新時期醫院檔案管理轉型：契機、困境與邏輯進路

摘 要：本文從數字中國建設的時代背景出發，研究認為醫院檔案管理面臨著前所未有的發展機遇，但是也存在著思維轉型、技術賦能、共享建設、開發利用與安全建設的困境，需要在強化數據管理思維、完善數據管理設施、強化共享機制建設、深化檔案文化建設和做好網絡安全保障等方面下功夫，推動醫院檔案管理轉型升級，更好地服務于醫院發展。

關鍵詞：醫院；檔案；契機；困境；邏輯進路

近年來，新一代信息技術的廣泛應用，推動了醫院創新檔案工作的理念、方法與模式，加快了全面數字轉型和智能升級[1]。醫院檔案管理部門要著眼于信息化發展的大趨勢，緊扣檔案數據化建設的關鍵環節和重點目標，著力補短板、強弱項、固基礎、揚優勢，錨定目標，持續發力，奮力開創醫院檔案事業高質量發展的新局面。

1 新時期醫院檔案管理轉型的契機

1.1 數字社會加速演進

大數據、云計算、物聯網和人工智能等新一代數字技術迅猛發展，社會結構發生重大變化，檔案管理面臨的技術環境大為改變，特別是新信息技術成果不斷融入生產生活，改變了人們的行為方式、組織方式和運行方式，不斷創造新的產業形態，推動數字中國建設不斷向縱深發展。面對新的發展環境，檔案管理需要從傳統思維與方式中走出來，確定以檔案數據為核心的治理方式，推動檔案數據線上線下聯絡溝通，地域、空間和邊界有效連接，使檔案要素的配置方式更加靈活多樣，資源的利用更加節約高效，促進檔案成果共享和利用。

1.2 新醫改成果加速釋放

信息化是新醫改的重要任務，是新醫改成功推進的重要保障。隨著醫療體制改革的深入推進，醫療信息化已經成為醫療體制改革的重點發展方向[2]。近年來，醫療機構大力開展智慧醫院建設，通過優化重組和整合共建，打破信息孤島，以信息化手段改造、優化傳統工作流程，給廣大患者提供快捷、準確的服務。這一過程中產生的大量電子檔案數據成為新的管理對象，需要把握好檔案在醫院轉型中的地位、作用和服務方向，厘清各環節之間的內在聯系，確保檔案數據在新醫改中發揮獨特作用。

1.3 檔案治理理論應運而生

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出要推動檔案治理體系構建，明確提出要進行檔案制度規范工程建設，體現國家層面推動檔案治理體系構建的實踐指向。近年來，檔案治理理論與“三個走向”理論、“四個好”“兩個服務”理念共同構成推動新時代醫院檔案管理現代化的指針。從實踐層面來看，治理理論將醫院檔案數據作為重要的生產要素，顯著改善其他生產要素的配置效率。無論是培育新動能、還是提高全要素的生產率，都需要加快檔案管理的轉型升級，向檔案數據要動力、向檔案數據要潛力[3]。

2 新時期醫院檔案管理轉型的困境

2.1 思維轉型的困境

信息化時代需要將醫院檔案管理與數據思維有機結合起來，但是醫院管理層面臨著“思想乏力”的問題，主要表現在：一是思維存在定勢。對檔案事業發展前沿問題認識不深刻，對運用信息化工具管理醫院檔案工作積極性不高，依然延續傳統的管理模式，檔案工作轉型進程較為緩慢。二是畏難情緒重。對檔案信息化改造產生的負面效應存在擔憂。一些管理人員會考慮檔案數據被共享后的安全問題，即是否會被濫用。這種風險的存在同樣會抑制數據的提供。對檔案數據使用安全性的擔憂是掣肘醫院數據共享與開放的主要因素。三是人員素質不達標。檔案數據化管理需要具備扎實的計算機知識和數據管理能力，醫院檔案管理者大多為兼職，專業化培訓力度不足，難以適應新形勢的需要。

2.2 技術賦能的困境

一是制度建設不到位。《檔案法》《檔案法實施條例》《網絡安全法》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》雖然對檔案信息化轉型升級提出要求，但是具體舉措的針對性和有效性還不足，醫院檔案數據治理體系建設存在較大差異，尚未形成上下聯動、技術賦能的治理結構。二是標準化建設不到位。醫院檔案全流程管理標準建設較為滯后，對檔案數據管理的設施要求、資源建設、利用體系和安全建設等方面缺乏行之有效的規定。三是資金投入不到位。基礎設施更新不及時是技術轉型面臨的主要困境，缺乏先進的信息技術和網絡基礎設施，無法為檔案數據提供安全保障或滿足其存儲需要，從而不具備檔案數據治理的能力。這些問題主要是醫院資金投入較少造成的，需要持續加大資金投入，推動基礎設施更新換代。

2.3 共享建設的困境

數據共享最大的技術障礙是標準不統一，即醫院職能部門的管理制度、技術標準、運作機制等各不相同，客觀上導致部門數據難以直接對接匯入大數據平臺[4]。病案檔案具有特定的數據結構和排列方式，與文書檔案、會計檔案數據類型不同，這些結構化和非結構化的數據難以有效整合。同時，有的部門未對檔案數據進行梳理和編碼歸類，也沒有按照檔案數據共享標準進行源頭清洗，導致部分掛接到共享數據平臺的檔案雜亂無章、質量參差不齊。

2.4 開發利用的困境

檔案資源價值尚未引起足夠重視，對檔案數據挖掘與闡釋力度不夠，難以服務于醫院高質量發展。文化建設是醫院競爭的重要因素，檔案在服務醫院文化建設上具有得天獨厚的優勢，但是將檔案文化價值進行闡發的方式較為落后，依然延續傳統的方式，感染力與吸引力不強，無法展示出醫院厚重的文化積淀。新媒體具有方式靈活、圖文并茂、受眾多和交互性強等特點，醫院需要順應新媒體事業的發展趨勢，用好網絡平臺，擯棄對新媒體的排斥和畏懼心理，通過多種文化產品的開發，展現檔案的獨特魅力。

2.5 安全建設的困境

隨著信息技術的飛速發展，網絡安全問題日益凸顯，成為社會各界普遍關注的焦點。近年來，網絡安全事件頻發，給個人和國家帶來了嚴重的損失。醫院檔案大多涉及群眾個人隱私，做好安全建設顯得更加重要。但是醫院數據安全建設面臨著起步晚、基礎弱、增長機制不完善等挑戰。隨著信息化建設的深入，檔案數據量爆發式的增長，數據被泄露事件頻出，安全成本逐年上升，群眾就醫檔案數據被泄露事件屢見不鮮，已經成為醫院檔案治理的重點問題。

3 新時期醫院檔案管理轉型的邏輯進路

3.1 強化數據管理思維

思想是行動的先導，推動醫院轉型升級首先要把管理對象轉變到檔案數據上來，持續構建以檔案數據標準為核心、數據質量提升為目標的數據治理體系。一是深化制度建設。積極協調處理好管理與服務的關系，推動檔案管理部門從“劃槳”向“掌舵”轉變，由檔案管理者變為制度設計者和數據處理者。在制度設計上，完善數據流轉、安全和利用等方面，研究出臺相關規范，推進檔案管理的精準設計、施策和解決。二是制定責任清單。制定任務到崗、責任到人的“責任清單”，主要包括檔案利用流程、安全管理和數據平臺建設等，劃清權責界限，規范權利運行，為檔案管理轉型提供規范保障。三是推進技術平臺改革創新。管理手段信息化是建設智能醫院、實現智能監管的重要舉措。依托檔案數據管理信息平臺，與辦公系統平臺融合，實現檔案數據實時填報、查看、分析和匯總，對于正在推進的工作實時掌握，對于即將到期的工作及時提醒，對于延期的工作按時預警，優化管理流程，確保工作精準、到位，為提升管理水平、提高檔案治理能力提供了重要支撐。四是加強人員培訓力度。提升全員的檔案管理技能水平是醫院檔案轉型升級的重要一環。要定期組織全員參加業務培訓，掌握前沿方向、拓展系統思維，提升視野格局。持續加強實踐鍛煉，組織檔案人員開展資源清查和館藏檔案掃描等工作，在清查中了解館藏、在挖掘中開發館藏，練好檔案專業內功，讓管理人員在重要任務中開闊視野、增強本領、成長成才。

3.2 完善數據管理設施

一是夯實數據應用底座。建立覆蓋全院檔案管理的一體化大數據平臺，強化檔案存儲、服務與安全保障能力。加強數據庫建設，挖掘具有獨具特色的主題數據庫、專題數據庫。完善電子檔案全流程管理機制，實現檔案的全流程線上管理。二是強化數據資源匯聚。開展全院檔案數據資源調查，摸清各類醫院檔案數據的底數，為共享利用奠定基礎。二是推進現有的數據規范編目。對照檔案數據服務醫院發展的標準，梳理現有館藏開放檔案資源的專題目錄，整理歸納發現問題，并開展數據目錄字段補足、數字化轉換、專題數據庫建設等數據規范工作，更好地服務好數據規范化建設。三是完善數據結構類型。在傳統文書檔案電子化基礎上對會計、照片、實物和病案檔案等開展數據化歸集，優化檔案數據結構，拓展檔案服務領域。

3.3 強化共享機制建設

打破檔案數據壁壘，整合檔案數據資源，不僅帶來工作上的便捷，還能提高為民辦事的效率，提升群眾的獲得感和滿意度。要持續深化共享平臺建設，利用大數據、云計算、物聯網和移動互聯網等各種先進的信息與通信技術，建立一個彈性、靈活、安全穩定、資源高度集中與統一的醫院局域數據交換共享平臺。平臺要基于科學、合理的設計理念，穩定的多層結構體系和成熟的共享交換數據來構建，有助于保證應用系統的可伸縮性、可擴展性、易維護和易管理性及安全性，有利于推進跨層級、跨系統、跨部門的數據共享和貫通響應，不斷提升檔案數據共享化、業務協同化、管理智慧化與服務知識化的水平。同時，要采用適當的數據處理方法，在數據共享過程中，部門需要采取匿名化和去標識化的方法，對敏感的個人信息進行脫敏處理，以保護數據主體的隱私。嚴格做好檔案數據的質量管理，確保上傳及時、準確，定期自查更新，實現所共享的數據具有足夠的質量和準確性，以保證數據的有效性和可靠性。

3.4 深化檔案文化建設

一是加強檔案資源挖掘。醫院檔案蘊含著豐富的人文精神和理念，要認真做好檔案資源摸底，厘清資源結構，對重要的人物檔案與重大事件檔案進行研究，結合時代背景推出有質有量的檔案文化產品。醫院可利用官方某信公眾號打造特色線上品牌欄目，宣傳“檔案中的榜樣”，以線上品牌欄目傳播醫院檔案文化的最強音。二是發揮檔案文化凝聚力的作用。以檔案編研利用為新突破口，進一步深挖檔案的利用價值，將檔案中蘊含的院史資源納入新進教職工入職培訓內容，提升對醫院的歸屬感和認同感。將檔案資源納入醫院文化走廊建設，在主題黨日、重大節點開展重溫院史活動，在潛移默化中發揮檔案的現代價值。三是用好新媒體平臺。檔案文化闡釋要走出展覽或出版等傳統路徑，適應人民群眾閱讀習慣的轉變，用好某音或某手等新媒體平臺，以人民群眾喜聞樂見的形式發揮檔案價值。醫院檔案收藏保管的經典古方具有育人和宣傳價值，醫院可在官方某信平臺或某音號等開展專題欄目，講述檔案中蘊含的醫學知識與感人故事等，在弘揚醫學知識、推動大眾健康的過程中展示醫院厚重的文化實力。

3.5 做好網絡安全保障

檔案管理系統記錄就診者的個人信息，若發生數據被泄露或篡改，將嚴重危害就診者的合法權益和醫療服務聲譽。一是筑牢網絡安全防火墻。醫院數據管理系統復雜，應該實施多層級的防火墻應用模式，部署配置不同類型的防火墻以增強安全性。針對組織網絡中可能存在的一些特定風險，醫院應該相應地配置邊界層、內部層和應用層的防火墻系統，并通過統一的工具集中控制。通過建立多層級的防御屏障，可以提高組織防御多種網絡威脅的能力。二是深化區塊鏈技術的應用。區塊鏈可以打通檔案全數據鏈條，實現全程追溯。醫院可通過智能合約，實現檔案利用的全過程監控，簡化交易流程，降低數據流通成本。同時，利用區塊鏈平臺實時跟蹤檔案信息，為醫院檔案治理提供依據，更好地滿足檔案利用上下游的需求。三是提高檔案安全的韌性水平。加強檔案空間安全管理，健全完善網絡安全監測預警和應急處置機制，構建網絡運行安全管理體系，提升數據流通韌性。依法依規加強數據收集、整理、開發和利用等全過程的安全監管，落實數據分類分級保護制度，壓實數據安全主體責任。要加強個人隱私保護，健全檔案數據要素安全實時監測預警、數據安全事件通報和應急處理機制。

結語

檔案是醫院工作完整鏈條中的最后一環，是干事創業最后一公里的“最后一米”。面向新時代，醫院管理部門要切實提高檔案工作意識，創新檔案管理手段，提升檔案工作效能。要持續加強檔案研究，用活用好檔案資源，不斷提升檔案為醫院高質量發展服務的能力與水平。持續創新驅動，加速檔案信息化轉型，推動檔案資源的數字化與智能化管理，實現檔案信息的高效存儲、精準檢索和安全共享。持續加強文化引領，深化檔案宣傳教育功能，通過深入挖掘檔案背后的故事，豐富院史內涵，推動醫院檔案事業治理體系和治理能力現代化。

參考文獻

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