數(shù)字檔案館納入縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型大格局研究

摘 要：實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館與縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型的高度融合是政府部門數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分。文章從數(shù)字檔案建設(shè)內(nèi)涵出發(fā)，分析總結(jié)了當(dāng)前數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題，如檔案資源參差不齊、館藏?cái)?shù)字檔案資源門類單一等。基于縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型視角出發(fā)，對未來數(shù)字檔案館建設(shè)方案提出了相關(guān)意見，并展望了數(shù)字檔案館的未來發(fā)展方向，希望為全面增強(qiáng)數(shù)字檔案館服務(wù)功能、適應(yīng)縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；縣級政府；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；檔案資源

中圖分類號：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

互聯(lián)網(wǎng)與數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展顯著推動了檔案管理模式的變革，其中數(shù)字檔案資源作為一種新的檔案類型，已經(jīng)成為相關(guān)學(xué)者研究的重點(diǎn)內(nèi)容。與傳統(tǒng)檔案類型相比，數(shù)字檔案在信息存儲、提取、加工與運(yùn)用上均具有一定的優(yōu)勢，符合未來檔案行業(yè)發(fā)展要求。在這一背景下，數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)緊緊跟隨縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐，完善自身發(fā)展路徑，將融合發(fā)展、務(wù)實(shí)創(chuàng)新落在實(shí)處，使檔案館能在政府履行職能過程中發(fā)揮更大作用。

一、數(shù)字檔案資源建設(shè)的內(nèi)涵分析

數(shù)字檔案資源作為一種新型檔案資源模式，具有來源廣泛、主體多元等特征，是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心。早在2010年提出的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中，就對數(shù)字檔案資源的相關(guān)內(nèi)容予以界定，認(rèn)為現(xiàn)階段的數(shù)字檔案主要分為四大功能模塊，分別為數(shù)字化資源整理、構(gòu)建數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫、電子文件接收與檔案數(shù)字化等。在2020年出臺的《檔案法》中，則詳細(xì)明確了數(shù)字檔案資源歸檔與電子檔案處理、保存的相關(guān)內(nèi)容。并且，得益于云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，數(shù)字檔案資源的集成化、功能化特性表現(xiàn)得越來越明顯，在縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，應(yīng)全面推動館藏資源檔案數(shù)字化，在兼顧地方特色的基礎(chǔ)上，采用不同技術(shù)手段來滿足用戶對數(shù)字檔案資源的需求，最終增強(qiáng)地方檔案資源的服務(wù)效益。

二、數(shù)字檔案館納入縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型大格局中存在的問題

數(shù)字檔案館與縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型的高度融合是基層檔案館發(fā)展的必由之路，但是受到經(jīng)驗(yàn)不足、技術(shù)條件限制等相關(guān)因素影響，各地區(qū)在實(shí)踐中面臨部分問題，不容忽視。

1．?dāng)?shù)字化技術(shù)應(yīng)用有限，且館藏?cái)?shù)字檔案資源單一

在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，堅(jiān)持以數(shù)據(jù)為紐帶，可以更好地服務(wù)于縣政府與社會，但不容忽視的是，現(xiàn)階段縣級基層單位在數(shù)字檔案館建設(shè)中拘泥于檔案館建設(shè)的指導(dǎo)規(guī)程，在日常工作中無法充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，數(shù)字檔案資源的來源以傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化為主和電子文件歸檔為輔，對數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用不足，工作中缺乏創(chuàng)新與探索精神。

同時(shí)，大部分基層數(shù)字檔案館在資源結(jié)構(gòu)上存在的問題，受到以往工作模式的影響，基層檔案館在館藏資源管理中留存大量紙質(zhì)檔案與聲像檔案，雖然當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)系統(tǒng)的發(fā)展可持續(xù)產(chǎn)生電子文件，但是數(shù)字檔案館受到技術(shù)操作不足等客觀因素影響，導(dǎo)致部分電子檔案的收錄效率偏低，尚未形成系統(tǒng)化的數(shù)字檔案體系。并且，從檔案內(nèi)容來看，文書檔案的占比偏高，人事檔案、名人檔案、知情檔案以及科技檔案的數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，嚴(yán)重影響數(shù)字檔案資源開發(fā)利用的廣度與深度。

2.數(shù)字檔案資源質(zhì)量不理想

就目前而言，縣級地區(qū)在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中受到應(yīng)用軟件功能不完善、專業(yè)人員數(shù)量不足等因素影響，極大地限制了當(dāng)?shù)貦n案資源管理工作的開展。因此，數(shù)字檔案資源的質(zhì)量控制是數(shù)字檔案館建設(shè)中不容忽視的問題，主要表現(xiàn)為：（1）數(shù)據(jù)完整性偏低。在現(xiàn)存的數(shù)字檔案中存在數(shù)據(jù)著錄不完整、不規(guī)范的問題，甚至少部分文件存在全文數(shù)據(jù)缺失的情況；（2）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性偏低。表現(xiàn)為錄入的數(shù)據(jù)文檔有誤或者數(shù)字檔案中的著錄內(nèi)容與檔案原文存在較大偏差等，該問題會嚴(yán)重影響數(shù)字檔案的應(yīng)用價(jià)值；（3）數(shù)據(jù)資源規(guī)范性偏低，是指部分?jǐn)?shù)字館藏資源的著錄不滿足國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如全文分辨率不達(dá)標(biāo)等。

3.數(shù)字檔案資源面臨安全風(fēng)險(xiǎn)

由于數(shù)字檔案具有特殊性，所有資源的存儲與利用高度依賴網(wǎng)絡(luò)，由此引發(fā)了新的安全問題，主要表現(xiàn)為：（1）網(wǎng)絡(luò)安全問題。在數(shù)字檔案資源管理中，計(jì)算機(jī)病毒對資源安全構(gòu)成巨大威脅，不法分子的破壞也可能導(dǎo)致部分關(guān)鍵資源被篡改或者丟失。相關(guān)學(xué)者通過研究發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前數(shù)字檔案資源管理中，間諜活動等竊取行為對檔案資源安全構(gòu)成威脅，可能將竊取的檔案機(jī)密資料復(fù)制或擴(kuò)散；（2）數(shù)字檔案的失真問題。目前，在錄入數(shù)字檔案期間通常采用掃描加工問題，整個(gè)加工環(huán)節(jié)任何技術(shù)參數(shù)問題都會造成數(shù)字檔案資源失真，如掃描的分辨率或者對比度不達(dá)標(biāo)或者工作人員的操作失誤也可能引發(fā)檔案失真問題。

三、數(shù)字檔案館納入縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型大格局中的對策研究

1.豐富數(shù)字檔案資源，提升檔案質(zhì)量

針對當(dāng)前基層檔案數(shù)字館藏存在的檔案資源單一問題，未來應(yīng)將豐富數(shù)字檔案資源結(jié)構(gòu)作為工作的重點(diǎn)內(nèi)容，其具體思路包括：（1）全面提升紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工進(jìn)度，爭取在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)百分百數(shù)字化率的工作目標(biāo)。同時(shí)，要高度重視數(shù)字化加工成果質(zhì)檢工作力度，確保條目、數(shù)字化副本以及檔案實(shí)體一一對應(yīng)，以滿足縣級政府對不同類型檔案資源的使用要求，以高品質(zhì)的數(shù)字檔案向社會提供服務(wù)；（2）為切實(shí)提升數(shù)字館藏檔案數(shù)量，應(yīng)積極開放面向社會的檔案采集渠道，如通過政務(wù)網(wǎng)或者微信公眾號等方式開辟在線接收業(yè)務(wù)，堅(jiān)持從多樣化角度出發(fā)提升檔案的采集效果。

構(gòu)建專題數(shù)字檔案資源庫是提升檔案質(zhì)量的重要組成部分，核心思想是圍繞任意專題或者專業(yè)采集檔案資源，并將數(shù)字檔案資源挖掘、加工、整理等工作整合在一起，利用單獨(dú)分類的資源數(shù)據(jù)庫以滿足用戶對專題檔案的使用需求。因此，應(yīng)從縣級政府日常工作入手，在為民服務(wù)為宗旨的基礎(chǔ)上，針對政府部門不同業(yè)務(wù)內(nèi)容構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)不同類型檔案的數(shù)量開展分類管理，全面提高檔案增量電子化水平。例如，通過增設(shè)紀(jì)念日專題數(shù)據(jù)庫或者民生專題數(shù)據(jù)庫等方式，保證檔案資源利用率與服務(wù)能力。同時(shí)，在檔案資源管理中也應(yīng)兼顧縣級單位的地方特色，做到“挖掘地區(qū)歷史記憶”，在保證檔案資源豐富、資源結(jié)構(gòu)合理的基礎(chǔ)上，為各類資源的有效利用提供支持。例如，本縣轄區(qū)內(nèi)的黨建歷史、傳統(tǒng)戲曲文化、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)、河/山/海信息資源檔案等，保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的獨(dú)立性與針對性。

2.提升數(shù)字檔案資源質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

為應(yīng)對縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型要求，數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)主動改變傳統(tǒng)工作模式中存在的輕管理、疏于質(zhì)量控制的問題，通過制定嚴(yán)格、詳細(xì)的檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)，從源頭上提升檔案資源質(zhì)量。

第一，規(guī)范數(shù)字檔案資源的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與檔案質(zhì)量存在密切關(guān)系。因此，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，應(yīng)密切關(guān)注各類數(shù)字檔案資源的采集與處理過程，實(shí)現(xiàn)從檔案資源發(fā)現(xiàn)、識別以及開發(fā)、評價(jià)全過程的覆蓋，為消除潛在質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，還可以開展檔案資源選擇、定位等處置工作，強(qiáng)化大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)優(yōu)勢，提升數(shù)字檔案資源的描述與揭示工作質(zhì)量，保證所有檔案資源質(zhì)量滿意。

第二，規(guī)范所有數(shù)據(jù)檔案資源的保存格式。為滿足縣級政府日常使用要求，數(shù)字檔案存儲格式應(yīng)考慮用戶日常取用的要求，堅(jiān)持通過標(biāo)準(zhǔn)化格式提升數(shù)據(jù)檔案管理水平，消除數(shù)據(jù)資料丟失風(fēng)險(xiǎn)。因此，在當(dāng)前工作中應(yīng)主動推動數(shù)字檔案資源保存標(biāo)準(zhǔn)化工作，遵守《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中對文件存儲的格式要求。

3.關(guān)注數(shù)字檔案安全，實(shí)現(xiàn)檔案資源長久保存

檔案資源安全性是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要組成部分，也是納入縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵要求之一。因此，應(yīng)將“安全第一”思想落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全齊頭并進(jìn)。

第一，應(yīng)重視數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)。考慮到數(shù)字檔案館對電網(wǎng)運(yùn)行穩(wěn)定性提出的較高要求，應(yīng)在當(dāng)?shù)仉娏ο到y(tǒng)基礎(chǔ)上引入兩路10kV市電電路，并增設(shè)備用發(fā)電電源，避免因?yàn)橥ｋ姷犬惓栴}影響數(shù)字檔案館的功能。同時(shí)，在硬件設(shè)備設(shè)施的準(zhǔn)備上，可以由中心機(jī)房局域網(wǎng)到各樓層主干線、各主要設(shè)備均采用光纖鋪設(shè)連接，并將光纖接入每一間辦公室，以滿足不同工作人員對數(shù)字檔案館的應(yīng)用需求。

第二，在數(shù)字檔案館安全系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)高度重視系統(tǒng)防火墻、安防系統(tǒng)建設(shè)情況，定期開展網(wǎng)絡(luò)攻擊安全演練，在演練過程中詳細(xì)檢查現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)安保系統(tǒng)存在的問題。強(qiáng)化檔案館與當(dāng)?shù)鼐W(wǎng)絡(luò)公司之間的信息交流，由有能力的公司定期開展防火墻更新工作，最大限度地降低黑客等危險(xiǎn)因素對系統(tǒng)安全的影響。

第三，打造電子檔案長久保存系統(tǒng)。在整個(gè)數(shù)字檔案館建設(shè)期間，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的存用分離是提升檔案安全系數(shù)的重要組成部分，結(jié)合當(dāng)前縣級單位檔案文獻(xiàn)管理經(jīng)驗(yàn)，以“.zip”格式保存檔案是延長檔案保存年限的重要組成部分，并配合時(shí)間戳等技術(shù)提高數(shù)據(jù)安全管理水平，最終提升數(shù)字檔案的安全性。

4.提高數(shù)字檔案館的服務(wù)能力

縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型對數(shù)字檔案館的服務(wù)功能提出了較高要求。因此，在數(shù)字化建設(shè)中，檔案館應(yīng)充分滿足用戶的個(gè)性化需求，通過創(chuàng)新檔案服務(wù)模式的方法，拓展新的服務(wù)功能。

第一，完善數(shù)字檔案的檢索途徑。根據(jù)縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型的部門設(shè)定要求，當(dāng)?shù)財(cái)?shù)字檔案館應(yīng)主動提供不同的檔案檢索需求，以滿足不同類型用戶的使用需求。例如，對于部分電腦操作技術(shù)能力偏低的用戶，數(shù)字檔案館可以提供一鍵檢索的便捷檔案查詢模式，只需要輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞就可以檢索檔案。對于有科研等特殊使用需求的用戶，則可以提供基于大數(shù)據(jù)的復(fù)合型資源檢索途徑，保證用戶能夠快速獲取不同類型檔案資源。

第二，提供異地檔案資源查詢服務(wù)。隨著縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型工作的拓展，部分工作人員對檔案資源異地查詢提出了一定要求，當(dāng)?shù)財(cái)?shù)字檔案館可以考慮開展“民生檔案信息管理遠(yuǎn)程查詢”等新型服務(wù)模式，并隨著該服務(wù)模式功能的拓展，逐漸將異地查詢功能向其他數(shù)字檔案館拓展。尤其是在當(dāng)前5G技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，縣級數(shù)字檔案館應(yīng)積極構(gòu)建“全球共享”的檔案查詢新模式，保證授權(quán)用戶可以在任何時(shí)間、地點(diǎn)的檔案查詢行為獲得快速響應(yīng)，是提高檔案資源利用率的重要組成部分。

第三，提供基于智能化的檔案信息服務(wù)。隨著智能化等技術(shù)的出現(xiàn)，未來檔案服務(wù)模式將會發(fā)生明顯改變，數(shù)字檔案館應(yīng)通過開發(fā)專題目錄信息庫，并通過感知、處理檔案實(shí)體信息以及業(yè)務(wù)信息等方法，為用戶提供智能化的信息服務(wù)。例如，針對用戶檢索當(dāng)?shù)氐乩硇畔⒌男袨椋到y(tǒng)可以提供與地質(zhì)、水文等相關(guān)檔案信息，滿足用戶的不同使用需求。

5.重視技術(shù)創(chuàng)新，提高數(shù)字檔案館的服務(wù)能力

縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型是一個(gè)長期的過程，且隨著新型數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，政府部門的數(shù)字化水平會有顯著提高。因此，數(shù)字檔案館建設(shè)也應(yīng)認(rèn)識到這一特征，主動通過技術(shù)創(chuàng)新等措施提升本單位的綜合服務(wù)功能。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，本文認(rèn)為數(shù)字檔案館應(yīng)通過“分步走”的方式推動自身穩(wěn)步發(fā)展。第一，要成立數(shù)字化檔案課題小組，并通過專家論證等措施分析數(shù)字化檔案館甚至智能檔案館的可行性；第二，應(yīng)探索傳統(tǒng)業(yè)務(wù)與數(shù)字檔案館相融合的可行性與操作要點(diǎn)；第三，應(yīng)解決數(shù)字檔案館升級發(fā)展的總體方向、業(yè)務(wù)框架與關(guān)鍵技術(shù)支撐等問題。除上述內(nèi)容外，當(dāng)?shù)卦跀?shù)字化檔案館建設(shè)中還應(yīng)圍繞自身業(yè)務(wù)設(shè)定方案，積極開發(fā)綜合業(yè)務(wù)管理平臺、智能感知檔案服務(wù)平臺等，增強(qiáng)數(shù)字檔案館與政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)之間的合作與共享服務(wù)水平。

四、數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)型升級發(fā)展展望

在縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，數(shù)字檔案館應(yīng)不斷提高自身服務(wù)能力，未來工作中應(yīng)充分發(fā)揮物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)優(yōu)勢，將作為強(qiáng)化數(shù)字檔案館功能的關(guān)鍵。

1.通過物聯(lián)網(wǎng)提高數(shù)字檔案館信息化水平

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館信息化管理功能延伸，是實(shí)現(xiàn)檔案資源管理自動化、檔案資源共享效果的關(guān)鍵。在當(dāng)前物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)框架下，數(shù)字檔案館應(yīng)主動轉(zhuǎn)變工作模式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源、設(shè)備設(shè)施、人員、服務(wù)等幾個(gè)維度的更新升級，以適應(yīng)縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型提出的新要求。主要內(nèi)容包括：（1）通過檔案資源智慧采集平臺，在保障現(xiàn)有檔案資源利用率的基礎(chǔ)上，通過物聯(lián)網(wǎng)平臺提供的智能捕獲技術(shù)，增強(qiáng)數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)采集與識別能力。（2）利用物聯(lián)網(wǎng)架構(gòu)中的RFID技術(shù)完成檔案資源智能化追蹤、定位，保障檔案資源快速響應(yīng)。未來數(shù)字檔案館可通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案實(shí)體與網(wǎng)絡(luò)資源的有效定位追蹤，從一份檔案被借閱出庫開始，保證所有資源均處于可監(jiān)控狀態(tài)，一旦發(fā)現(xiàn)疑似安全隱患問題即可快速響應(yīng)。

2.利用云計(jì)算技術(shù)提高數(shù)字化水平

數(shù)字檔案館應(yīng)通過云計(jì)算技術(shù)構(gòu)建新型網(wǎng)絡(luò)資源處理架構(gòu)，通過功能集成化、業(yè)務(wù)模塊化等模式完成知識共享。在數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)型升級期間應(yīng)通過云計(jì)算技術(shù)的OCR數(shù)據(jù)識別功能，從多個(gè)技術(shù)層面挖掘符合標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵信息，且上述信息均可利用文獻(xiàn)資源關(guān)聯(lián)的方式實(shí)現(xiàn)快速檢索。還可以在云計(jì)算的支持下，將數(shù)據(jù)檔案館資源與微信服務(wù)平臺或者手機(jī)App整合在一起，強(qiáng)化遠(yuǎn)程服務(wù)功能。

結(jié)束語

在縣級政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，數(shù)字檔案館發(fā)揮著重要作用，但對于相關(guān)人員而言，檔案館數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級期間面臨諸多挑戰(zhàn)，為了進(jìn)一步強(qiáng)化數(shù)字檔案館的功能，相關(guān)人員應(yīng)高度重視數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)字檔案安全建設(shè)等工作，并認(rèn)識到云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)帶來的積極影響，主動轉(zhuǎn)變?nèi)粘９ぷ髂Ｊ剑罱K為全面提高數(shù)字檔案館服務(wù)能力提供支持。

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作者單位：聊城市東昌府區(qū)檔案館作者簡介：武瑋（1985—），女，漢族，山東聊城人，中級，本科，研究方向：檔案進(jìn)館、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、征集。