提高事業單位人事檔案管理水平的路徑探索

摘 要：事業單位做好人事檔案管理，有利于提升人事管理效率，保障員工合法權益及輔助決策。然而，隨著現代化管理要求的提高，事業單位的人事檔案管理面臨諸多問題，包括檔案管理方式陳舊、檔案信息更新不及時、檔案管理人員專業能力不足等。為有效應對這些問題，建議推進檔案信息化建設、定期更新檔案信息、提高檔案管理人員的專業能力，以便能保證檔案管理更加科學。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；檔案信息

事業單位作為我國公共服務體系的重要組成部分，人事管理的科學性直接關系到公共服務質量的提升。在人事管理中，檔案管理作為一項基礎性工作，承擔著記錄、保存和利用員工個人信息的重要職責。目前很多事業單位的人事檔案管理手段依然滯后，檔案管理模式老舊。為提高事業單位人事管理的水平，亟須在檔案管理領域開展創新性改革。

1 事業單位人事檔案管理的重要性

1.1 提升人事管理效率

加強事業單位的人事檔案管理，有利于提升人事管理效率。首先，傳統的紙質檔案管理方式需要人工查找和翻閱，既耗費時間，又存在信息丟失的風險。通過信息化手段，檔案可以通過數據庫分類、存儲和管理，這樣，員工的信息能夠隨時調取，從而大幅縮短了信息查找的時間。其次，在事業單位，檔案管理是人事部門協調各個崗位的基礎性工具，而規范的檔案管理體系能增強不同部門之間的信息共享，使人力資源管理工作的各個環節更為連貫。最后，無論是人事調動還是新員工的入職管理，完善的人事檔案管理都能保證相關信息及時準確地提供，避免因檔案不全或信息不準確而造成延誤工作的情況。

1.2 保障員工合法權益

人事檔案準確、完整地記錄員工的履歷、績效、獎懲和考核等信息。這些檔案不僅是單位人力資源管理的重要依據，還在員工合法權益的保障中起著關鍵性作用，而通過規范的人事檔案管理，能保證員工的各項權利得到維護。一方面，員工與單位之間會因薪酬、福利和晉升等問題產生爭議，而這些爭議往往需要通過人事檔案中的相關記錄來解決。通過完整準確的檔案記錄，能有效減少因信息不清導致的誤解或不公平待遇，從而避免勞動爭議的激化[1]。另一方面，員工的檔案不僅影響他們在事業單位的工作，會影響到其社會保險、醫療保障和退休手續等事項的辦理。科學、規范的人事檔案管理能保證員工的合法權益不被侵害。此外，員工的職業生涯發展離不開單位的支持，通過對檔案信息的分析，單位可以了解員工的工作能力、職業態度和培訓情況等，為員工制定合理的職業發展計劃，這不僅有助于員工的職業成長，還保障了他們在工作中的發展權益。

1.3 輔助決策

人事檔案作為事業單位管理的核心信息資源，不僅是員工信息的存儲載體，還是輔助決策的有力工具。首先，事業單位需要通過合理的人力資源配置，保證各個部門的工作有序進行。人事檔案的信息是合理配置人員的關鍵參考因素，通過分析檔案中的詳細信息，管理者能快速了解員工的能力，保證人員安排與其崗位需求相匹配，從而最大限度地發揮每個員工的潛能。其次，管理者在崗位調整或員工晉升過程中需要考慮員工的工作表現、技能水平和職業發展規劃等多方面因素。這些因素都可以通過人事檔案中的績效考核記錄、工作經歷和培訓經歷等信息得到反映。最后，在面對緊急的人力資源調整、機構改革和突發性事件時，管理者能通過檔案中的數據迅速找到合適的人選進行臨時調整，還能為單位的長遠規劃提供趨勢分析。

2 事業單位人事檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理方式陳舊

第一，許多事業單位依然采用傳統的紙質檔案管理模式。這種方式不僅操作煩瑣，在信息查詢時還需要大量人工翻閱，工作效率低下，導致檔案存儲不便。第二，由于缺少現代化的信息系統支持，檔案管理人員需要花費大量時間處理檔案錄入和檢索工作，不僅占用資源，也難以保障工作效率。第三，檔案的分類和整理方法仍沿用傳統的手工分類，分類標準模糊不清，缺少統一的管理規范，這種方式容易導致信息查找困難，從而使檔案之間的交叉檢索效率低下。第四，檔案管理的技術手段落后。大多數事業單位尚未充分引入現代檔案管理軟件系統，信息化程度低，無法實現檔案信息的快速存儲、檢索和統計分析，導致無法滿足快速獲取檔案信息的需求[2]。第五，許多事業單位缺少有效的檔案備份機制，僅依靠紙質文件的單一存儲方式，一旦發生意外事件，檔案數據很容易面臨永久性損失，從而導致檔案的安全性受到威脅。第六，在傳統的管理模式下，檔案信息的更新往往依賴于手工操作，更新時間不固定，更新頻率不規律，導致檔案信息在相當長的時間內無法反映員工的最新情況，從而使檔案的實際應用價值大幅降低。

2.2 檔案信息更新不及時

第一，檔案信息的更新周期過長。員工的工作情況、職位變動和培訓經歷等信息無法得到及時更新，導致檔案內容與實際情況不符，長期處于滯后狀態，從而無法反映員工的當前工作情況。第二，由于沒有建立統一的自動化系統，信息更新需要經過多個步驟，并且每個步驟都依賴于人工審核和錄入，這種方式不僅效率低下，還會增加出錯的可能性。第三，檔案更新責任不清晰。很多事業單位沒有建立專門的檔案信息更新制度，導致檔案管理人員和各業務部門在信息更新過程中責任分工不明，從而使檔案信息的更新處于被動狀態[3]。第四，檔案信息的更新頻率不規律。信息更新并非定期進行，往往是根據工作需求或員工的重大變動臨時更新，而平時的常規更新沒有固定的時間表，導致信息長期得不到維護。第五，檔案更新的內容不全面。在檔案更新過程中，往往僅更新主要信息，一些細節信息和重要的業務發展記錄容易被忽略，導致檔案內容不全面，從而無法全面反映員工的成長和工作變化。第六，檔案信息來源不統一。事業單位的人事檔案信息更新依賴于多個部門提供的數據，但由于各部門之間缺少統一的數據標準和采集規范，導致信息收集過程中存在不一致性和混亂，從而影響檔案信息的準確性和完整性。第七，很多單位沒有建立定期檢查檔案信息更新情況的機制，管理者對檔案更新工作的監督不到位，導致檔案信息更新進度緩慢或被忽視，從而進一步影響檔案管理工作的整體規范性和有效性。

2.3 檔案管理人員專業能力不足

第一，檔案管理人員缺少系統的檔案管理專業知識，無法全面掌握現代檔案管理的基本理論和方法，導致他們在檔案的分類、整理、存檔和檢索過程中難以做到科學合理，從而使檔案管理的標準化程度不足。第二，檔案管理人員對信息化管理技術的掌握不夠全面。隨著信息化管理逐漸成為檔案管理的主流趨勢，很多事業單位已經開始引入電子檔案管理系統，但部分管理人員在使用這些信息化工具時，技能不足，導致信息化工具的實際應用效果不佳。第三，檔案管理人員的培訓機會不足。事業單位對檔案管理崗位的培訓安排不夠系統，通常僅限于基本的入職培訓，后續的專業發展和技能提升得不到有效支持，導致管理人員的知識儲備和技能更新速度滯后于行業發展，難以適應檔案管理工作日益多樣化和復雜化的要求。第四，檔案管理人員的工作意識淡薄。一些管理人員對檔案管理的系統性和嚴謹性認識不足，工作中缺少主動性，責任意識不強，常常只是被動完成日常工作任務，無法主動進行檔案的整理、分類和定期更新，導致檔案管理工作出現隨意性，從而使檔案的完整性和準確性難以得到有效保障。第五，很多檔案管理人員未接受過專門的檔案安全與保密培訓，導致在日常管理過程中檔案的安全性和保密性得不到應有的重視。第六，人事檔案管理涉及多項法律法規的遵守，但部分檔案管理人員對相關法律法規的理解和掌握不到位，導致在實際操作中容易出現不合規的情況，無法有效地保障檔案管理工作依法依規進行。第七，檔案管理人員的溝通協調能力不足。檔案管理工作需要與人力資源和財務等多個相關部門協調溝通，才能保證檔案信息的準確傳遞和更新，但部分管理人員的溝通能力較弱，未能有效處理跨部門的檔案協同管理工作，導致檔案信息流轉不暢，更新不及時，進而影響檔案管理工作的效率。

3 提升事業單位人事檔案管理水平的路徑

3.1 推進檔案信息化建設

隨著技術的飛速發展，傳統的檔案管理方式已經無法滿足當前高效的信息管理需求，而推進檔案信息化建設不僅是順應時代發展的必然選擇，還是提升事業單位人事管理整體效能的重要策略。第一，單位需要建立完善的電子檔案管理系統，以便將現有的紙質檔案逐步數字化，這種數字化轉型可以有效解決紙質檔案查閱不便及存儲空間受限的問題，從而有利于提升檔案的可查詢性。第二，在傳統的檔案管理方式中，檔案數據往往以單一文件的形式存在，難以交叉查詢，為此要引入先進的軟件平臺，以便檔案管理人員可以利用關鍵字、標簽和時間段等方式快速檢索[4]。第三，事業單位通過云計算技術，可以將檔案系統部署在云平臺上，實現數據的遠程存儲，這樣有利于保證檔案數據的長期保存。第四，電子檔案相比紙質檔案更容易受到網絡攻擊等安全威脅，因而單位必須加強檔案管理系統的安全防護措施，要定期進行數據備份及設置嚴格的用戶權限，從而保證不同人員只能訪問相應授權范圍內的檔案。第五，事業單位要定期組織培訓來幫助管理人員掌握電子檔案系統的使用方法，還需要監督信息化技術的應用，以便保證檔案管理人員在日常工作中真正利用信息化工具提高工作效率。

3.2 定期更新檔案信息

事業單位在人事管理過程中，檔案信息的時效性是衡量檔案管理水平的重要標準，只有保證檔案信息的動態更新，才能為各項人事決策提供可靠的數據支持，為實現這一目標，需要制定一系列針對性的措施。第一，單位需要建立完善的檔案信息更新制度，定期更新要以年度為周期，并結合員工的年度考核、崗位調動和培訓進修等情況，及時補充檔案信息，以便避免檔案內容滯后于員工實際情況。第二，檔案更新工作不僅是檔案管理部門的職責，還需要與人力資源部門的緊密配合，可以成立檔案信息更新工作小組，明確各部門在檔案信息更新中的職責，以便保證新的人事信息能及時流轉至檔案管理部門。第三，事業單位在檔案信息更新過程中，要采用信息化手段來簡化更新流程，可以通過電子檔案管理系統來實現信息的自動更新，以此大大提高信息的更新效率。第四，檔案更新不僅是錄入新信息，還要對已有的檔案內容進行核對，才能保證每條信息的準確性。檔案管理人員要定期檢查檔案中的關鍵數據，并與實際情況做比對。第五，除了基本的人事信息之外，檔案還要包括員工的培訓記錄、考核評估獎和勵處罰等細節信息。因此，在每次檔案更新時，都要保證所有相關信息能全面地記錄在檔案中，避免遺漏。

3.3 提高檔案管理人員的專業能力

隨著檔案管理工作逐漸向信息化和復雜化發展，檔案管理人員必須具備與時俱進的專業知識和技能，才能應對不斷變化的工作需求，為此需要通過系統化的培訓來提升檔案管理人員的專業能力。第一，單位要定期為檔案管理人員提供系統的專業培訓，其中培訓內容要包括檔案分類、整理、存檔和檢索等核心技能，還要涵蓋檔案管理的法律法規等相關知識，從而保證檔案管理人員能勝任日常的檔案管理工作。第二，事業單位要針對檔案管理信息系統的操作，定期組織技術培訓，以便幫助檔案管理人員熟練掌握系統的使用方法[5]。第三，單位要建立檔案管理人員的職業發展規劃，要設置職業晉升通道和績效獎勵機制來調動檔案管理人員的工作積極性。第四，事業單位要根據檔案管理人員的工作表現、專業能力提升情況和檔案管理工作的完成質量給予相應的獎勵，以便增強管理人員的責任感。第五，事業單位需要對檔案管理崗位科學分工，保證每一位檔案管理人員都能專注于自己負責的領域，以避免工作中出現職責不清的情況，從而保證檔案管理工作的有序進行。第六，事業單位要為檔案管理人員提供外部學習的機會，為此要定期組織檔案管理人員參加檔案管理行業的研討會，以便學習最新的檔案管理理念。

結語

綜上所述，事業單位通過推進檔案信息化建設、定期更新檔案信息和提高檔案管理人員的專業能力，有效提升檔案管理的質量，這不僅有助于保障員工權益，還可以為單位的長遠發展提供有力支撐。未來，事業單位要繼續深化檔案管理改革，以便更好地適應時代需求，實現檔案管理的全面提升。

參考文獻

[1]付昕.提升事業單位人事檔案管理水平的路徑探索[J].活力，2024，42（17）：28-30.

[2]王磊.試論人事檔案在事業單位人力資源管理中的作用[J].鄉鎮企業導報，2024（16）：231-233.

[3]烏峰.新時期事業單位檔案管理標準化與規范化思考[J].西部資源，2024（04）：136-137.

[4]趙陽.事業單位人事檔案管理規范化水平的提升[J].蘭臺世界，2024（06）：95-97.

[5]牛福厚.大數據背景下機關事業單位人事檔案管理創新分析[J].蘭臺內外，2024（11）：16-18.

作者簡介：張曼（1979.12—）；女，大學學歷，泰安市岱岳區公共就業和人才服務中心館員，研究方向：檔案管理。