要各部門(mén)業(yè)務(wù)人員在項(xiàng)目前期調(diào)研、施工建設(shè)、后期運(yùn)行等過(guò)程中全程深度參與，全面梳理收、管、存、用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，并在系統(tǒng)中建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作更加有序。特別是在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)基本完成、投入試運(yùn)行的階段，一定要深度試用，不斷磨合優(yōu)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。北京市各區(qū)在數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)前期均開(kāi)展了充分調(diào)研，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中多次圍繞業(yè)務(wù)功能組織深度研討。已完成驗(yàn)收的3個(gè)區(qū)，在系統(tǒng)上線后進(jìn)行了多輪完整測(cè)試和內(nèi)部試用，并根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)工作需求和工作人員操作習(xí)慣列出問(wèn)題清單，逐項(xiàng)進(jìn)行功能調(diào)整和優(yōu)化，確保系統(tǒng)功能完備、運(yùn)行流暢、工作人員使用意愿高、服務(wù)對(duì)象滿(mǎn)意度高，從而全面提升業(yè)務(wù)能力，有效推動(dòng)檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)走向深入。

四是數(shù)字資源建設(shè)是核心。檔案數(shù)字資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源集成共享、統(tǒng)一管理和開(kāi)展社會(huì)化服務(wù)的基石。從當(dāng)前信息化基礎(chǔ)和電子政務(wù)環(huán)境現(xiàn)狀、現(xiàn)有館藏?cái)?shù)據(jù)基礎(chǔ)和進(jìn)館單位信息化條件來(lái)看，在未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化仍是各地檔案數(shù)字資源建設(shè)的重要途徑和主要來(lái)源，因此要加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)展，做好進(jìn)館檔案的數(shù)字化工作，同時(shí)對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面梳理核查，確保數(shù)字化成果和實(shí)體檔案一一對(duì)應(yīng)。北京市檔案局自區(qū)級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)工作啟動(dòng)伊始就明確提出規(guī)范檔案數(shù)字資源是數(shù)字檔案館建設(shè)的重中之重，要求區(qū)檔案館核查館藏檔案案卷級(jí)、文件級(jí)機(jī)讀目錄和已完成數(shù)字化的檔案門(mén)類(lèi)、數(shù)量、質(zhì)量并就發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改，有序接收立檔單位電子檔案、數(shù)字化成果，采集、接收與館藏檔案相關(guān)的數(shù)字資源，建立滿(mǎn)足不同工作需求、適用于不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的資源庫(kù)，確保檔案數(shù)字資源全面、準(zhǔn)確、規(guī)范和有序管理。3年來(lái)，北京市各區(qū)檔案館不斷在增加資源數(shù)量、提升數(shù)據(jù)質(zhì)量上下功夫。目前，有14個(gè)區(qū)檔案館館藏檔案數(shù)字化率已達(dá)到90%以上；11個(gè)區(qū)檔案館在開(kāi)展數(shù)據(jù)核查時(shí)，應(yīng)用OCR技術(shù)對(duì)館藏檔案數(shù)字化成果進(jìn)行數(shù)據(jù)化。其中，昌平區(qū)檔案館館藏檔案數(shù)據(jù)化率已達(dá)100%，并搭建了館藏全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了館藏檔案全文內(nèi)容檢索，極大地提高了檢索效率及精準(zhǔn)度。

五是數(shù)據(jù)安全是底線。數(shù)字檔案館的安全包括檔案數(shù)據(jù)的安全、信息系統(tǒng)的安全和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全等。數(shù)字檔案館系統(tǒng)建成后，所有館藏檔案數(shù)據(jù)都將依托系統(tǒng)傳輸、存儲(chǔ)、管理和使用。在信息技術(shù)條件下，數(shù)據(jù)提取更為便捷，數(shù)據(jù)改動(dòng)更為簡(jiǎn)單，數(shù)據(jù)載體更為脆弱，數(shù)據(jù)管理更為復(fù)雜，從而面臨的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)也更大。北京市各區(qū)檔案館在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中始終把檔案數(shù)據(jù)安全擺在突出位置，同步建立起能夠涵蓋機(jī)房管理、設(shè)備管理、安全管理、人員管理、檔案數(shù)字資源管理等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的全方位全流程制度體系，注重在系統(tǒng)設(shè)備、數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全等級(jí)管理、網(wǎng)絡(luò)安全保障等方面筑牢安全屏障，夯實(shí)制度運(yùn)行和條件保障的工作基礎(chǔ)，保證檔案館各類(lèi)電子數(shù)據(jù)的原始性，保證數(shù)據(jù)不會(huì)因?yàn)槿藶榛蛟O(shè)備、環(huán)境等因素影響發(fā)生改變，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和檔案信息安全。

三、推動(dòng)北京市區(qū)級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)工作的具體路徑

結(jié)合實(shí)際，在下一步推進(jìn)北京市區(qū)級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)的具體工作中，還需要抓好以下六個(gè)方面的工作。

一是加強(qiáng)各方協(xié)同，推動(dòng)融合發(fā)展。增強(qiáng)溝通匯報(bào)意識(shí)，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)層面更多指導(dǎo)和支持。加強(qiáng)與經(jīng)濟(jì)和信息化局、政務(wù)服務(wù)和數(shù)據(jù)管理局、機(jī)要局、發(fā)展改革委、財(cái)政局等部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取在全市、區(qū)辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃與項(xiàng)目審批中，加入全流程實(shí)時(shí)歸檔功能的強(qiáng)制性要求，從源頭推進(jìn)電子文件歸檔管理工作，并在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等方面得到更多支持。

二是緊盯國(guó)家政策，完善相關(guān)制度規(guī)定。密切關(guān)注國(guó)家檔案局最新政策動(dòng)態(tài)，待《推進(jìn)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施方法》正式印發(fā)后，依據(jù)最新政策變化和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)制發(fā)《北京市推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)施辦法》，并據(jù)此有序開(kāi)展區(qū)級(jí)數(shù)字檔案館認(rèn)定工作。

三是夯實(shí)基礎(chǔ)，聚焦數(shù)字資源建設(shè)。以“存量數(shù)字化、增量電子化”為目標(biāo)，加強(qiáng)指導(dǎo)各區(qū)開(kāi)展檔案數(shù)字資源建設(shè)，著力夯實(shí)資源基礎(chǔ)。一方面努力推動(dòng)館藏應(yīng)數(shù)字化檔案數(shù)量達(dá)到相應(yīng)比例，并嚴(yán)格實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，進(jìn)行全程質(zhì)量控制、全面質(zhì)量檢查，提高和保障館藏檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、規(guī)范性；另一方面大力推進(jìn)有條件的區(qū)級(jí)協(xié)同辦公平臺(tái)或區(qū)屬單位電子檔案在線移交進(jìn)館，逐步探索電子檔案單套制管理。

四是提煉總結(jié)，形成可復(fù)制經(jīng)驗(yàn)。根據(jù)各區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)度和系統(tǒng)運(yùn)行效果，組織數(shù)字檔案館建設(shè)工作完成度、系統(tǒng)成熟度較高的1～2個(gè)區(qū)作為試點(diǎn)先期開(kāi)展認(rèn)定工作。隨后梳理認(rèn)定工作程序，總結(jié)認(rèn)定工作經(jīng)驗(yàn)，形成工作模板，并在此基礎(chǔ)上規(guī)范開(kāi)展其他各區(qū)的后續(xù)認(rèn)定工作。同時(shí)，指導(dǎo)通過(guò)認(rèn)定的區(qū)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，歸納并提煉建設(shè)工作和認(rèn)定工作等方面的工作方法、工作模式，為其他區(qū)繼續(xù)作好系統(tǒng)建設(shè)和準(zhǔn)備接受認(rèn)定工作提供借鑒。

五是系統(tǒng)謀劃，積極穩(wěn)妥推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。基于北京市信息化發(fā)展規(guī)劃、建設(shè)環(huán)境等因素，在穩(wěn)步推進(jìn)區(qū)級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)的同時(shí)，積極探索建立區(qū)域性集中式數(shù)字檔案室的可行性，系統(tǒng)謀劃市、區(qū)兩級(jí)數(shù)字檔案館、室間業(yè)務(wù)協(xié)同、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的路徑。

六是多措并舉，加大監(jiān)督指導(dǎo)力度。通過(guò)電話(huà)、微信、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種方式開(kāi)展監(jiān)督指導(dǎo)。其一，督促各區(qū)根據(jù)預(yù)計(jì)建成時(shí)間倒排工期、壓茬推進(jìn)各項(xiàng)工作，確保項(xiàng)目如期完工。其二，有針對(duì)性地開(kāi)展分類(lèi)指導(dǎo)，督促建設(shè)進(jìn)展滯后的區(qū)加快后續(xù)工作、正在進(jìn)行或已完成系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的區(qū)根據(jù)實(shí)際細(xì)化需求、優(yōu)化功能。其三，引導(dǎo)各區(qū)立足區(qū)位優(yōu)勢(shì)和資源稟賦，進(jìn)一步深入挖掘館藏檔案資源，研究謀劃本區(qū)檔案工作的亮點(diǎn)，打造獨(dú)具本區(qū)檔案特色的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。

作者單位：北京市委辦公廳（市檔案局）