信息化系統建設及關鍵成功因素的思考

信息化項目的成功與否，不僅取決于是否采用了先進的技術手段，更在于如何恰當地利用當前先進的技術去實現現實業務工作中的實際需求，將人員精力從繁雜而重復的事項中脫離出來。信息化系統建設的根本目的：一是通過信息化手段自動化處理完成大量重復性業務工作，降低人為錯誤的發生率，提升數據信息的準確度，從而切實提升工作效率；二是能夠及時收集、整合、存儲、備份、歸檔各類業務數據和素材，并通過科學有效的數據分析能力，挖掘出業務數據背后的深層價值和關聯信息，為今后的決策制定、業務優化提供強有力的依據（數據）支撐。

信息化系統建設要政策合規、系統規劃、統籌推進

黨的二十大報告就加快建設網絡強國、數字中國提出一系列新要求，作出一系列新部署。信息化項目建設要全面貫徹落實黨的二十大精神，充分發揮信息化數字化對中國式現代化的驅動引領作用，不斷推動網絡強國、數字中國建設。

信息化系統建設要及時準確了解各項政策要求，確保信息化建設既能滿足實際工作需求，又要符合國家法律法規和項目單位相關規章制度；要做好頂層設計、系統規劃，避免信息孤島和重復建設，同時要注重安全性、智能化和可靠性；要重視統籌推進，明確信息化系統目標任務、實施路徑和發展方向，實現信息互聯互通、資源共享和協同聯動的局面。

科學劃定項目干系人職責，打破原有角色分工

信息化系統建設過程中主要干系人有項目建設方（具體使用部門）、信息技術部門、承建方（項目系統開發公司）以及監理方等角色組成，而一般的項目可以不使用第三方監理公司，可由信息技術部門承擔相應的職責。常見的角色職責分工中往往信息技術部門承擔著主要任務，包括收集系統使用方需求后對接承建方，再將承建方反饋的問題情況反饋給使用方等等，在項目建設的過程中往往成了“傳話筒”。然而，科學合理的干系人職責分工應該讓系統具體使用部門與軟件開發人員直接對接，信息技術部門以技術把控的角度配合相關工作，必要時解答雙方疑問，并在項目實施過程中提供所需的軟硬件環境的搭建、調試等服務。系統具體使用部門應該全程、無間斷的參與項目建設工作，不能依照傳統方式只負責提出需求，對項目具體開發過程不參與、不關注，只等項目階段性的建成后參與試運行，甚至直接進入正式上線運行后的使用環節。如此方式研發出來的軟件系統必將產生誤差，造成系統功能與實際業務需求無法完全吻合的情況，從而導致項目研發需要返工、反復修改，不僅延誤項目工期，還會消耗大量的人員精力，影響項目建設效果。

嚴控項目范圍管理，防止“二期”工程的發生

信息化項目建設過程中建設方和承建方之間最常見的矛盾就是項目需求的不斷變化以及系統功能的不斷增加，導致項目范圍不斷蔓延，無法按時推進項目建設。針對以上問題，有效的解決方法應該從以下幾個方面入手：一是項目系統使用部門要與承建方進行全面深入的溝通，以便讓承建方全方位了解并捕捉項目的全部需求，充分分析掌握項目可能會包含的潛在需求、項目研發時可能會遇到的技術難題等；二是系統使用部門要清晰地明確業務需求、要實現哪些功能、達到什么樣的效果、由哪些崗位的人員使用等最基本最核心的事項，以業務內容為對照確定項目功能，基于業務工作需求細化項目范圍，避免項目需求無限蔓延，防止“二期”工程的發生；三是允許需求變化的產生，但必須控制變化的幅度和頻率。信息系統項目建設中的需求可分為現實需求和潛在需求。在項目建設之前項目使用部門有必要與承建方建立約定，允許出現一定幅度的項目需求增加和相應頻率的項目需求變更，保障項目的完整性和實用性。

嚴格把控項目進度，定期匯報項目進展情況

項目使用部門要承擔起項目建設的主導權。一是使用部門不僅要與軟件開發人員密切溝通、及時提出需求，還應了解他們的工作進度和難點，并協助解決遇到的問題，共同推進項目實施，實時把控項目整體進度；二是使用部門要向單位領導定期匯報項目推進情況，要從項目的功能實現情況、現階段測試效果以及當前遇到的困難等多個方面進行詳細匯報，以此來加強使用部門的主觀意識，提高主動性。以往都是由信息技術部門匯報項目進展情況，具體使用部門扮演著“旁觀者”的角色，甚至對項目的推進情況毫不知情，似乎認為項目建成交付使用前與之毫無關系，此類現象不僅影響項目的建設進度，更主要的是會嚴重影響建成后的項目質量；三是嚴格控制范圍的同時也要嚴守項目建設周期。信息化技術發展迅速，技術升級快，很多信息化項目由于建設周期長等原因，導致項目還未完全建成，就已經不適應當前的技術發展要求了，所以信息化項目的建設周期一定要合理，快速。

全程參與系統測試，防止系統研發返工而拖延工期

信息化項目建設過程中使用部門一定要清晰地明白自己是項目發起者和最終使用者的角色。使用部門是最了解系統功能是否符合實際業務需求，功能模塊是否達到了預期效果。因此，從項目開始實施起，使用部門就應該明確相關崗位的工作人員要參與系統的測試工作，要實時掌握系統研發進度和系統功能的準確性，避免系統研發工作階段性完成后才安排人員去測試，甚至系統上線試運行后才安排人員測試。使用方未參與研發過程中的測試而建成的系統避免不了系統功能的誤差，必將導致研發返工、工期拖延等情況的發生。系統具體使用部門在研發階段就要積極參與，鼓勵開發團隊進行充分的單元測試和模塊間的集成測試，及時發現并修復代碼層面的問題，盡量避免問題積累到系統測試階段。

合同簽訂要科學，要有一定的靈活性和適應性

合理簽訂合同是信息化項目獲得法律保障的重要手段。一是合同條款要保證涵蓋重要事項的同時能夠在一定程度上預見未來可能發生的變化，并為這些變化提供適當的應對措施。比如合同約定中項目需要完成的系統功能模塊時，應該盡量使用描述的方式約定想要實現的系統功能模塊和使用效果，避免列出具體的量化數據，比如包含哪些字段、哪些頁面、哪些圖表等等。二是合同中對項目建設過程中重要階段都應有明確的截止日期要求。比如項目開發周期、試運行、系統上線交付等都應明確到具體日期，只有對每個階段做相應的截止日期約束，才能更好的保證項目能夠按時交付。三是合同中應合理設定款項支付比例和周期并明確違約處理情況。項目款項支付比例和支付周期要設置合理的限制，確保后續工作延續性。在違約責任中要明確承建方未按約定的日期完成相應的工作，可以從項目中標金額中扣除一定金額的違約金等，保證項目建設進度和質量。

總之，信息化項目建設要統籌規劃、穩扎穩打，在信息化系統設計、開發、實施及運維使用等方面要明確建設思路，注重現實和未來建設需求，充分考慮信息化系統的現實效益和實用價值，通過信息化系統的應用實現信息互通、流程協同、高效協作。

（作者單位：內蒙古電子信息職業技術學院）