數字化背景下行政事業單位內部控制制度建設研究

一、前言

隨著信息技術的快速發展和數字化轉型的加快推進，行政事業單位面臨著全新的管理挑戰，建立有效的內部控制制度成為保障行政事業單位正常運行和管理的關鍵所在。高校作為行政事業單位的重要組成部分，也面臨著數字化時代帶來的各種變革和風險。本文以高校為例，研究數字化背景下內部控制制度建設的重要性及面臨的挑戰，并提出相應建設路徑，旨在幫助高校管理者更好適應數字化時代的發展要求，提升內部控制水平，實現可持續發展[1-2]。

二、背景介紹

高校承擔著人才培養、科學研究和社會服務等重要職責。數字化背景下，高校的運營和管理面臨大規模的數據處理、信息系統安全、網絡安全和信息共享等方面的問題，帶來了一系列風險，如信息泄露、數據安全問題、網絡攻擊等，因此，建立有效的內部控制制度成為高校必不可少的任務。通過建立科學合理的內部控制制度，可以有效管理和控制風險，實現高校的規范化運作、資源有效配置和風險防范。數字化背景下，高校內部控制制度的建設需要更加注重信息化支持和技術手段的運用，以應對日益復雜的管理環境和風險挑戰。

三、內部控制制度概述

內部控制制度是指為了實現組織目標、合規經營和風險管理而建立的一系列規范、程序、措施和機制，涵蓋了組織的所有層面，包括戰略制定、目標設定、決策和執行過程等，建立健全的內部控制制度可確保高校各項工作的規范運行和風險的有效管理。高校內部控制制度的內容主要包括以下幾個方面：一是控制環境。高校應建立良好的控制環境，包括明確和倡導誠信、透明、負責任的管理文化和價值觀，以及建立健全的內部控制政策和制度。領導者應起到榜樣作用，并積極引導員工自覺遵守規定。二是風險評估與管理。高校需要對面臨的風險進行評估和管理，包括識別和評估戰略風險、財務風險、信息安全風險等。通過科學的風險評估和管理，可以制定相應的控制策略和措施，減少風險帶來的不良影響。三是控制活動。高校需要建立明確的職責分工和操作規程，確保各項工作按照規定進行。控制活動包括審批和核算程序、經費使用控制、合同管理、人力資源管理等方面[3]，通過適當的控制活動規范操作，防止錯誤和不當行為。四是信息與溝通。高校需要建立健全的信息系統和信息流動渠道，確保信息的準確性、及時性和完整性。同時，加強內部溝通和交流，促進各部門之間的信息共享和溝通，及時發現和解決問題。五是監督與審計。高校需要建立獨立的內部審計機構或監督委員會，對內部控制的有效性進行評估和監督。內部審計可以對控制措施的實施情況進行檢查，并提出改進建議。

四、數字化背景下高校內部控制的重要性

數字化背景下，高校內部控制顯得尤為重要。首先，數字化進程極大地改變了高校的管理模式和運營方式，內部控制體系需要適應新的環境。數字化帶來了信息流通的高效性和透明度，然而也伴隨著新的風險和挑戰，如信息泄露、數據篡改等。因此，健全的內部控制體系能夠幫助高校在數字化轉型過程中有效防范和應對這些風險，保障學校的正常運轉。其次，數字化時代高校的管理和決策依賴大量的數據，而數據的準確性和可靠性直接影響管理決策的質量。內部控制通過建立嚴格的數據管理和審查制度，確保數據的真實性和完整性。例如，在財務管理中，通過數字化系統實時監控資金流動情況，能夠及時發現和糾正異常，從而提高財務管理的透明度和準確性。再次，高校的業務流程復雜多樣，涉及財務、人力資源、教學、科研等多個方面，內部控制通過規范各項業務流程，明確職責分工和管理權限，能夠有效防止各類違規操作和管理漏洞。例如，在采購管理中，通過數字化系統嚴格控制采購流程，確保每個環節都有相應的審核和批準，防止采購過程中的腐敗和浪費。

五、數字化背景下高校內部控制面臨的挑戰

（一）信息安全風險

隨著高校管理數字化程度的提升，大量的敏感信息被存儲和傳輸，如學生和教職工的個人信息、財務數據等，信息安全保護成為迫切任務，需要加強網絡安全防護、采取加密技術和進行訪問權限控制，以確保敏感信息不被非法獲取、篡改或泄露。

（二）數據質量管理

數字化背景下產生的海量數據需要進行有效的管理和利用，高校需要確保數據的準確性、完整性和可靠性，以支持決策和監控工作。數據質量管理包括數據采集和錄入的準確性、數據整合和清洗的可靠性，以及數據存儲和備份的安全性[4]。

（三）IT系統風險

高校使用各種信息系統支持工作流程和業務管理，如財務系統、人力資源系統、學生管理系統等。信息系統面臨著軟件漏洞、網絡攻擊、硬件故障等風險，需要建立完善的IT安全管理制度和應急響應機制，確保系統的穩定性和可靠性。

（四）數字化轉型管理

高校在數字化轉型過程中面臨知識體系、技術支撐、隊伍建設、?數字治理等管理變革的挑戰，涉及組織結構、業務流程、人員能力等多方面的調整和改進，因此，需要進行充分的規劃和溝通，確保數字化轉型與內部控制制度的有效銜接，避免變革過程中產生風險和不確定性。

（五）員工意識和培訓

數字化背景下，員工的信息安全意識和技能培訓尤為重要。高校需要加強對員工信息安全的培訓，提高其對網絡威脅和數據泄露的警惕性，以及正確操作和使用數字化工具和系統的能力。

六、內部控制制度建設的關鍵要素

（一）控制環境

控制環境是內部控制制度建設的核心，涉及組織文化、價值觀、領導層承諾和員工意識等因素。重視道德倫理、建立風險意識、推崇行為合規的文化可以促進內部控制制度的有效運作。

（二）風險評估

風險評估是識別和評估組織面臨的各種內外部風險的過程。內部控制制度建設需要基于全面的風險評估，包括戰略、操作、合規、財務等各個方面的風險。通過風險評估，制定相應的內部控制措施對風險進行管理。

（三）控制活動

控制活動是指為實現組織目標而設計和實施的各種控制措施。內部控制制度建設需要明確并有效地設計各項控制活動，包括審批流程、權限設置、賬務處理、數據保護等，以確保業務流程的合規性和有效性。

（四）信息與溝通

信息與溝通是內部控制制度建設的重要支撐。內部控制制度需要確保信息的準確、及時、完整，并建立健全的溝通機制，使相關信息能夠流動和共享，以支持內部決策和風險管理。

（五）監測和反饋

監測和反饋是確保內部控制制度有效實施的關鍵環節。內部控制制度需要建立有效的監測機制，包括內部審計、風險評估、異常監測等，以及及時的反饋渠道，如舉報制度、投訴渠道等，以發現和解決內部控制缺陷和問題。

（六）持續改進

內部控制制度建設需要不斷改進，組織應建立反思、學習和改進的機制，通過定期的內部審核和評估，發現內部控制制度的不足和改進空間，并及時采取相應的糾正措施，提升內部控制制度的成熟度和有效性。

七、數字化背景下高校內部控制制度建設路徑

（一）建立健全內部控制規章制度

建立健全的內部控制規章制度對于高校來說非常重要，可以幫助高校規范管理，提高效率，確保資源的合理利用。高校可以制定財務管理制度、人力資源管理制度、采購管理制度等，明確各項管理工作的流程和要求。例如，確立財務報銷流程，包括申請、審批、報銷等環節，規定各個環節的責任和權限。明確內部控制責任部門或崗位，設立內部控制監察室或內部審計部門，負責監督和檢查內部控制的執行情況，及時發現問題并提出改進意見。例如，內部審計部門對各部門的經費使用情況進行抽查，確保經費使用符合規定。

（二）建立風險管理與評估體系

高校可以建立風險管理與評估體系，及時發現和應對潛在的風險，保障高校的可持續發展。首先，做好風險識別和分類，審查高校各項業務活動，并識別潛在風險，包括財務、運營、安全和法律風險等。對已識別的風險進行分類和評級，確定其重要性和優先級，以便將資源集中用于關鍵風險的管理。其次，要成立專門的風險管理團隊或委員會，負責指導、協調和監督高校的風險管理工作。制定風險管理政策和程序，包括風險控制和減輕措施、災害恢復計劃等，以應對不同類型的風險。最后，進行定期的風險評估，評估每個風險事件的概率、影響程度和持續時間以及相關控制措施的有效性。建立風險監控系統，通過數據收集、指標跟蹤等方式實時監測風險情況，并及時采取措施應對，有效做法如下：建立風險管理機制。高校可以建立風險管理委員會，負責識別、評估和應對各類風險。例如，針對學生退費過程中存在的資金安全風險，建立退費審核制度和多級審批制度，確保退費操作的合規性。定期進行風險評估和監控。定期組織風險評估工作坊，邀請相關部門和專家參與，共同評估各項工作中存在的風險。例如，對教學實驗室的安全管理進行評估，發現存在火災風險后，采取相應的防范措施，如加強消防設施檢查和員工培訓。

（三）構建數字化內部控制平臺

數字化背景下，高校內部控制制度建設需要充分利用現代信息技術，構建數字化內部控制平臺，以提高內部控制的效率和準確性。首先，建設綜合管理信息系統。高校應建設和完善綜合管理信息系統，將各類管理活動數字化和系統化。綜合管理信息系統可以集成財務管理、人力資源管理、資產管理、風險管理等多個模塊，實現各項管理活動的全流程電子化。例如，通過財務管理系統，自動生成和審核報銷單據，減少人工操作錯誤，通過人力資源管理系統，記錄和分析員工的績效數據，幫助制定合理的績效考核和激勵措施。其次，進行大數據分析。利用大數據技術對高校的各項業務數據進行分析和挖掘，幫助識別潛在的風險和問題，優化內部控制措施。高校可以建立數據分析平臺，實時收集和分析財務、采購、資產等各類數據，發現異常情況并及時采取措施。例如，通過分析財務數據，識別可能存在的資金異常流動，防范財務風險，通過分析采購數據，發現供應商的異常行為，保障采購過程的合規性。最后，實現流程自動化。高校應實現內部控制流程的自動化，減少人工操作，提高工作效率和準確性。通過自動化技術，將內部控制流程中的關鍵環節進行自動化處理，減少人為干預。例如，財務報銷流程中，可以通過自動化系統自動審核和處理報銷單據，減少人工審核的工作量和出錯率，采購流程中，可以通過自動化系統自動生成和審批采購訂單，提高采購效率。

（四）強化資產規范管理與安全保護

建立固定資產管理制度，對各類資產登記、使用和處置進行規范管理。例如，建立資產清查臺賬，定期盤點各類固定資產，制定明確的資產處置程序。加強對重要資產的保護，高校可以設立信息安全團隊，負責對網絡和系統的監控和維護，確保數據安全。例如，加強對教學實驗室設備的保護，安裝監控攝像頭并設置訪問權限，防止設備被盜或濫用。

（五）加強人員管理與培訓

制定人事管理制度，明確崗位職責和工作要求，完善考核和激勵機制。例如，設立績效考核制度，將績效考核結果與獎懲掛鉤，鼓勵員工提高工作績效。高校要定期組織內部控制培訓課程，增強員工的專業素質和內部控制意識。例如，開展財務管理培訓，包括財務報銷流程、財務審核要點等方面的培訓，提高員工對財務管理工作的理解和操作能力。

八、結語

數字化背景下，行政事業單位內部控制制度建設是關乎機構運作效率、合規性和風險管理的重要課題。在分析內部控制環境的基礎上，通過制度設計和技術應用，行政事業單位可以建立強大的內部控制體系，包括制定針對性的內部控制策略、培養積極的內部控制文化，并利用數據分析、人工智能、區塊鏈等技術來提升內部控制效能和確保數據安全。然而，行政事業單位需要充分評估風險并確保技術的合規性，通過深入研究和實踐經驗的積累，不斷完善內部控制機制，以確保行政事業單位的可持續發展。

引用

[1]白雪蕊.數字化背景下行政事業單位會計核算制度建設[J].質量與市場，2023（16）：130-132.

[2]周銀玉.新時期行政事業單位財務內控制度的建設思考[J].大眾投資指南，2023（11）：71-73.

[3]李錦芬.探討新形勢下行政事業單位內控制度建設[C]//中國智慧工程研究會智能學習與創新研究工作委員會.2022社會發展論壇（貴陽論壇）論文集（二），2022：329-331.

[4]陳軍.完善行政事業單位內控制度建設的方法與措施[J].財經界，2022（16）：86-88.

■ 責任編輯：王穎振 藺懷國