標準電子文件轉WORD校驗方法

摘 要：隨著標準電子文件在各個領域的廣泛應用，文件格式的轉換及其后續校驗工作變得日益重要。本研究聚焦于探討標準文檔格式轉換為Word格式的過程中所面臨的挑戰，并提出了一個全面的校驗流程，以確保轉換的準確性和高效性。闡述了標準電子文件在石油等領域的廣泛應用以及轉換為Word格式的必要性，強調了校驗過程的重要性，旨在確保轉換后的文件與原始文件在錯誤率萬分之五以內的一致性。

關鍵詞：標準行業，標準電子文件轉換，Word校驗，OCR識別，文件質量控制

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2024.16.005

0 引 言

近年來，隨著數字化轉型，標準電子文件準確轉換至Word格式變得至關重要，尤其是在石油等關鍵行業。本研究針對455個標準PDF文件的轉換過程，探討在格式丟失、排版錯誤等問題中保持原始內容和格式的一致性的挑戰。這些問題不僅影響文件可讀性，也妨礙有效信息傳遞。

我們提出一套包括初驗、復驗和終驗在內的全面校驗流程，并運用OCR識別與專業文檔處理工具。通過這一流程，本研究旨在提高文件轉換的準確性，確保關鍵信息的正確傳遞，為標準電子文件的質量控制和管理提供可靠指導。

1 研究背景

Word校驗研究旨在探索和發展一種方法或技術，以驗證標準電子文件在轉換為Word格式時的準確性和一致性。在本次研究中，主要針對于國家標準、企業標準、行業標準三種標準類型，合計455個PDF文件，轉化成為的455個Word文件，共25，052頁標準正文進行Word校驗的研究分析。

1.1 標準電子文件的廣泛應用

標準電子文件在各個領域和行業中廣泛應用，如標準文件、法律文件、科技報告、學術論文、技術規范等。這些文件的正確轉換和準確呈現至關重要，以確保信息的傳遞和共享的有效性[1]。本次研究涵蓋的方向主要為石油相關的標準文件。Word作為主流的文件格式，Microsoft Word是一個常用的文件處理工具，廣泛用于創建、編輯和共享文件。因此，將標準電子文件轉換為Word格式是很常見的需求，但轉換過程中可能會引入錯誤或導致格式損失。

1.2 轉換過程中潛在的問題

在將標準電子文件轉換為Word格式的過程中，可能會遇到多種問題，如格式丟失、排版錯誤、內容損失、圖像失真以及特殊公式及符號的展示問題等。這些問題可能會導致文件與原版PDF內容的不一致性和錯誤[2]，從而大大降低標準文件的可讀性和可用性。

1.3 校驗的重要性

針對上述的轉換過程中存在的一些潛在的問題，對于重要的標準電子文件，確保轉換后的文件與原始文件一致非常重要。校驗過程可以幫助發現潛在的問題和錯誤，并提供修復或改進的機會，從而提高文件轉換的質量和準確性，并保障校驗后的Word內容的錯誤率在萬分之五以內。

2 校驗過程

校驗過程是為了驗證轉換后的Word文件與原始文件的一致性和準確性。本次研究在將標準的PDF電子文件轉化為Word的過程中，針對于Word文件的準確性校驗主要分為三個步驟，分別為初驗、復驗、終驗。

初驗過程是對于標準的PDF格式電子文件在進行OCR識別轉換的過程中有錯誤標識提示內容進行初步糾改，包含且不局限于文字錯誤、符號錯誤、圖片錯誤以及表格識別錯誤等；

復驗過程是對于所有進行OCR識別轉換后的Word文件進行統一的全內容復審，包含且不局限于文本內容格式錯誤、列表及編號錯誤、頁眉頁腳錯誤等；

終驗是對于復驗結果進行抽查驗證的過程，針對復驗后的文件選擇抽查多組標準電子文件樣本，確保抽查出來的樣本具有不同的特征和復雜性水平，以覆蓋潛在的識別問題，是對復驗后Word文件的可讀性和正確性的最終核對評判。

以此三個環節來對文件的正確性和規范性進行審核并修改，用以保障標準Word文件內容的錯誤率低于萬分之五的標準。

3 校驗方法步驟

3.1 校驗工具選擇

在本次標準電子文件轉Word的校驗研究過程中，主要使用的文件準確性校驗工具如下文所示：

Micr osof t Wor d：Micr osof t O f f ice Word是微軟公司的一個文字處理器應用程序。它最初是由R icha rd Brodie為了運行DO S的I BM計算機而在1983年編寫的。隨后的版本可運行于AppleM a c i n t o s h（19 8 4年）、S C O U N I X和M i c r o s o f tWindows（1989年），并成為了Microsoft Office的一部分。一直以來，Microsoft Office Word 都是最流行的文字處理程序。

Microsoft Edge PDF Document：Microsoft Edge是由微軟開發的一款網頁瀏覽器，它內置了許多功能，其中之一是對PDF（Portable Document Format，便攜式文件格式）文件的支持。Microsoft Edge可以作為一個PDF文件查看器，并提供了一些基本的PDF 閱讀和操作功能。

ABBYY FineReader PDF 15：ABBYY FineReaderPDF 15是一款功能強大的PDF軟件，由ABBYY公司開發。它提供了廣泛的PDF處理和管理功能，使用戶能夠更輕松地編輯、轉換、注釋和管理PDF文件。該軟件集成了強大的OCR（光學字符識別）技術，可以將掃描的紙質文件和圖像文件轉換為可編輯的文本和可搜索的PDF文件。這使得處理紙質文件更加便捷，并提高了文件的可搜索性[3]。

Ma t hTy p e：Ma t hTy p e是一款專業的數學公式編輯器，它可以在各種文件中創建和編輯高質量的數學公式和數學符號，包括Microsoft Word、PowerPoint、Google Docs、LaTeX等。MathType具有強大的數學編輯功能，提供豐富的數學符號、表達式和結構，為本次標準研究中存在的數學公式及符號編撰提供有效幫助。

3.2 OCR識別初驗校正

標準電子文件PDF格式需要通過軟件ABBYYFineReader PDF 15來進行OCR識別并轉換為Word格式標準。在進行OCR的過程對標準電子文件轉Word的初驗，將掃描過后的PDF格式文件包含文字、圖片、表格等信息轉換為可編輯的文本和可搜索的Word文件中存在的部分存疑字符進行標識，以及對文字、圖片、表格進行分色域的標注區分。通過左側欄目框的PDF格式的原文本與右側欄目框中識別出的可編輯文本格式內容做參照對比，對識別過后文件的可編輯文本內容進行初步校對核驗以及修改。

3.3 Word文本復驗校正

3.3.1 建立校驗標準

建立校驗標準是確保文件質量和一致性的重要步驟，以下是本次研究中針對OCR識別轉換后的Word文件建立校驗標準的相關內容：

校驗目的：本次校驗標準的目的是為了確保標準電子文件轉Word文件后標準內容的規范性和正確性檢驗。保障識別轉換后的Word文件正文內容的準確性、格式的正確性以及對于復雜數學公式的可編輯性。在標準電子文件的PDF原文本與轉換后的Word文本整體的基本一致性下，保證兩者相參照對比后，識別轉換后的Word文件內容的錯誤率在萬分之五以內。

創建文件標準模板：針對PDF格式標準電子秤文件轉換成的Word標準，特邀請在本行業的標準方面專家對于轉換后的Word文本文件進行審查糾改，并提出專業性的修改意見，確保識別后標準的正確性與準確性。并基于這一修改意見對Word文件進行不斷糾改、版本迭代、再進行專家審核，直至形成準確性與一致性兼容的標準文件模板，并在此基礎上對其它標準電子文件轉換后的Word文件進行校驗。

創建校驗清單及檢查表：針對本次研究課題中共455個PDF標準電子文件轉換后的Word文本文件，合計25，052頁內容建立在線文件，進行各標準文件的明細錄入，包含標準類型、名稱、頁數、審核情況、審核日期、審核人、問題清單等字段注明。

3.3.2 格式一致性校驗

由標準電子文件轉換的Word文件中可能存在一些文件格式的錯誤，在Word文件的審核過程中，使用上文專家定義好的文件標準模板中的文本樣式，在標題、段落、正文、引用等方面，確保每種樣式的字體、字號、行距、縮距等屬性的一致性。

文件中包含的標題和子標題，確保他們按照正確的層次結構進行排列展示。使用Word中的標題展示（例如標題1、標題2等）來定義不同級別的標題，并確保這些標題與原PDF文件一直且按照正確的順序出現。

審核文件中的段落格式，包括對齊方式、縮進、行距和間距等。確保同一類型的段落采用相同的格式設置，并保持與原PDF文件的一致性。

3.3.3 文本內容校驗

針對標準電子文件轉換而成的Word文件，對于轉換后的文本內容的正確性以及與原PDF文件的一致性的校驗審查。對于正文文本內容的拼寫和語法檢查，啟用Word自帶的拼寫與檢查功能，用以捕捉在文本內容中存在的一些拼寫錯誤、語法問題和錯誤的用法。Word會在文件中標記存在的一些潛在問題和錯誤，并針對這些問題提出相應的修改建議。

對于Wor d文本中存在的數據和數字進行一致性檢查。若文件中涉及數字和一些數據信息，為確保數據信息的準確性和與原文件的一致性，故針對于數據格式、數值的內容進行必要的驗證流程。

3.3.4 圖片和表格校驗

對于轉換后的Word文本文件，對于包含圖片和表格的文本要對圖片信息和表格信息進行校驗。

圖片的準確性校驗要確保插入的圖片與文件內容相符合，并且展示的圖片與原文件一致。要對圖片的清晰度校驗，檢查插入的圖片是否高清可辨識，避免圖片過于模糊失真等問題。對于圖片的大小校驗，要確認插入的圖片大小適合當前文件的排版布局，保證文件的美觀性和可讀性。對于圖片的對齊校驗，要檢查圖片的對齊方式，避免圖片與文本折疊從而影響文件的完整性。

對于表格內容正確性的校驗，要注意表格結構，檢查表格結構是否完整準確，包括列數、行數、表頭等關鍵信息內容是否缺失。確保表格的布局清晰，并與原文件保持一致。表格邊框和間距確保保持一致，使整體外觀統一。確保數據一致性，檢驗表格信息數據是否完整、準確，避免出現混亂和錯誤的現象。

3.3.5 列表和編號校驗

確保整個文件采用相同的列表格式、檢查列表的縮進和對齊方法一致，且與原PDF文件保持一致。針對于編號順序和層次結構，要檢查編號列表的順序是否一致以及編號的層次結構正確和對齊，并與原PDF文件保持一致。

3.3.6 特殊符號及公式校驗

若文件中存在特殊符號以及數學公式，要確保整個Word文件中的所有特殊格式符號正確性及準確性，避免存在亂碼問題，且利用MathType軟件對公式及特殊符號進行編碼，以保證每個公式的可編輯性。

3.3.7 文件結構校驗

檢查轉換后文件的結構是否與原始文件相同，包括章節標題、目錄、分頁等，保證轉換后的Word文件與原PDF文件保持一致。

3.4 Word文本終驗校正

Word文本的終驗校正環節是確保文件質量和準確性的最終步驟。

3.4.1 檢驗樣本選擇

本次研究采用分層抽樣的抽樣方法，將總體劃分為國家標準、行業標準、企業標準三個模塊，然后從三個模塊中進行等比的隨機抽樣，以確保每個層級的代表性在最終審核的樣本中得到體現。檢驗標準同復驗的檢驗標準。

3.4.2 兼容性校驗

將轉換后的Word文件在不同版本的Word軟件中打開，確保文件能夠正確顯示并保持格式不變，且保障文本內容的完整性和準確性。

4 記錄和結果分析

根據上述對于標準電子文件轉Word的校驗方法和校驗流程，記錄校驗過程中的結果和發現的問題，并進行分析。如果發現問題，可以追蹤問題的原因，并采取適當的措施進行修復或改進。并通過三位一體的審查體系，最終保障轉換后的Word文件的準確性和與原PDF文件的一致性標準，確保上述校驗標準的PDF電子文件轉換為Word文件后錯誤率在萬分之五以內。

參考文獻

[1]許芳，周庶江，張樹梅，等.電子文件格式轉換及歸檔[J].中國檔案，2004（9）：40-41.

[2]孫文順，趙秀萍.PDF文件轉換的問題探討[J].印刷質量與標準化，2011（6）：59-61.

[3]張秀常.中英文混合識別的利器——ABBYY FineReader[J].中國教育信息化，2012（18）：64-65.

作者簡介

譚笑，碩士研究生，高級工程師，從事標準研究工作。

王海虹，碩士研究生，教授級高工，從事標準研究工作。

楊萌，碩士研究生，教授級高工，從事產品質量檢驗及標準化研究工作。

張勁松，本科，高級工程師，從事標準化工作。

梅朗一，?？?，助理工程師，從事標準化工作。

（責任編輯：張瑞洋）