數(shù)字化賦能檔案管理科技喚醒歷史記憶

文書檔案實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，使信息獲取變得更為便捷，在其實現(xiàn)數(shù)字化之前，人們不得不通過人工查詢追溯檔案資料，這既費時又效率低下。數(shù)字化之后，利用電腦檢索系統(tǒng)及關(guān)鍵詞快速檢索，能夠輕松找到所需文件，極大提升了辦公效能。數(shù)字化的檔案資料能通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行共享與交流，使檔案資料的應(yīng)用突破地理界限，有效擴(kuò)大了信息的傳播范圍。文書檔案實施數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對于其保護(hù)與留存具有劃時代意義。

傳統(tǒng)文書檔案經(jīng)常遭受物理破損和化學(xué)老化的威脅，損耗后通常難以恢復(fù)，容易對寶貴資料造成不可逆的損害。數(shù)字化處理使檔案信息得以在無物理觸碰的情況下實現(xiàn)復(fù)制與遷移，有效減少了檔案遭受損毀的可能性。通過數(shù)據(jù)備份與加密技術(shù)的運用，能夠有效預(yù)防信息遺失與被篡改，這為檔案資料的長期保存提供了可靠的技術(shù)保障。數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)不僅提升了文書檔案的現(xiàn)代化以及規(guī)范性，也構(gòu)筑了一體化的數(shù)字檔案治理系統(tǒng)，采用了標(biāo)準(zhǔn)化、自動化的歸檔辦事流程，從而提升了治理效能，并且增強(qiáng)了檔案管理的明晰度及其社會信譽。數(shù)字檔案的便捷性讓不同部門和地區(qū)之間的信息交流與合作變得容易，為決策層制訂政策、科學(xué)研討以及社會大眾的信息需求，提供了充足且可信的資源支持。文書檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型還具有重要的社會文化價值，利用數(shù)字化可以對歷史檔案進(jìn)行有效保存和普及，讓更多人能夠接觸和了解歷史文化，增強(qiáng)公眾的文化自信和歷史意識。數(shù)字檔案作為一種新型的文化形態(tài)，本身也是文化創(chuàng)新和傳播的重要途徑，對于推動社會文化發(fā)展具有積極的推動作用。

文書檔案實施數(shù)字化管理的意義

保證檔案安全

實施數(shù)字化管理措施后，顯著提升了文書檔案管理的防護(hù)水平和完整性。數(shù)字檔案能夠?qū)崿F(xiàn)多用戶共享，減少了對原文件的頻繁操作，從而降低了操作過程中的潛在危機(jī)，對原文件的保存也起到積極的保護(hù)作用。通過實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和數(shù)碼化，有效規(guī)避了失誤、遺失與損壞等由自然及人為因素導(dǎo)致的不利影響，進(jìn)一步提升了檔案管理的工作效能，并確保了檔案查閱與歸檔活動的安全進(jìn)行。同時，數(shù)字化管理通常涉及將文書檔案進(jìn)行電子備份，這樣在遇到單個或多個硬件設(shè)備損壞的情況下，仍能確保文檔的正常運用，并能顯著減少文檔操作的危險性。在辦公流程中，機(jī)構(gòu)普遍對文書資料使用者實施身份驗證或者設(shè)定訪問控制，進(jìn)一步減少了文件被非法使用的事件，增強(qiáng)了檔案管理的安全保障。

增強(qiáng)文書檔案管理時效

社會的數(shù)字化程度逐漸加深，各行各業(yè)都深受信息技術(shù)的影響。通過觀察當(dāng)前的發(fā)展態(tài)勢，將文書檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字格式勢不可擋，成為新時代發(fā)展的必然。持續(xù)推進(jìn)文書檔案數(shù)字化進(jìn)程，并運用先進(jìn)的信息技術(shù)全面覆蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)，提升管理內(nèi)容的科學(xué)化、高效化，將極大地促進(jìn)信息資源的整合，全面提高檔案立卷與存檔的效率。以往，以紙本和手工為主要手段的管理體系，使文書檔案不僅保存時限較短、保護(hù)成本高昂，還極易受到保管環(huán)境的影響。相較之下，若推進(jìn)文書檔案的數(shù)字化處理，將其存儲和管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字方式，不僅能顯著提高文書檔案的保密性，還能突破時空限制，最大程度確保其內(nèi)容的完整無損和真實有效。

方便文件查詢

通過數(shù)字化手段構(gòu)建一個相對完整的服務(wù)器管理體系，顯著優(yōu)化了資料歸檔、查詢及升級的工作流程，在使用上極為方便。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案共享主要依托郵遞或復(fù)印服務(wù)，可能會因傳遞耗時或其他外部因素的干擾，增加檔案使用過程中的風(fēng)險，且不能保障檔案記錄的完備性、防護(hù)性和時效性。與之相比，數(shù)字文檔管理系統(tǒng)突破了時空限制，依靠數(shù)字化手段實現(xiàn)快速的資料獲取與分發(fā)，確保了跨地域和不同時段內(nèi)信息的暢通無阻，并加強(qiáng)了不同部門之間的協(xié)同工作，推進(jìn)了組織事務(wù)的高效運作。

提高管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式往往依賴人工操作，不僅效率低下，還容易出錯。檔案數(shù)字化處理通過電子化方式實施歸檔分類、目錄編制及資料檢索，極大地提高了檔案治理的工作效能。此外，檔案的數(shù)字化也能促進(jìn)檔案管理自動化和智能化，減少了對人力的依賴，從而降低了管理費用。這不但提升了文書檔案管理的效率，還顯著地減輕了紙質(zhì)檔案的遺失與損害情況，增強(qiáng)了文書檔案的收集與保留效率，使其存儲和利用價值得到充分體現(xiàn)。數(shù)字化管理還能加快檔案的信息檢索和查詢速度，提升了檔案查找的迅速性和精確度。通過數(shù)字化的檢索方式，用戶可以快速找到所需檔案，避免了傳統(tǒng)檔案管理方式中需要耗費大量時間和人力的情況。同時，數(shù)字化管理可以實現(xiàn)模糊查詢、組合查詢等查詢方式，提高了查詢的準(zhǔn)確性和效率。

文書檔案管理數(shù)字化的基本要求

一是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。建立統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括文件格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、命名規(guī)則等，以確保數(shù)字化檔案的一致性和可讀性。二是安全性。采取適當(dāng)?shù)陌踩胧Ｗo(hù)數(shù)字化檔案的機(jī)密性、完整性和可用性，包括訪問控制、數(shù)據(jù)加密、備份和恢復(fù)機(jī)制等。三是質(zhì)量控制。確保數(shù)字化過程中的圖像、音頻和視頻質(zhì)量，以及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。四是元數(shù)據(jù)管理。建立完整的元數(shù)據(jù)，包括檔案的背景信息、創(chuàng)建日期、作者等，以便更好地管理和檢索檔案。五是培訓(xùn)與教育。為檔案管理人員提供數(shù)字化技術(shù)和管理方面的培訓(xùn)，以提高他們的綜合能力。

檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

安全性不足

在以往的文書檔案管理中，以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案容易受保存環(huán)境的影響，如濕度和溫度不合適可能造成檔案的損壞。此外，如果檔案的使用頻率較高，也可能使檔案面臨褪色、紙張破損、丟失等風(fēng)險，需要大量的人力和財力進(jìn)行管理。文書檔案數(shù)字化管理雖然能夠提高檔案的安全性，但仍存在一定不足，且該工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，基于傳統(tǒng)管理方式存在的安全性問題，要解決其中存在的風(fēng)險才能保證文書檔案安全性的提高。例如，文書檔案數(shù)據(jù)存在一定被篡改的風(fēng)險，而數(shù)字化管理需要完善系統(tǒng)的管理結(jié)果，保證管理的保密性和安全性。然而，在部分單位，文書檔案管理數(shù)據(jù)庫并沒有完善的頂層設(shè)計，缺乏針對單位實際情況設(shè)計的特色數(shù)據(jù)庫，造成文書檔案管理建設(shè)的科學(xué)性不足，限制了文書檔案數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用。經(jīng)過對不同單位文書檔案管理工作的了解發(fā)現(xiàn)，在基層單位，由于缺少數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，無法按照標(biāo)準(zhǔn)的程序落實數(shù)字化管理，從而導(dǎo)致了風(fēng)險事件的發(fā)生。

檔案文件的存檔期間技術(shù)風(fēng)險大

在采取現(xiàn)代化經(jīng)營策略的基礎(chǔ)上，檔案管理運用信息技術(shù)成為不可或缺的一環(huán)，但在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用這些技術(shù)可能存在安全漏洞。首先，處于數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中的檔案管理系統(tǒng)可能并不完善，許多系統(tǒng)剛剛研發(fā)完畢，未能確保運作的穩(wěn)定性和足夠的病毒偵測力度，這些不穩(wěn)定因素可能導(dǎo)致資料的損失。其次，技術(shù)缺陷和軟件更新變革下的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，若不配備嚴(yán)密的安全防護(hù)和經(jīng)驗豐富的操作人員，極易導(dǎo)致檔案資料受到黑客攻擊或病毒入侵，可能會使檔案數(shù)據(jù)遺失或檔案管理系統(tǒng)崩潰。

文書檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

技術(shù)進(jìn)步帶來了文書檔案管理的多元化，不僅局限于文件的分類和保管，還擴(kuò)展到數(shù)據(jù)處理、信息科技的運用及保密安全等技能和知識領(lǐng)域。目前，從事該領(lǐng)域的工作人員普遍缺乏全面、必要的能力，已經(jīng)成為文書檔案電子化改革及信息保障的主要阻礙。尤其是在信息技術(shù)應(yīng)用方面，這些工作人員顯得不夠?qū)I(yè)和熟練。數(shù)字化時代，文書檔案的處理日益依托電子信息技術(shù)。不少負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員仍舊使用過去的紙質(zhì)文件管理方法，并且對新興的信息技術(shù)、數(shù)據(jù)保密手段、云技術(shù)以及對大數(shù)據(jù)的深度分析等相關(guān)知識了解甚少，這些因素影響了他們在文檔整理、數(shù)據(jù)操控及信息保障等層面的工作能力與成果質(zhì)量。在信息安全方面的認(rèn)識不足亦是一大顯著問題。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，確保文書檔案的信息安全顯得極其關(guān)鍵。要實現(xiàn)這一目標(biāo)，不單需要技術(shù)層面的安全防護(hù)，管理層人員還必須樹立強(qiáng)烈的信息安全意識，以便能識別并預(yù)防潛在的安全威脅。盡管如此，當(dāng)前眾多文書檔案的管理工作人員對信息保密工作的關(guān)注不足，對可能出現(xiàn)的信息安全風(fēng)險缺少必要的意識與防范技能。隨著數(shù)字化浪潮滲透至檔案管理領(lǐng)域，相關(guān)從業(yè)者亦需具備多元化的知識體系。檔案管理已不再是一個封閉的領(lǐng)域，而是需要與計算機(jī)科學(xué)、信息技術(shù)、法律政策等行業(yè)密切結(jié)合。檔案管理工作人員不僅需要精通傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)知識，還要熟悉相關(guān)法規(guī)，并具備計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)基本知識，甚至還要有一定的數(shù)據(jù)分析技術(shù)。然而，部分檔案管理工作人員的專業(yè)知識相對局限，缺乏覆蓋多學(xué)科的知識體系，在一定程度上妨礙了他們適應(yīng)新環(huán)境，影響了他們的工作表現(xiàn)。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型視域下文書檔案數(shù)字化的有效管理策略

加強(qiáng)文書檔案安全控制

在管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型時，也要做好信息備份方面的工作，為數(shù)字化資源的備份提供一定保障，使異地備份機(jī)制能夠有效建立。首先，開展管理系統(tǒng)認(rèn)證功能的構(gòu)建時，必須對機(jī)密等級和傳播權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格界定，合理劃分管理權(quán)限，并確立不同級別員工的使用權(quán)限，同時對使用者的行為加以監(jiān)控，并在出現(xiàn)違規(guī)等問題行為時提出整改要求以施加壓力。其次，在軟件管理方面，需提升對防范軟件的關(guān)注度，并確保系統(tǒng)補丁能夠得到及時更新，以此實現(xiàn)對系統(tǒng)弱點的有力遏制，從而在確立安全預(yù)防措施的基礎(chǔ)上，確保文書檔案的安全性得到加固。再次，在新時代的安全防范工作中，還應(yīng)該強(qiáng)化對安全基礎(chǔ)知識的教育，通過廣泛傳授正確使用系統(tǒng)的相關(guān)知識，并結(jié)合制訂使用指南等方式，有力避免人為的違規(guī)操作對平臺造成的影響。最后，數(shù)字化管理要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)平臺在安全防控方面的作用，強(qiáng)化對數(shù)據(jù)信息的監(jiān)控，從而借助智能化平臺功能、作用的發(fā)揮，對檔案數(shù)據(jù)的異常波動現(xiàn)象進(jìn)行及時、有效地監(jiān)控。

持續(xù)進(jìn)行檔案技術(shù)升級

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的本質(zhì)是以技術(shù)的升級、優(yōu)化為主要依托，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量、水平的總體提升。為了給管理技術(shù)目標(biāo)的良好實現(xiàn)提供保障，以及有效搭建智能化的檔案管理平臺，重點是通過掃描、語音識別等技術(shù)的應(yīng)用，以及智慧化管理系統(tǒng)的構(gòu)建等，真正實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。通過建立智能化平臺，可以促進(jìn)數(shù)字檔案借用體系的廣泛應(yīng)用，實現(xiàn)文書檔案相關(guān)資料的即時共享，滿足不同用戶遠(yuǎn)程查詢的需求。因此，需要將原本散落的電子檔案集中管理，通過云技術(shù)的高效應(yīng)用達(dá)成此目標(biāo)。在云技術(shù)運用過程中，應(yīng)合理分配檔案管理權(quán)限，以此確保檔案資料庫的有效建設(shè)，從而從多角度優(yōu)化線上檔案處理流程，提高數(shù)字檔案的使用效率。另外，強(qiáng)化文書檔案數(shù)據(jù)分析水平，將各方面的統(tǒng)計報表有效做好，要隨時評估文書檔案管理體系，為信息采集的精細(xì)化提供保證，使管理轉(zhuǎn)型、升級的現(xiàn)實需求得到充分滿足。

定期開展專業(yè)培訓(xùn)與技能提升

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和變革，文書檔案管理者需要不斷提升自身的專業(yè)知識和技能，以適應(yīng)新時代的要求，保障文書檔案信息化管理的順利進(jìn)行。定期實施有針對性的職業(yè)訓(xùn)練能夠促進(jìn)檔案管理人員對于電子技術(shù)的掌握與運用，在文書檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)變階段，他們必須學(xué)習(xí)多樣化的信息技術(shù)工具及相關(guān)軟件操作技術(shù)，目的是更有效率地整理和應(yīng)用檔案資料。通過周期性的職業(yè)訓(xùn)練，管理人員能即時獲悉新興的電子技術(shù)，吸收并精通尖端的信息化管理方式和技巧，進(jìn)而在信息化管理的界限內(nèi)提高其職業(yè)能力。定期舉辦這種職業(yè)訓(xùn)練對于增強(qiáng)檔案管理者的信息安全意識和能力至關(guān)重要，信息安全在檔案數(shù)字化升級過程中是不容忽視的，即使是輕微的疏漏也有可能引發(fā)檔案信息的泄漏或損壞，帶來無法預(yù)計的嚴(yán)重后果。管理者經(jīng)過定期的專業(yè)培訓(xùn)，可以了解信息安全的最新風(fēng)險和威脅，學(xué)習(xí)并掌握信息安全管理的基本原理和方法，提高對文書檔案信息安全的保護(hù)意識和應(yīng)對能力。定期開展專業(yè)培訓(xùn)有助于促進(jìn)文書檔案管理團(tuán)隊的凝聚力和團(tuán)隊合作能力，在信息化管理過程中，需要文書檔案管理團(tuán)隊密切配合，共同完成各項任務(wù)。管理團(tuán)隊成員可以共同學(xué)習(xí)、共同討論，增進(jìn)相互之間的了解和信任，形成良好的團(tuán)隊合作氛圍，提高團(tuán)隊整體的工作效率和執(zhí)行力。

文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

文書檔案數(shù)字化建設(shè)通常需要創(chuàng)建索引目錄數(shù)據(jù)庫和詳細(xì)內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，并要注意保證兩個數(shù)據(jù)庫之間的信息能夠相互兼容。目前，這兩種數(shù)據(jù)庫分別進(jìn)行搭建。索引目錄數(shù)據(jù)庫通常利用一體化的檔案管理軟件進(jìn)行構(gòu)建，這方面的技術(shù)已相對成熟，可以直接輸入檔案的索引級別信息，便于檔案的使用和管理。全文數(shù)據(jù)庫則采用專業(yè)的檔案數(shù)字化管理軟件或ACDsee等共享應(yīng)用軟件，通過統(tǒng)一著錄格式，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，及時存儲文書檔案信息，通過結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息處理，提升檔案利用效率。構(gòu)建文書檔案數(shù)據(jù)庫需結(jié)合各自具體情況，合理確定電子化文件檔案的相關(guān)參數(shù)選項與操作流程，以提高檔案電子化處理的管理質(zhì)量。

綜上所述，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型這一宏觀環(huán)境下，信息技術(shù)的運用對文書檔案的管理產(chǎn)生了深刻的變革。文書檔案的數(shù)字化過程復(fù)雜多元、覆蓋面廣泛，其管理手段及內(nèi)容對管理成效具有直接影響。鑒于此，檔案工作者應(yīng)當(dāng)不斷培養(yǎng)創(chuàng)新意識，運用新的思維方式解決數(shù)字化進(jìn)程中遇到的各種問題，確保檔案資源的完整性和真實性得到有效維護(hù)。

（作者單位：中國核工業(yè)第五建設(shè)有限公司）