解鎖醫院檔案的潛能

肇慶市端州區人民醫院于2023年6月在檔案管理中運用精細化管理，為強化醫院檔案管理，并依據實際情況提升檔案資源利用率，現將2023年1—6月作為管理前，將2023年6—12月作為管理后，選擇管理前后的200份檔案資料，針對管理前后的管理情況以及管理質量進行分析。分析結果顯示，管理后檔案破損率、缺失率低于管理前，正確利用率高于管理前，管理后檔案獲取時間、歸檔耗時均短于管理前，差異具有統計學價值（P＜0.05）；管理后檔案合理性、檔案完整性、檔案保密性、檔案可用性、檔案準確性、培訓及教育、持續改進評分均高于管理前，差異具有統計學價值（P＜0.05）。由此可得，在醫院檔案管理中運用精細化管理具有重要價值，不僅可以減少檔案缺失、破損風險，提高管理效率以及利用率，還可以提高醫院檔案管理質量，值得臨床參考。

隨著現代醫院的發展，檔案管理在醫院管理中的重要性愈發突出。醫院檔案管理是指對患者信息的收集、存儲、整理、保管和利用的一系列管理活動，良好的醫院檔案管理對于醫療質量的評估、醫療風險的控制、科學決策以及患者安全至關重要。醫院檔案中包含了豐富的數據和信息，可以幫助管理層深入了解醫院的運營情況、財務狀況、患者服務水平等，為決策提供客觀依據。通過分析醫院檔案資料，管理層能夠全面了解醫院的整體運營情況，包括各個部門的工作情況、人員配置、設備利用率等，能夠識別醫院運營中存在的問題與不足，從而采取有針對性的改進措施，促進醫院的持續發展。傳統醫院檔案管理存在信息不完整、檔案分布混亂、安全隱患等情況，因此，采取有效措施加強醫院檔案管理具有重要價值。

精細化管理的臨床應用價值較為顯著，強調對組織、流程或活動的細節進行深入和精細的管理和控制，以提高效率、質量和績效，此種管理方法注重對各方面細節的監控、調整和優化，以實現更好的管理效果。本文重點分析了精細化管理用于醫院檔案管理中的價值，期望為檔案管理工作提供參考。

資料與方法

一般資料

肇慶市端州區人民醫院于2023年6月在檔案管理中運用精細化管理，本文將2023年1—6月作為實施精細化管理前，將2023年6—12月作為實施精細化管理后，選擇管理前后的200份檔案資料為研究對象。精細化管理前后檔案管理室工作人員無變動情況，可保證研究內容的穩定性、可靠性。工作人員共計10名，其中男性3名，女性7名，年齡區間為29—37歲，平均年齡（33.07±2.17）歲。

方法

2023年1—6月為管理前，采取常規管理，工作人員按照規章制度對檔案進行管理。

2023年6—12月為管理后，采取精細化管理，具體表現為以下幾方面。

第一，管理概念精細化。管理層應該明確檔案管理的政策和目標，強調精細化管理的重要性，并將其納入醫院的管理體系。醫院可以定期組織檔案管理相關的培訓課程、講座和研討會，邀請專業人士分享精細化管理理念和實踐經驗，幫助檔案管理人員了解并應用最新的管理理念。精細化管理需要有效地溝通與協作。醫院可以建立跨部門的溝通機制，確保信息暢通，促進各部門間的合作與協調。同時，根據實際情況引入信息化技術，如電子健康記錄系統，以提高檔案管理的效率和精度，降低紙質檔案管理可能存在的問題。

第二，管理制度精細化。精細化管理要求管理制度與實際情況相結合，根據醫院檔案管理的具體需求和特點，細化檔案管理相關的規章制度，確保管理制度切實可行、符合實際操作。在制訂精細化管理制度時，需要進行科學分析和長遠規劃，明確檔案管理的重要性和目標，以此為基礎設計制度內容，確保檔案管理工作有條不紊地開展。管理制度體系應該是動態的，醫院需要不斷完善與優化檔案管理制度，隨著醫院發展和需求的變化，及時對制度進行更新和調整。設立明確的獎懲制度可以激勵檔案管理人員遵守規章制度，同時對違規行為進行懲處，保證檔案管理工作的規范性和效率。

第三，管理設施精細化。定期評估和更新檔案管理所需的硬件設備，包括密集架、保險柜、文件柜等，確保設備的性能和質量符合檔案管理的要求。根據國家對檔案管理工作的要求，設計具有防盜、防光、防火、防潮和防高溫功能的檔案庫房和辦公室結構。合理規劃庫房規模，考慮未來10—20年的檔案管理需求。檔案庫房內配備遠程監控系統和消防安全系統，以確保檔案安全和緊急情況的及時響應，保障檔案的完整性和可靠性。

第四，強化檔案管理意識。定期組織檔案管理培訓和討論會，幫助工作人員建立正確的管理意識和創新理念，認識到檔案管理對醫院發展的重要性。通過內部宣傳欄、會議、培訓等形式，向全體員工傳達檔案管理的重要性，激發員工的參與和支持的同時，鼓勵檔案管理人員積極學習，參與行業會議、培訓，提高專業素養，不斷提升自身檔案管理水平。醫院領導需要給予檔案管理部門足夠的支持和資源投入，制訂合理的發展規劃，加強軟件設施和硬件設備建設，促進檔案管理工作的順利開展。幫助檔案管理人員轉變服務觀念，使其意識到自身在醫院管理工作中的重要性，鼓勵他們積極參與檔案資料的歸類、整理和管理工作。

第五，開發檔案管理應用。基于新時代發展背景，信息化建設對檔案管理工作的重要性愈發凸顯。因此，醫院在開展檔案管理期間，可引入信息管理系統和數字信息設備，充分利用計算機技術，提升檔案管理的質量、效率和現代化水平，實現檔案管理的規范化和數字化轉型。信息管理系統可以全面監控檔案資料的收集、整理和存儲過程，確保檔案管理工作的全面性和及時性。利用信息技術管理檔案資料可以加快整理和編制速度，管理者可以通過關鍵詞檢索迅速找到需要的文件，提高查找效率，節約時間和資源成本。信息化檔案管理不僅節約了人力、物力和財力，還減少了紙質檔案的使用和存儲空間，降低了環境負擔。信息化檔案管理系統可以為管理者提供數據分析和報告功能，幫助管理者更好地了解檔案資料的運用情況，為決策提供數據支持。

第六，提升管理人員素養。醫院應制訂檔案管理的統一標準與程序，包括檔案的收集、整理、分類、存儲、檢索和銷毀等方面，確保檔案管理工作的規范性和連續性。將檔案管理工作納入醫院的年度考核體系，設立相關指標和評估標準，對檔案管理工作進行定期評估和考核，以激勵工作人員積極參與和提升檔案管理水平。制訂針對檔案管理工作的年度學習計劃，鼓勵工作人員按照學術要求展開進修學習，提升管理水平和專業素養，不斷適應和應對檔案管理工作的新需求。建立高素質的檔案管理團隊，培養專業能力和團隊協作意識，提高團隊整體水平和效能，推動檔案管理工作的持續改進和發展。此外，醫院還需將檔案管理人員的培養納入醫院整體人才培育體系，為檔案管理人員提供持續的培訓和發展機會，不斷提高其專業水平和綜合素質。

觀察指標

一是管理情況。分析管理前后的檔案缺失率、破損率、正確利用率、檔案獲取時間、歸檔耗時。二是管理質量。采取醫院自制量表（量表總分值為100分，重測效度為0.862，Cronbach's α系數為0.853）評價檔案管理質量情況，內容涉及檔案合理性、檔案完整性、檔案保密性、檔案可用性、檔案準確性、培訓及教育、持續改進，分值與管理質量呈正比。

統計學處理

所用數據分析包為SPSS 23.0，對于計數資料，以卡方檢驗（x2檢驗）組間差異，采取[n/（%）]表示；對于計量資料，以t檢驗組間差異，采取±s表示，顯著性水平通常為P＜0.05。

結果

管理情況分析

管理后的檔案破損率、缺失率低于管理前，正確利用率高于管理前；管理后的檔案獲取時間、歸檔耗時均短于管理前，差異具有統計學價值（P＜0.05），見表1。

管理質量評估

管理后的檔案合理性、檔案完整性、檔案保密性、檔案可用性、檔案準確性、培訓及教育、持續改進評分均高于管理前，差異具有統計學價值（P＜0.05），數據見表2。

討論

醫院檔案管理是對患者醫療信息的收集、存儲、整理和利用，包括患者的病歷、診療記錄、檢查報告等，良好的檔案管理可以確保患者醫療信息的完整性、準確性和保密性，有利于醫院醫務人員對患者進行科學診療和醫療決策。此外，醫院檔案管理是醫院遵守法律法規的重要保障，也是醫療質量管理的基礎，故強化醫院檔案管理措施具有重要價值。隨著醫療體制改革的深入，醫院檔案數量明顯增加，其價值逐漸凸顯。在新時代背景下，醫院需要利用醫療體制改革提供的契機，促進醫院檔案管理制度規范建設，同時完善管理工作，提升檔案管理質量及效率。

本研究結果顯示，管理后的檔案破損率、缺失率低于管理前，正確利用率高于管理前，管理后的檔案獲取時間、歸檔耗時均短于管理前，差異具有統計學價值（P＜0.05）；管理后的檔案合理性、檔案完整性、檔案保密性、檔案可用性、檔案準確性、培訓及教育、持續改進評分均高于管理前，差異具有統計學價值（P＜0.05）。分析原因，主要是精細化管理可以通過精確地規劃、設計和執行，提高醫院檔案管理的效率。合理規劃檔案庫房結構、配備適當的設備設施，以及優化流程和管理方法，可有效減少檔案管理過程中的時間浪費和資源浪費。精細化管理能夠幫助醫院檔案管理部門更加高效地組織、存儲、檢索和利用檔案信息，從而提高工作效率和準確性。通過精細化管理，可以更快速地找到所需檔案信息，減少因為檔案遺失或混亂而導致的工作延誤。此外，精細化管理可以提升檔案的安全性和保密性，通過設計防盜、防火、防潮等功能完備的存儲設施，及時更新設備設施，以及建立監控和安全系統，可以有效保護檔案的完整性和安全性，還可以提升檔案正確利用率。

綜上所述，在醫院檔案管理中運用精細化管理具有重要價值，可減少檔案缺失、破損風險，提高管理效率以及利用率，同時可以提高醫院檔案管理質量，值得臨床參考。

（作者單位：肇慶市端州區人民醫院）