大數據時代行政事業單位檔案開發與利用研究

摘 要：信息技術的廣泛應用改變了行政事業單位檔案管理的模式與結構。如何適應時代發展，推進檔案開發利用工作創新發展成為新的時代任務。本文深入研究了行政事業單位檔案開發利用面臨的新形勢和轉型的主要模式，認為其在制度、技術、人才和觀念等方面存在不足。為更好地發揮開發利用的獨特價值，要進一步夯實檔案開發利用基礎、加強檔案開放整合力、用好新媒體宣傳平臺、發揮好數字賦能作用，以新擔當新氣象新作為書寫中國式現代檔案實踐新篇章。

關鍵詞：大數據；檔案；開發；利用

《中華人民共和國檔案法實施條例》對創新檔案利用服務形式、推動查詢利用服務線上線下融合、檔案數字化和檔案數字資源共享利用、建立檔案開放審核協同機制等提出具體要求，為行政事業單位開發利用工作指明前進方向。因此，行政事業單位要緊緊圍繞“四個好”“兩個服務”的目標要求，在檔案開發利用工作中想辦法、出實招、抓重點、補短板，大力完善開發利用工作機制，提升便民服務能力，優化檔案服務環境，努力提升行政事業單位檔案開放利用工作的整體水平。

1 大數據時代行政事業單位檔案開發利用面臨的新形勢

新《檔案法》對檔案開發利用做出新的規定，指出要加大開放力度，提升檔案服務的便利性和覆蓋面。行政事業單位檔案是社會發展最直接、最真實的記錄，具有重要的參考和資政價值。這就決定了檔案開發利用工作必須提高政治站位、服務好國家發展大局。

1.1 黨管檔案對行政事業單位檔案管理的新要求

從物聯網、云計算、區塊鏈及5G等技術的應用，信息技術正成為推動檔案事業創新發展的重要引擎[1]。不論檔案工作的形態和環境如何改變，行政事業單位檔案管理的政治性和方向性不會改變。行政事業單位承擔著重要的國家治理功能，其檔案資源是國家現代化發展的重要參考。因此，必須把牢正確的政治方向，進一步深化社會主義現代化，發揮黨的領導在推進檔案事業現代化中把方向、定目標、強動力和聚力量的作用。

1.2 推進檔案治理體系現代化的新要求

推進檔案事業現代化是一項長期而艱巨的任務，不是輕輕松松就可以完成的，必然會面臨許多可以預料和難以預料的困難挑戰，需要付出艱辛的努力。行政事業單位檔案管理大多處于數字化轉型起步階段，數字基礎設施較為薄弱，無法滿足檔案現代化治理的要求。面對新任務，行政事業單位要做好頂層設計，明確目標任務、實施路徑、落實措施，及時總結提升和不斷深化創新。按照“工作項目化、項目清單化、清單責任化、責任時效化”，制定“時間表”“施工圖”，強化“一盤棋”意識，一抓到底、善作善成，以科學有效的策略方法推動檔案事業治理目標任務落地見效。

1.3 “四個好”“兩個服務”工作目標的新要求

“四個好”“兩個服務”是新時代行政事業單位檔案管理發展的新方向，也是做好檔案工作的根本遵循。行政事業單位檔案工作的服務性突出表現在檔案利用工作環節，提供檔案的服務形式包括檔案的檢索及開發編研檔案信息等。行政事業單位應在服務形式上樹立“精品”意識，順應數字化發展趨勢，加快基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，不斷推進館藏檔案數字化和檔案數據庫建設，推動實現電子文件資源共享。圍繞黨和政府的重點工作，多針對社會熱點、工作重點與行業難點，堅持調查研究，編報信息摘編和綜合研究專題材料，出編研“精品”，發揮決策“智囊”作用[2]。

2 大數據時代行政事業單位檔案開發利用的模式創新

在當前信息技術的應用中，網絡通信、人工智能和大數據等領域成為主流，推動著檔案管理模式的創新，并在實踐中形成數據化利用、知識化整合、多元化呈現與共享性利用的新模式，更好地服務于黨和國家的發展大局。

2.1 數據化管理新模式

大數據時代檔案管理發生根本性變化。從基礎的檔案掃描到檔案語義分析、知識關聯等深層次加工，檔案資源在數據檢索、知識重構和關聯分析等方面實現跨越性發展。應用人工智能技術和大數據模型，通過機器學習、自然語言處理、知識圖譜和語義分析等核心技術進行智能應答，并關聯所在的檔案數據源，有助于解決檔案檢索不準確、不全面的問題，能夠以更低成本、更高效率為檔案用戶服務，提高用戶的滿意度。

2.2 檔案服務利用新模式

檔案資源開放鑒定是開放利用的前提。新《檔案法》對檔案開放做出明確規定，行政事業單位需要加強開放鑒定工作，滿足人民群眾對優質檔案資源的需求。當前，人工智能+開放鑒定模式逐步推廣開來，該模型以詞庫學習為基礎，建立開放控制推斷算法結構，實現鑒定檔案的分類，并得出開放鑒定結論和開放控制建議，節約人力物力。信息化時代，檔案服務方式和效率也有顯著提升，通過優化查檔點位布局、加大信息技術手段利用等多元方式，有助于建立覆蓋城鄉、互聯共享的查檔利用格局，實現行政事業單位檔案查詢便捷化、利用“零時差”[3]。

2.3 檔案內容呈現新模式

數字人文技術、可視化技術、虛擬現實技術及沉浸式體驗等的發展，為創新檔案開發方式注入了新活力。在內容挖掘、知識呈現上突破傳統模式制約，實現開發利用的多樣性、互動性和體驗性。行政事業單位將數字技術與傳統展示方法相結合，打造數字展陳新樣式，突破傳統開發模式的時空限制，帶來視覺、聽覺和觸覺等多維的感官體驗，滿足大眾日益多元化與個性化的文化需求。

3 行政事業單位檔案開發利用現狀分析

3.1 行政事業單位檔案開發現狀

行政事業單位檔案來源廣泛、內容復雜、數量龐大。隨著電子檔案單套制的推行和音視頻檔案的增多，檔案管理的對象發生了一定變化，行政事業單位依然保持傳統的開發方式，檔案資源開發力度和質量有待提升。主要表現在：一是開發手段相對落后。目前，開發形式以傳統的檔案匯編為主，內容較為簡單、淺顯，未能對檔案深層次的價值進行挖掘，檔案服務效率不高，對中心工作輻射力有限。二是展陳方式較為單一。以受眾為中心開發理念踐行不到位，檔案展覽、文獻編纂、專題匯編的內容和載體較為陳舊，數字人文家屬、人工智能技術未能充分運用到開發過程，檔案文化產品的吸引力不足，未能充分發揮檔案的育人作用。

3.2 行政事業單位檔案利用現狀

一是檔案資源結構不夠合理。行政事業單位多數為文書檔案、突發事件檔案、民生檔案和重大活動檔案等與群眾利益息息相關的資源較為欠缺，檔案征集體制不夠完善，“應收盡收、應歸盡歸”落實不夠有力。二是服務方式較為滯后。“讓數據多跑路、讓群眾少跑腿”落實有差距，有的單位未主動接入檔案查詢利用服務平臺。查詢方式依然為傳統形式，線上查檔利用率較低，不能滿足不同地域、不同層次查檔群眾的需求。三是數字技術應用不足。檔案審核開放率不高，未能充分釋放人工智能技術優勢。人工智能技術賦能開放審核工作未能大范圍推廣，民生領域檔案的開放審核尚未破題。民生檔案資源整合不夠，民生專項檔案數據庫尚未建立，檔案查詢效率較低。四是檔案利用基礎設施存在短板。信息化設備升級改造較為滯后，不符合數據化管理的需要，檔案服務效能有待提高。

4 大數據時代行政事業單位檔案開發利用的路徑分析

4.1 夯實檔案開發利用基礎

一是加強檔案資源力度。嚴格按照《機關檔案管理規定》要求，加強“三合一”制度編制，在進一步規范文書檔案管理的基礎上，重點做好科技、民生、照片、錄音、錄像及實物等門類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的研究編制。二是優化檔案征集體系。通過線上發布征集公告、線下上門征集與加強同有關單位合作等方式，不斷完善檔案征集機制，加大檔案征集力度，優化檔案資源結構。特別是對關系經濟社發展和民生事業的檔案資源提前介入，確保檔案資源應歸盡歸。三是抓好制度建設。發揮制度引領優勢，針對檔案管理工作弱化、工作方法簡單、重承諾輕監管及不按規定移交等問題，堅持靶向施策。在檔案的收集、整理與利用環節建立全流程管理體系，創新歸檔工作方法，優化整理工作流程，確保檔案的連續性、完整性和真實性。四是解決好人才結構性矛盾。加快培養高素質管理者和技術技能人才是化解檔案管理結構性矛盾的根本之策。要在“精準”上下功夫，針對檔案工作中的缺點和難點問題，采取專家授課和實踐指導的方式，讓管理人員系統掌握檔案理論和操作技能，做到學知識、增技能、補短板，更好地實現學以致用。四是優化財政資金投入。靈活運用各種財政政策，積極發揮財政資金的引導作用，在檔案數據化系統建設、人才培養與技術購買等方面給予支持，以檔案數據化推動行政事業單位檔案電子化管理進程。

4.2 加強檔案開放整合力度

一是著力推進檔案開放審核提質增效。貫徹落實新《檔案法》及《實施條例》，嚴格執行《檔案開放辦法》，對利用率較高和民生檔案相關的全宗進行分析研究，確定擬開放檔案計劃，制定審核工作流程，成立檔案開放審核工作領導小組，強化工作落實，細化工作標準。引入“AI+人工”的人機協同開放審核模式，人工智能輔助審核成為近年來的熱門話題，有的地區已形成可復制的經驗。江蘇省研發用于檔案審核開放工作的語義知識庫，利用語義分析技術構建語義審核模型，升級改進檔案開放審核系統。福建省設計訓練深度神經網絡輔助開放審核算法模型，編制檔案開放審核關鍵詞表，進一步提升檔案開放審核的工作效率[4]。要用好這些經驗做法，發揮自然語言技術在開發審核中的優勢，探索開放審核的新路徑。二是做好檔案資源整合。分散的檔案資源不利于高效服務效能的落實，行政事業單位要發揮職能優勢，做好已完成數字化民生檔案資源整合工作，積極建設專項檔案數據庫，實現檔案從“紙間”到“指尖”的高效查詢。比如，對于民生檔案來說，可整合人社、民政、城鄉建設和國土資源等單位的檔案，建立共享數據平臺，推動數據在單位間有序流動。

4.3 用好新媒體宣傳平臺

新媒體技術為檔案信息資源開發帶來了新的發展機遇，交互性等功能在檔案傳播中展現出極大的優勢。一是拓寬檔案信息傳播渠道。用好廣播、電視及新媒體等媒介，全方位立體化地展示檔案化。建好自媒體平臺，機關事業單位要從傳統“編”向“研”轉變，對編研作品進行深度的挖掘和分析，闡釋經驗規律，提煉檔案價值，推出檔案精品并生成電子形式，借助某信、某博或某音等新媒體，將有深度、有溫度的研究成果傳播給大眾。二是加強跨界合作。積極與新聞媒體、檔案部門等單位開展合作，借鑒它們在展覽展示編研開發、文創制作方面的好經驗與好做法，對行政事業單位檔案資源進行梳理總結，利用線上線下相結合方式，讓檔案“火起來”，在滿足人民群眾對檔案文化資源需求的同時，展示單位的文化與形象，提升單位的影響力。三是加強與用戶的互動性。堅持用戶需求導向，在新媒體平臺設置投票與分享等功能，及時了解用戶意見，加強管理者與用戶的互動。管理人員根據反饋信息，精準定位用戶需求，提高用戶的參與度，對檔案資源開發進行有針對地調整，提高檔案產品質量。

4.4 數字賦能提升服務質效

一是著力提升檔案信息化水平。數字化水平的高低決定檔案開發利用工作的層次與水平。順應檔案事業數據化管理趨勢，緊盯行政事業單位發展的新趨勢，進一步推動檔案信息化建設的提檔升級。對涉及重大工程與民生領域的檔案資源，建設獨立的信息化管理系統，優化功能結構、豐富資源數據，實現檔案工作與業務工作同步推進。要根據有關政策和查詢范圍，合理利用網絡優勢，實現資源的有序共享。在網絡化利用過程中，要遵守有關法律規定，嚴格利用流程和查詢范圍，扎實做好網絡安全保護，化解遠程利用安全風險隱患。二是完善服務設施。著力優化群眾查檔體驗，不斷加強陣地建設，升級軟硬件配置。加大檔案基礎設施建設的投入，高標準建設綜合檔案室，設置查檔大廳，做到熱情接待與周到服務。三是打造專業化服務團隊。行政事業單位要加強管理人員的教育與培訓，專門負責檔案資源利用的設計、應用和推廣，引領檔案利用發展方向，積極將大數據挖掘、可視化呈現、知識關聯等技術融入檔案服務領域，打造新的研究范式和服務模式。要加強個性化、精準化檔案服務的研究與探索，實現檔案從被動型向主動型、從資源導向到需求導向的轉變。

結語

行政事業單位檔案是推進檔案現代化治理的主力軍。管理部門要站在為黨管檔、為國守史、為民服務的高度，深刻認識做好檔案工作的重大意義，把檔案工作放在改革發展穩定大局中去謀劃推動，主動服務黨委政府決策部署落地落實。創新推進檔案治理體系建設，確保檔案工作與中心工作同頻共振、協同聯動。持續把檔案開發利用作為工作重點，用活用好檔案資源，主動提供檔案資政參考，持續發揮檔案資源價值。加快以信息化建設為核心的檔案管理和服務創新，加大檔案開放力度，強化檔案便民服務，推動檔案事業發展呈現嶄新氣象。

參考文獻

[1]丁德勝.構建數字檔案管理新體系——概念、定義與分類[J].中國檔案， 2024（01）：62-63.

[2]何思源，劉珂.檔案與數據關系的多維解析——兼論檔案數據的概念定位[J].檔案學通訊，2024（01）：37-44.

[3]宋晶晶.檔案治理視域下的檔案制度演變機理和趨勢研究[J].檔案管理，2023（09）：15-16.

[4]倪榕.“人工智能+檔案”視角下檔案智慧化標準化服務體系建設探究[J].大眾標準化，2023（11）：15.