淺析數字時代檔案職業技能的提升與創新

摘 要：在當前各行各業按下數字化轉型“快進鍵”的新趨勢下，傳統的職業和工種面臨著顛覆性的機遇和挑戰。檔案作為歷史的傳承、信息的延續、時代的責任，如何搭上“信息化”的快車，是我們每一位檔案從業人員無法回避且必須認真思考的問題。本文以筆者的檔案工作經歷，對信息化背景下檔案從業人員職業技能的提升與創新進行了一些思考與實踐。

關鍵詞：數字時代；檔案工作；職業技能；提升創新

當今社會，數字時代已經悄然來臨，大數據、區塊鏈、AI人工智能等新科技的發展日新月異，給檔案從業人員綜合能力、專業技能、創新意識和思維模式提出了更高的要求。隨著生產經營活動對檔案資源的需求越來越迫切，檔案職業的社會認知度和認可度也大幅度提升。檔案，這一古老的職業正在煥發新的生命活力。但在迎接前所未有的發展機遇的同時，也面臨著巨大挑戰。本文從一名檔案從業者的角度，就數字時代中檔案工作人員如何不斷以開拓進取精神和與時俱進的創新意識，將信息技術與傳統檔案有機融合，使檔案工作逐步向信息化、智能化轉型，進行一些有益的思考和嘗試。

1 數字時代檔案管理工作的差異分析

1.1 生成方式不同，存在形式上的差異

2004年，因工作需要，筆者協助單位的檔案員開展過檔案整理及達標創建工作，也與檔案有了第一次接觸。那時檔案生成的途徑比較單一，且還停留在檔案工作人員被動收集階段，多是部門交什么，檔案人員整理什么，檔案工作存在一定的被動性。2016年，筆者正式接手單位的檔案管理工作。當時給我最大的感受就是那個階段產生的檔案已經與12年前的情況大不一樣了，除了傳統檔案以外，新興的檔案類型也越來越多，產生的途徑不再是本單位單一產生的，業務協作單位、招投標事項、重大活動、重大歷史事件、審計督查等等工作中都開始產生各式各樣的數字檔案，極大地豐富了檔案資源的種類和利用形式。

1.2 產生順序不同，存在時間上的差異

除了生成方式上的差異，傳統檔案與數字檔案在產生順序上也有很大的差別。“在傳統檔案管理模式中，檔案工作量大，檔案管理呈現粗放的方式，這也給檔案服務工作質量的提升帶來了較大的阻礙?！盵1]傳統檔案產生的順序往往還是隨著文件流轉或業務進程的結束才開始進入歸檔及掃描階段。而數字檔案從產生、流轉到歸檔全生命周期已經實現了全部以數字化的形式進行，打破了以往傳統檔案的形成順序，極大地縮短了歸檔周期，提高了工作效率。

1.3 形成媒介不同，存在介質上的差異

傳統檔案和數字檔案在存儲介質上的差異也隨著科學技術日新月異的發展產生很大的不同。傳統的紙質檔案保存已經隨著更多的高科技媒介的加入，使存儲利用變得更加簡單、安全、高效、便捷。檔案保存的硬件環境也越來越智能化、集成化和便捷化。而針對數字檔案的數據量巨大、數據類型繁多、數據產生速度快等特點，也誕生了大數據、云存儲、藍光存儲等多種多樣的存儲介質與存儲手段進行支撐，使得我們可以更加方便地對數字檔案資源進行檢索和利用，拓展了檔案開發利用的新模式。

1.4 面對受眾不同，存在服務上的差異

傳統的檔案管理因為受制于檔案種類單一、數量缺少、歸檔周期長等因素，在提供的檢索服務和開發效果方面一直是短板，很難發揮出檔案資源應有的效用。新的歷史時期，隨著人們對檔案重要性的認識不斷提升，檔案工作的制度體系不斷規范，我們也有了越來越多的技術手段可以不斷挖掘檔案資源所蘊藏的價值，更好地服務單位事業的發展。

2 數字時代檔案工作開展的主要特點

2.1 傳統檔案數字化

以往管理傳統紙質檔案時需要占用大量密集架和檔案盒的時代已經一去不復返?！霸谛畔⒓夹g影響下，數字記錄逐漸取代傳統以紙質載體為主的記錄形式與記錄方式?！盵2]通過對紙質檔案數字化轉換，在節省檔案管理人員整理時間、歸檔周期和存儲所需空間的同時，最終將實現數字檔案實時在線歸檔。不僅大大提高工作的時效性和便捷性，減少整理等環節的工作量，還會節約大量實體檔案的存儲空間。

2.2 檔案形式多樣化

通過對各種門類的檔案資源數字化轉換，使得檔案也煥發新生。檔案的數字化也不只停留于紙質檔案的數字化掃描，還可以利用全息技術實現對實物檔案的復制和應用；也可以借助數字孿生技術打造全場景的智慧檔案庫房等。原本普通的一件檔案因為數據技術的加持會變得更加生動、更加貼近實際。

2.3 數據管理一體化

從數據管理的角度來看，傳統檔案和數字檔案也將逐漸融合為一個整體。單一的檔案管理軟件和OA辦公軟件將很快淘汰，取而代之的是一整套集成有辦公OA、檔案管理、業務系統、知識地圖、智能數據庫及深度開發利用等功能完善的綜合辦公信息系統。

2.4 利用開發分布化

隨著數字檔案的普及，檔案資源的開發利用也不再受到空間和時間的限制，借助于互聯網終端，只要有合規權限的用戶都可以立即查找和檢索任何文件，可以訪問桌面或移動設備以及每個不同公司辦公地點的檔案資源。隨著信息技術、大數據技術及人工智能技術的不斷發展，智慧檔案服務很快將走進我們的工作與生活。

3 數字時代檔案職業技能提升的主要途徑

在數字時代背景下，檔案管理工作逐漸呈現出多元化、動態化以及開放化的發展趨勢，這就對檔案工作人員提出了更高的職業技能要求。檔案工作者在開展相關工作時，要想獲得更加穩定、長遠的發展，就必須要不斷提升自身的專業技能，以滿足時代發展對檔案工作者提出的新要求。但是從現階段的實際情況來看，檔案工作者在開展相關工作時依然存在一些問題。例如，對職業技能認識不到位、缺乏創新意識等。在這樣的情況下，主要可以從以下幾個方面提高業務水平。

3.1 以人為本，加強檔案人才隊伍建設

在數字時代的檔案管理工作中，既需要掌握專業知識和技術的人才，也需要掌握檔案信息管理、檔案利用開發等專業知識的人才，還需要既掌握檔案業務知識，又具有較高科學文化素質的復合型人才。因此，加強檔案人才隊伍建設，提高檔案人才的職業素養和業務技能是一個非常重要的問題?！耙驗椋瑥囊欢ń嵌葋碚f，檔案管理工作人員的素質決定著檔案管理工作的質量與效率?！盵3]首先，要制定相應的人才引進計劃。在具體操作過程中，可以通過引進優秀專業人才、鼓勵現有人才繼續深造等方式來提升檔案人員的專業水平和整體素質。其次，要加大對檔案人員的培訓力度?？梢酝ㄟ^定期舉辦培訓班、專題講座等方式對檔案工作人員進行專業知識和技能培訓。同時還可以通過與高校等機構合作、購買專業書籍等方式來提高檔案人員的業務水平。最后，要積極推進專業技術職務評聘制度改革。對不同層次、不同崗位的人員實行不同的職稱評聘制度，讓他們都能有一個展示自己才華的平臺?？傊?，數字時代是一個變革的時代。在這一時期，檔案工作也應與時俱進，順應時代發展要求，積極轉變傳統思維模式、改變傳統工作方法、創新工作方式和服務手段。

3.2 以制度為基礎，強化管理規范化建設

檔案管理工作涵蓋單位生產經營的各個環節和方方面面。因此，在管理過程中，檔案工作者應該明確自身在檔案管理工作中的職責和作用，借助合理、科學的管理制度，有效助力提升工作效率。首先，檔案工作者要對單位的整體工作有充分的認識和了解，同時對各部門的職能和職責了然于心，這樣在實際工作中才能做到有的放矢。其次，檔案工作者還要不斷提高自身的職業技能水平，加強檔案工作新技術、新動態、新趨勢的了解和學習，要有基本計算機的硬件知識儲備，還應加強對操作系統、數據結構、數據庫操作等方面知識的汲取和實踐，以系統的思維考慮檔案工作的發展規劃。

3.3 以實操為抓手，提升專業業務能力

有了人才支撐和制度保證，檔案工作人員除了加強基本的理論知識學習以外，還應多思考、多動手、多實踐。在實際工作中不應過度依賴第三方協作單位進行整理工作。應該倡導從最基本的整理工作入手，每一個工作環節都親身參與進來，同時應加強對檔案信息化軟件、硬件的操作培訓和練習，必須能熟練進行操作且達到規范要求。同時，在檔案管理工作中，檔案工作者還應該具有創新意識，能夠根據現實情況來不斷提高自身的創新能力并應用到日常工作中，積極發揮自身的主觀能動性，不斷促進工作的智能化水平和工作效率的顯著提升。

4 數字時代檔案職業技能的創新與創效

4.1 創新方面

4.1.1轉變觀念。檔案工作者要以新時代的思想觀念為指引，順應時代發展要求，從傳統檔案管理模式中走出來，樹立數字化思維，并積極向數字檔案管理模式轉變。檔案工作者要努力成為全社會檔案信息化的倡導者、推動者和實踐者，充分發揮自身優勢和特長，與社會各界合作，為社會提供更多的優質服務。

4.1.2加強創新。在數字時代，信息技術的發展日新月異，檔案工作者要緊跟時代步伐，敢于創新。對于傳統的檔案管理模式進行變革與創新，要不斷嘗試新的服務方式、服務手段、服務方法和服務內容等，如將線上線下相結合的方式融入檔案工作中去。通過某信公眾號、某博等新媒體平臺擴大影響力。通過網站、App等現代化設備加強宣傳。利用人工智能技術為檔案提供智能化服務。運用區塊鏈技術進行檔案數據的加密、存儲與傳輸等。

4.1.3提高效益。數字時代的到來為檔案工作帶來了機遇和挑戰。在這個過程中，檔案工作者要把握機遇，積極探索新形勢下檔案工作的新思路、新方法和新舉措。同時，在這一過程中提高效益也是其中一個重要方面。

4.2 創效方面

4.2.1要做好檔案資源的管理與利用。檔案工作的任務是收集、整理、保管、提供利用好各種檔案資料，為單位建設、改革、發展和社會穩定服務。在這個過程中，檔案工作不僅要有專業的知識，還需要有豐富的實踐經驗。因此，檔案工作者要不斷地提升自身素質，了解各種檔案知識和信息技術，成為檔案工作的專家和行家。尤其是在數字時代，要主動學習計算機網絡技術、多媒體技術等現代技術，善于運用信息技術手段和先進的信息設備進行檔案信息的收集、整理和存儲。檔案工作者還需要有較強的服務意識，加強與社會各界合作，做好社會服務工作。

4.2.2要充分利用現代信息技術開展檔案工作。不僅可以使檔案管理更加規范，而且還能（下接33頁）

（上接27頁）使檔案管理更加便捷、高效與安全。尤其是在“互聯網+”時代，隨著人們信息安全意識的不斷增強，越來越多的單位將信息化建設作為重點工作，以保障信息安全。在這樣的形勢下，檔案工作者要充分利用現代化信息技術開展檔案工作。一是要充分利用檔案管理軟件提高工作效率，如 OA辦公系統、某信公眾號等；二是要利用信息技術開展數據分析工作，為領導決策提供參考。如利用大數據進行統計分析、數據可視化等；三是要利用人工智能技術開展檔案檢索工作。如利用OCR識別技術進行文件識別；四是要利用區塊鏈技術實現對檔案數據的加密、存儲與傳輸。如采用數字簽名、數字證書等方式進行數據加密；五是要利用大數據技術開展檔案編研工作。通過分析用戶需求，選擇合適的信息檢索方式和編研主題，從而更好地服務于社會和公眾。

4.2.3要拓寬服務領域，為社會提供優質服務。檔案服務工作是檔案事業的核心，也是檔案工作者的職責所在。在數字時代，檔案工作要積極拓展服務領域，不斷滿足人們對檔案信息的需求。在這個過程中，檔案工作者要加強與社會各界的合作，將檔案部門的優質服務延伸到社會中去。例如，國家檔案館可以在數字化處理后，提供給用戶“一鍵查檔”服務；一些檔案館可以為用戶提供“一鍵檢索”服務；一些檔案館還可以利用某博、某信、App等新媒體平臺為用戶提供個性化服務。除此之外，還可以主動與高校、企業、科研機構等單位合作，加強雙方的溝通與交流，不斷拓寬服務領域。

結語

綜上所述，在實際工作中，數字時代檔案工作者的任務任重而道遠。只有以全體檔案工作者的通力合作和默默奉獻為依托，結合不斷提升自身信息化業務水平、不斷拓展檔案資源的開發利用渠道和維度，才能更好地為領導者提供高質量的決策依據、更好地提升檔案管理工作水平。新時代，檔案所蘊藏的重要價值越來越顯現。針對檔案管理工作中出現的新問題和新困難，檔案工作者必須予以高度重視、細致剖析、積極應對、認真總結，要立足于檔案專業的角度，以認真負責的工作態度，切實采取有效措施實現檔案管理體制和運行機制的改革與創新，不斷提高檔案管理水平。

參考文獻

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作者簡介：毛沅（1981—），大專學歷，江蘇交通控股有限公司所屬江蘇省高速公路經營管理中心助理館員，工作及研究方向：檔案管理。