“總分館”制下的藏品管理系統建設思路

摘 要：南京市博物總館是全國最先嘗試、成功運行“總分館”創新體制的博物館。不同于單館藏品管理系統，“總分館”制下的藏品管理系統建設具有更多的特殊性，既要解決單館藏品的管理問題，還要解決多館之間的藏品資源共享互通、跨館藏品業務處理等難題。文章主要論述了總館藏品管理系統建設過程中遇到的技術難題，探索了“總分館”制下的藏品信息化管理方法。

關鍵詞：總分館；藏品信息化；藏品管理系統；博物館

DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2025.02.014

博物館構建以藏品為核心的信息化管理體系是博物館建設和發展的重要方向，也是推動博物館智慧化、高質化發展的必然舉措。現階段的藏品管理系統已經遠遠超越了單純的表格化統計工具，成了智能化、可視化的綜合性管理平臺。技術賦能藏品管理業務高質量發展，但各大博物館建設藏品管理系統時，仍會面臨許多復雜的實際問題。南京市博物總館是全國第一家基于“總分館”創新體制的博物館，既有綜合類博物館，也有專題類博物館，面臨著多館藏品資源調度、多庫區管理、復雜的人員結構等諸多難題。總館藏品管理系統建設不僅涉及藏品管理問題，還涉及資源聯動、資源共享和權限設置等問題。本文就總館藏品管理系統建設過程中遇到的技術難點進行論述，探索“總分館”制下的藏品信息化管理新思路。

1 藏品信息化管理發展

信息技術變革了藏品管理方式，每一項新技術都為藏品管理能效提升提供了新的解決方法。自1984年上海博物館率先使用計算機進行藏品編目以來，我國藏品信息化管理工作已經有了四十年的經驗，大致經歷了由紙質化管理到電子化管理、由表格式管理到數據庫式管理、由本體信息管理到大數據綜合管理三個階段，目前正向智慧化、大數據化管理方向發展。信息化技術為博物館藏品信息化管理帶來了新的機遇和挑戰。藏品信息化管理有效提升了博物館藏品業務效率和便捷度：一是提供了信息化檢索方式，徹底改變了傳統的藏品編目卡片和多種編目機制并行的笨辦法；二是豐富了藏品資源的分類方法，完善了藏品資源類型，有效支撐了高質研究、辦展需求；三是提升了藏品信息更新的時效性，減少了信息不一致問題；四是為實時監控藏品動態提供了可能；五是促進了藏品智慧化管理發展，為更深層次的藏品數據挖掘、資源共享聯動提供了可能。近年來，藏品數據價值得到了各大博物館的重視，大數據、知識圖譜等成熟技術在文博領域得到了廣泛應用，虛擬現實、大數據、人工智能等新技術也為博物館藏品的深度研究、深度融合，提供了更強大的技術支撐。

2 藏品管理系統建設思路

現階段，我國的博物館管理方式還沒有系統的標準，各地博物館的藏品管理方式具有差異性，很難保障藏品管理系統的標準化建設。所以，基于上述現狀，總館藏品管理系統建設首先需要確立標準化建設的理念，在遵循藏品管理規范和庫房管理規范等國家規范的前提下，既要滿足通用性，又要貼合總館的實際工作，這樣才能實現藏品資源的高效管理。總館藏品管理系統建設主要從業務管理思路和信息化建設思路兩個方面出發（圖1）。

2.1 業務管理思路

2.1.1 全生命周期管理模式

藏品全生命周期管理本質上就是實現藏品業務流程打通、數據打通，實現藏品的全程監管。藏品全生命周期管理模式是對藏品從接收、鑒定、登賬、編目和建檔，到庫房管理、藏品提用、撤銷退出和統計，以及保養、修復、復制等全過程進行嚴格制度規定和全生命周期管理，將內部控制覆蓋到全部過程的每個細節，實現藏品業務的精細化管理。傳統的藏品管理系統主要是對藏品進行檔案登記式管理，未能涵蓋藏品登記前事項，以及藏品退出等管理機制；另外，藏品管理系統未能與館內的展覽、保護、研究、文創、服務等業務密切關聯，在藏品資源的交付上存在信息化斷檔。因此，總館藏品管理系統借鑒了南京博物院藏品管理系統開發經驗，將藏品管理納入全生命周期管理，實現藏品業務全流程打通。因為藏品業務涉及博物館的各個部門，所以自頂向下打通，需要統籌規范，除了業務邏輯上的打通與各系統之間藏品信息的實時交互外，還需要考慮各類硬件設施的打通問題。目前，總館藏品管理系統主要以時間軸的方式顯示藏品動態管理情況，是藏品各類動態（入藏、鑒定、展覽、修復等）的信息匯總，與藏品的實時性監控還存在一定差距。智能終端的介入是實現藏品信息動態化管理的關鍵，如RFID技術是實現藏品快速識別的重要技術手段。藏品在運輸途中的監管問題，也是博物館行業需要積極探索的地方。

2.1.2 分層級管理模式

分層級管理是實現藏品管理業務分層、權限分級、數據分類的必然選擇，以確保藏品管理系統權責分明、數據安全、系統安全。

一是業務分層。“總分館”制下的藏品管理系統需要解決單館內、分館間、館際間藏品資源的調度問題；既要實現藏品資源的統一管理、統一管控，又要實現藏品資源的靈活調度，促進藏品資源的共享互通。總館藏品管理系統采用了單系統多流程的處理方式，即將館內、館間、館際的藏品管理流程分隔開來，減小權限設置復雜度，做到流程分明、操作簡捷、審核高效。同時，將不同的藏品業務進行分層管理，將藏品保管、藏品利用、藏品查詢等業務分開，做到模塊復用，減少關聯耦合，易于維護更新。

二是權限分級。總館藏品管理系統基于系統模塊和功能點進行權限設置，主要分數據權限、對象權限和崗位權限三類。數據權限分為兩類控制方式：涉及業務流程的，通過工作流平臺進行控制；不涉及業務流程的，在界面中采用通用的控制方法。對象權限綜合對象角色和崗位職責，設置各對象所能訪問的功能模塊，主要設置了總賬管理員、庫管員、保管部主任、分管領導、普通人員等權限。崗位權限則根據崗位工作需求，設置用戶訪問權限，主要設置了保管部門和非保管部門、審批部門和非審批部門。

三是數據分類。總館藏品管理數據主要分為藏品臺賬數據、庫房數據、統計數據、藏品關聯資料、異體字數據庫、墓葬數據，以及角色權限管理數據、系統設置數據等。根據數據安全和訪問權限，總館藏品管理系統對數據進行了分級、分類管理，進行授權訪問，確保藏品數據安全。

2.2 信息化建設思路

總館藏品管理系統開發的主要思路就是基于模塊化設計、前后端分離，實現模塊的“高內聚、低耦合”，提高代碼開發效率、復用性和可擴展性。基于這樣的開發理念，總館藏品管理系統構建了大量相似的功能模塊，并通用定制化、差異化開發，增加了模塊的復用率。經后期檢驗，證明這種理念是有效的。

2.2.1 三層架構理念

總館藏品管理系統基于Java技術進行開發，采用了MVC開發模式，是一種典型的三層架構，實現數據端、控制端、展示端分離。這種架構最大的好處是實現了前后端分離，提升了開發效率和代碼的可移植性。這樣前后端開發人員可以同步設計，縮短開發周期，相似的功能模塊只需簡單定制便可復用。

2.2.2 模塊化設計

總館藏品管理系統采用面向服務的體系架構（SOA）進行組件化設計，將系統功能分成藏品管理、庫房管理、保護研究、展覽文創、查詢統計五大模塊，各模塊下再根據權限設置分設若干子模塊；構建檢索、統計、報表等通用功能模塊，增加功能的可復用性；建立業務信息點數據字典和通用編碼表，供各模塊調用，并分析各模塊（節點）之間的調用關系，避免重復設計和數據庫基表的重復定義。

2.2.3 分布式管理

分布式管理降低了功能模塊之間的耦合程度，為后期各類資源擴展、代碼功能提升提供了更高的靈活度，同時提高了系統的安全性。總館藏品管理系統的前后端、功能端、數據端分別部署于不同的服務器節點，實現藏品數據資源與藏品信息分離、存儲和備份分離。藏品管理系統通過對這些節點的資源、服務、數據進行統一的協調、控制和優化，實現整個系統的高效、穩定、可靠運行。

3 藏品管理系統關鍵性問題解決方案

3.1 標準化建設問題

藏品信息化建設最關鍵的就是標準化問題。標準化是實現藏品管理系統規范化建設、信息共享、資源互通的前提。在總館各分館藏品資源整合的時候，標準化建設的重要性就體現出來了。鑒于歷史原因，總館各分館的藏品編號編碼規范、藏品命名規范存在差別，甚至會出現藏品重號的問題，為了解決此類問題，藏品管理系統借鑒全國可移動文物普查平臺規范，確立了總館藏品統一編碼規范，同時將原藏品編碼作為子項，以保證與歷史數據一致，與文物普查數據保持一致。

藏品登錄指標是藏品管理的核心，也是藏品管理系統標準化建設的基礎。藏品信息指標體系主要由藏品屬性信息和藏品管理工作信息構成；同時，還包括與藏品及藏品管理工作密切相關的其他對象的信息，如藏品相關文檔、研究資料、影像資料信息等。總館藏品指標體系主要根據《中華人民共和國文物保護行業標準WW/T 0017-2013館藏文物登錄規范》、第一次全國可移動文物普查登錄指標和總館藏品管理指標綜合制定，主要由藏品本體屬性信息、管理信息和影像信息三部分構成。藏品本體屬性信息由“基本指標項”“擴展指標項”“其他指標項”三類構成。其中，“基本指標項”根據文物普查指標制定，實現館藏臺賬與普查臺賬的無縫對接；“擴展指標項”由更詳細的指標項構成，以滿足各類藏品的個性化登錄需求；“其他指標項”則根據實際工作中遇到的一些特殊要求，對藏品指標進行動態拓展，以滿足館內實際工作需要。管理信息由權限設置指標體系、藏品業務管理指標體系等構成，涉及藏品業務的審批管理、權限控制、統計分析等內容。影像信息則由影像指標構成，涉及普清影像、高清影像、三維模型、音頻文件、視頻文件、其他資源，用以構建總館藏品數據資源體系。

3.2 藏品數據資源整合問題

藏品數字資源是藏品資源的重要組成部分。傳統藏品管理系統因其功能限制，主要對藏品檔案和藏品照片進行管理，未能加強對藏品研究資料、影像資料的管理利用。所以，總館藏品管理系統單獨建設了“影像臺賬”子模塊，實現對藏品資源的集中管理，并通過唯一編號與藏品直接關聯，實現數據資源的交叉檢索。用戶既能通過“影像臺賬”查找同類藏品的數據資料，也能通過檢索藏品查找到關聯的數據資料，為展覽、研究提供學術性支撐資料，同時增加數據資源的利用率。現階段總館的藏品資源管理顯得智慧化不足，還需進一步豐富數據資源標簽，拓展檢索維度，加強資源間的關聯性。

3.3 跨館所藏品調度問題

傳統的藏品管理方法往往無法滿足跨館協作的高效需求，“總分館”制解決了分館間的藏品資源調用問題，但仍不免存在信息共享滯后的情況。藏品信息的動態同步是實現藏品信息快速更新的關鍵。現階段，總館所有藏品業務實現在線統一管理，各分館藏品業務實時動態在線顯示、實時反映藏品狀態信息，所有使用人員都能及時了解到藏品的借調狀態、藏品的保存狀況，并及時跟進相關業務。通過藏品資源信息共享、藏品借用預約申請等機制，降低了聯合辦展的管理難度；藏品出入庫在線動態管理，為后期的藏品出庫跟蹤預留接口，實現對藏品的全程監管。

3.4 藏品系統動態管理問題

藏品管理系統的動態管理：一是要解決系統信息更新的時效性；二是要解決業務關聯的問題。藏品管理系統的動態性與藏品業務的高效性密切相關，在“總分館”制下，藏品信息的一致性顯得非常重要，建立完善的信息共享、關聯機制，能夠保障藏品信息的實時有效。

3.4.1 狀態信息更新

傳統的藏品管理系統是檔案式管理系統，藏品信息更新周期慢，數據資源難以有效關聯，嚴重阻礙了藏品業務的高效開展。總館藏品管理系統采用了動態更新機制，藏品狀態信息與藏品業務直接動態關聯，提升了藏品管理系統的動態性、信息更新的時效性。隨著藏品業務開展，藏品的狀態信息和位置信息自動更新，這樣保管人和使用人便能夠實時看到準確的藏品狀態信息。

3.4.2 資源動態關聯

總館藏品資源管理采取“集中”加“分散”管理模式，既可由“影像臺賬”管理人員進行集中管理，也可由保管人員進行單獨管理。兩種管理模式由藏品編號唯一識別，既解決了藏品與資源動態關聯問題，又解決了資源的集中管理問題，提高了管理能效。藏品利用信息以“記錄”的形式保存到藏品時間軸中，并與藏品檔案直接關聯，動態生成藏品檔案報表。

3.4.3 跨系統關聯問題

因為網絡、基礎環境設施等障礙，部分系統無法與藏品管理系統直接打通。鑒于此，技術人員保留了單獨的數據接口，為系統升級改造留下了可能。

3.5 藏品的檢索與統計

檢索功能在藏品管理系統中扮演著至關重要的角色，它不僅是系統最基礎的功能，也是確保藏品能被精確搜索并支持業務高效運作的關鍵。總館藏品管理系統確立了統一的數據資源存儲規范，并為全館提供唯一的檢索入口，實現跨館式數據檢索。此外，系統還針對各類業務需求，設置獨立的嵌入式檢索框，以方便使用者更快、更精準地定位藏品。

在藏品數量相對較少時，檢索性能可能不是很顯著。但是隨著藏品數量的增長，檢索性能的好壞便成了影響效率的關鍵因素。檢索性能主要通過檢索速度和命中率兩個指標衡量。為了優化檢索效率，總館藏品管理系統采取了以下措施：一是增加檢索索引，通過優化數據庫索引，提高檢索效率（圖2）；二是增加圖片預處理功能，實現預覽圖片自動壓縮，減少數據加載量；三是采用分級分類索引，提升檢索的準確性和效率；四是建設專題庫，增加藏品宏觀分類，縮小檢索范圍（圖3）。

4 總結與展望

藏品信息化管理的進步依賴于技術與管理等諸多方面，需要持續地研究和創新。每一項新技術都為博物館藏品信息化管理工作提供了新思路。總館藏品管理系統建設是“總分館”制下的一次創新嘗試，有效地解決了總館藏品信息化管理工作中的一些實際問題，如全生命周期管理、標準化建設、資源的整合與共享及動態管理等，但仍有許多難題需要深入研究。通過技術提升博物館管理能效是博物館高質發展的必然趨勢，但技術必須貼合博物館發展實際。同時，博物館也需要注重管理方式的改革創新，這樣技術與管理才能相輔相成，共同促進文博行業的高質發展。

參考文獻

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