醫院綜合檔案整理及數字化服務外包過程中的問題及對策

摘要：綜合檔案資源不僅是醫院實現可持續發展的重要基礎，亦可助力醫院社會效益、經濟效益的提升，而數字化服務外包模式的有效應用，可幫助醫院實現對綜合檔案資源的高效化利用。但是，在多方面因素影響下，當前綜合檔案規范整理與服務外包等存在一些問題，對醫院檔案資源的價值體現產生一定影響。本文從醫院綜合檔案規范整理與數字化服務外包存在的問題分析入手，提出科學對策，以促進檔案整理與外包服務的高質量發展。

關鍵詞：醫院綜合檔案；數字化服務外包；檔案規范整理

引言

得益于《機關檔案管理規定》[1]等政策制度的出臺，當前，醫院強調以數字化、信息化的形式加強歷史檔案保護。在此形勢下，醫院綜合檔案整理與管理面臨嚴格要求，促使數字化服務外包成為主要趨勢之一。但是，一些外包服務問題增加了綜合檔案管理出現風險的概率，甚至影響到醫院的可靠、長久運行。鑒于此，探討如何利用有效對策來提升醫院綜合檔案整理有效性，并促進數字化服務外包的高質量開展，對推動我國醫療衛生事業的轉型發展有著重要意義。

1. 綜合檔案整理與數字化服務外包的價值體現

1.1 有效解決人員不足問題

一般情況，綜合檔案整理涉及對紙質檔案的組件、排列、編目、裝訂、排架等處理環節。檔案的數字化轉化則涉及數據庫構建、掃描處理、成果管理等流程，環節流程煩瑣、復雜，對醫院檔案管理人員提出更高要求。再加上大量歷史檔案因長時間積壓，頻繁出現變脆、發黃等問題，須利用復雜工藝和流程進行檔案修復，這意味著大部分醫院對于綜合檔案整理與數字化處理無暇分身。而服務外包模式的有效應用，可通過對專業人員的合理配備來解決醫院檔案管理問題，并為綜合檔案資源的價值體現提供保障[2]。

1.2 推動檔案數字化轉型

醫院綜合檔案數字化管理涉及對專業設備、人才、技術的大量投入，而部分醫院因資金、能力匱乏，無法對紙質檔案的數字化處理提供支持。通過服務外包，不僅可實現對先進加工軟件、技術的有效應用，亦可結合醫院需求進行專業人才的合理配備，避免因數字化處理不到位影響醫院檔案資源的利用，并為歷史資源的有效保存、管理提供保障。

2. 醫院綜合檔案整理與數字化服務外包存在問題

為實現對檔案資源的長久存儲與高效化利用，檔案整理與服務外包模式的應用較為常見，但在多方面因素影響下，在服務外包實施期間仍存在以下問題。

首先是數據安全問題。一方面，醫院患者個人健康信息數據屬于隱私敏感信息，若出現泄露、被篡改等情況，極易對患者個人隱私、醫療安全造成嚴重影響；另一方面，外包服務商在運行期間如果出現內部管理不善、技術水平不足等問題，就會增大數據泄露、未經授權訪問、數據丟失等安全風險的發生概率[3]。此外，患者個人信息的泄露與醫院管理質量存在密切關聯，這種情況的發生會影響醫院管理效率，甚至還會影響各項醫療操作的實施，對患者的信息隱秘性造成影響，降低患者對醫療服務的信心。

其次是服務質量問題。通常情況下，醫院綜合檔案涉及大量病歷、檢查報告等重要信息，而服務承包商在整理和數字化過程中，極易因錯誤、疏漏導致數據不完整、不準確，繼而對醫院臨床診斷、科研工作和患者醫療安全產生較大影響。另外，個別外包服務商可能缺乏專業知識和技術實力，導致整理和數字化過程中存在錯誤和延誤。如果外包服務商的服務態度、溝通方式存在問題，如溝通不暢或服務態度不佳，就會對雙方合作的順利進行產生影響[4]。同時，服務質量問題還會影響患者的配合度、依從性等，使患者的整體就醫體驗感受到影響，極易引起醫患糾紛等情況的發生，影響醫患之間的關系和諧度。再者，服務質量也在一定程度上反映了醫院的醫療服務水平情況，若出現服務質量問題，則會影響醫院醫療服務效率。

最后是成本控制問題。綜合檔案整理與數字化服務外包涉及數據整理、數字化、存儲、備份等環節，如果成本控制不符合預期要求，極易對醫院財務狀況和運營效率產生不利影響。在實際外包服務過程中，若出現成本超支、服務費用增加等情況，極易增大醫院的財務壓力。成本消耗會給醫院造成較大的經濟支出，影響醫院各方面運營，從而使醫療服務質量降低，甚至還會使臨床各項醫療操作的落實受到影響，導致醫院醫療技術缺乏連續性、完整性和規范性。

3. 醫院綜合檔案規范整理與數字化服務外包過程的解決對策

本部分以廈門市婦幼保健院為例進行研究。廈門市婦幼保健院綜合檔案室館藏數量15853卷（永久件3605卷，長期件3230卷，短期件9018卷）；會計檔案7552卷；科研檔案18卷；基建檔案132卷；設備檔案（醫療設備）516卷；聲像檔案96卷；實物檔案27卷。庫房面積約200平方米。

3.1 健全管理機制

廈門市婦幼保健院綜合檔案室設置按照“八防”要求，配備空調機、溫濕度計、防蟲樟腦、滅火器、遮光窗簾、門窗加固等，使之與檔案管理相配套，檔案保管條件得到保證。配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、檔案管理軟件等電子化辦公設備，為逐步實現電子檔案館創造條件。同時，組織保障保衛部定期對電源電線、通道安全、消防安全等方面進行檢查，定期到各檔案分庫房進行檔案管理檢查，包括對案卷的數量、質量、霉變、溫濕度等情況進行檢查，落實檔案的統一管理。對照福建省檔案局《市、縣兩級檔案事業發展檢查評估標準（試行）》《機關、團體、企事業單位檔案工作檢查評估標準（試行）》，編制并修訂了《廈門市婦幼保健院檔案管理實施細則》《廈門市婦幼保健院檔案分類與編號辦法》《檔案驗收制度》《廈門市婦幼保健院文件材料歸檔案不歸檔范圍》《廈門市婦幼保健院檔案歸檔范圍及保管期限表》等制度。

此外，廈門市婦幼保健院重視文書檔案改革。一是根據工作實際重新修訂檔案管理標準。二是針對文件收發過程做了流程改進；設備檔案進入初級網絡化時代，工作效率提高；不斷優化查閱流程；會計檔案明確新要求、新標準，調整了會計檔案的歸檔范圍，歸檔數量提升了50%。三是基建檔案取得新進展，前期積累的竣工資料全部驗收完成，集美新院建設前期基建文件材料重新劃分項目代號，隨時辦理移交，隨時歸檔。

3.2 加強檔案數據安全保障

為避免數據安全問題影響醫院綜合檔案的價值體現，并保證數字化服務滿足醫院實際需求，可結合以下措施來強化數據安全保障。

3.2.1 數據加密機制構建

為避免在傳輸、存儲期間出現數據被篡改、非法獲取等現象，可構建契合檔案服務實際需求的數據加密機制。具體包括：一是對數據傳輸過程進行加密處理。結合實際情況分析，在醫院對外包服務商傳輸數據期間，可依托安全加密算法對數據進行加密，如利用SSL/TLS等安全傳輸協議，建立安全數據通道。二是對數據存儲過程進行加密處理。若外包服務商以服務器或云端為載體進行數據存儲，可采用AES、RSA等加密算法，對數據加密保護，確保數據不受未經授權訪問的影響。三是建立訪問控制和密鑰管理機制。以合理設定訪問權限控制為前提，對外包服務商和其他未授權人員的數據訪問權限加以設定，避免數據被非法獲取。同時，可結合對密鑰管理機制的優化構建，對加密密鑰進行安全管理、定期更換，確保數據加密效果符合預期要求。

3.2.2 優化權限管理體系設定

為進一步加強數據安全管理，醫院須提高對權限管理體系構建的重視度，以實現對數據泄露、濫用風險的有效規避。首先，明確權限分級?；趯T工職責和需求的綜合分析，合理設定權限等級確保每位員工只能訪問工作所需數據，避免數據被未授權人員訪問。例如，醫務人員可查看病歷數據，而非醫務人員只能訪問部分非敏感數據[5]。其次，加大對身份驗證機制的實施力度。依托雙因素身份驗證等安全措施，確保只有經過授權的員工才能訪問系統和數據。結合對密碼、生物識別等技術的有效應用，加強員工身份驗證，避免非法訪問和操作。再次，優化對審計和監控機制的構建。對數據訪問和操作進行審計記錄和監控，及時發現異常操作和未授權訪問行為。以日志記錄、實時監控等形式對數據訪問記錄進行追蹤，以加強數據安全保障。最后，做到定期審查和更新權限設置。視情況定期審查權限設置，并及時調整員工的權限級別，確保權限與實際工作需求相匹配。同時，隨著員工變動和業務需求的變化，要求相關人員第一時間更新權限管理體系，進一步提升數據訪問權限的合理性。

3.3 提升檔案數字化服務質量

為促進綜合檔案整理與數字化服務的高質量開展，須結合醫院實際情況分析，借助以下策略來優化服務開展。

3.3.1 重視市場摸底

為保證檔案整理與數字化服務質量符合預期要求，須做到在招標階段開展企業摸底工作，以內外調研的方式對檔案服務公司的口碑、信譽、背景、資質等進行全面調查。對企業的甲級、乙級資質進行了解，若情況允許，可在建立合作關系前對承包商不加密檔案加工現場進行觀摩，檢查其整理流程是否標準、規范。同時，還須對承包商檔案管理系統、服務器進行考量，判斷其OCR識別、安全、掛接等是否符合預期要求[6]。

3.3.2 完善構建績效評估機制

首先，醫院可以制定完善的評估指標體系，具體涉及服務響應時間、數據準確性、服務效率等指標，以實現對外包服務商表現的有效評估。指標設定應具體、可量化，能夠客觀反映服務質量情況。其次，在合理設立評估周期的基礎上，對外包服務商服務質量進行定期評估、監控。構建契合檔案管理需求的評估流程，明確評估責任人和具體操作步驟，確保評估工作的順利進行。須注意，評估結果應及時反饋給外包服務商，促使其改進服務質量。最后，采用多種評估方法，可以結合定性和定量的評估方法，如問卷調查、實地考察、數據分析等，綜合評估外包服務商的服務質量，以實現對外包服務商表現的全面了解，發現問題并提出改進建議。

3.3.3 完善加工過程監管

以合同簽訂為前提，要求服務公司在進場后簽署人員安全保密協議、規范勞動合同，檔案交接時務必有紙質簽名。加工期間須做到對攝像頭的全面配備，且現場錄制視頻保存時間應超過半年。檔案整理期間須按相關要求進行分隔標識處理，以期為后續加工處理提供依據，并促進加工效率的顯著提升[7]。

3.4 加強成本控制

為避免因服務成本過高影響醫院穩定運營，要依據對醫院綜合檔案整理與數字化服務需求的分析，結合對醫院需求和外包項目特點的分析，注重對合作模式的合理選擇，如按項目外包、按人員外包、按服務外包等。須注意，不同合作模式的成本、風險控制存在差異，醫院須根據實際情況進行選擇。同時，須完善構建成本核算機制，對外包項目成本進行全面核算，對直接成本和間接成本等各項費用全面分析。依托成本核算及時發現成本問題，采取科學措施加以控制，以期服務成本在可控范圍內。重視與外包服務商建立良好合作關系，加強溝通和協調，共同制定科學的服務標準和合同條款。通過雙方合作來實現資源優化配置，避免因資源浪費導致符合性成本增高[8]。另外，可對外包合作模式效果和成本控制情況進行定期評估，及時發現問題并持續優化合作模式。以評估結果為基準，調整合作方式和流程，尋求更為高效、經濟的合作模式，實現成本控制的持續改進。

結語

綜合檔案整理與數字化服務外包不僅可助力醫院資源高效化利用，亦可為醫院綜合檔案的可靠、長久保存提供保障。鑒于此，要在明確檔案整理與數字化外包重要性的基礎上，采取科學對策來促進檔案整理與數字化服務外包的順利進行，為醫院可持續發展保駕護航。

參考文獻：

[1]國家檔案局.機關檔案管理規定[EB/OL].（2018-11-02）[2024-07-20].http：//www.gjbmj.gov.cn/n1/2018/1102/c409089-30378372.html.

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[3]吳格.紙質檔案數字化外包過程中的問題及對策研究[J].黑龍江檔案，2023（1）：21-23.

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[5]毛妮娜.高校檔案數字化業務外包的SWOT分析與對策[J].辦公自動化，2022，27（24）：44-46.

[6]王園.檔案數字化外包服務的困惑及對策[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2021：52-54.

[7]陳曉霞.檔案服務業“走向依法治理”淺議——以編制《檔案服務外包工作規范 第4部分：檔案整理服務》為例[J].浙江檔案，2023（9）：54-57.

[8]徐芳璐.省級檔案館檔案數字化外包服務現狀研究——以遼寧省檔案館數字化招標項目為例[J].檔案天地，2021（11）：35-38，34.

作者簡介：溫雅倩，碩士研究生，副研究館員，461231736@qq.com，研究方向：檔案政工。