基于預算一體化高校政府采購管理流程再造探究

預算管理一體化是指以統一預算管理規則為核心，以預算管理一體化系統為主要載體，將統一的管理規則嵌入信息系統。這是一項系統工程，由財政部統一部署，最終形成全國一張網，以更好地發揮財政在國家治理中的基礎和重要支柱作用。預算管理一體化旨在加強財政資金的統籌管理和使用效率，對高校的政府采購管理提出了新的要求。本文根據業務流程再造理論，探討高校政府采購管理流程再造的基本思想與解決思路，并提出效果評估與后續管理的相關策略。

政府采購在預算管理中占據重要地位，對于高校而言，其采購管理流程再造是為了更好地適應預算管理一體化的大趨勢。傳統的采購管理流程中存在著審批環節多、流程繁瑣、效率低下等問題，嚴重影響了高校的采購效率。通過政府采購管理流程再造，建立更加規范透明高效的采購管理體系，提高采購管理的專業化水平，加強對采購過程的監督和管理，能夠有效降低采購成本，從而提高資金使用效益。

一、業務流程再造理論的特點

業務流程再造不僅涉及到業務流程技術方面的改變，也涉及到社會方面（如組織、管理、作業、激勵）。技術和人員的轉換是進行業務流程再造的關鍵因素。如果缺失了社會方面改造的技術應用那僅僅是自動化，缺失了技術應用的社會方面改造是組織結構調整。業務流程再造主要有以下特點。

（一）傳統的金字塔式的縱向管理轉變為團隊工作的組織，該組織具有柔性、扁平化的特點。借助于信息化手段和較高文化素質的員工，使縮減中間組織機構、減少重復勞動、權力下移成為可能。

（二）傳統的勞動分工思想是按照任務分工而被分割的流程。現在，按自然的工作流程組織生產和管理，重新整合原有流程為面向用戶的完整流程，由一個團隊共同完成，方便信息共享，簡化了中間流程，提高了工作效率。此外，也可同步開展多個工作，以達到改善業務流程運行效率的目的。

（三）業務流程再造理論重視信息的共享和及時提取，強化了企業與顧客、管理部門與職能部門之間的溝通。網絡信息技術在業務流程中的應用，使企業能夠成功構建公共信息平臺，從而促使企業內部和外部之間的交流更加順暢、聯系更加緊密。

二、傳統職能式管理方式與流程式管理方式的不同

傳統的職能式管理方式與流程式管理方式，在很多方面都有著不同點（如表1所示）。職能式管理是一種金字塔式的層級化縱向管理，主要通過職能層級縱向傳遞信息。金字塔式的縱向管理信息層層傳遞，大大降低了信息傳遞的速度，同時信息在傳遞過程中也難免失真。此外，職能部門之間容易形成信息壁壘，該壁壘只有通過更高層級信息的協調才能夠打破；流程式管理引入扁平化的橫向管理方式，通過業務流程的架構及先進技術的應用，其直接把市場需求信息橫向傳遞至生產經營的流程中，信息傳遞及時有效，企業可以根據信息直接作出反應，提升了企業的應變能力。

三、高校政府采購管理流程再造的基本思想

就高校政府采購管理流程再造而言，基本思想是以申購部門、供應商和采購管理人員為中心，以采購管理流程為對象，以節約成本、提高效率為目標。

（一）以申購部門、供應商和采購管理人員為中心

政府采購管理流程再造的出發點是申購部門的需求和供應商的報價，其目的是為了在更短的時間內為申購部門采購到滿足條件的工程、服務和貨物，以申購部門、供應商和采購管理人員為中心，通過流程再造將采購從原來的重管理轉向服務先行，這種根本性的變化是業務流程再造的本質。要做到這一點，在采購管理過程中應首先考慮到申購部門和供應商，尊重申購部門的意見以及為供應商的投標工作提供便利。在符合政府采購法的前提下，滿足申購部門的需求，更多地考慮人性化管理?？紤]到規章制度也要靠人來落實，因此以申購部門、供應商和采購管理人員為中心是采購管理流程再造的基礎和核心。

（二）以采購管理流程為對象

在傳統的勞動分工原則下，單個的工作或任務是關注的焦點，而業務流程再造需要徹底打破勞動分工，流程化是采購管理改革的趨勢。采購管理流程再造不是以一個專業職能部門為中心進行的，注重的是整體流程系統的優化。一個流程的順利完成需要校內各個有關職能部門、供應商、評審專家等相互配合，目的是為參與采購的各方提供必要的服務。根除不利于流程運行的障礙，整合破碎不連貫的流程，從而減弱部門分割，撤銷或合并多余的部門和重疊的進程。

（三）以節約成本、提高效率為目標

業務流程再造要減少重復審核，撤銷不必要的環節。其不僅簡化了各項手續，節約了時間成本，同時通過信息化系統的支持可實現無紙化、及時化采購。再造后的采購管理流程使決策權下移，協調機制合理，以申購部門和供應商的需求為導向，提高了采購效率與效益。

四、高校政府采購管理流程再造的基本解決思路

（一）決策權下放，避免重復審批

1.關于采購預算審批權限。在年初下達的各部門年度預算中，支出項目與預算金額已通過校長辦公會或黨委會審議，在申購部門啟動采購項目的時候，經費來源與項目預算也已經確定。為了簡化采購流程，只要在年度預算內列支的項目，由財務處年初直接按會議決議錄入一體化系統，無需再經過歸口管理部門及財務處審批。

2.關于合同簽訂審批權限。由項目申購部門直接與供應商簽訂合同，但需在學校的監督和管理下進行。明確項目部門的責任，仔細審查合同條款，從而確保學校權益得到保障。合同簽訂審批權限的下放可以減少審批環節，縮短采購周期，提高采購效率。

3.關于項目驗收決策權限。賦予項目申購部門驗收決策權，可以根據其自身的專業知識和需求，驗收采購項目，必要時邀請校外行業專家或主管部門參與驗收。如果在驗收過程中發現問題，項目申購部門可以及時與供應商溝通協商，并解決問題。同時，也可以將驗收情況反饋給學校采購管理部門，從而為今后的采購工作提供參考。

4.決策權下放的風險管控。要嚴格遵守國家及地方有關政府采購的法律法規以及高校關于“三重一大”事項的規定，結合學校的財務預算情況，合理確定采購決策權下放的范圍和程度。同時確保決策權下放與學校的內部治理體系相協調，不會引發管理混亂或權力濫用。此外，建立健全監督機制和問責制度，有效監管下放的決策權。

（二）優化合同簽訂流程，提升管理水平

1.健全合同管理部門?？梢詫ｉT成立或指定某一部門負責合同管理，合并財務處、國有資產管理處、紀監審、歸口管理部門以及采購管理部門的工作。這不僅能夠提高工作效率，同時還促使合同管理更加規范，責任明確。合同管理部門需要配備法律專業人才，依據法律規定審查合同，以規避風險，維護高校的合法權益。

2.校方提供合同參考樣本。高校主要采購項目的種類分為服務類、工程類和貨物類，可根據項目特點，擬定相應的合同范本，如蘇州大學的國產儀器設備采購合同范本、進口儀器設備采購合同范本，中央財經大學補充協議范本（2023版），以及西南大學貨物采購合同模板等。財政部于2024年4月25日制定了《政府采購貨物買賣合同（試行）》，供采購人員參考使用。合同參考樣本的提出，可以縮短合同商議周期，降低法律風險，最大限度地維護學校利益。

3.推廣電子合同的使用。利用電子簽名、數字證書等技術，在線簽訂合同。電子合同具有便捷、高效、環保等優點，可以大大縮短合同簽訂周期，便于分類管理，實現隨時查找和調閱。根據《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規，電子合同與紙質合同具有同等的法律效力。

（三）引入信息化系統，與預算一體化貫通

目前，南京大學、南京財經大學、南通大學等眾多高校均已引入信息化采購平臺，江蘇省也建立了“蘇采云”平臺，方便供應商網上競價。高校的信息化系統需具備人員管理、預算與計劃管理、采購實施管理及合同管理等功能。

1.人員管理。信息化系統將校領導、申購部門、歸口管理部門、財務處、國有資產管理處、采購管理部門、專家、供應商等原來分散的人員以及部門整合至一個系統中，將所有需要當面遞交的材料改為信息化傳輸，大大提高了采購效率，縮短了采購周期。

2.預算與計劃管理。通過采購計劃錄入，嚴格執行“無預算不采購、無計劃不采購”的原則，有助于高校合理安排資金，防止超預算支出和隨意采購。同時信息化系統可以實時監控和預警預算執行情況，及時發現并糾正違規行為，從而保障高校財務安全。

3.采購實施管理。信息化系統可實現在線報名與在線投標，投標人在投標截止時間前通過網絡將投標文件傳到系統指定位置，開標后，評標專家通過閱讀投標人的電子投標文件完成評標過程。將招標公告、招標文件、投標文件、評委抽取、評委打分等全部進行網上操作，使采購實施工作更加規范，減少了人為干涉，有利于政府采購的公平、公正、公開，實現了采購過程透明化。這不僅可以贏得供應商的信任，也大幅提升了其參與競爭的積極性，有利于吸引大批優秀的供應商加入校方的采購工作中。同時可鏈接各大網上商城，將范圍擴大至全國甚至全球范圍，使學校的采購視野更加開闊，有利于選擇到先進質優價廉的產品，實現資源的最佳配置，從而促進學校效益和社會效益的共同發展。

4.合同管理。合同對維護高校的合法權益有著重要的作用。將合同模板導入信息化系統，從采購文件和中標供應商投標文件中提取關鍵信息形成最終合同，可以有效防止對采購文件確定的事項和投標文件做實質性修改。同時在線存檔合同，一方面可以避免合同丟失；另一方面可供學校的各個部門快速提取合同內容，共同監督中標人的合同履行情況，從而加強項目管理。歸口管理部門可以隨時查看預算執行進度；財務處可登陸系統查看付款條款，保證付款進度，避免重復付款；資產相關信息可以自動推送至資產管理系統完成入庫。

五、政府采購管理流程再造的效果評估與后續管理

（一）效果評估

采購管理流程再造后，對于一個新流程，可以通過問卷調查、案例分析、數據比較等方法，比較和分析流程再造前后的相關數據，并聽取相關人員對新流程的評價，從而評估采購管理流程再造的效果。

建立一個對流程的績效或者說是運作效率的評估體系至關重要。能否正確評估采購管理流程再造的效果取決于客觀準確的評估體系，需要重點考察以下幾個指標。

1.滿意度指標：考察流程再造后相關人員對新流程的效果是否滿意。

2.效能指標?？疾炝鞒淘僭旌蟛少徆芾淼淖詣踊潭?、部門互動性和管理標準性是否改善。

3.效率指標：考察流程再造后采購管理在縮短采購周期方面是否改善。

（二）后續管理

1.加強人員培訓

采購管理流程再造后，在審批權限、部門職責等方面與原有流程有所不同。采購相關人員作為流程的參與者、執行者，除了要熟悉與自身相關的工作流程，還要真正理解流程設計的緣由，因此要加強人員培訓。這不僅可以使采購人員接受流程再造理論教育，使不愿意接受變革的人員明白流程再造的作用，重新認識自己在工作流程中的地位，在提高效率的同時也解放自己，同時還可以啟發采購人員對新流程進行再思考，結合本職工作內容，提出進一步優化的建議。

2.爭取校領導支持

由于政府采購流程再造涉及學校不同部門的系統性工程，需要整合調整部門間的職能，因此校領導的支持至關重要。其能夠提供強有力的領導和協調，確保各部門積極配合，共同推進流程再造工作。同時，流程再造需要投入一定的人力、物力和財力資源，校領導的支持可以確保學校為流程再造提供必要的資源保障。

3.流程的持續改進

新流程的應用，只是采購管理流程再造的一個“轉折點”，沒有一個流程再造是可以一蹴而就的，它是一個持續改進的循環過程。再造后的新流程的某些問題只有在流程的應用中才能暴露出來，并促使管理者不斷去完善。因此，及時找出新流程中的關鍵點并持續改進，就顯得尤為重要。

（作者單位：南京特殊教育師范學院國有資產管理處）

作者簡介：盛潔，1987年出生，女，江蘇海門人，助理研究員，碩士。研究方向：教育經濟管理。

基金：江蘇高校哲學社會科學基金項目 “高校政府采購全流程管理研究”（2019SJA0551）的成果。