新時期做好醫院人事檔案管理工作的策略探究

摘 要：近幾年，隨著醫院醫療業務及服務范疇的擴大，對于人才提出了較高需求，人事檔案管理工作也因此呈現出一定的復雜性。如果醫院不能及時對傳統的人事檔案管理模式開展改革創新，勢必會制約人事檔案的開發利用價值，給醫院人力資源管理工作及人才發展戰略制定與落實帶來不利影響。基于此，文章闡述了新時期醫院做好人事檔案管理工作的必要性，分析了當前醫院人事檔案管理中存在的問題，并提出了幾點關于人事檔案管理的策略，以供相關醫院及檔案管理部門參考借鑒。

關鍵詞：現代醫院；人事檔案；管理策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫院人事檔案主要包含員工基本信息、工作情況、獎懲情況、履歷信息等。醫院可以借助人事檔案掌握內部員工情況，從而推進人才培養、引進、職務調動等工作。由此可見，人事檔案在醫院人力資源管理工作中發揮著至關重要的作用。新時期，醫院做好人事檔案管理工作，可以確保員工在適宜的崗位上“發光發熱”，確保醫院各項業務工作順利開展。但是，就現階段醫院人事檔案管理情況展開分析，其中存在服務意識不足、管理制度不健全、管理方法滯后、軟硬件基礎設備設施建設不足等問題，嚴重制約著醫院人事檔案管理工作質量，需要醫院給予高度重視，并采取針對性措施加以解決，確保人事檔案可以發揮應有價值。

一、醫院做好人事檔案管理工作的必要性

1.有利于醫院人力資源管理

新時期，醫院做好人事檔案管理工作，可以依據員工的實際工作能力、專業優勢等為其調配到最為適合的工作崗位上，促使其發揮好自身的專業優勢與價值。此外，做好人事檔案管理工作還可以便于醫院及時更新退休員工信息，便于人力資源管理部門掌握當前醫院的崗位空缺情況，從而開展人員招聘工作，有利于提高醫院人力資源管理水平及質量。

2.有利于發揮人才利用價值

新時期，醫院做好人事檔案管理工作，可以為醫院管理層制定人才培養與發展規劃提供有利的數據參考。檔案管理人員利用信息化系統及時錄入和更新醫院人員信息，便于管理者全面了解醫院員工的綜合實力，從而制定相應的工作策略，促使工作人員發揮自身價值。

3.有利于提高醫院整體服務水平

新時期，醫院做好人事檔案管理工作，可以為人才引進工作提供參考。醫院的職能部門劃分較為復雜，不同部門對于人才的要求各不相同。組織開展好人事檔案管理工作，可以便于各部門參照以往業務工作中的人才需求針對性地引進人才，從而提高醫院整體服務水平與工作質量。

二、醫院人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理服務意識不足

正確意識是實踐行動的科學指南，新時期醫院人事檔案管理工作的順利推進需要檔案管理人員具備良好的服務意識，方可確保管理制度、管理方案落實到位。但是，就當前各大醫院的人事檔案管理情況來看，人事檔案管理服務意識不足是較為顯著的問題之一。具體表現為醫院檔案管理人員將工作重點放在人事檔案資料收集與內容維護等基礎環節上，尚未認識到人事檔案背后蘊含的深層次價值，也沒有及時推進人事檔案分析工作。在這一情況下，人事檔案的研究工作形式化問題嚴重，無法為醫院人力資源配置、崗位調任、獎金劃分等提供數據支持，在一定程度上降低了醫院綜合管理水平。此外，部分人事檔案管理人員還存在輕視資源開發的意識，在人事檔案管理過程中僅是對人事檔案做好基本保存工作，制約了人事檔案參考與利用價值的發揮。

2.人事檔案管理制度創新不足

醫院人事檔案包含了所有員工的各類信息，一旦被泄露，后果不可估量。但是，就現階段各大醫院人事檔案管理情況分析，部分醫院存在人事檔案管理制度不健全、內容滯后等問題，無法為具體的人事檔案管理工作提供規范化指導。例如，現行的人事檔案管理制度更多側重于人事檔案資料的收集實效性、全面性管理，并未注重人事檔案管理行為規范、檔案開發利用規范性管理等，從而導致醫院所取得的人事檔案管理工作成效一直不理想。除此之外，隨著社會快速發展，醫院對內積極推進了改革創新工作，但很少有醫院專門針對人事檔案管理制度進行創新，而是將其納入綜合管理制度中開展內容調整，從而降低了人事檔案管理制度的針對性及實效性，出現“驢唇不對馬嘴”的情況，導致人事檔案管理工作混亂不堪。

3.人事檔案管理方法滯后

要想真正發揮人事檔案的參考與利用價值，醫院需要對人事檔案管理模式及管理手段開展改革創新。但是，現階段部分醫院在組織推進人事檔案管理工作中，仍然存在管理方法滯后的問題。例如，醫院人事檔案管理工作信息化建設不足，檔案管理人員仍然以人工方式收集和整理人事檔案資料，不僅降低了醫院人事檔案管理效率，還會受到檔案管理人員專業能力、操作行為規范性等影響，導致人事檔案管理質量存在較大的不確定性。此外，部分醫院將人事檔案管理工作與財務檔案、業務檔案、行政檔案管理工作合并開展，對于各類人事檔案僅表現為簡單的信息收集與儲存管理，尚未利用信息技術對人事檔案開展分析工作，從而制約了人事檔案開發與利用，不利于醫院人事檔案管理工作的順利開展。

4.人事檔案管理資金投入不足

新時期，醫院人事檔案管理工作的改革創新與順利開展需要充盈的資金作為基礎保障。例如，先進的管理技術、數字化管理系統建設、各類硬件設備設施的引用以及后續維護都需要充足的資金保障。但是，現階段部分醫院由于長期受到傳統管理思維及行業競爭的影響，將大部分資金投入醫療設備采購及醫療技術研發上，并未給人事檔案管理工作預留充足的建設資金。因此，人事檔案管理工作中的信息化設備設施一直秉持著能用則用原則，對人事檔案管理人員開展的信息化技能培訓工作也停留在計劃階段，嚴重阻礙了給醫院人事檔案管理工作的順利開展。究其原因，主要是由于醫院尚未意識到信息化軟件及硬件基礎設備設施建設與人事檔案管理成效之間的關系。對此，醫院需要結合自身經濟實力做好人事檔案建設資金使用規劃，實現資金效用最大化，順利推進醫院人事檔案管理工作。

三、新時期做好醫院人事檔案管理工作的策略

1.增強人事檔案管理服務意識，提高服務水平

新時期，醫院人事檔案管理工作的順利開展需要在良好的服務意識引導下得以真正實現。故此，醫院上至管理層下至基層員工都應該加深對人事檔案管理的認識與重視度，逐步營造全員配合、全員參與的醫院人事檔案管理工作氛圍。

第一，醫院領導及各科室負責人需要在日常管理工作中加強對人事檔案管理模式的創新研究，從管理角度及醫院整體發展角度出發，牢固樹立正確的人事檔案管理意識。與此同時，醫院領導還應該積極借鑒企事業單位的人事檔案管理模式、成功工作經驗等，并將其與醫院的人事檔案管理需求有機結合，不斷提高人事檔案管理水平。第二，作為一名專業的人事檔案管理工作者，在實務工作中應該做到緊跟時代發展步伐，同步增強自身的管理能力與服務意識，更加靈活地開展人事檔案分析與利用工作，從被動服務轉變為主動服務，為醫院人力資源管理工作提供數據支持。

2.健全管理制度，優化管理流程

科學完善的管理制度可以為醫院人事檔案管理工作提供制度保障，可以規范檔案管理人員的工作行為，對于提高醫院人事檔案管理工作規范性及實效性具有重要意義?；诖?，醫院應該順應時代發展步伐，結合當前人事檔案管理情況及創新發展需求，建立健全人事檔案管理制度。同時，及時調整與優化現行的人事檔案管理制度中存在的不足，真正為醫院人事檔案管理工作的順利開展提供良好的制度環境。

首先，設置的醫院人事檔案管理制度應該與醫院實際運營情況及發展需求相契合，確保其可以有效規范檔案管理人員的工作行為。例如，醫院可以建立健全責任追究制度，為各科室劃分人事檔案管理內容，明確職責。一旦出現人事檔案信息作假、管理行為不規范等問題，及時追求相關責任人，確保醫院人事檔案管理質量；醫院還可以建立人事檔案檢索使用制度、信息安全及保密制度等，最大限度地保障醫院人事檔案完整與安全，促使其可以發揮應有價值。

3.開發管理系統，提高檔案利用效率

第一，新時期醫院需要對人事檔案管理工作建立相應的數字化信息庫，并將紙質版人事檔案轉變為電子檔案。按照應用價值、類型等做好檔案數據分類管理，從而提高人事檔案資料檢索效率與開發利用價值。當醫院內部員工出現工作崗位變動情況，檔案管理人員需要及時在數據庫上更新人事信息，確保醫院管理層始終掌握第一手員工信息，為醫院人力資源管理工作提供數據參考；第二，實現人事檔案資源共享。新時期，醫院人事檔案管理工作應該充分發揮信息技術的優勢，確保人事檔案可以在各科室有效共享，促使各科室參照為員工制定的針對性的培養方案，幫助員工實現自我價值；第三，做好人事檔案安全保密工作。要求檔案管理人員不可隨意將個人移動設備與辦公計算機相連，檔案管理系統后臺登錄密碼不可隨意透露等。同時，還應定期更新殺毒軟件，助力醫院人事檔案管理工作順利開展。

4.完善軟件與硬件設備設施

新時期背景下，醫院人事檔案管理工作的改革創新不僅表現為管理理念、管理制度、管理方式的創新，還需要及時更新人事檔案管理工作中所使用的軟件及硬件設備設施。醫院需要從長遠發展角度加大對人事檔案管理軟件及硬件基礎設備設施的資金投入，從而確保人事檔案管理工作順利開展。例如，醫院可以利用檔案管理專項資金引入最新的檔案管理設備設施及技術，如文件掃描儀器、圖片轉換機器、計算機設備、更新醫院內網絡寬帶等，及時利用先進技術及設備設施將醫院傳統紙質檔案轉變為電子文檔，并更新醫院網絡寬帶，提高檔案管理信息化系統的運行速度，降低網絡安全風險；第二，醫院財務管理部門需要為人事檔案軟硬件建設工作制定預算指標、發放建設資金等，并及時為設備設施更新提供資金支持；第三，醫院需要加強對人事檔案基礎建設資金的監管，確保每一筆資金都花在刀刃上；第四，為了進一步提高人事檔案管理水平與質量，醫院還需要做好檔案管理人員的激勵工作?？梢越o工作表現優異、具有突出貢獻的檔案管理人員發放獎金，促使其全身心地投入人事檔案管理工作中，不斷提高醫院人事檔案管理水平及工作質量。

5.優化人事檔案收集流程

（1）歸檔資料應完整。醫院人事檔案管理人員在收集分散于各科室的人事檔案過程中，應當確保歸檔的資料頭尾完整、內容連貫、不缺頁、無損壞。歸檔材料真實、文字清晰、對象明確，具備明確的承辦單位、個人署名等。同時，歸檔材料應當有明確的生產日期，手續完整。所有屬于醫院人事檔案的材料都應該嚴格按照醫院所制定的人事檔案收集歸檔要求開展入庫管理。

（2）歸檔材料應真實。醫院人事檔案管理部門及工作人員需要為所收集的人事檔案資料真實性負責，確保檔案內容與實際情況相符。在人事檔案收集與整理過程中，如果發現所收集的資料與檔案記載不同，醫院檔案管理部門應當與材料形成部門加以核實確認，確保醫院檔案人事資料的真實性與精準度。

（3）歸檔材料應規范。同一卷宗的歸檔材料應當是同一立卷對象，在歸檔過程中不得混裝、錯裝到其他人的人事檔案中。歸檔材料需要統一使用國家要求的標準A4公文紙，文字印刷需要鉛印或膠印、油印，使用藍黑色、黑色墨水書寫。通常情況下，歸檔資料要求是原件，但是各類證書、證件材料可以按照原件比例打印復印件歸檔。在重要材料復印件上應當蓋印，并出具單位或者相關人員的校對公章以及檢驗人的簽名，從而確保人事檔案具有法律效應。

（4）歸集材料應及時收集。在各種人事材料形成之日，一個月內應當按照醫院要求，移送人事檔案管理部門開展歸檔管理工作。針對符合歸檔要求的材料，人事檔案管理部門應當從接收之日起一個月內放入本人人事檔案中，一年內務必整理完成相關資料。基于此，醫院檔案管理部門應當在實際工作中主動向檔案形成部門、存檔對象開展人事資料歸集。

四、結束語

綜上所述，人事檔案是醫院綜合性檔案的重要組成部分，對于提高醫療服務水平及工作質量，招納人才、選拔人才、任用人才具有很大幫助。新時期，伴隨著我國公共醫療衛生體制的深化改革以及多種類型醫療機構業務范疇的拓展，醫院人事檔案管理工作的重要性逐漸顯露出來，并要求醫院加快推進人事檔案管理改革工作。因此，醫院管理者及檔案管理部門需要提高自身對于人事檔案的關注度，并將人事檔案管理工作放置于醫院發展的戰略層面，將其與醫院人才發展戰略相結合。醫院需要從意識、制度、信息化建設、基礎設備設施層面改革創新人事檔案管理工作，不斷提高人事檔案管理水平及質量，助力醫院良性發展。

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作者單位：莘縣人民醫院作者簡介：張曉楠（1989—），女，漢族，山東聊城人，本科，館員，研究方向：檔案管理。