新時期文書檔案管理工作的思考

摘 要：地勘企業的文書檔案管理工作是企業管理的關鍵部分，要順應時代發展不斷創新工作理念和方法。地勘企業的地質檔案屬于科技檔案，保障該類資料的準確性、完整性和系統性是做好企業管理工作的重中之重。大數據時代，地勘企業盡管利用信息技術強化了文書檔案的管理工作，并取得了一定的效果，但文書檔案管理工作環節還存在明顯的缺陷和不足。文章分析了存在的問題，并探尋解決問題的有效方法，提高地勘企業的文書檔案管理水平和工作效率，以期有效發揮文書檔案的資源價值。

關鍵詞：新時期；文書檔案；管理；工作；地勘企業

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

對于地勘企業而言，文書檔案能夠全面、詳細、真實地記錄工作當中產生的所有信息，作為一種信息憑證，在地質勘探工作中方便查詢地質礦產勘查開發環節的相關信息，同時還能客觀科學地指導實際工作。在地勘企業中，文書檔案是檔案資源體系中不可或缺的一部分，對地勘企業的長遠發展具有重要的意義。管理工作事涉信息收集與利用，直接關乎企業決策制定，因而文書檔案管理工作唯有與時俱進才能有序開展。新時期，文書檔案管理信息化建設重要性不言而喻，應從技術層面分析文書檔案管理工作中存在的問題，并對實質性的問題尋求有效解決之法，最終達到整體提高文書檔案管理工作質量，最大限度挖掘文書檔案的價值。

一、新時期地勘企業開展文書檔案管理工作的重要性

隨著我國交通運輸事業的快速發展，我國的工業經濟及區域建設也隨之迎來了發展的新時期。以西部大開發為例，要求地質勘探企業借助文書檔案管理工作，對工程、科研、水文、交通、經濟等綜合評估。從歷史層面來講，文書檔案管理對于每個地質勘探地區均有著極高的歷史挖掘價值。為實現對地質檔案資料的有效開發利用，需要遵循地質資料管理條例，讓地勘企業的管理工作更能做到“有的放矢”。

首先，地質檔案是地質信息搜集利用的重要載體，記錄了調查研究地質、礦產勘探等地質工作活動信息，實現地質檔案管理規范化，為地質工作的順利開展和工作經驗總結提供了信息基礎。

其次，地質檔案管理工作事關每一個職工的利益，直接關乎其工作情緒和管理質量。在實際的管理層面，要實現對相關材料的科學收集和整理歸檔，保障地質工作順利開展。

最后，文書檔案管理工作作為地勘企業地質工作中的重要基礎資料，在原始地質資料、地質資料成果及信息形成和取得中不可或缺。它是地勘企業全生命周期管理的素材，可以直觀展示礦產發現過程、勘查規律、成就、經驗教訓及地質工作全貌，指導企業管理工作實踐。

二、地勘企業文書檔案管理工作的問題與不足

1.認識不足，信息資源不完整

受地勘企業對文書檔案的作用與價值缺乏深刻認知的影響，導致文書檔案信息不完整，從而引發對各種資源的投入不到位。在地勘企業文書檔案管理工作中，受時間和精力投入嚴重不足影響，很難發揮文書檔案管理工作的支撐作用。部門間配合不到位，溝通交流不足，未能充分體現檔案管理工作的系統性和協調性，使得職工對檔案的完整性與可靠性存疑。

具體表現為文書工作與檔案工作的銜接度不足，分體式管理體系使得地勘企業在檔案的目標管理工作中很難做到同步發展和協調配合的效果，存在諸多的不規范之處。

2.人才匱乏，檔案管理人員能力素質較低

新時期，地勘企業文書檔案管理工作盡管配備了專門人員，但受相關人員的素質水平不足限制，在檔案管理工作中很難做到“術業有專攻”。文書檔案的管理人員對信息技術的掌握度不足，專業化程度低，無法全面掌控和管理文書檔案工作，有礙文書檔案記錄的速度和精確度。加之查詢系統不方便，管理的落后現狀與地勘生產先進技術不協調。原件檔案查用的方式耗時耗力，增加了相關人員的勞動強度，也使得檔案室的原件存儲壽命大幅度下降。

此外，在傳統的檔案管理模式中，受傳統“半手工”文書檔案整理方法與手段的因素影響，與當下的新時代信息檔案管理需求不相吻合。基于此，在新時期，地勘企業忽視對文書檔案管理領域的專業化人才培養，成為文書檔案專業人才綜合能力不強的主要因素。

3.基礎建設落后，配套設備設施不齊全

新時期，地勘企業的檔案管理要以保證文書檔案原件完整、延長檔案壽命、保護檔案免遭有意破壞、避免被盜失竊等為管理準則。然而，受地勘企業專用檔案室環境、空間布局以及相應的設備設施不配套等影響，導致文書檔案管理工作效率低下，質量不高。

三、新時期文書檔案管理工作的應對策略

1.加深檔案管理認識，明確檔案管理工作價值

文書檔案管理工作是為地勘企業提供信息源的重要部門，應對其加強管理，對地勘行業的可持續發展有著極大的作用。文書檔案詳細記錄了地勘企業各方面的工作情況及相關信息，有利于問題處理，對制訂工作計劃、形成決策具有重要的參考和指導性作用。從現實層面來講，地勘企業要高度重視文書檔案管理工作，應以先進的管理理念和方法，構筑科學的文書檔案管理模式，讓檔案管理工作效率更高效，加強信息處理及解決問題的可靠性。

（1）工作與文件材料實施“同步歸檔”

地勘企業要充分認識檔案管理的重要性，并將檔案管理工作置于企業科學發展的高度，提高檔案管理質量，還要將檔案部門的重要性提高到與其他部門等同的高度，關心支持企業檔案管理工作。企業檔案管理涉及生產活動和黨、政、群等多個部門，應由一位副廠長（副經理）分工領導，并且列入企業領導議事日程，作為考核企業領導者政績的一部分。自上而下重視起來，確保檔案管理工作有所建樹。

在此基礎上，檔案管理人員應深入地勘企業施工現場收集文件資料，在開展文書檔案管理工作時，要嚴格遵守DA/T22-2000歸檔文件整理規則和標準要求。

（2）建立完善的地質檔案資源數據庫

地勘企業檔案管理人員要對文書檔案展開收集、整理和歸檔，再從基礎地學資料數據中構筑完整的目錄數據庫，并快速實現目錄檢索。另外，在原始地質資料搜集中，應綜合考慮紙質檔案和電子文檔材料，統一歸檔，并實行計算機掃描、二次編輯等，達到還原紙質檔案原貌，能夠讓職工在檔案的檢索、查閱和利用中實現“雙套制管理”。

2.開展技能培養，提高管理人員能力

強化對相關人員的培訓，重視信息資源的積累，嚴格檔案歸檔制度并按照規定標準對檔案實行歸檔處理，同時約束沒有及時上交檔案的個人和相關部門。唯有掌握了大量的原始憑證，才能有效地保護企業利益。以更好地勝任新時期的檔案工作。相關部門的工作人員應及時將部門檔案移交檔案室保管，避免長時間積壓。同時，應規范文書檔案管理分類、組卷、編目以及排列工作，降低檔案管理和利用工作難度，規范借閱登記，提高檔案的利用效果。

（1）必備能力

地質檔案資料管理工作的專業性強，要求檔案管理人員應具備良好的職業操守，扎實的檔案管理知識，掌握計算機應用基礎知識。其中，依法制檔是地勘企業開展文書檔案管理工作的基礎。在文書檔案管理信息化建設中，應明確對人才的準入機制，要求檔案管理人員掌握扎實的檔案學知識，并熟練掌握檔案工作規律，讓管理方法更具先進性，并通過不同形式的培訓，強化其責任意識，確保文書檔案管理工作提高工作效率和質量，為地勘企業的現代化發展提供助力。此外，還要增強文書檔案管理人員的信息化意識，在扎實掌握現代化管理技能的基礎上，深入了解與地質專業相關的勘探、物化探、遙感和英語等知識，在持續性的知識更新中，適應地勘企業開展檔案管理現代化的要求。

（2）安全管理能力

地勘企業通過引入ASA和GFW技術以加強內部管控，在巧妙設置登錄權限基礎上，實現企業內部對相關文書檔案工作的加密，并在保障檔案信息管理系統的穩定運行中，全面分析和過濾相關檔案信息，并對機密文件實施“安全升級”。重視檔案信息資料，企業主要參股人的檔案資料更是檔案信息資源收集的重點，提高企業檔案信息資源的完整性，保障企業權益；健全企業檔案部門，增加企業的信任度。

（3）提高管理能力

新時期的文書檔案管理人員，要順應時代要求，明確管理工作方向，掌握智能化電子檔案管理手段。積極引導企業運用計算機管理檔案，實行檔案的自動編目、自動檢索和自動統計，并按照不同要求，編制出全宗目錄、分類目錄、目錄索引等，達到檔案工作的標準化、規范化。還要通過“終身學習”，持續提升自身素質和能力，在結構化的知識乃至專業能力的拓展中，升級知識體系，讓文書檔案管理工作的智能化水平更高。

例如，以地質找礦項目為中心所形成的文書檔案材料管理工作要求滿足檔案成套性、現實性和專業性，實現檔案管理工作的全面化、精確化、系統化。并在項目的立項、設計、施工、竣工等不同階段符合標準的數據文件審批和驗收要求，收集整理并做好管理工作，以便于更好地為地質找礦工作儲備更優質的人才。

通過應用模塊化管理方法，構筑完善的地勘檔案管理系統，系統包括功能齊全的桌面管理、匯交管理、檔案管理、借閱管理、目錄檢索、檔案更新及運行維護。為提高檔案資源管理利用率，讓檔案資源的管理與實踐更相符合，還要在匯交環節著重對已登記的地質工作項目、探礦權以及采礦權等系統化管理，提醒和催繳不按時匯交問題。此外，還應融合文書檔案管理系統強大的借閱服務功能，讓模塊化管理與企業實際更相符合。

（4）應對能力

地勘企業在文書檔案管理工作方面應明確專職或兼職檔案人員的工作職責，建立健全相關管理制度，保證檔案管理人員到位。地勘企業可以經常邀請檔案部門的專家開展檔案專題業務培訓，系統學習檔案理論，提高檔案人員的專業基礎知識和檔案管理技能，使其盡快熟悉并掌握檔案管理業務。此外，還應在學習理論知識的基礎上加強實際操作訓練，使檔案人員熟練掌握各類檔案技能，及時了解檔案業務最新領域及其發展情況，逐步適應檔案管理現代化和信息化的需要。讓檔案管理人員嚴守工作紀律，牢記自己的職責，使企業的檔案管理工作達到人盡其才、物盡其用的一種良性循環的狀態。凡未經批準借閱的檔案，堅決不借出，維護重要檔案的嚴肅性和保密性。

3.加大人力、物力、財力投入，完善檔案管理系統

地質檔案資料信息系統建設是礦政管理的基礎性工作，強有力的資金是保障基建設施完整投入的基礎，也是人才規范化要求的“內驅力”。地勘企業應從實際出發，保證文書檔案管理模式的立體性、功能性，加大在資金和技術層面的投入，提高工作效率，加大信息化建設力度，降低無謂的資源損耗，實現文書檔案資源的共享。在搞好硬件建設的同時，達到“三防目標”，實現真正的網格化管理。

通過厘清紙質檔案與電子檔案的關系，讓文書檔案信息化建設進程得到進一步加快。為增強電子文件的保密性和安全性，實行辦公自動化系統內、外網物理隔離，以保證辦公自動化網絡的安全。文書檔案管理工作人員要充分挖掘和利用數據庫資源，全面收集地勘企業和組織內部的文書檔案，并系統性歸類整理。地勘企業要以優化與完善文書檔案管理制度為契機，以發展的眼光看問題，保障企業整體管理工作的順利開展。

四、地勘企業文書檔案管理工作的心得體會

地勘企業在地質檔案資料信息系統建設環節仍舊面臨著重重問題和困境，表現在地質檔案資料信息系統建設水平一般，資料保管設備設施不規范，容量嚴重不足等問題。盡管已經初步建立了地質檔案資料數據庫，但在實際運作中，自動化信息系統的完善度和先進性仍存在明顯的不足。此外，因地質檔案資料匯交管理辦法未落實，導致檔案催交、補交的任務較為繁重，未能達到預期的規范性要求。同時，在文書實物資料庫建設層面，也很難滿足規范性要求。管理人員不穩定，業務水平提升過慢等問題也不容忽略。

第一，各級領導要高度重視地質文書檔案信息化系統建設工作，加大資金投入力度，確保達到規范性運作要求。

第二，地勘企業要穩定地質文書檔案資料的專職管理人員隊伍建設，快速提升檔案管理人員的綜合素質。通過一系列專業培訓，提高檔案管理人員的自學能力，逐漸提高管理人員的專業水平，以適應快速發展的地質資料信息系統建設要求。

第三，為確保地質文書檔案資料信息系統順利運行，地勘企業應滿足地質資料管理全方位的客觀需要，為職工提供方便的檢索服務。

第四，地勘企業要不斷更新信息系統，保證所有檔案數據的準確性和完整性，促進我市礦業經濟的長遠、可持續發展。

五、結束語

綜上所述，地勘企業文書檔案管理工作仍存在不少問題，可以從檔案管理環節著手分析文書檔案管理工作中存在的問題，并積極思考如何通過創新措施來有效解決問題。從信息化視域出發，探尋逐步提升文書檔案管理工作價值的相關方法，并提出針對性的解決意見和建議，為保障地勘企業檔案管理工作的高效開展提供有益借鑒。

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作者單位：西安地質礦產勘查開發院有限公司作者簡介：井勃（1977—），男，漢族，陜西子長人，本科，中級，研究方向：檔案。