數(shù)字化背景下事業(yè)單位檔案管理研究

［摘 要］數(shù)字化背景下，事業(yè)單位檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。借助數(shù)字化技術(shù)，能夠提高檔案管理效率、增強數(shù)據(jù)安全性、促進信息共享和協(xié)同工作、降低檔案管理成本等。但同時，事業(yè)單位檔案管理在技術(shù)、管理、人才、信息安全、成本等方面都面臨著挑戰(zhàn)。對此，事業(yè)單位應(yīng)優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，完善檔案保密機制和檔案管理制度，加強檔案管理的信息化建設(shè)。

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化技術(shù)；檔案管理；事業(yè)單位

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.16.062

［中圖分類號］G271；D630.1 ［文獻標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）16-0-03

0 " " 引 言

隨著數(shù)字化時代的到來，各行各業(yè)都在積極探索數(shù)字化形勢下的轉(zhuǎn)型道路。事業(yè)單位作為公共服務(wù)機構(gòu)，面對數(shù)字化新形勢，其檔案管理模式創(chuàng)新極其重要。但實際上，一些事業(yè)單位在管理過程中還面臨著多種問題，無法保證管理成效，甚至?xí)κ聵I(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展造成阻礙。對此，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合當(dāng)前時代發(fā)展趨勢和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，提高對檔案管理的重視程度，深刻認(rèn)識其對事業(yè)單位發(fā)展的積極影響，分析當(dāng)前開展高質(zhì)量檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，并采取有效對策，進一步提高檔案管理水平，支持事業(yè)單位健康、良性發(fā)展。

1 " " 數(shù)字化對檔案管理的影響

1.1 " 提高檔案管理質(zhì)量及效率

事業(yè)單位運用數(shù)字化技術(shù)，不僅可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，還能實現(xiàn)檔案的智能化管理目標(biāo)，便于對檔案進行分類、索引以及標(biāo)簽化處理，使檔案的存儲和檢索更加方便、快捷［1］。數(shù)字化檔案具有全文檢索功能，可快速定位和查找所需的信息；以時間戳和數(shù)字簽名的方式確保檔案的完整性和可信度，并在系統(tǒng)中記錄檔案使用和修改記錄，便于審計和追溯。此外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)分析和報表生成功能。通過對檔案數(shù)據(jù)的分析和挖掘，可發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)中的規(guī)律和趨勢，為管理決策提供科學(xué)依據(jù)；系統(tǒng)還可以根據(jù)需求生成各種報表，方便管理者進行業(yè)務(wù)分析和評估。

1.2 " 增強數(shù)據(jù)安全性

檔案管理部門通過對檔案數(shù)據(jù)進行加密，可防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取和篡改檔案信息，還能夠確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的完整性。同時，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具備檔案數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)等功能。管理人員定期備份檔案數(shù)據(jù)，可避免因硬件故障、系統(tǒng)崩潰等突發(fā)事件導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失，支持恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，保障檔案的安全性。

1.3 " 促進信息共享和協(xié)同工作

通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，不同部門之間可快速共享檔案信息，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案傳遞時的煩瑣和耗時問題，提高工作效率，也能保證信息在錄入和傳遞過程中的準(zhǔn)確性［2］。例如，各地區(qū)的事業(yè)單位共享會計憑證、報表等信息，可提高財務(wù)管理的整體效能；事業(yè)單位與相關(guān)機構(gòu)共享檔案信息，可提高公共服務(wù)效能，方便外部單位獲取所需的信息，減少會計檔案信息的重復(fù)收集和處理。

1.4 " 降低檔案管理成本

首先，數(shù)字化技術(shù)可以降低紙質(zhì)檔案的打印和存儲成本，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，節(jié)省存儲空間，縮短管理時間，且無須打印、裝訂、組卷、裝盒、上架等，節(jié)省相關(guān)耗材［3］。其次，降低檔案的運輸成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要進行運輸和傳遞，這就會花費一定的時間和費用。而數(shù)字化檔案能通過網(wǎng)絡(luò)傳輸及時共享，不需要運輸環(huán)節(jié)，節(jié)省投資成本。最后，降低人力成本。傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的人力開展歸檔、整理、檢索等工作。數(shù)字化檔案管理使查找、共享和管理檔案變得更加高效，減少了員工花費在煩瑣的檔案管理工作上的時間，進而降低了人力成本。

2 " " 數(shù)字化背景下事業(yè)單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1 " 技術(shù)挑戰(zhàn)

檔案數(shù)字化管理需要借助先進的信息技術(shù)手段，如數(shù)據(jù)庫、云存儲、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，用來存儲和管理檔案數(shù)據(jù)，提供安全可靠的存儲空間，分析和探索檔案數(shù)據(jù)中的隱藏信息。但部分事業(yè)單位會計人員對信息技術(shù)的理解和應(yīng)用能力較低，還需要加強培訓(xùn)。同時，在當(dāng)前社會創(chuàng)新發(fā)展的背景下，技術(shù)更新和迭代速度不斷加快，在事業(yè)單位檔案管理中，及時更新和維護軟硬件設(shè)備是一項重要的技術(shù)挑戰(zhàn)。

2.2 " 管理挑戰(zhàn)

在數(shù)字化檔案管理中，安全問題尤為重要。數(shù)字化檔案的安全風(fēng)險包括數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)損壞、未經(jīng)授權(quán)的訪問等。數(shù)字化會計檔案管理是一個變革的過程，事業(yè)單位需要做好變革管理工作，包括制定變革策略、明確目標(biāo)與任務(wù)、與員工溝通和協(xié)調(diào)、解決變革過程中的問題和阻力等。但受傳統(tǒng)觀念和模式的影響，轉(zhuǎn)型發(fā)展難度大，甚至?xí)蛉狈茖W(xué)計劃、管理機制等盲目性地投資，浪費資源和成本，導(dǎo)致整體管理成效不佳。管理是實現(xiàn)檔案資源高效利用的重要手段，但從目前事業(yè)單位的發(fā)展情況來看，檔案管理工作的相關(guān)制度還有待完善，亟待圍繞檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)和單位戰(zhàn)略目標(biāo)，持續(xù)優(yōu)化和改進相關(guān)制度規(guī)范。

2.3 " 人才挑戰(zhàn)

數(shù)字化檔案管理要求工作人員具備一定的信息技術(shù)能力，包括對會計軟件、數(shù)據(jù)分析工具、信息安全技術(shù)等的熟練運用。然而，部分人員缺乏相關(guān)技術(shù)知識和技能，在數(shù)字化管理過程中就會遇到困難。同時，數(shù)字化檔案管理會改變?nèi)藛T的崗位職責(zé)和需求，如會計人員要主動參與更多工作，包括數(shù)據(jù)分析、報告制作等，而非傳統(tǒng)的僅有數(shù)據(jù)錄入和核對工作，這對人員的信息系統(tǒng)操作水平和能力提出了更高的要求。

2.4 " 合規(guī)性挑戰(zhàn)

一方面，知識產(chǎn)權(quán)保護是數(shù)字化檔案管理中的重要內(nèi)容。數(shù)字化檔案中可能涉及他人的著作權(quán)、專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)。在收集、整理、存儲和利用數(shù)字化檔案時，要確保不侵犯他人的知識產(chǎn)權(quán)［4］。如果需要使用他人的知識產(chǎn)權(quán)，應(yīng)取得相應(yīng)的授權(quán)或許可。另一方面，個人隱私保護也很重要。數(shù)字化檔案中可能包含個人的敏感信息，如身份證號碼、聯(lián)系方式等。一些事業(yè)單位在信息化建設(shè)方面仍然落后，導(dǎo)致單位在檔案電子化的過程中遇到許多困難。雖然電子檔案在保存、防篡改等方面具有優(yōu)勢，但也面臨著如何確保發(fā)票合規(guī)性校驗、數(shù)據(jù)分離與分布存儲、加密技術(shù)合理應(yīng)用、防篡改預(yù)警功能的實施等方面的挑戰(zhàn)，導(dǎo)致數(shù)字化檔案更容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊、面臨數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險，這對檔案的安全性提出了更高的要求。

2.5 " 信息安全挑戰(zhàn)

數(shù)字化檔案存儲在電子系統(tǒng)中，存在被黑客攻擊、內(nèi)部人員泄露或數(shù)據(jù)意外丟失等風(fēng)險，導(dǎo)致敏感財務(wù)信息被獲取、篡改或濫用，給事業(yè)單位造成巨大的損失。同時，隨著事業(yè)單位依賴互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的程度提高，網(wǎng)絡(luò)攻擊的威脅也在增加，惡意軟件、病毒、勒索軟件等的攻擊會破壞數(shù)字化檔案系統(tǒng)的完整性和可用性。

2.6 " 成本挑戰(zhàn)

一方面，數(shù)字化檔案管理需要引入信息技術(shù)系統(tǒng)、軟件和硬件設(shè)備，還要培訓(xùn)相關(guān)工作者掌握維護技能，這都需要一定的資金投入。隨著事業(yè)單位的業(yè)務(wù)不斷增多，數(shù)字化檔案所需的數(shù)據(jù)存儲空間不斷擴大，數(shù)據(jù)存儲設(shè)備和云服務(wù)的費用也在持續(xù)增加。另一方面，事業(yè)單位需要加強對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)安全的保障，包括防止數(shù)據(jù)泄露、黑客攻擊等，這需要投入一定的安全保障成本。另外，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，事業(yè)單位也要維護傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，支出成本將進一步增加。

3 " " 數(shù)字化背景下事業(yè)單位檔案管理策略

3.1 " 優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)

在數(shù)字化背景下，事業(yè)單位可以建立電子檔案管理系統(tǒng)，通過現(xiàn)有的計算機技術(shù)和軟件工具，制定統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案信息化管理流程，并強化檔案管理人員信息化能力培訓(xùn)工作，提升其電算化能力［5］。第一，對原有的檔案管理系統(tǒng)進行全面評估和分析，找出其存在的問題和不足；第二，根據(jù)評估結(jié)果，編制一套詳細(xì)的優(yōu)化方案，包括升級硬件設(shè)備、優(yōu)化軟件功能、加強安全性保障等。在硬件設(shè)備方面，升級服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施，以提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性。在軟件功能方面，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的界面設(shè)計、操作流程、查詢功能等，提高系統(tǒng)的易用性和效率。同時，加強系統(tǒng)的安全性保障，采用身份認(rèn)證、加密技術(shù)、備份措施等手段，確保檔案信息的安全性和完整性。

3.2 " 完善檔案保密機制

首先，建立嚴(yán)格的系統(tǒng)訪問控制機制，對訪問檔案的用戶進行身份認(rèn)證和權(quán)限管理，只有具備相應(yīng)權(quán)限的用戶才能訪問和操作檔案，確保檔案的安全性。對于敏感的檔案信息，采用加密技術(shù)進行存儲和傳輸，確保檔案在存儲和傳輸過程中的安全性。對于加密的檔案信息，必須嚴(yán)格控制解密權(quán)限和范圍，防止信息泄露。其次，建立定期備份和恢復(fù)機制，確保檔案信息不會因為系統(tǒng)故障或人為操作失誤而丟失或損壞。通過編制詳細(xì)的備份和恢復(fù)計劃，包括備份的時間、頻率、方式、恢復(fù)的流程等，確保檔案信息能夠及時、準(zhǔn)確地被備份和恢復(fù)［6］。再加上備份過程的實時監(jiān)控，可保障備份數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性。同時，對于異常情況，應(yīng)及時處理，防止備份數(shù)據(jù)丟失。最后，建立嚴(yán)格的監(jiān)控和檢測機制，實時監(jiān)控檔案系統(tǒng)的運行狀態(tài)和數(shù)據(jù)流動情況。如果發(fā)現(xiàn)異常操作或數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險，管理人員要立即采取措施，從而確保檔案的安全性。例如，事業(yè)單位可建立嚴(yán)格的檔案管理制度，明確各部門和員工的檔案管理職責(zé)與操作規(guī)范，對檔案的分類、存儲、傳輸、使用等各個環(huán)節(jié)進行全面梳理，確保每個環(huán)節(jié)都符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；采用先進的加密技術(shù)和安全防護措施，對信息和數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，如安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止黑客攻擊和內(nèi)部人員泄密事件發(fā)生；定期開展安全漏洞掃描和風(fēng)險評估工作，及時發(fā)現(xiàn)和處理存在的安全隱患，高效落實應(yīng)急預(yù)案和恢復(fù)機制，確保在發(fā)生安全事件時能迅速響應(yīng)并恢復(fù)數(shù)據(jù)；加強對員工的安全教育和培訓(xùn)，增強員工的安全意識，建立員工獎懲制度，對于違反安全規(guī)定的員工進行嚴(yán)肅處理，對于在信息安全方面表現(xiàn)優(yōu)秀的員工及時進行獎勵，確保單位的信息和數(shù)據(jù)得到充分保護。

3.3 " 完善檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身實際情況制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)定，包括檔案的分類、歸檔、保管、借閱、銷毀等方面的具體操作流程和要求，并定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力，確保檔案管理工作順利進行。同時，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立檔案電子化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高檔案管理的效率和安全性，并對檔案進行嚴(yán)格審計、檢查，確保檔案的真實性、完整性和合規(guī)性，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中的問題。具體來說，事業(yè)單位可建立完善的檔案管理流程，包括檔案的分類、編號、存儲、借閱、復(fù)制、保密等各個環(huán)節(jié)［7］。對于需要借閱或復(fù)制檔案的人員，應(yīng)要求其進行身份認(rèn)證和權(quán)限管理，并進行詳細(xì)的登記，確保檔案信息不會被濫用。

3.4 " 加強檔案管理的信息化建設(shè)

對事業(yè)單位而言，檔案管理人員要結(jié)合自身實際情況編制檔案信息化管理方案。盡管檔案管理信息化是當(dāng)前發(fā)展趨勢，事業(yè)單位也不能盲目跟風(fēng)，而是根據(jù)自身檔案管理現(xiàn)狀制定科學(xué)、合理的管理模式，還要設(shè)立階段性的目標(biāo)與遠(yuǎn)期目標(biāo)，進而保證檔案管理人員能夠做到有制可依、有章可循。例如，事業(yè)單位可適用先進的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和軟件工具，對檔案信息進行高效、便捷的存儲、查詢、修改、刪除等，并與其他系統(tǒng)對接，便于信息共享和數(shù)據(jù)交換；采用電子簽名技術(shù)對檔案信息進行安全認(rèn)證和保護，避免信息被篡改，并配合加密技術(shù)和訪問控制機制，保障檔案信息安全。此外，建立檔案管理網(wǎng)站，提供在線查詢、下載、復(fù)制、打印等便捷服務(wù)，滿足使用者隨時隨地查詢所需檔案信息的需求，提高工作效率。該網(wǎng)站還應(yīng)具備在線申請和審批功能，方便各部門之間的溝通和協(xié)作。

4 " " 結(jié)束語

目前，事業(yè)單位檔案管理改革與創(chuàng)新面臨較多挑戰(zhàn)。為實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，事業(yè)單位需要引進先進的信息技術(shù)和工具，便于對檔案信息進行存儲、查詢，以提高檔案信息的安全性、完整性和長期可讀性，提升業(yè)務(wù)工作的效率和準(zhǔn)確性，進而為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展和戰(zhàn)略決策提供有力支持。

主要參考文獻

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［4］張瀚文.淺談新形勢下事業(yè)單位會計檔案電子化存在的問題及解決措施［J］.納稅，2021（33）：129-130.

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［6］莊華萍，趙詩程.新時代加強機關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理的重要性及措施［J］.蘭臺內(nèi)外，2020（36）：45-46.

［7］周文偉.新形勢下事業(yè)單位會計檔案管理發(fā)展探究［J］.財經(jīng)界，2020（35）：188-189.