關于數字化檔案管理模式的研究分析

摘 要：為發揮檔案管理公眾服務優勢，滿足數字化檔案變遷需要，文章將基于問題導向法，以數字化檔案管理工作實現為切入點，聚焦管理模式推進環節常見的共性問題，如重視性認知不足、制度體系健全度差、專業人才缺失、數據處理水平低等，提出有針對性的檔案管理模式優化路徑，旨在借助閉環式管理策略，通過管理理念升級、管理機制創新、管理方式健全與管理保障優化提高數字化檔案管理效率，以供借鑒。

關鍵詞：數字化檔案；檔案管理；管理模式

檔案信息資源可以為決策人員提供堅實的數據支撐。在信息技術飛速發展的背景下，隨著人們對檔案利用意識的提高，數字化檔案管理轉型已成為必然。但在實踐期間，受主觀因素的影響，數字化檔案管理迎來諸多困難，對于數字化檔案資源潛在價值挖掘十分不利，為解決上述問題，順利開展檔案管理工作，研究本課題尤為重要。

一、常見的數字化檔案管理模式

為更好地達到標準化管理目標，在針對數字化檔案這一主體實現管理期間，人們常會借助系列性管理行為，健全管理部署。目前，較為常見的管理模式主要有下述4種。

1.外包化管理模式

外包，顧名思義就是將特定的管理責任交接給第三方執行，基于數字化檔案而言，本管理模式運行原理主要是指委托方嚴格依據檔案工作開展實況，順利對外包出去的數字化檔案資源實現業務評估之后，便可將其交給具有成熟管理經驗的托管方。此時，托管方可以借助成熟的數字化管理經驗以及管理系統，對接委托方數字化檔案資源業務開展的現實需求為目標，實現定制式管理。在外包化管理模式下，第三方機構（托管方）會直接對數字化檔案使用效果造成決定性影響。如若托管方選擇不明智，勢必會起反作用，使得檔案資源價值挖掘嚴重受限。

2.集成化管理模式

此模式重點強調集成化升級，以閉環式管理流程，從根本上提升數字化檔案資源的管理成效。在具體實踐期間，此模式主要是以智慧化檔案管理平臺為基石，采用信息技術手段，實現檔案資源信息整合，優化數字化檔案全生命周期管理的效能。

3.網格化管理模式

為更有效地做到全面覆蓋，不存在任何留白問題，網格化管理模式在數字化檔案資源管理實踐中“出場率”也較高。此模式的功能主要是借助建立由上至下的一體化管理系統而實現，管理期間，會嚴格遵守總部與分支機構的隸屬關系，實現對應式管理，在這種統一管理模式的合理介入下，各獨立部門所存在的檔案工作狀況能夠被順利凸顯，針對性解決管理問題成為可能。但在此模式運行期間也存在一定弊端，受獨立分支機構自主性強的影響，極易因統一總體規劃缺失制約，而出現不可控的檔案信息資源難以共享局面。

4.互聯網化管理模式

作為迎合互聯網發展趨勢而衍生出來的全新型管理模式，此模式主要是指，積極在檔案管理實踐之中融入先進的互聯網思維，將所有符合規范制作標準的檔案資源導入對應的數據庫，并形成與內容相匹配的鏈接，確保人們想查詢相關資源時，能夠順利定位其所在區域。同時，此模式還充分挖掘集成化通信網絡系統優勢，積極推進網絡及實體設備連接，在數字化檔案資源價值的多維度傳播實現方面有積極作用。但由于發展較晚，目前可以參考的成熟管理標準依舊較為欠缺，想要最大程地度激發其可利用價值，依舊有較長的路要走。

二、管理模式推進的共性問題

經總結分析，管理模式在具體推進期間，極易受重要性認知、輔助型制度、專業人才以及數據處理水準等多重主客觀因素的影響，導致出現一些管理問題，甚至無法充分發揮檔案管理的重要作用。

1.重要性認知不足

作為數字化檔案資源管理的重要實現路徑，在推進信息化檔案管理工作期間，要正確認識信息技術的價值。然而，就當前檔案管理實踐工作來看，人們對數字化信息管理實踐的優勢存在一定的忽視，容易受傳統意識以及慣性管理思維影響，使得檔案管理工作創新受阻，檔案資源質量以及互通共享流暢度不佳。同時，還會因為對檔案管理工作重要性認知不足，沒有將檔案管理工作列入年度工作計劃，在沒有完善的配套經費和人員保障下，檔案管理工作最終所呈現的管理成效勢必會大打折扣，甚至會離預期目標存在較為明顯的差距。

2.制度建設不完善

為切實保障操作流程的規范性，在推進數字化檔案管理實踐期間，需輔助設計配套的管理制度。然而，就現今的發展實況來看，受標準規定不清晰、不統一的影響，數字化檔案管理工作發展進程離理想預期存在較為明顯的差距，想要更好地突破桎梏，應加強對檔案管理機制創新的重視。

3.專業人才缺失

大數據分析存儲及深度挖掘技術的出現，給檔案信息儲存工作帶來了全新的轉機，為更好地迎合信息化時代發展潮流，快速對虛擬的數字化檔案內容實現管理，就需要專業人才力量的支持，有效配置專業素質高的復合型人才，為更好地發揮管理模式價值提供助力。然而，就現階段的檔案管理從業者而言，其業務能力十分有限，對先進網絡技術操作要點掌握明顯不足，在具體操作電子設備時，極易受冗雜的內容信息以及數字化資源影響，忽視隱蔽性數據，無法全方位激發相關數據的可使用潛力。

4.數據處理水平低

受傳統工作理念限制，在實踐期間，檔案管理人員會過多沿用以前的管理經驗開展數據管理設計，現代化工具使用率相對較低，無法針對數字化檔案信息特性快速且全面地實現細致分類。同時，在傳統處理手段下，數字化檔案庫內的各類數據集也無法得到全新升級，只能維持初始狀態，與當前行業質量挖掘要求相背離，使得后續各項數字化檔案資源價值的挖掘時常受阻。

三、基于目標導向視角下的數字化檔案管理模式優化路徑

在社會飛速發展的今天，檔案管理工作的復雜性愈發顯著，需要管理的內容也在日益增多。采用傳統的檔案管理模式容易降低工作效率。如何最大程度地挖掘數字化檔案的價值，已經成為當前行業重點關注的課題，為進一步提升數字化檔案的管理深度，實現數字化檔案資源定向管理收集，有效提高數字化檔案資源管理的效率，優化服務品質。

下面將從管理理念、管理機制、管理方式和管理保障等四個層面出發，詳細就管理模式優化實踐路徑這一課題展開探究，以期為更有效地激發信息技術價值，提高數字化檔案管理效率與管理品質提供成熟的實踐路徑指導，真正達到合理完善數字化檔案內容管控目標。

1.升級管理理念

思想會對行動落實起一定支配作用，作為檔案管理工作實踐的重要推動者，檔案管理人員的職業素養對管理質量有著決定性影響。為更合理地促進管理理念的升級，在具體實踐期間，要積極從以下幾個方面入手，完善整體的實踐部署。

第一，積極推進檔案管理隊伍，實現全新重構升級，以優化提升檔案管理人員專業素養為前提，盡可能地引入全新信息管理設備設施，以此為檔案管理工作效率的提高助力。

第二，考慮到信息技術人才數量較為緊缺，無法全方位地滿足行業人才需求，檔案管理部門要充分發揮主觀能動性，積極與高校合作，在學校內部挖掘一些有專業統計學素養的人才，保障數字化檔案管理工作能夠擁有源源不斷的人才支撐。

第三，要加強對在職人員培訓的重視，鼓勵其積極參加培訓，熟練掌握最前沿的數據統計學知識。若部門經費充裕，還要為檔案管理人員提供深層次的學習機會，如出國進修學習等，確保其能夠提升管理技能，最大限度地挖掘數字化檔案資源的潛在價值。

第四，積極宣傳檔案數字化管理工作，設置員工獎勵機制，通過精神獎勵、薪資獎勵等多元化方式，從根本上激發檔案管理人員的工作積極性，使其能夠更加自覺地擔負起數字化檔案資源管理的重任，完成高質量挖掘檔案內容潛在價值的目標。

2.創新管理機制

一方面，要積極將關注重點放在管理架構重設上，順利厘清檔案管理流程及管理內容，建立健全數字化管理體系，從而推動整體的檔案管理工作走向智慧化進程。在此期間，為保障各個管理階段都能夠做到責任明確，還需要將關注重點放在明確責任劃分上，確定數字化建設總負責人，待領頭人明確后，便可全方面收集信息化管理實況等綜合數據，以此確保后續的檔案管理工作能夠更為順暢地開展。

另一方面，要結合集約化管理需要，建立一套較為完善的標準規范，從數字檔案資源全生命周期出發，具體問題具體分析，因地制宜地搭建覆蓋方方面面的數字化數據管理規范體系，有效形成檔案服務新形態。

3.健全管理方式

為了助推管理方式更為健全，保證數字化檔案資源能夠得到充分開發，在具體落實管理方式優化期間，需要充分堅守全方位統籌原則，以技術適用性價值最大挖掘為目標，以管理需求引領為導向，實現頂層設計。

首先，充分利用技術，形成閉環式檔案資源庫存管理架構（如圖1所示），從根本上提升檔案的安全性。

其次，完善電子檔案管理升級。在具體實踐期間，為進一步強化用戶檔案借閱的體驗感，客觀上減少用戶在檔案室查詢電子檔案的時間等成本，應積極對電子檔案獲取流程展開優化設計，如圖2所示。

最后，為有效打破管理壁壘，應積極將關注重點放在功能設計上，憑借檢索功能和借閱實況分析功能的順利實現，提升檔案管理質量。

（1）檢索功能

為更有效地提高檔案檢索效率，應預先對數字化檔案資料開展分門別類的處置，為其賦予關鍵主題標簽，保障在后續管理查詢階段僅通過關鍵字段輸入等手段，便可以快速定位數字化檔案的所在之處。此外，為保障檢索功能設計更為合理，建議聘請專業人士開展技術指導，有效保障不會因近義詞關聯等因素的影響而導致整體檢索時效受到制約。

（2）借閱實況分析功能

針對此功能而言，為了能夠順利掌握數字化檔案資源的流通實況，應著重建立健全檔案實時監控系統，通過明確檔案借閱人與借閱部門，保障不會出現信息不對等問題。

4.優化管理保障措施

（1）外部支持保障

想要順利開展數字化檔案管理工作，除了要完善內部設計，還要加強對外界支持的重視，積極為其提供充足的資金，保障在實現信息化管理系統升級期間，能夠擁有充足的資金購買軟件，最大限度地實現檔案資源的服務價值。此時，需要額外注意，為更好地實現資金利用，相關單位還要充分發揮主觀能動性，切實完善資金預算，通過投入及產出關系的有機平衡，確保數字化管理持續升級目標能夠高質量達成。

（2）安全保障

為嚴防在管理實踐期間出現不可控的檔案信息被泄露等問題，在推進數字化檔案資源管理過程中，還要加強對信息化檔案資源安全性保障的重視，建立健全安全保障體系，從源頭上“消殺”潛在的風險因素。首先，考慮到數字化檔案資源體量較為龐大，在內容采集方面極易因人為操作不當而出現信息資源損耗或泄露信息等問題。因此，應加強防火墻系統。對高價值的數字化檔案加密處理，確保信息內容更為安全。同時，如果整體的檔案信息數量過于龐大，必須借助外包管理手段，與第三方外包委托單位簽訂保密合同，確保第三方單位不會對檔案信息化內容的安全性造成威脅；其次，要積極采取新舊融合的管理手段，多元管理方式并行，確保不會削弱用戶的查詢體驗感；最后，需要建立健全數字庫備份系統，嚴格基于管理實踐需要，組織專人對數字化檔案信息備份儲存，確保檔案信息更為安全。

四、結論

綜上所述，受計算機技術飛速發展的影響，數字化檔案應運而生，其憑借互聯網平臺快速實現檔案信息的收集和整理，為決策制定提供數據參考。但是，發展之路并非一帆風順，在數字化檔案管理實踐期間，依舊存在較為顯著的資源整合困難等問題。本文基于問題導向視角，提出針對性的管理模式改進策略，憑借細節性創新手段，助力一體式管理工作順利實現，在助推檔案管理工作順利開展方面有現實意義，值得借鑒。

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作者單位：寶雞市婦幼保健院

作者簡介：李妍月秀（1989—），女，漢族，四川成都人，本科，中級職稱（館員），研究方向：檔案管理。