《中華人民共和國檔案法實施條例》視閾下高職院校檔案信息化建設研究

摘 要：文章通過《中華人民共和國檔案法實施條例》等政策對檔案信息化建設提出的新要求，結合當下高職院校檔案管理工作情況，分析了檔案信息化建設存在的問題。根據國家最新修訂的《中華人民共和國檔案法實施條例》，提出提高檔案信息化建設支持力度、推進檔案管理規范化、增強檔案信息化防護手段、創新檔案利用服務模式等有效策略，推動高等職業教育檔案工作順利開展。

關鍵詞：《檔案法實施條例》；檔案信息化；高職院校

2023年底，國務院常務會議審議通過了《中華人民共和國檔案法實施條例》（以下簡稱《實施條例》），2024年1月12日，國務院第772號國務院令公布，自2024年3月1日起施行。《實施條例》的頒布和實施提升了檔案工作規范化、科學化管理的水平，推動了我國檔案工作走向依法治理，對檔案事業高質量發展具有重要意義。

近年來，國家檔案局、各省檔案局等相繼對新時期檔案工作信息化轉型給予明確要求和工作指導。2020年6月，第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂通過《中華人民共和國檔案法》，對檔案信息化建設單列一章，足以說明檔案信息化建設對新時期檔案工作模式轉變的重要程度。2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，其八大主要任務之一是加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化，并提出“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化”“加速數字檔案館（室）建設，推進機關、團體、企業事業單位和其他組織建設與業務系統相互銜接的電子檔案管理信息系統”。

2023年，國家檔案局組織開展的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》實施情況中期評估中反饋，“十四五”以來，15個省（區、市）將檔案信息化建設納入省級綜合或信息化專項發展規劃。與《檔案法》相比，2024年頒布的《實施條例》從30條增加為52條，并增加了“檔案信息化建設”專章，使得內容上更清晰具體，整體來看更加全面。與此同時，校園信息化建設逐步成為衡量高職院校辦學水平的重要指標，檔案信息化建設作為學校信息化建設的重要組成部分，是高職院校檔案事業發展的必要途徑。從國家對職業院校發展的長遠規劃來看，推進高職院校檔案信息化建設顯得尤為重要。

一、檔案信息化建設對高職院校發展的重要意義

信息技術高速發展的時代，高等職業教育的信息化建設水平逐漸成為衡量學校綜合實力水平的重要指標。《高等學校檔案管理辦法》提出，高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。檔案管理是高職院校日常管理工作的重要組成部分，數字化校園從根本上推動了檔案事業的發展，促進檔案信息化建設的進程。一方面，學校各部門可以實現信息互通，快速解決和處理問題，不僅加強了部門之間的聯系，還提高了辦事效率，實現了高校檔案的數字化和網絡化管理；另一方面，通過引進高新技術產品確保高職院校檔案管理工作的質量，從而推動高職院校檔案事業的發展。

另外，檔案資源是高職院校重要的原生信息，是高職院校和社會發展的寶貴信息資源。檔案信息化建設是高校信息化和數字校園建設的重要內容，承擔著收集、存儲、整合并提供利用高職院校數字化校園產生的電子檔案的重要職能。加強檔案信息化建設是高職院校檔案工作適應時代和學校發展的客觀要求，是高職院校檔案工作發展的必然趨勢，也是進一步提高學校檔案管理和服務水平的必經之路。因此，保障檔案信息化建設對高職院校發展具有積極影響，通過實現高職院校管理資源的整合，推動學校全面開展檔案管理工作。

二、高職院校檔案信息化建設存在的問題

檔案信息化建設是一項投入大、耗時久、見效慢的工作，高職院校在檔案信息化過程中面臨的困難和挑戰也是顯而易見的，主要有以下幾個方面：

1.對檔案信息化建設重視程度不足

目前，高職院校檔案信息化普及范圍較低。很多學校仍然采用傳統檔案管理方式，通過翻閱歸檔目錄查找所需條目，再到庫房借閱或復印紙質檔案獲取相關信息。這種方式已經無法與校園信息化建設發展相匹配，主要歸因于很多高職院校對檔案管理工作有所忽視，往往用到檔案時才發現檔案管理的無形價值，未意識到檔案信息化建設對學校發展的重要影響，使得檔案管理工作涉及的技術、人員、宣教、設備設施等方面投入不夠，無法充分發揮檔案管理的作用，甚至影響到高職院校各項工作的開展。受經費限制，高職院校將有限的經費用在能夠直觀反映學校綜合水平的教學管理、專業發展和校園建設等方面，導致檔案信息化建設發展緩慢，遠遠滯后于信息時代的發展。

2.檔案資料收集和歸檔意識不夠

檔案收集難度大一直是各學校檔案管理工作中較為困擾的事情。高職院校按照歸檔范圍由各部門主動整理移交給檔案部門，但在整理收集過程中，各部門人員有限，往往利用業余時間完成移交工作，未能保證檔案資料的完整性，需要檔案管理員花費大量時間重新核對檢查，導致歸檔時間一再推遲。

另外，高職院校各部門隨著工作積累保存著大量珍貴的檔案資源，但為了日常工作便利，受傳統檔案利用方式的影響選擇放在各部門保管或者多年后移交，導致檔案資源利用價值得不到充分發揮，降低了檔案管理的價值體現。

3.檔案管理信息技術水平落后

檔案信息化基礎設施薄弱是影響信息化建設的主要原因。很多高職院校缺乏先進的信息化設備設施和技術，雖然大多數學校有專用的檔案管理系統，但系統存在版本過低、運行緩慢、容錯性差、操作復雜等問題，有的僅能上傳檔案目錄，有的系統還是單機網頁版，已經無法適應日益增長的檔案資源及檔案信息化建設的需求。與數字化檔案相比，紙質檔案在保管條件、運作成本上反而要求更高，還容易因紙質檔案反復借閱造成磨損。另外，檔案管理人員對信息化設備設施和軟件技術不夠精通，只能依靠學校信息技術部門解決技術問題，無法充分發揮信息技術帶來的優勢。除了先進的數字化檔案管理平臺，還需要相應的數據安全技術作為保障。很多陳舊的檔案管理系統沒有相應的安全等級，依托于校內局域網，遇到寒暑假有查檔需求時，檔案工作人員只能返回校內完成查詢和借閱手續，很多高職院校檔案室在假期并不辦理檔案利用服務業務，給用戶造成很多不便，這種方式已遠遠落后于當前的發展水平，極易造成高職院校檔案信息被泄露，產生更大的安全隱患。

4.檔案利用服務方式較為單一

高職院校的檔案利用服務范圍主要面向教職工和學生，不對外服務，往往通過教學部門或學生工作部門的工作人員到檔案室協助查詢，服務方式傳統被動，缺乏主動服務意識。一方面，高職院校的檔案開發利用工作并未引起足夠重視，檔案管理人員雖設有專職崗位，但往往身兼數職，分擔著辦公室等其他工作，無暇從專業角度或學校自身特色開發編研；另一方面，高職院校發展速度較快，形成的檔案數量和種類相應增多，但信息技術受限，主要以收集紙質檔案為主，學校目前對檔案收集、整理、保持和利用等方面的管理方式較為封閉落后，管理效率相對低下耗時，制約了檔案的開發利用，無法及時為學校決策提供參考借鑒，急需實現檔案管理信息化建設，有效保證檔案信息的完整與安全，提高檔案部門的對外服務效率。

三、《中華人民共和國檔案法實施條例》視閾下高職院校檔案信息化建設的有效策略

隨著檔案信息化建設的逐步深入，傳統的檔案工作面臨著專項資金投入、人才隊伍建設、數字檔案管理系統建設以及滿足用戶多樣化需求等嚴峻挑戰，是檔案信息化建設中亟須強化的重要節點。

1.提高檔案信息化建設支持力度

《中華人民共和國檔案法實施條例》要求，應當將檔案信息化建設納入本單位信息化建設規劃。因此，高職院校領導應重視檔案信息化建設，真正認識數字化、信息化對于高職院校檔案管理工作的重要性，加大對檔案信息化建設的資金投入，設立專項資金，確保資金得到充分保障。同時，要根據上級文件要求，結合學校發展實際情況，制定健全、科學、合理的檔案信息化需求分析報告，明確該項目的目標和任務，提供政策支持，并優化資源配置，提高資源利用率。在檔案信息化建設過程中，要及時分析師生需求，定期組織召開交流座談會，了解師生使用反饋情況，鼓勵師生積極參與其中，提高全校人員對檔案信息化建設的重視程度。隨著高職院校的發展和信息化推進，學校檔案資料呈現增量趨勢發展，檔案信息化建設不僅可以提高檔案收集、歸檔、保管及利用等工作效率，順應無紙化辦公與單套制歸檔新形勢，還可以反向推動數字化校園發展，使檔案信息化服務于學校的多元化建設、治理及公共服務，實現高職院校檔案管理工作與各部門之間有效消除信息孤島，完善高校的整體工作。

2.推進檔案管理規范化開展

首先，推進檔案管理信息化建設，需要加強檔案人才隊伍建設，提高其專業素養。一方面，應加強檔案信息化人才建設，引進具有專業背景的人才加入檔案管理崗位，充實檔案信息化隊伍建設；另一方面，檔案管理需要帶動學校各個部門共同協作，組建兼職檔案員隊伍，從收集、整理等源頭環節完善檔案的質量和類型。通過建立部門預立卷系統和數字檔案管理系統，及時對各部門形成的數字檔案集中統一管理，比各部門分散保管可以節約大量成本，減少重復勞動，更易于專業化管理。定期組織檔案工作人員參加業務和信息技術培訓，提升專業技能和信息技術運用水平。同時，高職院校應該大力宣傳和普及檔案信息化知識，提升用戶對檔案信息化建設的體驗和使用水平，鼓勵檔案管理人才隊伍積極探索檔案信息化建設的新思路與新方法；其次，要規范檔案管理方式。根據高職院校實際情況制定一套規范的檔案管理規章制度，指導全校檔案信息化建設、運行、管理和維護工作，使檔案信息化工作有章可循、有規可守，保障學校檔案信息化建設朝著規范化、制度化和標準化的方向發展，促進檔案管理線上線下使用的規范性和便捷性，結合高職院校發展特色推動檔案事業的創新發展。

3.增強檔案信息化防護手段

《中華人民共和國檔案法實施條例》要求電子檔案管理信息系統應當按照國家有關規定建設，并符合國家關于網絡安全、數據安全以及保密等的規定。高職院校檔案信息化建設不僅要完善操作系統、服務器和網絡等信息化基礎設施建設，還需要配置相應的檔案信息化防護措施，確保檔案的安全可靠。首先，增強檔案保護意識。高職院校檔案材料雖不屬于涉密檔案，但涉及學校黨群、行政和財會類等部分內部檔案，查詢利用需要審批同意才能使用，不便于對外公開，需要加強檔案保密性管理，嚴格遵守保密規定，避免人為因素造成檔案被泄露或丟失；其次，檔案信息化建設除了保護紙質資源，更重要的是加強檔案信息化保護技術，建立定期多重檔案數據備份和系統賬號的防盜手段，制定災難備份和應急機制，提升檔案管理系統的安保級別等措施，確保檔案數據安全可靠，以防各種因素給檔案安全帶來的潛在風險。由此可見，加強檔案信息化建設，不僅能夠提升檔案管理工作的高效性和規范性，還能夠保障檔案的安全性。

4.創新檔案利用服務模式

《中華人民共和國檔案法實施條例》提到，創新檔案利用服務形式，推進檔案查詢利用服務線上線下融合。高職院校檔案管理主要是面向教職工和學生提供利用服務，通過檔案信息化建設創新檔案管理服務體系，發揮檔案價值最大化。一方面，高職院校檔案信息化建設可以實現檔案信息資源的科學管理和價值挖掘，為學校決策提供準確、可靠的數據支持，為教育教學工作提供高效、便捷的信息服務，切實為師生解決問題。通過溝通交流，了解檔案查詢或利用中的實際需求，進而提升服務質量，增進檔案利用服務的體驗感；另一方面，高職院校根據學校自身發展特色，構建專題檔案數據庫，融入更多信息化元素，與其他兄弟院校合作共享信息交流平臺，構建高職院校檔案的數據開放共享服務體系，提高檔案檢索和利用率。此外，深入挖掘高職院校檔案資源立德樹人的根本任務，也是體現檔案利用服務的模式之一。通過查閱和利用檔案資源編研校史材料，利用主題展覽或新媒體廣泛提升宣傳效果，深入了解學校的發展歷程和文化底蘊，打造成思想政治教育的“第二課堂”，成為學生入學必修課之一，更好地傳承和發揚學校文化精神，充分發揮高職院校檔案信息化建設在校史研究、教學評估、科學研究、學歷認證和教育治理等方面的重要作用。通過檔案信息化建設，還可以減少實體檔案的存儲空間，優化檔案空間利用，提高檔案庫房的利用率。

《中華人民共和國檔案法實施條例》為檔案事業創新發展提供了有力保障，為檔案信息化建設提供了法律依據。高等職業教育發展的改革創新也逐漸進入新的發展階段，學校作為各類檔案存儲和流轉的重要組織機構，應在推動職業教育工作中充分發揮檔案信息化建設的作用。通過開展檔案信息化建設，提高高職院校檔案管理的信息化水平，實現高職院校檔案管理工作的提質增效與創新發展，全面提高檔案管理、共享服務能力，發揮檔案價值，提高高校檔案管理信息化水平，推動高職教育高質量發展。

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作者單位：廣州衛生職業技術學院

作者簡介：劉瀟（1987—），女，漢族，河北張家口人，碩士研究生，助理館員，研究方向：檔案管理、數字化檔案等。