檔案治理視角下住房保障檔案規(guī)范化管理路徑分析

摘 要：隨著城市的高速發(fā)展，國(guó)家針對(duì)中低收入水平的家庭提供保障性住房的力度不斷增大，在相關(guān)工作開展過程中產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)文件與電子數(shù)據(jù)，為有關(guān)部門對(duì)居民生活水平的了解與后續(xù)工作開展方向的判斷提供重要參考依據(jù)。本文以檔案治理視角對(duì)住房保障檔案的規(guī)范化管理路徑進(jìn)行深入研究，以現(xiàn)階段信息化管理的主流趨勢(shì)，在思想建設(shè)、制度建設(shè)、人才建設(shè)與信息化建設(shè)等方面找出問題并提出解決方案，為有關(guān)部門工作開展提供決策參考，也為現(xiàn)代城市的建設(shè)和發(fā)展尋求提供更有利的信息基礎(chǔ)條件。

關(guān)鍵詞：檔案治理；住房保障檔案；規(guī)范化

住房保障檔案是記錄申請(qǐng)?zhí)峤弧⒉轵?yàn)審核、住房分配、日常調(diào)度等業(yè)務(wù)流程的最原始文件，對(duì)于社會(huì)性保障制度與政策的落實(shí)與維護(hù)保障群眾合法權(quán)益有著重要的參考與憑證作用。自2008年開始，保障性住房成為我國(guó)住房類型發(fā)展過程中的重要組成部分，是國(guó)家為城市生活困難居民設(shè)立社會(huì)保障政策與制度的重點(diǎn)工作，主要覆蓋社會(huì)不同層級(jí)人群，以廉租住房、公共租賃房的方式出現(xiàn)。在政策落實(shí)與工作開展過程中產(chǎn)生了大量的住房保障檔案資料，涉及工程項(xiàng)目、資質(zhì)審核、實(shí)施保障、動(dòng)態(tài)管理等文字、圖表、照片、聲像等信息和數(shù)據(jù)，整體信息量大、流動(dòng)性大、變動(dòng)頻繁、保管困難。因此，在住房保障檔案治理上利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及電子掃描等技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)海量檔案文件資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與信息化管理已成為關(guān)鍵方向，是維護(hù)社會(huì)和諧發(fā)展的強(qiáng)有力保障，也是住房保障部門需要面對(duì)的重要課題。

1 住房保障檔案規(guī)范化管理綜述

1.1 住房保障檔案基本構(gòu)成及管理現(xiàn)狀

住房保障檔案是全面客觀分析城鄉(xiāng)地區(qū)保障性住房工作的重要文件，其中包括原始文件、傳真等紙質(zhì)材料與數(shù)據(jù)圖表、個(gè)人身份信息、個(gè)人收入情況等電子文件。整體分為兩種類型，一是保障性住房人員的申請(qǐng)材料，包含個(gè)人與家庭成員的身份證、戶口本、婚姻情況等信息，同時(shí)還有辦事部門審核、復(fù)核、公示文件等手續(xù)。二是保障性房屋建設(shè)過程中產(chǎn)生的工程項(xiàng)目、施工情況、財(cái)務(wù)支出、竣工驗(yàn)收等信息。兩種類型的檔案文件均是以紙質(zhì)文件與電子信息相結(jié)合的方式留存，生成、管理、分類、利用等均有著固定的格式和嚴(yán)格的辦理流程，屬于專業(yè)性檔案的一種。隨著保障性住房信息檔案的日積月累，在管理上無疑為工作人員帶來了較大壓力。目前在住房保障部門，對(duì)于檔案文件管理的重視程度不夠，無論在政策制度、財(cái)政資金還是在人力資源、信息化建設(shè)等方面都沒有給予相應(yīng)的支持與幫助，使得檔案管理整體水平處于較為滯后的狀態(tài)，不利于檔案潛在價(jià)值的深入挖掘與利用。

1.2 住房保障檔案信息化管理的必要性及意義

對(duì)住房保障檔案的有效管理，可為相關(guān)工作的開展與社會(huì)平穩(wěn)運(yùn)行提供積極的促進(jìn)作用。在民生方面，可全面加強(qiáng)對(duì)城鎮(zhèn)中低收入人群住房保障情況的監(jiān)管，通過對(duì)大量住戶個(gè)人資料的審核，可有效化解現(xiàn)存多方面的社會(huì)矛盾問題，做到分配合理、陽(yáng)光透明、公平公正，保障群體及個(gè)人的合法權(quán)益，從而推進(jìn)住房保障工作與社會(huì)治安管理工作的有效開展。在檔案管理方面，通過對(duì)基礎(chǔ)檔案文件的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理，可將日常工作從過去紙質(zhì)檔案管理、人工查閱為主的模式中解脫出來，在減少檔案管理的工作量及管理成本的同時(shí)，大大精簡(jiǎn)了群眾的辦事流程，進(jìn)一步提高工作效率，提高群眾滿意度，從而推動(dòng)住房保障檔案信息化管理工作的順利開展。與此同時(shí)，由于住房保障業(yè)務(wù)涉及部門多、涵蓋內(nèi)容復(fù)雜、面向群體廣泛，過去的業(yè)務(wù)處理與審核時(shí)間較長(zhǎng)，通過建設(shè)住房保障檔案管理利用一體化平臺(tái)，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時(shí)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，將各部門進(jìn)行串聯(lián)，相關(guān)業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)多平臺(tái)共建共享、在線審批，縮短材料受理、初審、復(fù)審等一系列流程的辦理時(shí)間，降低了相關(guān)業(yè)務(wù)辦理人員的工作難度，從而提升了工作質(zhì)量[1]。

2 檔案治理視角下住房保障檔案規(guī)范化管理面臨的問題與困境

在社會(huì)的各個(gè)行業(yè)中，大多數(shù)部門單位對(duì)檔案工作的了解不夠深入，對(duì)檔案內(nèi)容的價(jià)值不夠認(rèn)可，認(rèn)為其僅是將工作流程中產(chǎn)生的文件資料妥善保存即可，無需投入過多的人力物力財(cái)力進(jìn)行優(yōu)化完善，導(dǎo)致在檔案管理的實(shí)際工作中，容易出現(xiàn)收集不齊全、分類不合理、管理較混亂、效率較低下、安全無保障等問題，在一定程度上嚴(yán)重制約了檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

2.1 信息化意識(shí)不夠強(qiáng)烈，重視程度較低

一是檔案意識(shí)不夠，仍存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想。相關(guān)住房保障部門領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為檔案工作較為邊緣，僅是將散落在各部門的檔案文件收集匯總即可，無需浪費(fèi)大量的人力物力，保證檔案紙質(zhì)文件不丟失就好，使得在財(cái)政資金、崗位分配、設(shè)施建設(shè)等方面缺少一定的支持，甚至部分單位尚未設(shè)置專門的檔案室，重要資料在庫(kù)房中也是隨意擺放，導(dǎo)致出現(xiàn)嚴(yán)重的工作滯留現(xiàn)象[2]。二是信息化意識(shí)薄弱。受過去長(zhǎng)期工作模式影響，目前大多住房保障部門習(xí)慣了紙質(zhì)文件材料的運(yùn)用，即使某些文件以電子信息的方式出現(xiàn)，也會(huì)打印出書面材料，對(duì)于電子檔案的認(rèn)識(shí)不夠高，從而導(dǎo)致后期數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用及系統(tǒng)信息化管理模式的改革無從開展，難以建立較為完善的住房保障檔案數(shù)字資源庫(kù)，無法充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)信息化的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。

2.2 科學(xué)化管理不到位，標(biāo)準(zhǔn)制定滯后

一是在制度標(biāo)準(zhǔn)方面，部分地區(qū)尚未建立完善的住房保障檔案管理制度，沒有隨著時(shí)代的進(jìn)步與工作模式的轉(zhuǎn)變而對(duì)標(biāo)準(zhǔn)制度進(jìn)行完善優(yōu)化，使得檔案信息化管理流程缺乏合理的機(jī)制。即使制定了管理制度體系，也僅是將上級(jí)部門出臺(tái)的文件直接應(yīng)用，存在滯后性，沒有結(jié)合本地區(qū)本部門實(shí)際工作需求，使得實(shí)際執(zhí)行和落實(shí)方面還未到位，管理成效并不理想。二是在日常監(jiān)督方面，大多數(shù)住房保障部門對(duì)工作人員的考核力度與約束力度不夠，在實(shí)際工作中責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng)烈，使得在實(shí)際工作中容易出現(xiàn)敷衍了事、工作不及時(shí)不到位的現(xiàn)象，沒有做到在工作中規(guī)范員工自身操作行為，工作積極性與主觀能動(dòng)性不夠，對(duì)于新時(shí)期檔案管理工作模式的改革創(chuàng)新有一定的制約與影響。

2.3 專業(yè)化人才不夠充足，培養(yǎng)方案缺失

在住房保障檔案管理中，部分地區(qū)及部門單位沒有建立較為完備的檔案管理機(jī)制。相關(guān)業(yè)務(wù)流程參與單位較多，宏觀層面的領(lǐng)導(dǎo)力不夠，職能職責(zé)不清晰、業(yè)務(wù)分工不明確、流程分配不細(xì)化、溝通協(xié)調(diào)不通暢，部門之間交流較少，條塊分割嚴(yán)重，協(xié)同管理力度不夠，導(dǎo)致往往出現(xiàn)手續(xù)、證件審核反復(fù)進(jìn)行的情況。在一定程度上加大了群眾辦事的難度，“無用功”問題較為嚴(yán)重。這種模式的體制對(duì)住房檔案工作的管理有很大的負(fù)面作用。同時(shí)，在人員方面，住房保障部門能夠滿足檔案信息化、規(guī)范化管理要求的人員極少，人才引進(jìn)與繼續(xù)教育工作開展較差。導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理人員年齡較大、學(xué)歷不高、身兼數(shù)職、流動(dòng)性大，缺乏最為基礎(chǔ)的信息化管理知識(shí)，不具備在網(wǎng)絡(luò)背景下利用相關(guān)技術(shù)實(shí)現(xiàn)工作高效開展，無法滿足新形勢(shì)下檔案高質(zhì)量管理的要求，使得相當(dāng)數(shù)量的部門單位的住房保障檔案管理仍以“紙質(zhì)文件+電子數(shù)據(jù)”的互補(bǔ)模式開展工作，嚴(yán)重制約了未來工作的發(fā)展空間。

2.4 共享化利用不夠完善，系統(tǒng)功能較少

一是基礎(chǔ)設(shè)施較差。檔案信息化管理離不開先進(jìn)的硬件設(shè)備，目前大多數(shù)住房保障部門檔案管理軟硬件設(shè)備長(zhǎng)期沒有進(jìn)行更新優(yōu)化，較為陳舊、版本較低、缺失嚴(yán)重，導(dǎo)致即使具備良好的信息化發(fā)展思維及創(chuàng)新性管理意識(shí)，也無法落實(shí)。二是技術(shù)應(yīng)用較少。大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代最為關(guān)鍵的特征是信息互聯(lián)互通與共建共享，在各級(jí)住房保障部門普遍存在各自為政的現(xiàn)象，沒有利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)打破系統(tǒng)平臺(tái)之間的藩籬，容易出現(xiàn)“信息孤島”問題。

3 檔案治理視角下住房保障檔案規(guī)范化管理的未來優(yōu)化措施

雖然住房保障檔案的管理工作存在上述多方面問題，但是在宏觀政策上，數(shù)字中國(guó)建設(shè)的力度不斷增強(qiáng)，相關(guān)規(guī)劃目標(biāo)正不斷落實(shí)，為檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)與信息化高效管理利用營(yíng)造了良好的安全環(huán)境，并且在數(shù)字信息安全等方面也提供了較多的技術(shù)支持，這就需要各級(jí)檔案管理部門加強(qiáng)行業(yè)調(diào)研，構(gòu)建細(xì)致的信息化、規(guī)范化管理制度與實(shí)施方案，進(jìn)而為住房保障人員提供快捷高效的檔案服務(wù)。

3.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)，樹立改革思維

由于住房保障工作信息的關(guān)鍵性與特殊性，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)范化、信息化管理工作的重視，在思想層面接納檔案及信息化工作，在行動(dòng)方面做好相應(yīng)的側(cè)重，結(jié)合自身發(fā)展情況制定科學(xué)合理的工作方案，將電子檔案管理工作納入住房管理發(fā)展規(guī)劃，納入住房管理、計(jì)劃和考核中，不斷完善服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等信息化設(shè)施，建立健全檔案規(guī)范化管理體系，全面優(yōu)化涉及住房保障檔案資料管理流程的各環(huán)節(jié)，從而提高工作效率。與此同時(shí)，各級(jí)住房保障部門要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳，引導(dǎo)全體員工參與檔案工作，在整體上形成綜合領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)分類集中管理的格局，從而確保檔案工作收集整理、歸檔存儲(chǔ)、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)通暢高效，避免出現(xiàn)不配合、不積極、不落實(shí)的情況發(fā)生[3]。

3.2 設(shè)置配套標(biāo)準(zhǔn)，制定合理制度

一是健全管理機(jī)制。住房保障部門要深入學(xué)習(xí)中辦國(guó)辦印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》與《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》，結(jié)合《檔案法》與住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部印發(fā)的《住房保障檔案管理辦法》，根據(jù)實(shí)際工作需求及不同類型住房保障檔案，制定完善的檔案收集管理、分類著錄、歸檔存儲(chǔ)、共享利用等標(biāo)準(zhǔn)文件，如《電子檔案管理制度》《電子檔案涉密信息處置條例》《住房保障檔案收集整理業(yè)務(wù)流程規(guī)范》《住房檔案開發(fā)利用制度》《電子文件備份制度》等，以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化文件全面覆蓋的方式加強(qiáng)檔案管理各個(gè)流程之間的銜接。二是完善考核機(jī)制。根據(jù)本單位檔案管理崗位情況，建立干部職工績(jī)效考核及選拔任用激勵(lì)機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的調(diào)度反饋，檢查督促，進(jìn)一步明確崗位責(zé)任制，做到各項(xiàng)制度舉措堅(jiān)決有力執(zhí)行。同時(shí)要在干部提拔、職級(jí)晉升等方面向檔案管理崗位傾斜，明確用人導(dǎo)向，從而激勵(lì)工作人員敢于擔(dān)當(dāng)、主動(dòng)作為，激發(fā)工作熱情，提高服務(wù)水平。

3.3 著力完善機(jī)制，加強(qiáng)人才培養(yǎng)

一是完善管理機(jī)制。住房保障部門要根據(jù)當(dāng)?shù)爻雠_(tái)的各單位“三定方案”，明確住房保障中心專業(yè)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃本地區(qū)相關(guān)工作，其他相關(guān)部門協(xié)同配合，做到職能職責(zé)整合，任務(wù)分工明晰。同時(shí)，住房保障中心要精細(xì)化梳理住房保障業(yè)務(wù)流程，做到工作不重疊，業(yè)務(wù)不交叉，最大程度地提高工作審批效率，嚴(yán)格落實(shí)“一次辦好”政策。同時(shí)要設(shè)置專人專班負(fù)責(zé)住房保障檔案管理工作，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，要求內(nèi)部相關(guān)科室及外部有關(guān)部門單位做好定期歸檔，確保住房保障相關(guān)文件信息不丟失、不泄露[4]。二是優(yōu)化管理人員。住房保障部門及相關(guān)協(xié)同配合單位要進(jìn)一步加強(qiáng)人才引進(jìn)工作，根據(jù)本地區(qū)本單位檔案管理工作實(shí)際情況，有針對(duì)性地面向社會(huì)開展選聘、遴選等工作。選擇檔案管理技能較強(qiáng)、熟知現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才參與工作，不斷為住房保障部門注入新鮮血液。同時(shí)也要同步做好人才培訓(xùn)工作，開展定期與不定期的教育活動(dòng)。可邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家、高校教授講課，也可帶領(lǐng)工作人員外出參觀調(diào)研檔案信息化管理，切實(shí)保證管理團(tuán)隊(duì)的高素質(zhì)、高標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠在實(shí)際工作開展過程中做到高效率、有創(chuàng)新、夠嚴(yán)謹(jǐn)，從而更快實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理模式的轉(zhuǎn)變。

3.4 打造強(qiáng)大平臺(tái)，保障安全利用

一是加大資金投入。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員要全面梳理總結(jié)當(dāng)前住房保障檔案管理工作存在的問題，并及時(shí)上報(bào)上級(jí)部門，積極爭(zhēng)取檔案信息化專項(xiàng)資金，用于硬件設(shè)備采購(gòu)、系統(tǒng)軟件更新、日常運(yùn)行維護(hù)、信息安全保管等事項(xiàng)，為后期管理利用工作提供良好支撐。二是引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”優(yōu)勢(shì)，全面利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、操作系統(tǒng)等現(xiàn)代技術(shù)手段，申請(qǐng)建立本地區(qū)住房保障檔案管理利用一體化平臺(tái)，將住房保障工作涉及的多種系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行集中整合，最大程度地提高各部門電子檔案信息的兼容性，從而做到在廣大范圍內(nèi)使檔案管理突破時(shí)空限制，提升檔案治理效能[5]。三是做好安全保障。在住房保障檔案管理過程中，要適當(dāng)應(yīng)用數(shù)據(jù)加密、安全傳輸、電子簽章、身份驗(yàn)證等安全技術(shù)手段，全面加強(qiáng)敏感及隱私數(shù)據(jù)的安全保護(hù)工作，杜絕在信息流轉(zhuǎn)過程中被不法分子竊取而造成不可逆的損失。

結(jié)語

綜上所述，住房保障檔案涉及民生，對(duì)于廣大人民群眾及整個(gè)社會(huì)而言都是極為寶貴的財(cái)富，為此管理好、利用好這些檔案，做到規(guī)范化、科學(xué)化、合理化已成為當(dāng)前面臨的重要任務(wù)。為此，各級(jí)檔案管理部門要牢固樹立檔案意識(shí)與信息化思維，及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，緊跟時(shí)代潮流，深度分析現(xiàn)存問題并提出行之有效的管理策略，全面構(gòu)建全新住房保障檔案管理體系，切實(shí)提升保障性住房檔案的質(zhì)量和效益，從而推動(dòng)國(guó)家住房管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：徐文靜（1986—），大學(xué)學(xué)歷，臨沂市供熱和住房保障中心館員，主要從事檔案管理與研究。