大數據視角下醫院檔案創新性高效管理策略研究

摘 要：信息化技術快速發展，各行各業的信息管理工作發生了較為深刻的變革，檔案行業也是如此。醫院檔案相較于其他類型檔案具有一定特殊性，不僅是廣大患者入院治療的病歷檔案，還是醫院各項活動產生信息的最原始記錄，由此可見，規范、高效的檔案管理工作對于醫院的整體發展而言有著重要意義。本文以大數據視角下醫院檔案創新性高效管理策略研究為題，在管理體系、干部隊伍、信息化建設、安全體系建設四個方面分析當下存在的問題及優化措施，進而充分應用信息化手段，推動醫院檔案工作實現高質量發展。

關鍵詞：大數據；醫院檔案；創新性；高效管理

項目基金：2024年度廣西高校中青年教師科研基礎能力提升項目“協同治理在檔案管理中的作用效果評價：以高校附屬醫院為例”（立項備案號：2024KY0494）

大數據技術對于海量醫院檔案資源管理而言優勢顯著，具有大容量、高效率、多元化等特點。隨著信息技術的不斷發展，醫院檔案的管理工作面臨著較多挑戰和機遇，受傳統檔案管理模式的影響，對于信息化意識、信息技術設備的應用普遍存在各種問題，急需利用現代化管理技術優勢提高工作水平。因此，醫院需要結合大數據技術，推動檔案管理改革發展，提高醫院信息資源整合度及利用率，以發揮檔案潛在利用價值來增強醫院的核心競爭力。

1 大數據視角下醫院檔案創新性高效管理綜述

在新形勢下，檔案管理工作是醫院日常管理工作的重要組成部分，實現創新性高效發展不僅可以發揮醫院公共服務職能，還能夠提升醫院運行效率。在大數據發展環境下，通過現代科學技術實現醫院檔案的全覆蓋動態管理與廣泛化高效利用已成為大勢所趨，因而醫院必須實行全面的創新改革，以提升醫院檔案管理水平和服務質量。

1.1 醫院檔案信息化創新性管理發展趨勢

在政策方面，2023年，國家衛生健康委、國家發展改革委、財政部等六個部門聯合印發文件《深化醫藥衛生體制改革2023年下半年重點工作任務》，其中明確指出要進一步加強醫院管理與現代化服務。2021年，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》也重點指出，要將檔案信息化建設進一步融入數字中國建設。由此可見，無論是醫療行業還是檔案行業，對于實現檔案管理改革創新，推動其與現代技術深度融合均提供了政策制度層面上的支持，營造了良好的發展環境。在技術層面，大數據、區塊鏈、物聯網、人工智能等先進技術的興起，使得檔案的信息化管理、智慧化應用已成為新時代醫院檔案創新性高效管理的首要途徑，通過多層級融合、多元化利用，可有效規避傳統意義上的管理弊端，在符合時代發展潮流的同時，促進了醫院與社會群眾的長效溝通。

1.2 醫院檔案信息化管理優勢

一是提高管理效率。傳統的紙質檔案存儲、人工查詢利用的管理模式，適用于存量小、利用率小、類型單一的檔案類型，無法在醫院檔案管理中長久應用。通過利用信息化技術，實現檔案資料的在線征集、自動分類、海量存儲、快速檢索與廣泛應用，徹底根除了過去管理人員手動查詢利用的弊端，將管理人員從單一枯燥乏味的工作環境中徹底解脫出來，實現了檔案工作由“管理型”轉變為“服務型”，構建了較為流暢的檔案運轉機制。二是提升安全指數。醫院的各項業務活動產生的信息具有較高的參考作用，但是在檔案征集管理過程中，往往是將各單位、各科室檔案簡單地堆放在庫房即可，缺乏規范的分類、著錄與數字化等流程性工作，使得在突發事件處理過程中，難以從凌亂無序的檔案庫房中定位所需檔案作為參考，對于工作順利開展造成了較大麻煩。利用數字化加工技術使檔案工作由紙質文件保管轉變為電子數據存儲，一是避免了工作人員隨意翻閱、混亂利用，增加了原始檔案的使用壽命。二是也避免不規范利用造成數據被泄露、文件丟失等不可逆的損失[1]。三是拓寬共享范圍。醫院檔案實現信息化管理，利用操作系統搜索引擎使對外服務利用由人工查詢轉變為在線檢索，打破時空限制，消除數據壁壘。不僅保障了檔案原始文件的安全，提高了醫院檔案的管理效率，最大程度上發揮了檔案的潛在價值，更使檔案由“死文件”變成“活數據”，擴大了檔案管理工作的作用和利用范圍，提高檔案的利用率，充分彰顯檔案價值，進而提高群眾的滿意度。

2 大數據視角下醫院檔案創新性高效管理面臨的困境

2.1 重視程度不夠，管理體系不完善

一是思想意識薄弱。在醫療行業，存在自上向下輕視檔案管理工作的思想，“重業務、輕檔案”意識嚴重，認為檔案工作僅僅是將散落在各處的紙質文件收集保管即可，無需再進行資金與人力資源的投入，使得信息化轉型工作難以高效開展。二是缺乏長效機制。在檔案工作創新性管理的具體實踐過程中，醫院對于出現的問題及未來發展規劃缺少清晰的認知，管理制度、執行標準制定與落實不到位造成醫院檔案在管理工作實際過程中極易出現收集不完整、操作較混亂、信息管理質量不夠高的問題。檔案部門往往為邊緣部門，在頂層設計層面沒有考慮成立檔案工作業務科室，存在職能職責不清晰、任務分工不明確的現象，執行力受到一定制約，機制運轉不通暢，使得部分檔案管理利用服務工作難以落地落實[2]。

2.2 培養力度不夠，干部隊伍不專業

一是員工培訓方面。實現醫院檔案的創新性高效管理，人才是第一要務，但是醫療行業對員工后期的培訓力度較小，人員素質、工作水準滿足于現狀，既了解檔案管理技能又熟知檔案信息技術的人才少之又少。現有管理人員大多數為醫療技術人員轉崗或者快退休人員，專業業務生疏、操作不規范、歸檔滯后，在實際工作中對檔案材料僅限于存放，往往是以紙質文件與電子文件相結合的方式管理，系統電子檔案數據庫始終處于不完善、有缺失、較為分散的狀態，難以從根本上促進檔案信息化工作的順利開展，直接影響檔案管理制度改革[3]。二是績效考核不到位。崗位責任制不夠清晰，對工作人員的日常監督不到位，使得在實際工作中容易出現紙上談兵的問題，對于制度標準的實施與工作任務的推進得過且過、大打折扣，無法真正意義上對醫院檔案的管理工作實施創新性改革與標準性優化。

2.3 技術應用不夠，系統平臺不先進

一是資金問題。由于醫院對檔案工作的重視程度不夠，沒有規劃檔案信息化專項資金的持續投入，配置專業的系統硬件設備、網絡設備、存儲設備與安全設備落后等，使得相關工作無從開展，難以根據標準建設先進的數字化機房，缺乏統一的檔案管理和查詢平臺，沒有在檔案收集整理、開發利用上發揮現代科學技術優勢，管理人員的創新思路更是難以落實。二是共享問題。目前，醫院的部門各自為政，缺乏協同治理工作理念，自建系統五花八門，數據架構、信息流轉形式相對獨立，沒有統一的數據模板，即使通過技術手段整合檔案數據信息，也僅僅是簡單的“物理堆砌”，無法通過數據挖掘、人工智能、云計算等技術的應用為醫護人員及廣大患者提供有利信息，信息化優勢發揮不足，信息數據的傳輸仍需要使用者在各個科室之間來回奔波，不僅無法充分彰顯檔案的價值，還造成了一定的資源浪費。

2.4 安全措施不夠，防護手段不到位

雖然現代科學技術能夠為醫院檔案的管理帶來了極大便利，但隨之也存在一定的網絡安全風險，醫院的大部分檔案隱私性強、涉密性高、利用價值廣，一旦信息被泄露將會對醫院乃至整個社會造成不良影響。目前，部分醫院尚未重視網絡安全工作，防范水平較低，對于現存漏洞沒有做到全面排查、專項治理，在系統建設初期沒有配套設置專業的安全防護設備，相關數據安全與隱私保護的技術措施利用不夠全面，極易導致醫療數據及患者信息在傳輸過程中被病毒、惡意軟件入侵或被不法分子截獲，造成不可逆的損失。

3 大數據視角下醫院檔案創新性高效管理優化路徑

雖然醫院檔案的管理工作面臨上述各種難題，但是從宏觀角度上看，整體是在向好發展，需要醫院相關領導者及負責人員牢固樹立“為黨管檔、為國守史、為民服務”的宗旨意識，用長遠的目光改變檔案管理模式，緊跟時代潮流，促進各項工作迎合新時代發展需要，進而實現管理效率與利用效率的提升。

3.1 深入認知檔案工作，優化管理組織體系

一是轉變思想觀念。突破傳統思維模式束縛，將檔案工作與醫療衛生工作放到同安排、同部署、同規劃與同落實層面，進一步提升檔案管理的主動性與積極性，通過展板，某信公眾平臺、視頻號，專題學習等方式線上線下宣傳檔案工作，引導醫院全體人員深刻認識檔案資源創新性管理的重要性及意義，并形成廣泛認同。二是完善檔案管理機制。建立檔案工作領導小組，進一步落實職能職責、細化責任分工，醫院管理者要深入行業調研，結合自身發展情況形成可行性較強的工作方案，在宏觀上做到全面規劃，在微觀上落實發展細節。領導小組要根據《中華人民共和國檔案法》，結合《“十四五”全國檔案事業發展規劃》、檔案行業標準、衛生行業專門檔案管理及地方檔案行政部門規章制度等，全面更新優化醫院檔案管理制度，實現流程再造，保障各項工作的科學性、規范性，例如《醫院檔案管理責任制》《人事檔案利用規范》《檔案材料保密工作管理制度》《數據文件格式標準》《信息安全管理制度》等，防止管理不到位、利用不安全等問題發生[4]。

3.2 加強繼續教育培養，夯實理論知識基礎

一是員工能力提高方面，可利用線下線上相結合的方式，邀請業內專家、教授通過網絡課程、視頻課程、線下授課、醫療衛生單位之間業務交流等方式進行集中培訓，內容可包括檔案管理基本理論、現代化技術融合應用、信息安全保障等知識，逐步完善檔案管理人員的知識架構，了解檔案管理的概念、原則、方法，激發管理者主觀能動性與積極創新性，引導其在工作中實施優化與創新，以確保醫院檔案服務工作效率穩步提升，獲得醫療行業的廣泛認同。二是日常考核監督方面，建立激勵機制，引導廣大員工從紙質文件為主的保管利用轉變為以電子信息為主的信息化管理與主動提供服務，推動醫院檔案管理工作朝著自動化、高效化、智慧化邁進，促進干部隊伍不斷學習新發展理念、新發展舉措、新發展格局，使團隊知識水平和職業發展視角與時俱進，同時要結合平時考核結果，暢通干部晉升渠道，強化正向激勵，激活干部“源動力”，以促進全員將醫院檔案信息安全管理工作落到實處，努力營造見賢思齊的良好工作氛圍。

3.3 著力應用現代技術，全面升級系統平臺

一是要撥付檔案信息化專項資金，用于先進硬件設備的采購、更新、升級、維護以及大數據、云計算、人工智能、物聯網等技術的應用，建設實用性強、性價比高、兼容性廣的醫院檔案信息化利用平臺，從而為檔案收集管理、共建共享等工作提供更為便捷高效、系統智能的環境，進而實現高質量發展。二是充分利用現代技術實現共建共享，在醫院各業務部門全面優化醫院檔案信息化管理利用平臺，重視新舊硬件及各類數據的兼容問題，有目的地促進本單位醫療衛生檔案資源實現在線收集、快速傳輸、高效檢索、廣泛應用，醫療結果互認，實現做到讓“數據多跑路、群眾少跑腿、減少重復醫療檢查”，著力形成橫向、縱向打通的一體化推進格局。例如云存儲技術，在區域內建設醫院檔案數據庫，各大醫院可無需購買服務器、存儲器等硬件設備，可根據需求利用計算機網絡添加或刪除容量、快速更改性能和自動重新分配數據，解決了存儲空間的浪費，提高了存儲空間的利用率，同時具備負載均衡、故障冗余功能，實現了龐大數據云端存儲，徹底解決機房服務器存儲空間有限的問題，從而促進醫院檔案資源多部門共享。

3.4 重視安全建設業務，打造穩定運行環境

對于醫院檔案的安全工作，領導者與管理人員務必提高重視，一是在系統平臺建設初期，要配置合理的安全防護硬件設備。例如，日志審計、漏洞掃描等，通過網關防病毒、郵件防病毒、服務器防毒、網絡主機防病毒等多種防毒措施的組合，形成一個交叉、完善的病毒防護體系，防止病毒和惡意代碼的侵入[5]。二是利用現代化安全防護技術，應用身份識別、權限設置、數字簽章、加密傳輸、防火墻等安全防護措施，最大程度地保障相關數據在對外共享利用過程中的安全性和隱私性，從而使醫院檔案能夠更好地服務于醫療、科研和管理等工作。

結語

綜上所述，在新時代以大數據為主的現代科學技術為醫院的檔案管理帶來了極大的便利與前所未有的機遇和挑戰，在管理工作中融入信息化手段已成為醫療行業順應時代發展步伐的必然舉措，也是實現創新性高效發展的最有效措施。為此，作為醫院領導者及檔案管理工作中的一員，要深度分析當下檔案管理工作存在的問題，并主動創新優化業務流程，不斷推動實現檔案信息的高度整合與廣泛應用，進而為醫護人員及患者提供更加優質、個性化的檔案服務，從而推動整個行業向著更加智能、科技、自動化的方向邁進。

參考文獻

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[3]田麗杰.醫院編外人員人事檔案管理的優化路徑[J].浙江檔案，2023（10）：56-58.

[4]程燕.新醫改背景下醫院檔案管理的改進方法[J].黑龍江檔案，2023，（05）：130-132.

[5]吉曉雯，裴佳祺.健康醫療大數據背景下河北省公立醫院檔案管理優化策略[J].檔案天地，2023（09）：44-46.

作者簡介：勞穎琨（1984—），大學學歷，桂林醫學院第二附屬醫院館員，研究方向：醫院檔案管理。