鐵路建設項目檔案管理標準體系研究初探

摘 要：鐵路作為重要的公共交通工具，其安全運行關系到人民群眾的生命財產安全，鐵路建設項目檔案是鐵路建設過程的重要記錄，對鐵路事業的發展具有重大價值。本文以濟青高速鐵路有限公司為例，對鐵路建設項目檔案管理標準體系展開初步研究，標準體系的建立可以確保鐵路建設項目檔案的完整、準確和可追溯性，這有助于提高整個鐵路行業的管理水平，保障鐵路建設項目的順利進行和高質量完成，為鐵路的安全運營提供保障。

關鍵詞：鐵路建設項目，檔案管理，標準體系

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2025.01.015

0 引 言

在當今快速發展的時代，鐵路作為國家重要的基礎設施，對于經濟發展和社會進步起著至關重要的作用。鐵路建設項目規模龐大、技術復雜、涉及面廣，其檔案管理工作的重要性不言而喻。檔案作為鐵路建設項目的歷史記錄，不僅是項目建設過程的見證，更是后續鐵路運營、維護、改造以及科學研究的重要依據。

以濟青高速鐵路有限公司為例，濟青高速鐵路作為山東省內的重大交通基礎設施項目，其建設過程中產生了大量的檔案資料。這些檔案涵蓋了從項目規劃、設計、施工到竣工驗收等各個階段，涉及工程技術、合同管理、財務管理、安全質量等多個方面，囊括了建設、施工、監理等多個單位。如何對這些檔案進行科學、規范、有效的管理，是濟青高速鐵路有限公司面臨的一項重要任務。

檔案管理對于項目建設本身、鐵路行業的發展以及社會和經濟的發展都具有重要的意義。對于鐵路建設項目本身而言，可以確保項目質量可追溯、保障項目建設的規范性從而提高項目建設的效率；對于鐵路行業發展而言，可以積累豐富的行業知識和經驗、促進鐵路建設標準化從而提升整個鐵路行業的管理水平，保證鐵路建設項目的順利進行和高質量完成；對于社會和經濟發展而言，可以為經濟發展提供決策依據、保障鐵路公共安全和利益、促進文化傳承和歷史研究。

因此，開展鐵路建設項目檔案管理標準體系研究具有重要的現實意義。通過構建科學合理的檔案管理標準體系，可以規范鐵路建設項目檔案管理工作，提高檔案管理的質量和效率，為鐵路建設事業的可持續發展提供有力保障。本研究以濟青高速鐵路有限公司為切入點，旨在探索適合鐵路建設項目的檔案管理標準體系，為其他鐵路建設項目的檔案管理提供參考和借鑒。

1 現狀分析

隨著鐵路建設的不斷發展和對項目管理要求的日益嚴格，國家和行業陸續出臺了一系列相關的法規、標準。各參建單位逐漸認識到檔案作為項目建設重要歷史記錄的價值，開始加大對檔案管理的投入。

建設單位也結合實際情況，制定了具體的檔案管理制度和辦法，如在檔案收集方面，規定了各參建單位應提交的檔案內容和時間節點；在檔案整理方面，制定了統一的分類標準和編號規則；在檔案保管方面，明確了檔案庫房的建設標準和安全要求等。隨著信息技術的飛速發展，鐵路建設項目檔案管理信息化建設也在逐步推進。一些建設單位引入了檔案管理軟件和數據庫系統，實現了檔案的在線查閱、借閱和審批，提高了檔案檢索和利用的效率，同時也降低了檔案管理的成本。盡管鐵路建設項目檔案管理取得了一定的成績，但仍然存在一些問題。

1.1 管理體制方面

鐵路建設項目檔案管理在管理體制方面存在管理機構不健全和管理制度不完善的問題。

管理機構不健全主要體現在一些鐵路建設項目沒有設立專門的檔案管理機構，或者檔案管理機構職責不明確，與其他部門之間的職責劃分不清，導致檔案管理工作無人負責或多頭管理，工作效率低下。

管理制度不完善主要體現在部分鐵路建設項目缺乏完善的檔案管理制度，對檔案的收集、整理、歸檔、保管和使用等環節沒有明確的規定和流程，導致檔案管理工作無章可循。

1.2 管理過程方面

鐵路建設項目檔案管理過程中的問題主要體現在如下四個方面：

（1）檔案收集不及時、不完整：由于鐵路建設項目周期長、涉及面廣，檔案資料的產生分散在各個階段和各個部門。一些參建單位在檔案收集過程中，沒有及時跟蹤項目進度，導致檔案資料收集不及時。同時，由于部分參建人員檔案意識淡薄，一些重要的檔案資料沒有得到及時收集，造成檔案不完整。

（2）檔案整理不規范：鐵路建設項目檔案種類繁多，包括工程技術檔案、財務檔案、聲像檔案等。一些檔案管理人員缺乏專業知識和技能，在檔案整理過程中，沒有按照國家和行業標準進行分類、編號和裝訂，導致檔案整理不規范。

（3）檔案保管條件差：部分鐵路建設項目的檔案保管條件簡陋，沒有專門的檔案庫房，檔案存放混亂，容易受到潮濕、火災、盜竊等因素的影響，導致檔案損壞或丟失。

（4）檔案利用效率低：由于檔案管理信息化水平不高，檔案檢索和查詢困難，導致檔案利用效率低下。一些檔案管理人員服務意識不強，對檔案使用者的需求不夠重視，影響了檔案的使用效果。

1.3 人員素質方面

鐵路建設項目檔案管理涉及工程技術、檔案學、信息技術等多個領域的知識，對檔案管理人員的專業素質要求較高。然而，目前一些檔案管理人員缺乏相關的專業知識和技能，不能滿足檔案管理工作的需要，也沒有接受到足夠的專業知識培訓[1]。

2 鐵路建設項目檔案管理標準體系構建

2.1 構建原則

2.1.1 科學性原則

在充分考慮國家和行業現行的檔案管理法規、標準的前提下，構建標準體系，并依據檔案學、管理學、工程學等相關科學理論，運用系統分析、分類編碼等科學方法，確保標準體系的合理性、有效性與上位標準的一致性和協調性。

2.1.2 實用性原則

標準體系的構建應以滿足鐵路建設項目檔案管理的實際工作需求為出發點，針對檔案管理中的重點、難點問題，制定切實可行、內容簡潔明了的標準，便于檔案管理人員理解和執行。

2.1.3 系統性原則

標準體系應涵蓋鐵路建設項目檔案管理的全過程，包括檔案的收集、整理、移交、保管、利用和銷毀等各個環節，確保檔案管理工作的系統性和完整性。體系中的各項標準應相互協調、配套，形成一個有機的整體。不同標準之間不存在矛盾和沖突，實現檔案的高效管理。

2.1.4 先進性原則

應積極借鑒國內外先進的檔案管理經驗和技術，結合鐵路建設項目的實際情況，構建具有前瞻性的標準體系，能夠適應鐵路建設行業的發展趨勢和未來需求。隨著鐵路建設技術的不斷進步和管理模式的不斷創新，檔案管理標準也應不斷更新和完善。

2.1.5 動態性原則

標準體系的構建是一個不斷完善的過程，應持續關注檔案管理工作的發展動態，隨著檔案管理法規的修訂、鐵路建設項目管理要求的變化，標準體系應及時進行評估和修訂，不斷改進和優化標準體系[2]。

2.2 標準體系構建

2.2.1 標準化對象的確立

遵照標準體系構建原則，通過對當前鐵路建設項目檔案管理的實際情況的分析，標準體系的搭建主要是圍繞著檔案從無到有的全生命周期進行，包括項目文件的收集、整理、檔案移交、保管、使用和銷毀等流程。標準體系構建過程中，優先搜集相關的國家標準、行業標準、地方標準、團體標準。除此之外，可根據具體情況，制定相關的企業標準，滿足鐵路建設項目檔案管理的可持續發展的需要[3]。

2.2.2 標準體系框架搭建及主要內容

以濟青高速鐵路有限公司為例，鐵路建設項目檔案管理標準體系如圖1所示。

標準體系由4大子體系構成，主要包括通用基礎標準分體系、業務標準分體系、技術標準分體系以及管理標準分體系。隨著法律法規、鐵路建設技術以及項目管理要求的不斷進步，每個分體系包含的標準數量和質量也會有相應的增減和修訂，因此，該標準體系實行動態管理，可以根據具體情況進行擴充和調整。

（1）通用基礎標準分體系。該部分在鐵路建設項目檔案管理標準體系中具有廣泛指導和制約作用，主要囊括標準化工作標準子體系、術語與縮略語標準子體系、符號與標志標準子體系、分類與編碼標準子體系等內容。標準化工作標準是開展標準體系活動、實現標準化管理而收集、制定的標準。術語與縮略語標準明確鐵路建設項目檔案管理中涉及的專業術語和常用的較長詞句縮短省略成較短的詞語，確保各參與方在交流和工作中有統一的理解。符號與標志標準規定檔案管理中使用的符號和標志，使檔案管理更加規范和統一。分類與編碼標準制定科學合理的檔案分類編碼體系，便于檔案的整理、存儲和檢索。分類應涵蓋鐵路建設項目的各個方面，如工程設計、施工、監理、設備采購等。

（2）業務標準分體系。該部分主要包含了檔案的全生命周期的管理包括項目文件收集與整理、項目檔案的歸檔與移交、檔案保管、使用以及銷毀等內容。

檔案的收集標準明確檔案收集的范圍、時間節點和責任主體，確保檔案的完整性和及時性。收集范圍應包括項目建設過程中的各種文件、資料、圖紙、照片等。檔案的整理標準包括制定檔案整理的原則、方法和流程，包括檔案的分類、組卷、編號、裝訂等，確保檔案的規范性和有序性。檔案的歸檔標準確定檔案歸檔的條件、程序和要求，包括歸檔文件的質量要求、歸檔時間和歸檔手續等，確保檔案的安全和可靠。檔案的移交入庫標準包括檔案接收、登記以及分類上架等內容。檔案的保管標準內容為檔案保管的環境要求、設施設備標準和安全管理措施，確保檔案的長期保存和完好無損。檔案使用標準明確使用的范圍、方式和審批程序，確保檔案的合理使用和信息安全。使用范圍應包括內部查閱、對外借閱、復制等。銷毀應包括銷毀條件、銷毀程序等內容。

（3）技術標準分體系。該部分是為了檔案使用的便捷性以及降低檔案的管理成本而制定的規范性文件，包括檔案數字化標準子體系、電子檔案管理標準子體系、檔案信息系統建設標準3部分。

檔案數字化標準規定檔案數字化的技術要求、質量標準和工作流程，確保數字化檔案的真實性、完整性和可用性。電子檔案管理標準制定電子檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用標準，包括電子文件的格式要求、元數據標準、存儲介質選擇等，確保電子檔案的安全和有效管理。檔案信息系統建設標準明確檔案信息系統的功能需求、技術架構和數據標準，確保系統的穩定性、可靠性和兼容性。

（4）管理標準分體系。該部分是為了更好地完成鐵路建設項目檔案管理而制定的規范性文件，涵蓋了檔案管理人員崗位標準子體系、檔案管理保障標準子體系、檔案管理監督檢查標準子體系。

崗位標準是高標準、高效率地提高員工工作質量的一項重要基礎工作。濟青鐵路建設項目檔案管理崗位工作標準分體系縱向拓展到監理單位、施工單位，橫向涵蓋公司各個相關部門，包括了決策層崗位標準、管理層崗位標準、操作層崗位標準三個層面的標準，保證每個崗位都有自己的工作標準，進而實現工作執行程序化、工作流程控制化、工作方式標準化及管理工作規范化。檔案管理保障標準包括檔案管理機構設置、人員配備、經費保障、考核評價、設備設施以及環境與能源等，確保檔案管理工作有章可循。檔案管理監督檢查標準確定檔案管理監督檢查的內容、方法和程序，確保檔案管理工作符合標準要求。

3 結 語

通過對以濟青高速鐵路有限公司為例的鐵路建設項目檔案管理標準體系的初步研究，我們深切體會到檔案管理在鐵路建設項目中的重要性和復雜性。在研究過程中，我們發現建立科學合理的檔案管理標準體系對于確保鐵路建設項目檔案的完整、準確、規范和安全具有至關重要的意義。

這不僅有助于提高項目建設的管理水平和質量，為項目的順利實施和竣工驗收提供有力保障，還能為鐵路行業的可持續發展積累寶貴的經驗和知識財富。

以濟青高速鐵路有限公司為代表的鐵路建設項目在檔案管理方面取得了一定的成績，但也面臨著一些挑戰和問題。通過對這些問題的分析和研究，提出了構建檔案管理標準體系的思路和方法，這將有助于提高鐵路建設項目檔案管理的規范化、標準化和信息化水平。然而，鐵路建設項目檔案管理標準體系的研究是一個長期而復雜的過程，需要不斷地探索和實踐。在未來的工作中，應進一步加強對檔案管理標準體系的研究和完善，結合鐵路建設項目的實際情況，不斷優化標準內容和實施方法。同時，要加強對檔案管理人員的培訓和教育，提高他們的專業素養和業務能力，確保標準體系的有效實施。

此外，還應積極借鑒國內外先進的檔案管理經驗和技術，不斷創新檔案管理模式和方法，提高檔案管理的效率和質量。通過各方的共同努力，推動鐵路建設項目檔案管理工作不斷邁上新臺階，為鐵路事業的發展做出更大的貢獻。

參考文獻

[1]李立明.鐵路建設項目檔案管理中的難點問題及應對措施[J].山西檔案，2022（3）：155-160.

[2]韓春梅，張廷富，趙紅紅.山東省道理交通事故標準體系研究初探[J].中國標準化，2017（12）：29-31.

[3]董懷敏，韓春梅，陳海峰.公共資源交易服務標準體系研究初探[J].中國標準化，2023（14）：61-70.

作者簡介

高世超，高級工程師，研究方向為鐵路建設項目的項目檔案管理。

韓春梅，通信作者，碩士研究生，高級工程師，研究方向為社會管理及公共服務、現代服務業標準化。

（責任編輯：袁文靜）