醫院人事檔案管理的創新策略

摘 要：隨著時代的發展，醫院人事檔案管理面臨著越來越高的要求，傳統的管理模式已經無法滿足實際需求，創新的檔案管理方式不僅可以提高管理效率，還能增強數據安全性及優化人力資源配置。然而，在醫院人事檔案管理的創新過程中仍然存在一些問題，包括缺少人事檔案管理創新意識、人事檔案管理創新手段單一與人事檔案管理制度不完善等。為有效應對這些問題，建議提高認識檔案管理的創新意識、豐富人事檔案管理的創新手段與完善人事檔案管理制度，以便進一步提升醫院人事檔案管理的整體水平，從而更好地推動醫院人力資源管理的現代化。

關鍵詞：醫院；人事檔案管理；創新；管理制度

引言

醫院人事檔案管理的傳統模式主要依賴于手工操作，不僅效率低下，還存在較大的安全隱患，難以滿足現代醫院管理的需求。近年來，廣泛應用于醫療行業的信息技術，為醫院人事檔案管理的創新提供了契機，可以極大地提升人事檔案管理的效率。醫院在實際操作中，人事檔案管理的創新仍面臨諸多問題。這些問題的存在，嚴重制約了醫院人事檔案管理的效能提升。因此，深入探討醫院人事檔案管理的創新策略、找出適應現代化醫院管理需求的有效途徑尤為迫切。

1 醫院人事檔案管理的創新意義

1.1 有利于提高管理效率

第一，醫院通過引入數字化檔案管理系統，傳統的紙質檔案可以被電子化管理，這種數字化手段能大大減少人工處理的時間，從而有利于提高數據管理的速度。第二，醫院各部門之間的人事檔案信息可以通過網絡平臺實現即時共享，打破信息孤島。這樣一來，人力資源部門、財務部門和臨床科室等不同部門可以實時獲取和更新相關人員的信息，避免信息傳遞過程中的延遲，從而大幅度提高了工作效率。第三，在人事檔案管理工作中，通過引入先進的管理軟件可以實現檔案自動分類、自動提醒和自動生成報表等，能減少人為操作的失誤，有利于提高工作效率。第四，醫院通過對人事檔案數據的統計分析，可以更全面地了解員工的工作表現、培訓需求和晉升潛力等信息，為人力資源管理決策提供有力支持，從而有利于提高人力資源管理的效率。

1.2 有利于增強數據安全性

第一，傳統的紙質檔案管理方式存在著諸多安全隱患，而通過引入數字化的檔案管理系統，可以有效避免這些問題，從而有利于保證數據的安全性。第二，創新的人事檔案管理系統可以定期進行數據備份，并將備份數據存儲在不同的物理地點，保證在發生意外情況（如火災、洪水等）時，檔案數據能夠迅速恢復，從而有利于提高數據的安全性[1]。第三，數字化檔案管理系統通常具備詳細的操作日志，可以記錄每一次檔案的訪問、修改和刪除操作，這種操作日志能幫助管理者及時發現異常行為，防止內部人員的違規操作，從而更好地保障數據的安全。第四，創新的人事檔案管理系統還可以通過權限控制，保證不同層級的員工只能訪問與其工作相關的檔案信息，可以有效防止數據被濫用，從而實現對檔案數據的安全化管理。

1.3 有利于優化人力資源配置

醫院人事檔案管理的創新，有利于優化人力資源配置。一方面，醫院通過數字化人事檔案管理系統，可以對員工的各類信息進行系統化與結構化的管理，讓人力資源部門能更全面地了解和掌握員工的基本情況，從而為合理配置人力資源提供堅實的數據基礎。另一方面，當醫院需要安排值班表或分配臨時任務時，系統可以快速查詢到最合適的員工，并基于其工作負荷、技能匹配度與歷史表現做出最優化的安排。這種基于數據分析的人力資源配置，有利于提高工作的效率。此外，醫院通過對員工檔案的長期跟蹤和數據分析可以識別具有發展潛力的員工，并為其制訂個性化的職業發展計劃，從而優化醫院的人力資源結構。另外，醫院的工作環境和需求是不斷變化的，傳統的人事檔案管理方式往往難以及時響應這些變化，而數字化檔案系統可以通過實時更新幫助管理者快速調整人力資源配置，保證醫院在不同階段都能保持最佳的人員配備。

2 醫院人事檔案管理創新存在的問題

2.1 缺少人事檔案管理創新意識

在醫院人事檔案管理中，缺少創新意識是一個顯著的問題，主要表現在以下幾個方面：第一，許多醫院的管理者認為傳統的紙質檔案管理方式已經足夠成熟與可靠，缺少主動變革和創新的動力。第二，醫院的創新文化和氛圍不夠濃厚。許多醫院在日常管理中注重業務流程和日常事務的處理，卻忽視對員工創新意識的培養與激發，缺少對創新理念的宣傳和教育，導致員工在工作中難以產生創新的想法和措施，從而不利于人事檔案管理工作的創新發展[2]。第三，醫院人事檔案管理人員在工作中較少關注外部環境的變化和行業內的先進做法，缺少主動學習和借鑒的意識，容易陷入自我封閉狀態，從而導致管理方式發展滯后。第四，面對人事檔案管理中的各類問題和挑戰，管理者往往采取應急和補救措施，而不是從根本上進行創新和改進。這種被動應對的方式導致問題積累和重復出現，從而進一步限制管理效率的提升和檔案管理水平的提高。第五，人事檔案創新活動的激勵機制不健全。醫院通常缺少對人事檔案創新行為的鼓勵和獎勵制度，員工在工作中提出的創新建議和措施難以獲得應有的認可和激勵。這種激勵機制的缺失，導致員工在工作中缺少積極性和主動性，從而使創新意識難以得到充分發揮。

2.2 人事檔案管理創新手段單一

人事檔案管理創新手段單一是當前醫院人事檔案管理中存在的另一個突出問題。第一，技術手段匱乏。許多醫院在進行人事檔案管理創新時局限于簡單的信息化和電子化手段，沒有進一步引入大數據分析和人工智能等技術來提高管理的智能化和精細化水平，從而導致檔案管理的創新效果不顯著。第二，管理方法單調。在許多醫院，人事檔案管理的創新往往只是形式上的變化，而未能在管理方法上開展深層次的改進，一些醫院雖然引入了電子檔案管理系統，但在實際操作中管理流程和方式仍然沿用傳統的手工操作模式，沒有實現真正意義上的流程優化和管理創新，從而使創新手段難以發揮應有的作用[3]。第三，缺少多元化的管理模式。許多醫院在人事檔案管理上往往采用一刀切的方式，忽視不同部門和崗位的特殊需求，導致缺少靈活性和針對性，難以滿足醫院復雜多變的管理需求。第四，人事檔案管理對新興技術和方法的應用不足。醫院在進行人事檔案管理創新時，往往對新技術和新方法的嘗試持保守態度，缺少勇于嘗試和不斷探索的精神，導致了創新手段的單一化和滯后性，從而使醫院難以享受到技術進步帶來的紅利。第五，醫院對外部資源的利用不足。醫院在進行人事檔案管理創新時，往往局限于內部資源的使用，忽視外部資源的整合和利用，缺少與其他醫療機構、科技公司與科研機構的合作，導致創新手段的單一性和局限性。

2.3 人事檔案管理制度不完善

在醫院人事檔案管理的創新中，存在人事檔案管理制度不完善的問題，主要表現在以下幾個方面。第一，許多醫院沒有建立系統化與規范化的檔案管理制度。檔案管理缺少統一的標準和流程，導致檔案的收集、整理、存儲和利用等缺少明確的規范和指導，容易出現混亂和失控的情況，從而嚴重影響檔案管理的效率和質量。第二，檔案管理制度的執行力不足。雖然有些醫院制定了一些基本的檔案管理制度，但在實際執行過程中，往往缺少有效的監督和管理，導致制度形同虛設，從而不利于創新工作的落實。第三，在檔案管理人員在實際操作中，由于工作繁忙或缺少重視，未能嚴格按照制度執行檔案管理工作，導致檔案管理工作流于形式，無法達到預期的效果，從而使檔案管理制度無法發揮應有的作用。第四，許多醫院的檔案管理制度依然停留在傳統的管理模式上，未能及時引入和應用新的管理理念和技術，導致檔案管理難以適應現代化管理的要求，從而阻礙了檔案管理水平的提高。第五，檔案管理制度的覆蓋面不全面。許多醫院在制定檔案管理制度時，只注重某一方面的內容，如檔案的保密性或存儲安全性，而忽視檔案管理的整體性和全面性，這樣的制度設計導致檔案管理的各個環節缺少系統的協調和配合，從而會降低管理的整體效率和效果。第六，許多醫院缺少針對檔案管理人員的系統培訓和考核機制，導致檔案管理人員在實際工作中缺少必要的培訓和考核，往往難以勝任復雜的檔案管理工作，從而影響檔案管理的質量和效率。第七，檔案管理制度的不完善還表現在對檔案管理工作的激勵和約束機制上。許多醫院缺少對檔案管理工作的有效激勵和約束措施，導致檔案管理人員的工作積極性不高，管理工作難以高效開展，從而不利于檔案管理創新的推廣。

3 醫院人事檔案管理的創新策略

3.1 提高認識檔案管理的創新意識

醫院在信息化快速發展的時代，人事檔案管理的創新意識顯得尤為重要，因為創新意識不僅是技術手段的引入，更是觀念上的轉變和文化氛圍的營造，所以只有在全體人員中普及和深化對創新的認識，才能為檔案管理的現代化奠定堅實的基礎。第一，醫院管理層要樹立強烈的創新意識，認識到創新在提升檔案管理質量中的關鍵作用，為此可以組織高層管理者定期參加創新管理培訓，學習最新的檔案管理理念，以便了解行業前沿的發展動態。第二，醫院可以通過內部宣傳的方式，讓全體員工認識到檔案管理創新的重要性，為實現這一目標可以在內部刊物、公告欄或電子郵件中定期發布關于檔案管理創新的文章和信息。第三，管理層要主動了解各種先進的檔案管理技術，并探索其在醫院人事檔案管理中的應用前景，以便保證檔案管理工作緊跟時代發展步伐[4]。第四，醫院要設立專門的創新管理部門來負責推動檔案管理創新工作，這個部門可以定期召開會議，討論、評估創新項目的進展情況，以便協調各部門的創新工作，保證創新措施能夠有效落地。

3.2 豐富人事檔案管理的創新手段

醫院豐富人事檔案管理的創新手段，需要從檔案數字化、大數據分析、人工智能應用、系統集成化和云計算部署等方面入手，全面提升檔案管理的創新能力，從而更好地實現人事檔案管理的現代化。第一，醫院要將傳統紙質檔案轉化為電子檔案，以便利用信息技術實現檔案的電子化管理，這樣不僅能提高檔案管理的效率，還能大大節省空間。第二，醫院要積極應用大數據技術，對人事檔案進行深度分析，通過大數據分析，可以更好地了解員工的背景、技能、績效和發展需求，為人力資源管理決策提供有力支持。第三，醫院可以引入人工智能技術來提高檔案管理的智能化水平。人工智能技術可以用于檔案的自動分類、信息提取和智能檢索等方面，能極大地提高檔案管理的效率。第四，醫院要建設統一的人事檔案管理平臺，以便將各部門與各業務系統的數據整合在一起，實現檔案信息的集中管理，從而避免信息孤島現象，提高檔案管理的協同效應。第五，醫院通過將檔案管理系統部署在云端，可以實現檔案數據的遠程管理，提高檔案管理的靈活性，還能滿足醫院大規模檔案數據的存儲需求。第六，隨著科技的不斷進步，新的技術不斷涌現，醫院要保持開放的態度，積極嘗試應用適合的人事檔案管理技術，這樣才能更好地適應發展需要。

3.3 完善人事檔案管理制度

完善醫院人事檔案管理制度，需要從制定全面系統的管理制度、建立責任分工、強化監督考核、加強培訓和規范信息系統管理等多個方面入手，這樣才能保證檔案管理工作規范、有序及高效地開展，從而為醫院的人力資源管理提供堅實的制度保障。第一，醫院要制定涵蓋檔案的收集、整理、存儲、利用和銷毀等環節的人事檔案管理制度，并明確各環節的操作流程，以便保證檔案管理工作有章可循。第二，醫院要建立嚴格的檔案管理責任制度，通過明確的責任分工，保證檔案管理工作有人負責、有據可查，從而更好地避免管理上的漏洞。第三，醫院可以通過定期檢查檔案管理工作的執行情況，及時發現存在的問題，從而保證檔案制度的有效實施[5]。第四，醫院要定期組織檔案管理人員參加專業培訓，其中培訓內容要包括檔案管理的基本知識、最新技術、工具的應用及相關法律法規等，這樣才能全面提升檔案管理人員的專業素質及工作能力。第五，醫院要建立檔案管理的激勵制度。通過獎金與表彰等合理的激勵措施，可以更好地激發檔案管理人員的創新積極性，從而為實現人事檔案管理工作的高質量發展打下堅實基礎。

結語

綜上所述，醫院通過提高認識檔案管理的創新意識、豐富人事檔案管理的創新手段與完善人事檔案管理制度，可以有效提升人事檔案管理的質量，從而更好地支持創新工作的發展。相信未來隨著技術的進一步發展，醫院人事檔案管理必將不斷完善，為實現高質量的醫療體系奠定堅實基礎。

參考文獻

[1]譚一菱.基于人力資源開發的醫院人事檔案管理創新[J].就業與保障，2023（06）：178-180.

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[3]李麗燕.淺談公立醫院人事檔案管理的創新路徑[J].黑龍江檔案，2022（03）：246-248.

[4]瞿琳琳.淺析新時期醫院人事檔案管理的策略[J].科技視界，2022（11）：53-55.

[5]王思懿.醫院人事檔案管理創新研究[J].吉林廣播電視大學學報，2021（05）：158-160.

作者簡介：于英娜（1990.06—），碩士研究生學歷，煙臺市煙臺山醫院館員；工作及研究方向：檔案管理。