新形勢下事業單位人事檔案管理工作實踐與方法創新

摘 要：現階段，事業單位在人事檔案管理工作過程中既要充分認識到內外部環境變化，又要明確工作重點。在人事檔案管理過程中應將信息化、智能化和現代化作為未來發展的主要思路，構建與事業單位人事檔案管理相匹的制度機制，建設事業單位人事檔案管理信息系統，創新人事檔案管理方法，提高檔案管理的質量和效率。在具體實踐中，一要將新思維融入人事檔案管理工作，二要借助大數據和信息技術等方法推動人事檔案管理創新，三要建立與之相適應的管理制度。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；工作方法；質量提升

當前事業單位人事檔案管理的內外部環境均發生了改變。從外部環境看，信息技術不斷發展，要求事業單位在人事檔案管理過程中要主動適應時代發展趨勢，實現現代信息技術與人事檔案管理各環節的深度融合，持續提升事業單位人事檔案管理工作的效率。從內部環境看，事業單位人事檔案管理工作的重點發生了變化，要求事業單位在人事檔案管理工作實踐中要不斷地總結新方法，采取新技術，運用新手段，提升事業單位人事檔案管理工作的質量。

1 新形勢下事業單位人事檔案管理工作的實踐重點

隨著大數據、云計算、人工智能技術與事業單位人事檔案管理流程的深度融合，既能夠為單位人事檔案管理工作提供更為完善的技術支持，將重要的人事檔案信息進行數字轉化，存儲在大數據庫或云端，既減少了不必要的物理空間，又提升了人事檔案信息的調取效率，從而能夠實現一站式管理、一站式服務與一站式開發利用，有效降低事業單位人事檔案的管理成本[1]。

1.1 實現信息技術與事業單位人事檔案管理工作的深度融合

事業單位人事檔案管理工作應與時代發展相契合，通過與時俱進的形式提升事業單位人事檔案管理工作的效率。一方面，傳統的紙質檔案管理模式已經落后于時代發展，不僅影響了工作效率，還容易造成原始文件的老化及磨損，甚至丟失。在這一背景下，就需要借助現代信息技術，通過信息化手段將其轉化成為數字文件，存儲到數據庫或云端，在日常工作中可以隨時隨地調用，提升人事檔案管理的質量。另一方面，通過區塊鏈技術的運用，能夠實現事業單位人事檔案信息分散存儲，能夠切實保障事業單位人事檔案信息的安全。

1.2 通過技術賦能為事業單位人事檔案信息開發利用提供支持

事業單位人事檔案信息只有被開發利用才能夠展現其獨特的價值和作用。一方面，借助數字信息技術可以實現海量人事檔案信息的集中儲存，還可以通過人事檔案信息管理平臺與其他業務系統對接，實現人事檔案信息更大范圍的共享和利用[2]。另一方面，在開發利用過程中可以將大數據與云計算等技術手段融入其中，進而對數字化的事業單位人事信息進行集中管理和利用，為多元主體提供更為精準的人事檔案信息。

1.3 推動事業單位人事檔案管理由傳統管理模式向現代管理模式過渡

思想決定行為，只有在理念層面有所變動，工作方式方法才會緊隨其后出現變革和創新。既要順應時代發展，在變革中求新求變，又要認真思考傳統人事檔案管理的理念，取其精華，去其糟粕，實現對事業單位人事檔案管理理念的優化。同時還要始終堅持以人為本理念，充分認識事業單位人事檔案管理工作的服務屬性，加大對事業單位管理人才的教育培訓，形成更有競爭性的激勵機制，提升福利待遇，引導事業單位人事檔案管理人員主動參與到工作實踐與方法創新中，進一步提升事業單位人事檔案管理的整體質量。

2 新形勢下事業單位人事檔案管理工作的難點

在當前現代化背景下，要求事業單位在人事檔案管理工作中按照高質量原則對各項工作加以落實。一方面，部分事業單位在人事檔案管理過程中對于轉型升級重視程度不足，人事檔案管理模式過于落后，沒有結合新使命與新要求對人事檔案管理工作手段和方式進行創新，在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質量。另一方面，人才隊伍建設方面也相對落后，沒有充分發揮人才在事業單位人事檔案管理工作方式方法創新方面的優勢和特點。

2.1 事業單位人事檔案管理模式過于陳舊

目前，部分事業單位在人事檔案管理過程中依然受到傳統思想的影響，在信息化時代沒有對人事檔案管理模式進行更新。相應地也就沒有為人事檔案數字化轉型升級投入必要的設備和人才支持，這也就客觀地造成了事業單位人事檔案管理模式落后時代發展，難以適應大數據時代對于人事檔案管理的訴求。當前，隨著事業單位數字化人事檔案數量的不斷增加，對事業單位人事檔案管理也提出了新的要求。

2.2 事業單位人事檔案管理缺少高素質的復合型人才

事業單位人事檔案管理工作是一項復雜的系統工程，在管理過程中需要高素質人才的參與和支持。從人才招聘環節看，事業單位在人才招聘過程中更關注人才的專業是否對口，相應地招聘上來的人才一般是檔案管理專業，雖然在專業能力方面沒有問題，但卻在信息技術應用方面存在短板，在信息時代背景下，事業單位檔案管理人才需要具備較強的專業素質，還需要具備大數據思維和一定的信息技術能力，相應地，在信息技術應用方面還存在著問題[3]。由于缺少復合型人才的參與和支持，事業單位人事檔案管理信息化轉型舉步維艱。

2.3 事業單位人事檔案管理信息化配套措施不夠完善

一方面，硬件設施不完善。硬件設施是開展信息技術與檔案工作深度融合的重要前提，更沒有圍繞事業單位人事檔案信息化完善相應的配套措施，這就造成了事業單位人事檔案管理數字化轉型基礎薄弱。另一方面，部分事業單位檔案主管領導沒有充分認識到人事檔案管理信息化建設的現實必要性，在配套措施落地與資金與人力支持方面還存在著短板，在一定程度上限制了事業單位人事檔案信息化相關工作的推進，難以發揮事業單位人事檔案信息的價值和作用。

3 新形勢下事業單位人事檔案管理工作的方法創新

新形勢下，要充分認識到事業單位人事檔案管理工作的重要性。一方面，加強人才隊伍建設，為事業單位人事檔案管理工作方式方法創新提供扎實的人才保障。另一方面，創新人事檔案管理模式，將事業單位人事檔案的信息安全工與共享工作放在同等重要的位置。

3.1 構建專業化的檔案人員隊伍，推動人事檔案管理質量和效率的提升

在推進事業單位人事檔案管理工作方法創新過程中要充分認識到人才的價值和作用。一方面，在人才引進過程中把好入門關，既要吸納專業的檔案人才，又要結合信息時代對于人事檔案管理具體要求，引進部分技術型人才。實現專業人才與技術型人才的有機匹配，豐富事業單位人事檔案管理人才隊伍的結構，為事業單位人事檔案管理信息化轉型提供復合型人才。另一方面，重視人才的教育培訓。讓事業單位人事檔案管理人員對信息技術真正地學懂弄通，同時也要將政治意識、保密意識、安全意識和服務意識等作為培訓的重要內容，為事業單位人事檔案管理工作順利開展奠定堅實的人才保障。

首先，重視事業單位檔案管理人員的專業化建設。一方面，培養事業單位檔案管理人員專業知識。目前，隨著檔案事業的不斷發展，檔案管理部門對于事業單位人事檔案管理也提出了新要求。相應地，需要事業單位給予人事檔案管理人員更專業的教育培訓，使人事檔案管理人員更加充分地認識到人事檔案管理工作的嚴肅性與重要性。另一方面，要求事業單位檔案管理人員將專業化知識運用到實際工作之中，引導事業單位檔案管理人員學習與人事檔案相關的法律法規，在檔案資料審核過程中更加嚴格，對于材料中出現的不規范問題要及時甄別，進一步提升事業單位人事檔案管理的整體質量。其次，積極推進事業單位人事檔案管理隊伍信息化建設。在信息時代背景下，要求事業單位將信息化建設作為人才隊伍建設的重要方向。傳統的人事檔案管理模式主要以人工為主，不僅效率低，還容易出現失誤和問題。而在信息時代背景下，通過信息技術的加持，能夠進一步提升人事檔案管理效率，同時也能夠自動甄別人事檔案的相關信息，對于存在的問題及時預警，通過人工核查的方式切實保障事業單位人事檔案信息的真實性、完整性和客觀性。

3.2 創新人事檔案管理模式，推動檔案安全管理與共享利用

當前，隨著信息技術不斷發展，事業單位在檔案管理工作開展過程中也必然會受到信息技術發展的影響，相應地，事業單位人事檔案管理模式也要與時俱進。要求事業單位在推動人事檔案管理模式創新過程中，按照信息化、現代化和智能化的思路開展。傳統的人事檔案管理模式滯后問題已經影響了人事檔案管理的質量，在這一背景下，事業單位有必要將大數據和云計算等技術融入事業單位的檔案管理工作中，進一步提升事業單位檔案的安全性和可靠性。

首先，加大資金投入，引入更先進的信息技術。事業單位人事檔案管理模式創新并不是一朝一夕的事情，既需要宏觀層面形成具體的發展規劃，推進事業單位人事檔案管理模式創新，又要從微觀層面注重先進技術得引入。一方面，事業單位要給予人事檔案管理模式創新足夠得重視，切實保障事業單位人事檔案管理能夠獲得持續的資金支持，為事業單位檔案管理數字化轉型奠定基礎。同時也要結合事業單位的管理實際，完善配套措施和軟件系統，建立人事檔案數據庫，實現事業單位人事檔案管理工作的信息化。另一方面，要注重技術更新。當前數字技術迭代的時間越來越短，對于事業單位人事檔案管理影響也越來越大，這就要求事業單位在技術引進過程中要始終堅持與時俱進原則，切實保障事業單位人事檔案管理能夠有先進的技術支持。其次，通過技術賦能創新人事檔案管理模式。事業單位在人事檔案工作開展過程中要始終堅持實事求是原則，主動認識到時代發展對于事業單位人事檔案管理的新要求和新影響，主動借助先進的技術手段對人事檔案的管理模式進行創新和優化。一是利用大數據技術實現人事檔案信息的采集、開發和利用。當前，人事檔案的信息需要以開發和利用作為最終目標，在人事檔案信息管理過程中需要借助大數據技術對人事檔案信息進行收集，同時也需要借助大數據分析技術對人事檔案信息進行提煉，將有價值的人事檔案信息與事業單位的干部人事調整與調動相結合，進一步優化事業單位人力資源配置。另一方面，形成新的人事檔案服務模式。人事檔案管理是基礎，服務能力是目標。事業單位應根據單位發展及相關服務對象對人事檔案信息的需求不斷投入新技術，進一步提升人事檔案信息檢索的效率和精準度，簡化人事檔案檢索流程，提升人事檔案數據服務效率，更好地發揮人事檔案的數據價值。

3.3 優化人事檔案管理內容，促進檔案規范與安全管理

在大數據時代背景下，事業單位在人事檔案工作開展過程中要對人事檔案管理的方式方法進行優化，也要結合人事檔案的具體情況，對人事檔案管理內容和流程進行優化和完善，提升事業單位人事檔案的管理效能，更好地發揮事業單位人事檔案信息的價值和作用。在人事檔案工作推進過程中，要敢于打破傳統模式、理念和思路帶來的影響，通過技術賦能提升事業單位人事檔案管理的規范性和安全性。

首先，完善事業單位人事檔案管理制度機制。事業單位人事檔案信息事關單位人員的切身利益，也是單位未來發展的重要參考和依據。一方面，要從事業單位人事檔案管理信息化角度入手，對原有的制度機制重新梳理，對于符合事業單位人事檔案管理現狀的制度要加大落實力度，對于不適應事業單位人事檔案信息化進程的制度機制要及時廢止。同時也要完善信息錄入標準、數字檔案接收標準、數字檔案共享標準等，為相關業務工作開展提供依據，切實保障事業單位人事檔案管理工作有章可循，有法可依。另一方面，要加大監管力度，切實保障相關制度規范真正落地。同時還要對相關制度標準及時進行調整優化，實現事業單位人事檔案管理制度機制與實際工作相匹配，更好地發揮制度機制的規范性和引導性作用。其次，加強事業單位人事檔案信息安全管理工作。在事業單位人事檔案管理工作中，一定要將信息安全作為重要工作加以落實。一方面，結合事業單位檔案管理的內容特點，完善事業單位人事檔案管理信息系統，設置信息安全防護系統，防止檔案管理系統在運行過程中遭受外部病毒或木馬的攻擊，為后續事業單位人事檔案信息開發利用創造有利條件。通過區塊鏈、防火墻和融合云存儲等相關技術，實現事業單位人事檔案信息的多點存儲，防止因意外造成人事檔案信息丟失或損毀而造成不必要的損失。另一方面，加強事業單位檔案管理人員的教育培訓，將信息安全和保密工作作為培訓重點，進一步提升事業單位人事檔案管理人員的安全意識，真正地將安全制度落到實處，切實保障事業單位人事檔案信息的安全。

總之，新形勢下，事業單位在人事檔案管理過程中一定要充分認識到當前面臨的新情況與新任務，要在意識層面主動改變傳統的工作思路，樹立大數據思維和互聯網思維，積極推進事業單位人事檔案信息化，為事業單位人事檔案管理工作信息化轉型升級創造有利條件。

參考文獻

[1]張衛東，高夢凡，房姝含.檔案工作責任制構建：內涵、理念與路徑[J].檔案學研究，2024（01）：28-36.

[2]朱彤，張航，譚爽.元治理視域下檔案治理主體協同策略研究[J].檔案學研究，2022（05）：74-80.

[3]劉旭光.社會治理視角下檔案工作價值實現探析[J].檔案學通訊，2022（04）：107-110.

作者簡介：李卓瑪（1987—），大學學歷，西安市鄠邑區就業服務中心助理館員，從事人事檔案管理以及工資福利待遇等相關工作。