RPA數(shù)字員工在財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用探討

信息化浪潮為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的革新開啟了新的發(fā)展之門，同時(shí)也對(duì)企業(yè)提出了更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在這種形勢(shì)下，眾多企業(yè)紛紛致力于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，取得了明顯的成果，這為財(cái)務(wù)管理的數(shù)字化變革打下了牢固的基石。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心得以廣泛推廣，大數(shù)據(jù)、云技術(shù)、智能機(jī)器人等前沿科技為財(cái)務(wù)管理的改革注入了新的動(dòng)力，RPA數(shù)字員工的應(yīng)用在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中初露鋒芒，大幅提高了財(cái)務(wù)工作的效率，進(jìn)一步促進(jìn)了財(cái)務(wù)管理自動(dòng)化和智能化的進(jìn)程。

RPA數(shù)字員工在財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)用的必要性

企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，整合了財(cái)務(wù)管控、賬務(wù)處理以及稅務(wù)報(bào)送的眾多基本職能，這些職能通常展現(xiàn)出高頻次、業(yè)務(wù)量龐大、規(guī)范明確、手工操作頻繁以及處理周期長的特征。若仍舊采用傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)操作方式，不僅會(huì)消耗巨大的精力和時(shí)間成本，而且容易發(fā)生差錯(cuò)和遺漏，進(jìn)而影響工作效率，這種情況對(duì)一線財(cái)務(wù)人員而言，易使他們失去工作的熱情和創(chuàng)新能力，既影響了工作效率，又未能充分利用人力資源創(chuàng)造價(jià)值。相對(duì)而言，RPA數(shù)字員工恰好與財(cái)務(wù)共享中心的需求相匹配，通過軟件編程和流程配置，RPA數(shù)字員工能夠?qū)崿F(xiàn)全天候不間斷工作，顯著減少人力成本，在提升工作效率的同時(shí)，確保及時(shí)響應(yīng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人工操作的優(yōu)化替代。

RPA技術(shù)的應(yīng)用不僅極大提升了工作效率，同時(shí)也為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心節(jié)約了大量的運(yùn)營開支。通過接管部分勞動(dòng)密集型任務(wù)，企業(yè)能夠削減與人力資源相關(guān)的費(fèi)用，包括但不限于工資支出、培訓(xùn)投入以及員工福利。RPA自動(dòng)化機(jī)器人遵循既定程序，全年不間斷地執(zhí)行任務(wù)，不會(huì)出現(xiàn)疲勞或注意力不集中的問題，從而減少了錯(cuò)誤發(fā)生率和返工的費(fèi)用。此外，RPA技術(shù)的運(yùn)用還大幅降低了由人為錯(cuò)誤導(dǎo)致的潛在風(fēng)險(xiǎn)，保證了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的精確度和合規(guī)性，防止了因違規(guī)而產(chǎn)生的罰金和法律糾紛。總體而言，RPA的高性價(jià)比使得財(cái)務(wù)共享中心能夠更加高效地進(jìn)行預(yù)算管理，并將資金用于更有價(jià)值的業(yè)務(wù)活動(dòng)中。

RPA數(shù)字員工在財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用流程

財(cái)務(wù)共享中心的核心日常工作之一便是資金的管理，這通常包含資金的收支處理、資金流轉(zhuǎn)的核實(shí)、資金賬戶的余額審查以及銀行與企業(yè)之間的賬務(wù)核對(duì)等環(huán)節(jié)。伴隨著財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程的加快和普及，眾多銀行開始提供直接的企業(yè)銀行連接服務(wù)，即通過互聯(lián)網(wǎng)或者專用線路將公司的信息系統(tǒng)（例如財(cái)務(wù)軟件、資金管理平臺(tái)、ERP系統(tǒng)）與銀行系統(tǒng)無縫對(duì)接，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)賬戶集中管控、資金統(tǒng)一調(diào)配以及賬務(wù)信息的實(shí)時(shí)更新。然而，系統(tǒng)升級(jí)改造往往需要較多的時(shí)間和較高的成本投入。對(duì)于那些尚未接入直接銀行連接服務(wù)的公司賬戶來說，運(yùn)用RPA技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化處理，可以作為一種低成本、高效率的替代方案。與資金相關(guān)的業(yè)務(wù)往往涉及跨系統(tǒng)操作的數(shù)據(jù)錄入和核對(duì)，這類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量龐大、流程固定，且容易發(fā)生人為錯(cuò)誤，因此非常適合應(yīng)用RPA技術(shù)來實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化。

依托企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的信息化ERP平臺(tái)，企業(yè)員工報(bào)銷流程得以全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化審批。RPA數(shù)字員工能夠接手傳統(tǒng)費(fèi)用會(huì)計(jì)師的審核工作，自動(dòng)完成審批流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)。該財(cái)務(wù)助手借助OCR技術(shù)，對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行快速掃描與內(nèi)容識(shí)別，從電子影像中提取出關(guān)鍵的憑證信息，并與公司設(shè)定的報(bào)銷規(guī)范進(jìn)行核對(duì)，以確定報(bào)銷申請(qǐng)是否符合規(guī)定。

通常，企業(yè)內(nèi)的采購部門依據(jù)訂單的具體需求擬制付款申請(qǐng)單，隨后，財(cái)務(wù)管理部門對(duì)申請(qǐng)單進(jìn)行細(xì)致審查，確保無誤。在此過程中，RPA數(shù)字員工按照既定的程序邏輯對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)篩選和匹配，同時(shí)，對(duì)發(fā)票和合同等文檔執(zhí)行自動(dòng)審核驗(yàn)證。確認(rèn)無誤后，RPA數(shù)字員工會(huì)自動(dòng)將請(qǐng)款信息錄入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。接著，審核流程結(jié)束后，相關(guān)信息被推送至支付系統(tǒng)，進(jìn)行款項(xiàng)支付。然后，在向供應(yīng)商支付款項(xiàng)之后，系統(tǒng)自動(dòng)完成其他財(cái)務(wù)賬目的處理，并根據(jù)供應(yīng)商的回執(zhí)對(duì)賬目進(jìn)行比對(duì)核實(shí)，同時(shí)，對(duì)訂單狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤與查詢。

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的架構(gòu)中，RPA數(shù)字員工通過與合同管理系統(tǒng)高效對(duì)接，自動(dòng)將合同數(shù)據(jù)與報(bào)銷信息進(jìn)行匹配，這意味著，在報(bào)銷單據(jù)生成的初始階段，系統(tǒng)便通過預(yù)設(shè)的交互界面，如彈出窗口、交互對(duì)話框或選項(xiàng)列表，將供應(yīng)商資料和合同內(nèi)容綁定，從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的合同信息填寫。該流程覆蓋了合同執(zhí)行狀態(tài)跟蹤、供應(yīng)商資質(zhì)更新、支付進(jìn)度監(jiān)控等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以保障合同的順利執(zhí)行。若在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或偏差，系統(tǒng)會(huì)立即將修正的信息反饋至合同管理系統(tǒng)，并啟動(dòng)審核流程，要求相關(guān)審核人員對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行修改。

RPA數(shù)字員工在財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用優(yōu)化措施

在企業(yè)運(yùn)營實(shí)踐中，RPA數(shù)字員工展現(xiàn)出對(duì)常規(guī)業(yè)務(wù)的穩(wěn)定性。然而，隨著企業(yè)的持續(xù)成長，不可避免地會(huì)遇到各類新型業(yè)務(wù)和具備獨(dú)特性的操作場(chǎng)景，這些多樣化的業(yè)務(wù)場(chǎng)景要求RPA數(shù)字員工在配置應(yīng)用場(chǎng)景、整合流程以及執(zhí)行邏輯上展現(xiàn)出相應(yīng)的差異性。

針對(duì)新增業(yè)務(wù)和特殊業(yè)務(wù)的出現(xiàn)，企業(yè)必須構(gòu)建一套完備的RPA運(yùn)行管理體系。在推動(dòng)業(yè)務(wù)流程時(shí)，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)與新增或特殊業(yè)務(wù)實(shí)施區(qū)分化的邏輯判斷，確保常規(guī)業(yè)務(wù)可由RPA數(shù)字員工高效審核，而將新業(yè)務(wù)及特殊業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)交至人工審核節(jié)點(diǎn)。隨著企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)的深入了解，可對(duì)RPA數(shù)字員工程序進(jìn)行升級(jí)更新，以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化流程的持續(xù)拓展和業(yè)務(wù)場(chǎng)景的逐步增加，確保RPA數(shù)字員工在企業(yè)成長道路上能夠緊跟步伐，推動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的深度整合。

目前，眾多企業(yè)正積極推動(dòng)RPA技術(shù)的前進(jìn)，而我國在此領(lǐng)域的發(fā)展歷程相對(duì)較短，積累的經(jīng)驗(yàn)尚顯不足，因而我國在自動(dòng)化與智能技術(shù)方面的法規(guī)體系尚未健全。

智能技術(shù)為人們帶來便捷的同時(shí)，也使得數(shù)據(jù)安全的保障顯得尤為關(guān)鍵。對(duì)企業(yè)而言，數(shù)據(jù)安全的重要性不言而喻，雖然RPA技術(shù)在某種程度上提高了數(shù)據(jù)安全水平，但相較于人工操作，這并不意味著數(shù)據(jù)就絕對(duì)安全。

綜上所述，財(cái)務(wù)共享中心引入RPA數(shù)字員工后，能夠促進(jìn)企業(yè)作業(yè)效率的增長和運(yùn)營成本的減少。借助流程的優(yōu)化、人力資源的合理調(diào)配以及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的提升，RPA數(shù)字員工為財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。隨著技術(shù)進(jìn)步和應(yīng)用范圍的拓展，RPA數(shù)字員工在企業(yè)運(yùn)作中的角色將日益凸顯，企業(yè)需主動(dòng)接受這些前沿技術(shù)，有效運(yùn)用RPA數(shù)字員工以實(shí)現(xiàn)價(jià)值的最大化。

〔作者單位：中鋁共享服務(wù)（天津）有限公司〕