醫院干部人事檔案管理現狀與對策探討

醫院干部人事檔案管理作為醫院管理體系中的重要環節，對醫院的穩定發展和高效運作有著不可忽視的作用。干部人事檔案詳細記錄了干部的成長經歷、工作業績和綜合能力，是醫院科學決策和合理配置人力資源的重要依據[1]。人事檔案和其他門類的檔案一樣，其完整性和準確性也制約著檔案管理工作的提質增效。隨著信息化時代的到來和醫療改革的不斷深化，人事檔案的機密性、動態性對醫院干部人事檔案管理信息化的要求日益提高，傳統的管理模式已經難以滿足現代醫院管理的需求，如何推進干部人事檔案管理的信息化建設，在實現檔案信息的數字化、網絡化和智能化管理的同時，做好信息安全和保密工作，是當前亟待解決的問題[2]。

一、醫院干部人事檔案管理現狀及成因

醫院干部人事檔案管理是醫院人事工作中的重要組成部分，是培養優秀醫療人才和進行人事決策的重要基礎。當前，醫院管理層越來越重視干部人事檔案的完善與利用，但仍存在不足：一方面，干部人事檔案部分內容不完整、更新不及時；另一方面，檔案工作人員素質不高，管理手段相對滯后，無法適應信息時代對檔案管理現代化的要求，具體分析，主要有以下三方面因素。

（一）制度因素

同其他門類的檔案相同，檔案管理制度不完善對干部人事檔案管理工作的影響是多方面的。首先，不完善的制度可能導致干部人事檔案管理人員在工作時缺乏統一標準，從而影響干部人事檔案的完整性和準確性。其次，安全制度的缺陷使得檔案保護措施不足，導致有些做法不但違背干部人事檔案的保密原則，還會增加檔案丟失、損壞或信息泄露的風險。第三，缺乏明確的職責劃分和激勵機制，影響檔案管理人員的積極性和責任感，工作效率和質量不高。

（二）人員因素

一是缺少專業檔案管理人員。很多醫院沒有專職的檔案工作人員，干部人事檔案多由人事部門兼管，缺乏專業性。二是人員流動性大。醫院檔案管理人員多數為轉崗人員，人事調動頻繁，導致檔案管理隊伍不穩定，也影響了干部人事檔案管理工作的穩定性和延續性。三是管理人員業務素質有待進一步提高。醫院干部人事檔案管理非專業人員居多，檔案專業知識不足，干部人事檔案管理工作滯后于醫院的整體發展。因此，提升干部人事檔案管理人員的素質和專業性是加強檔案管理的關鍵[3]。

（三）技術因素

傳統的干部人事檔案管理方式，如紙質檔案的手工整理和檢索，不僅耗時耗力，而且容易出錯，在實體保管上也受庫房位置環境和溫濕度等物理條件制約。此外，傳統的干部人事檔案管理模式無法實現檔案信息的電子存儲和網絡共享，限制了檔案信息的利用，技術手段落后影響了檔案管理效率的提升。信息時代，檔案信息的共享和快速傳遞對于醫院的管理和決策至關重要[4]，因此，應充分認識現代技術手段在提升檔案管理效率和質量上的巨大潛力并且在實現信息化管理的過程中做好檔案信息的安全保護。

二、醫院干部人事檔案管理對策探討

（一）完善檔案管理制度

建立健全干部人事檔案管理制度是醫院檔案管理工作的重要一環。醫院應設置專業的人事檔案管理部門，制定干部人事檔案管理制度。對醫院的人事檔案實行集中統一管理，規范入職、任職、調動、離職等各環節，確保人事檔案的安全、完整和準確，保護職工的合法權益，提高醫院的管理水平。

鑒于干部人事檔案自身的特殊性，在建立健全干部人事檔案管理制度內容的基礎上，要進一步健全干部人事檔案材料審核、接轉、登記和檔案質量通報等制度，及時發現和糾正干部人事檔案內容失真等問題，優化管理流程。

在信息化大背景下，建立干部人事檔案信息化管理制度，引入先進合規的人事檔案管理系統，實現電子化、數字化管理，保證人事檔案信息安全，提高檔案管理效率，為醫院的人事決策提供有力支持。

（二）提升檔案管理人員素質

提高干部人事檔案管理人員的專業水平和責任意識是確保檔案管理質量的關鍵。應結合干部人事檔案管理的要求和本醫院人事檔案管理人員所掌握的基本技能，加強對檔案管理人員的專業培訓，提升其專業素養。從干部人事檔案自身特點出發，增進同組織人事部門和檔案專業部門的聯系，從人事工作和檔案工作兩方面提高人員素質。鼓勵人事檔案管理人員參加行業交流、研討會等活動，拓寬視野，學習先進經驗。建立健全考核機制，結合本醫院的實際情況，對干部人事檔案管理人員的工作績效進行定期評估，將評估結果與晉升、獎勵等掛鉤，激勵其積極履行職責[5]。此外，加強人事檔案管理人員的職業道德教育，引導其樹立正確的價值觀和職業觀，增強對檔案工作的責任感和使命感。

（三）引進先進管理技術

運用現代技術手段提升干部人事檔案管理效率和質量。通過數字化、電子化方式，將紙質檔案轉化為電子檔案，便于快速存儲、檢索，節省空間[6]。引入先進的檔案管理系統，線上完成檔案的歸檔、借閱等流程，減少人工操作，降低差錯率。同時利用大數據、云計算等技術，深度挖掘檔案數據，為醫院人事決策提供支持。由于干部人事檔案的保密和安全工作十分重要，在引進和運用先進管理技術時必須加強網絡安全防護，建立防火墻，采用加密技術、使用密鑰、設置訪問權限等，確保檔案信息管理和利用的安全。現代技術手段的應用，不僅可以提高干部人事檔案管理的效率，還提升了檔案信息的準確性、完整性和安全性。未來，隨著技術的不斷進步，檔案管理將更加智能化、自動化，將為醫院人事決策提供更加高效、便捷的檔案服務。

參考文獻：

[1] 劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].檔案學研究，2011（5）：20-23.

[2] 蔣茜.醫院中層干部人事檔案管理問題及對策[J].辦公室業務，2019（18）：170.

[3] 任勝云，范利.從現代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].云南檔案，2009 （7）：29-31.

[4] 王博.高校人事檔案信息化管理的實現思路與途徑選擇[J].現代交際，2015 （11）： 104-105.

[5] 鄭娜.新形勢下醫院人事檔案管理的幾點思考[J].華北煤炭醫學院學報，2010 （3）：405-406.

[6] 白雪.淺析新形勢下機關事業單位人事檔案管理工作[J].人才資源開發，2017 （8）：14-15.

基金項目：2024年河北省人力資源社會保障研究課題“醫院檔案信息化管理”（JRS-2024-3086）

作者單位：河北省中醫院