當(dāng)代檔案管理中保密與信息安全的策略分析

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入，檔案管理領(lǐng)域面臨前所未有的保密與信息安全挑戰(zhàn)。文章通過對當(dāng)代檔案管理中保密與信息安全的策略展開深入分析，探討了有效應(yīng)對這些挑戰(zhàn)的方法，概述了檔案管理中保密與信息安全的基本概念及其重要性，分析了當(dāng)前環(huán)境下檔案管理面臨的主要挑戰(zhàn)，包括數(shù)字化轉(zhuǎn)型的風(fēng)險、法律法規(guī)的滯后等。在此基礎(chǔ)上，詳細(xì)闡述了增強(qiáng)法律法規(guī)建設(shè)、運(yùn)用技術(shù)手段、優(yōu)化管理策略等多方面的策略，旨在為檔案管理領(lǐng)域的保密與信息安全工作提供指導(dǎo)和參考

關(guān)鍵詞：檔案管理；保密；信息安全；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；技術(shù)應(yīng)用；管理策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代，信息成為重要的資源之一，而檔案管理作為信息資源的重要組成部分，其保密與信息安全工作的重要性日益凸顯。檔案不僅承載著組織的歷史記憶，還蘊(yùn)含著大量敏感信息和商業(yè)秘密。在此背景下，保障檔案的保密性和信息的安全性成為檔案管理工作的重要任務(wù)之一。然而，隨著技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用環(huán)境的變化，檔案管理領(lǐng)域面臨著越來越多的安全威脅和挑戰(zhàn)。從內(nèi)部管理到外部攻擊，從物理安全到網(wǎng)絡(luò)安全，檔案的保密與信息安全問題變得更加復(fù)雜多樣。因此，探討有效的保密與信息安全策略，對于提升檔案管理的質(zhì)量和效率、保護(hù)組織利益具有重要意義。

一、檔案管理中的保密與信息安全概述

1.保密與信息安全的基本概念

保密與信息安全構(gòu)成了檔案管理工作的兩大基石。保密指的是防止信息在未授權(quán)的情況下被泄露，確保信息僅對授權(quán)的個人或組織開放；信息安全則更加廣泛，它涵蓋了信息的保密性、完整性和可用性，不僅要防止未授權(quán)訪問，還要確保信息在存儲、傳輸和處理過程中不被篡改，且隨時可供授權(quán)使用。

在檔案管理的語境中，保密與信息安全涉及的信息既包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也包括電子檔案和其他形式的記錄。隨著技術(shù)的發(fā)展，電子檔案成為主流，它的保密與安全管理也日趨復(fù)雜，包括但不限于數(shù)據(jù)加密、訪問控制、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等方面。

2.檔案管理中保密與信息安全的重要性

檔案管理的核心目標(biāo)之一是確保檔案的安全與保密，對于維護(hù)組織的正常運(yùn)營和聲譽(yù)至關(guān)重要。首先，檔案中往往含有敏感信息，如個人隱私、商業(yè)秘密和國家機(jī)密等，這些信息被泄露可能導(dǎo)致法律訴訟、財務(wù)損失乃至國家安全風(fēng)險。其次，檔案的完整性和可用性直接影響到組織決策的準(zhǔn)確性。一旦檔案被篡改或丟失，可能會對組織造成長期的負(fù)面影響。隨著全球信息化程度的提高，數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊事件頻發(fā)，加強(qiáng)檔案管理中的保密與信息安全不僅是法律法規(guī)的要求，還是社會責(zé)任和倫理道德的體現(xiàn)。組織必須采取有效措施，防止敏感信息被非法獲取、濫用或破壞，以維護(hù)自身利益和社會公共利益。

二、當(dāng)代檔案管理中保密與信息安全面臨的挑戰(zhàn)

1.數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來的挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為各行各業(yè)的重要趨勢，檔案管理也不例外。數(shù)字化提高了檔案管理的效率和便利性，但同時也帶來了前所未有的保密與信息安全挑戰(zhàn)。首先，數(shù)字檔案易于復(fù)制、傳播，一旦安全措施不足，敏感信息的泄露風(fēng)險極大增加。其次，網(wǎng)絡(luò)攻擊手段不斷升級，黑客通過病毒、木馬、釣魚等方式非法侵入系統(tǒng)，盜取或破壞重要檔案。此外，上數(shù)字化環(huán)境下，檔案的保存格式多樣、技術(shù)更新快，舊有的檔案可能因?yàn)榧夹g(shù)的淘汰而難以被讀取，對檔案的長期保存與利用造成影響。

2.法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的滯后

雖然各國都在不斷完善與信息安全相關(guān)的法律法規(guī)體系，但總體來看，法律法規(guī)的制定和更新往往滯后于技術(shù)發(fā)展的速度。一方面，新興的信息技術(shù)和應(yīng)用模式，如大數(shù)據(jù)、云計算以及人工智能等，帶來了新的法律問題和倫理挑戰(zhàn)，現(xiàn)有的法律法規(guī)難以完全覆蓋或適應(yīng)這些變化；另一方面，不同國家和地區(qū)對信息保護(hù)的法律要求存在差異，跨境數(shù)據(jù)流動和國際合作中的法律沖突增加了檔案管理的復(fù)雜性。此外，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的缺乏或不統(tǒng)一也給檔案的分類、存儲、傳輸和銷毀等環(huán)節(jié)的安全管理帶來了困難。

三、當(dāng)代檔案管理中保密與信息安全的策略分析

1.加強(qiáng)法律法規(guī)建設(shè)與實(shí)施

為有效應(yīng)對挑戰(zhàn)，首要策略是加強(qiáng)法律法規(guī)的建設(shè)與實(shí)施，不僅包括制定與信息安全相關(guān)的法律法規(guī)，還涉及對現(xiàn)有法律法規(guī)的及時更新，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要。同時，相關(guān)部門需要明確檔案管理的責(zé)任體系，對違法行為設(shè)定嚴(yán)格的法律責(zé)任，增強(qiáng)法律的威懾力。此外，還應(yīng)推動國際合作，建立跨國檔案管理與信息安全的法律協(xié)調(diào)機(jī)制，對于解決國際法律沖突、促進(jìn)信息安全的全球治理具有重要意義。

2.技術(shù)手段的應(yīng)用

技術(shù)是保障檔案保密與信息安全的有效工具。首先，檔案管理部門要加強(qiáng)數(shù)據(jù)加密技術(shù)的應(yīng)用，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全。其次，檔案管理部門要利用身份認(rèn)證和訪問控制技術(shù)，嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，防止未授權(quán)訪問。再次，檔案管理部門要部署網(wǎng)絡(luò)安全防御措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，有效防范網(wǎng)絡(luò)攻擊。最后，檔案管理部門還需要定期實(shí)施安全審計和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修補(bǔ)安全漏洞，增強(qiáng)系統(tǒng)的整體安全性。

例如，醫(yī)院在檔案管理中面對保護(hù)病人隱私信息、確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全以及防范針對醫(yī)院信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)攻擊等問題時，可以采取以下技術(shù)，做好檔案的保密與信息安全管理工作。第一，醫(yī)院檔案管理部門可以加強(qiáng)數(shù)據(jù)加密技術(shù)的應(yīng)用，采用先進(jìn)的加密算法，如AES或RSA對數(shù)據(jù)實(shí)行加密，確保包括病人健康記錄、醫(yī)療報告等在內(nèi)的所有敏感數(shù)據(jù)在傳輸過程中和存儲時均被加密，從而提高數(shù)據(jù)的保密性和安全性；第二，醫(yī)院可以利用身份認(rèn)證和訪問控制技術(shù)，嚴(yán)格限制對敏感醫(yī)療記錄的訪問，包括使用多因素認(rèn)證（MFA）確保只有授權(quán)醫(yī)務(wù)人員能夠訪問特定的健康信息以及實(shí)施細(xì)粒度的訪問控制策略，確保員工僅能訪問其工作所需的最少量的敏感信息；第三，醫(yī)院部署網(wǎng)絡(luò)安全防御措施至關(guān)重要，如通過安裝和維護(hù)防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）和入侵防御系統(tǒng)（IPS）來保護(hù)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)不受外部攻擊。

3.管理策略的優(yōu)化

除了法律法規(guī)的建設(shè)與技術(shù)手段的應(yīng)用，優(yōu)化管理策略也是保障檔案保密與信息安全的關(guān)鍵。首先，檔案管理部門要建立健全內(nèi)部管理制度，包括檔案分類管理、權(quán)限分級管理等，確保敏感信息得到有效保護(hù)；其次，檔案管理部門要增強(qiáng)員工的安全意識和培訓(xùn)，提高他們對信息安全重要性的認(rèn)識，減少人為因素導(dǎo)致的安全風(fēng)險。再次，檔案管理部門要建立應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，一旦發(fā)生信息安全事件，能夠迅速響應(yīng)，有效控制損失；最后，檔案管理部門要與其他組織之間展開信息共享與合作，共同提高整個社會的信息安全水平。

四、案例分析

1.成功案例分析

在探索保密與信息安全策略的有效性過程中，有一家跨國公司的成功案例提供了深刻的見解。這家公司面對全球化經(jīng)營帶來的信息安全挑戰(zhàn)，采取了以下措施：

第一，對信息資產(chǎn)實(shí)行細(xì)致分類和風(fēng)險評估。通過這一過程，公司能夠識別出不同類別信息的保護(hù)需求，針對性地為每類信息制定保密與安全措施。

在對信息資產(chǎn)實(shí)行細(xì)致分類和風(fēng)險評估的過程中，該公司將信息資產(chǎn)分為幾大類，并通過比例的方式展現(xiàn)了每一類資產(chǎn)在總體信息資產(chǎn)中的占比。針對每一類信息資產(chǎn)，公司根據(jù)其敏感性和保密需求，采取了相應(yīng)的保密與安全措施。該公司信息資產(chǎn)分類及其對應(yīng)的保密與安全措施的詳細(xì)情況如表1所示。

通過這些措施，公司能夠確保各類信息資產(chǎn)根據(jù)其重要性和敏感性獲得適當(dāng)級別的保護(hù)。例如，財務(wù)報告和員工個人信息由于其高度敏感和對公司運(yùn)營的重要性，采取了數(shù)據(jù)加密和嚴(yán)格的訪問控制措施，確保這些信息不被未授權(quán)的人員訪問。同時，對于云存儲中的數(shù)據(jù)和在線交易信息，考慮到這些信息可能面臨來自互聯(lián)網(wǎng)的多種威脅，公司特別實(shí)施了多因素認(rèn)證和實(shí)時監(jiān)控警報系統(tǒng)，以增強(qiáng)其安全性。這種基于信息資產(chǎn)類別的風(fēng)險評估和針對性保護(hù)措施的方法，有效提高了公司信息資產(chǎn)的整體安全水平，為公司的穩(wěn)定運(yùn)營提供了堅實(shí)的保障。

第二，公司引入了先進(jìn)的加密技術(shù)來保護(hù)敏感數(shù)據(jù)。包括數(shù)據(jù)傳輸加密、存儲加密以及端到端加密，確保數(shù)據(jù)在任何環(huán)節(jié)都不會被未授權(quán)的第三方訪問或篡改。加密技術(shù)的應(yīng)用大幅提高了數(shù)據(jù)的保密性，成為信息安全管理的重要支柱。

此外，該公司還建立了嚴(yán)格的訪問控制和身份認(rèn)證機(jī)制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問特定信息。公司通過實(shí)施多因素認(rèn)證、權(quán)限管理和行為監(jiān)控等措施，有效防止了未授權(quán)訪問和內(nèi)部泄密的風(fēng)險。這些措施不僅限于物理訪問控制，還包括對網(wǎng)絡(luò)訪問的嚴(yán)格管控，如VPN使用、防火墻配置等。

為了增強(qiáng)全體員工的安全意識，該公司還定期組織信息安全培訓(xùn)和演習(xí)。這些培訓(xùn)覆蓋了密碼管理、識別釣魚郵件、安全上網(wǎng)習(xí)慣等內(nèi)容，旨在從源頭減少安全威脅的發(fā)生。通過模擬攻擊演練和緊急響應(yīng)演習(xí)，員工能夠在實(shí)際安全事件發(fā)生前掌握必要的應(yīng)對策略。不僅如此，該公司還建立了快速反應(yīng)機(jī)制，一旦發(fā)生安全事件，該機(jī)制能夠確保公司迅速做出反應(yīng)，有效控制損失并盡快恢復(fù)正常運(yùn)營，包括安全事件的即時報告體系、應(yīng)急響應(yīng)團(tuán)隊(duì)的快速調(diào)動以及與外部安全機(jī)構(gòu)的合作。

通過這些綜合性的措施，該跨國公司成功避免了數(shù)據(jù)被泄露和安全事件的發(fā)生，保障了公司運(yùn)營的安全與穩(wěn)定。這一成功案例不僅展示了全面信息安全管理體系的重要性，還為其他企業(yè)在保密與信息安全管理方面提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

2.失敗案例分析

相對于成功案例，從失敗案例中汲取教訓(xùn)同樣重要。一個公共機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)遭到黑客攻擊，大量敏感信息被非法訪問，造成了嚴(yán)重的后果。在這個公共機(jī)構(gòu)的失敗案例中，黑客攻擊暴露出的多個安全漏洞及其帶來的后果如表2所示。

通過分析這個表格可以看出，安全漏洞直接導(dǎo)致了一系列嚴(yán)重的后果。首先，過時的軟件沒有得到及時更新，使得系統(tǒng)容易受到已知安全漏洞的攻擊，黑客可以利用這些漏洞輕易竊取敏感信息。而弱密碼政策使得系統(tǒng)賬戶容易被破解，增加了非法訪問的機(jī)會；其次，缺乏定期的安全審計意味著安全漏洞一旦存在，就可能長時間未被發(fā)現(xiàn)和修復(fù)，給黑客提供了長期的攻擊窗口。同時，該機(jī)構(gòu)的信息安全政策未能及時更新，未能適應(yīng)日益復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)安全威脅，導(dǎo)致其防御措施遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于黑客的攻擊手段；最后，員工的安全意識薄弱是貫穿整個安全事件的核心問題，員工的不當(dāng)操作，如密碼的隨意分享、輕信釣魚郵件等，成為黑客攻擊的助力。

該失敗案例強(qiáng)調(diào)了信息系統(tǒng)安全管理中一個基本但至關(guān)重要的原則，安全是一個多層面的體系，需要技術(shù)更新、政策制定、員工培訓(xùn)等多方面的綜合措施來共同保障。僅僅依賴單一措施或忽略了任何一環(huán)，都可能導(dǎo)致整個系統(tǒng)的安全崩潰。

3.經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)總結(jié)

通過深入分析兩個典型案例，得到了寶貴的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，它們對于指導(dǎo)實(shí)際的信息安全管理工作具有重要意義。首先，信息安全絕非一次性任務(wù)，而是一個需要持續(xù)投入和關(guān)注的過程。技術(shù)的發(fā)展和攻擊手段的演變要求我們不斷評估現(xiàn)有的安全體系，及時更新和升級安全措施，以便有效應(yīng)對新出現(xiàn)的威脅；其次，要明白技術(shù)措施的重要性，并看到人的因素在信息安全管理中的核心地位。員工是信息安全鏈中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，任何技術(shù)措施的有效性最終都要通過人來實(shí)現(xiàn)。因此，增強(qiáng)員工的安全意識，定期開展信息安全培訓(xùn)，確保每位員工都能理解并遵守安全政策，識別并防范安全威脅，是防止信息安全事件發(fā)生的有效手段。此外，案例分析還強(qiáng)調(diào)了建立快速反應(yīng)機(jī)制的重要性。無論安全措施多么完善，都無法保證系統(tǒng)100%安全。因此，當(dāng)安全事件發(fā)生時，能否迅速有效地響應(yīng)，將直接影響到事件的損失程度。這要求組織建立一套完整的應(yīng)急響應(yīng)計劃，包括事先指定應(yīng)急響應(yīng)團(tuán)隊(duì)、明確通報流程以及制訂恢復(fù)計劃等，以確保在面對安全事件時可以盡快控制局面，達(dá)到最小化損失。

五、結(jié)語

在應(yīng)對當(dāng)代檔案管理中保密與信息安全的挑戰(zhàn)時，必須認(rèn)識到這不僅是技術(shù)層面的問題，還是一個涉及法律、管理、文化和教育等多方面因素的復(fù)雜問題。隨著信息技術(shù)的不斷演進(jìn)和全球化進(jìn)程的加深，保密與信息安全的問題日益凸顯，對組織乃至國家的安全構(gòu)成了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。因此，構(gòu)建一個多維度的保護(hù)機(jī)制，不僅需要最新的技術(shù)手段，還需要完善的法律體系、有效的管理策略以及增強(qiáng)全體成員的安全意識。只有這樣，才能為保護(hù)檔案的安全與保密提供堅實(shí)的保障。

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作者單位：濟(jì)南市兒童醫(yī)院作者簡介：于夢醒（1976—），女，漢族，山東濟(jì)南人，本科，館員，研究方向：檔案管理。