基于信息技術的高校檔案創新管理研究

王君

內容摘要：高校檔案信息化管理既是高校管理的重要內容，也是評估高校信息化建設水平的指標之一。高質量的檔案管理不僅能更好地為高校教學、科研、行政等服務，還有利于高校對接和融合社會信息化建設，向社會提供高質量的信息服務和優質的高校資源。本文立足于現代信息技術，探討創新高校檔案管理的策略。

關鍵詞：高校 檔案管理 信息技術 創新

高校檔案信息化管理系統作為高校管理系統中十分重要的組成部分，其建設一定程度上代表了高校的信息化建設水平。隨著社會的進步和發展，人們對高等教育的關注度越來越高，高校辦學規模也越來越大，師資力量越來越雄厚，學生生源規模不斷拓大，這將極大地增加了高校檔案管理工作難度。高校如果不積極改進傳統的檔案管理模式和體系，將難以適應這一變化。高校應充分發揮信息技術在檔案管理中的優勢，將信息技術引入檔案管理工作中，構建開放、共享、交互的檔案信息管理新模式，提升高校檔案管理工作質量，加快高校信息化建設速度。

一.高校信息化檔案建設的重要性

信息化檔案管理是高校適應社會發展的必然選擇，相較于傳統檔案管理，信息化檔案管理有很多的優勢，主要體現在以下兩個方面：

一是提高檔案管理工作效率。傳統的檔案管理檔案管理環境比較封閉，對工作人員的依賴性加大，從編輯、歸檔到調取應用都是以人工方式進行，檔案信息更新較慢，檔案保存的時間較短，安全性不高，檔案處理效率低。信息化檔案管理模式利用先進的技術和理念，借助信息技術處理檔案資料，能有效提升檔案資料分類整合速度，其數字存儲技術還能擴充檔案資料的存儲量，保障檔案資料的私密性和安全性。高校還可以借助互聯網技術構建檔案信息平臺，使檔案工作人員從檔案中資料整理和保存工作中解脫出來，利用計算機技術深層次挖掘、分析、處理檔案數據。不僅如此，高校檔案信息化管理還可以為高校各項信息化管理工作提供支持，有利于高校整體信息化建設。[1]

二是加速高校和社會之間的融合。信息技術已經進入各行各業并對社會形成全方位的沖擊，也正改變著社會的工作方式。在社會信息化水平不斷提升的當下，高校開展檔案的信息化管理，不僅可以提升自己的檔案管理質量，還能跟上社會進步的步伐，增加社會力量和高校管理之間的融合力度，使高校信息化檔案管理承擔起應盡的傳承文化職能，通過信息教育、科技教育、人文教育等多領域教育更好地服務社會，為社會、文化、經濟多元化發展提供原動力。也就是說，高校信息化檔案管理可以借助交融開放的互聯網平臺構建全新的檔案管理模式，為地區教育、經濟、文化以及科技的發展提供信息支持。社會力量也可以通過互聯網平臺查找、調取、利用高校檔案數據。作為社會信息化建設的一部分，高校檔案信息化管理打破了傳統檔案管理中信息封閉的桎梏，促使高校積極發揮信息交流服務、社會文化傳播的價值。

二.高校檔案信息化管理創新策略

縱觀當前高校檔案信息化管理實踐，不難發現高校在推進檔案信息化管理過程中還存在很多問題，比如信息技術水平較低、信息化管理基礎設施薄弱、檔案管理人員信息化水平參差不齊、 安全意識欠缺等，這些問提極大地限制了高校檔案的信息化管理。高校必須重視應采取有效的解決辦法，下面就高校檔案信息化管理策略進行詳細的闡述。

（一）從思想根源上重視檔案信息化管理

高校管理人員應重視檔案信息化管理工作，調動檔案管理人員的主觀能動性，鼓勵其利用業務時間了解信息化時代背景下檔案管理工作的特點、要求，學習檔案管理方面的規章制度，在校園內部形成科學的檔案管理理念。檔案管理人員在現代化檔案管理理念的引領下，積極轉變傳統的紙質檔案管理思路，為提升檔案管理工作效率而能力，向著快速、優質、高效的檔案管理方向邁進。檔案管理部門可以圍繞檔案信息化管理組織座談會，鼓勵檔案工作人員分享自己的見聞以及工作得失，探索和本校檔案管理相匹配的信息化建設路徑，結合學校檔案管理工作中出現的問題，找出有針對性的決策辦法，理清信息化檔案管理思路，使檔案管理人員真正認識到檔案信息化管理的價值。

（二）制定檔案信息化管理制度

高校檔案信息化管理工作效率和質量與管理制度是否完善有很大的關聯，高校應結合檔案管理實際情況制定檔案信息化管理制度。首先，高校管理人員應構建較為完善的檔案管理體系，理清檔案管理工作流程，并在此基礎上制定流程規范和相關的管理條例，應包括檔案資料的收集、整理、分類、利用等各個方面的內容，規范各項檔案信息化管理工作。其次，檔案管理部門應積極推行檔案信息化管理理念，明確檔案資料線上傳輸、電子格式、文檔標注、著錄制度等方面的管理細節。最后，高校還應做好信息化檔案安全防控管理，借鑒不同行業檔案管理教訓和經驗，構建完整的檔案資料安全保護制度，保障制度中應涵蓋數據庫建設、電子檔案、檔案資料提取利用等各項工作。同時應建立檔案管理風險預警和泄露處理制度，明確相關人員的檔案管理權限，判斷不同檔案的保密登記并做好相關的記錄，根據檔案的保密登記進行安全加密處理， 確保師生和社會各界在查閱、利用檔案資料過程中檔案信息的安全性，使高效檔案服務更快速、更高效、更便捷。

（三）加大基礎設施投入

檔案信息化管理，通俗的說就是高校將信息技術引入檔案管理工作中，發揮信息技術優勢。高校要開展信息化檔案管理，就必須確保擁有良好的物質條件。因此，高校應重視信息化建設，具體地可以從數據建設和硬件投入入手。[2]高校在推進檔案信息化管理過程中應充分發揮現有設備的功能，同時適當地加大人力、資金的等方面的投資力度，購置相關的基礎設施，確保檔案信息化管理物質條件滿足現實需求。高校在購置基礎設施時應充分聽取經驗豐富的檔案管理人員意見，結合學校現有的檔案管理設備以及檔案管理實情，購買有利于檔案信息化管理的基礎設施，并配置與之相匹配的處理軟件，構建檔案信息平臺，在保證設施信息技術含量的同時，降低不必要的成本支出，使預算控制更合理。