隨著山西焦煤集團(tuán)經(jīng)營發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大,加快構(gòu)建財(cái)務(wù)共享平臺(tái)顯得尤為重要,其不僅能夠?qū)崿F(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部的資源信息共享,同時(shí)還能夠加強(qiáng)集團(tuán)的綜合治理能力。然而,共享模式在帶來管理便利的同時(shí),也會(huì)引發(fā)一定的財(cái)務(wù)管理變革。基于此,本文闡述了財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的本質(zhì)內(nèi)涵,同時(shí)分析了集團(tuán)建設(shè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的積極意義。在此基礎(chǔ)上,探討了現(xiàn)行財(cái)務(wù)共享模式應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題,并針對(duì)具體問題提出切實(shí)可行的解決方案,以促進(jìn)山西焦煤集團(tuán)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。
一、研究背景
山西焦煤集團(tuán)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)是焦煤總部通過構(gòu)建財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)平臺(tái),對(duì)集團(tuán)各子分公司的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行信息化處理,集中化管理集團(tuán)總部和子公司、分公司的會(huì)計(jì)核算工作全面化、規(guī)范化監(jiān)督財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),以確保會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)報(bào)告的規(guī)范性與統(tǒng)一性,從而為集團(tuán)提供信息決策支持,節(jié)省人力成本,精簡財(cái)務(wù)部門工作,以實(shí)現(xiàn)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí),并提高集團(tuán)財(cái)務(wù)工作效率。
二、財(cái)務(wù)共享平臺(tái)在集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中的優(yōu)勢(shì)
(一)共享常態(tài)化,優(yōu)化集團(tuán)財(cái)務(wù)管理模式
財(cái)務(wù)共享平臺(tái)在數(shù)據(jù)共享、業(yè)財(cái)融合、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面都具有顯著的優(yōu)勢(shì)。隨著財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的建立,加強(qiáng)了集團(tuán)資金、稅務(wù)、會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)報(bào)表等業(yè)務(wù)的全面性整合,從而促使集團(tuán)財(cái)務(wù)管理模式發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變。
首先,在集團(tuán)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上線之前,西山煤電集團(tuán)設(shè)計(jì)院(以下簡稱設(shè)計(jì)院)全部的單據(jù)和數(shù)據(jù)信息都需要財(cái)務(wù)人員手工處理,從收集、審核原始單據(jù)到錄入憑證、編制報(bào)表,處理方式繁雜,處理效率不高。2020年財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上線,為集團(tuán)創(chuàng)建了會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),構(gòu)建了全集團(tuán)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
其次,財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上線之前,設(shè)計(jì)院財(cái)務(wù)部除了每月財(cái)務(wù)報(bào)表的正常編制,還經(jīng)常需要填報(bào)各種財(cái)務(wù)表單。財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上線后,集團(tuán)需要的各子公司、分公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)直接通過財(cái)務(wù)共享平臺(tái)即可以隨時(shí)查看和監(jiān)督,從而降低了設(shè)計(jì)院財(cái)務(wù)部日常財(cái)務(wù)工作的重復(fù)性。這有助于將設(shè)計(jì)院財(cái)務(wù)人員從日常基層繁瑣的會(huì)計(jì)核算工作中解放出來,有效減少了財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)工作方面的重復(fù)勞動(dòng)。此外,有利于優(yōu)化集團(tuán)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理流程,從而使財(cái)務(wù)人員能夠?qū)⒕Ω嗟赝度氲截?cái)務(wù)管理信息化建設(shè)、管理型會(huì)計(jì)工作中,進(jìn)而在一定程度上使集團(tuán)內(nèi)部的管控系統(tǒng)更適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)律,并為集團(tuán)未來轉(zhuǎn)型升級(jí)創(chuàng)造更多空間。
最后,財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上線之前,設(shè)計(jì)院所有的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都需要通過郵箱上報(bào)和紙質(zhì)留存,不但浪費(fèi)資源還占用空間。財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上線后,全集團(tuán)所有的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一通過共享平臺(tái)云空間存儲(chǔ)和共享,不僅降低了成本、節(jié)約了資源,同時(shí)還能迅速完成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的傳送,從而進(jìn)一步提高集團(tuán)會(huì)計(jì)工作效率,促進(jìn)集團(tuán)各子公司、分公司的財(cái)務(wù)工作從經(jīng)濟(jì)型會(huì)計(jì)向信息化管理會(huì)計(jì)發(fā)展,進(jìn)而為集團(tuán)實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化財(cái)務(wù)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型升級(jí)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),有效推動(dòng)集團(tuán)可持續(xù)發(fā)展。
(二)流程標(biāo)準(zhǔn)化,提高集團(tuán)各部門間的協(xié)同效率
財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的使用推動(dòng)了集團(tuán)財(cái)務(wù)管理工作模式的轉(zhuǎn)變,財(cái)務(wù)共享平臺(tái)系統(tǒng)的流程統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化,促使財(cái)務(wù)管理與數(shù)智化人力資源管理、合同管理等橫向、縱向關(guān)聯(lián),從而推動(dòng)了高質(zhì)量財(cái)務(wù)共享服務(wù)的變革。
焦煤集團(tuán)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的上線應(yīng)用,大大提高了設(shè)計(jì)院內(nèi)部各業(yè)務(wù)部與財(cái)務(wù)部之間的工作協(xié)同。財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上線之前,從財(cái)務(wù)附件的整理和收集到憑證和報(bào)表的編制都是財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)人員完成,因此難免存在從其他業(yè)務(wù)部所獲取的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整、不及時(shí)等問題。財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上線后,各項(xiàng)費(fèi)用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)提報(bào)分散到各個(gè)部門,各部門對(duì)本部門所提單據(jù)的完整性、真實(shí)性負(fù)責(zé),細(xì)化與完善了各項(xiàng)財(cái)務(wù)表單數(shù)據(jù)提報(bào)。在此基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)了設(shè)計(jì)院內(nèi)各部門之間的交流、溝通,以滿足企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門對(duì)于數(shù)據(jù)信息的需求,從而使企業(yè)內(nèi)部信息能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一。此外,財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的構(gòu)建最大程度保證了財(cái)務(wù)信息的透明性、合理性。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)信息進(jìn)行初步的管理、規(guī)劃和審核,這能夠強(qiáng)化其他業(yè)務(wù)部與財(cái)務(wù)部之間的聯(lián)系,保證企業(yè)內(nèi)各業(yè)務(wù)部的協(xié)調(diào)性,從而高質(zhì)量完成一體化建設(shè)。
(三)推進(jìn)集團(tuán)業(yè)財(cái)深度融合
財(cái)務(wù)共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù),從發(fā)起、審批到付款全流程線上化、標(biāo)準(zhǔn)化。通過財(cái)務(wù)共享平臺(tái),按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置的業(yè)務(wù)表單內(nèi)容,標(biāo)簽化處理所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。將原本分散于各個(gè)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù),按照統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算基礎(chǔ),使用統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程,進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置,將集團(tuán)財(cái)務(wù)管理和日常經(jīng)營活動(dòng)相結(jié)合,從而形成焦煤集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、高效便捷的共享運(yùn)營模式。這有效解決了財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上線之前分散型財(cái)務(wù)管理中存在的數(shù)據(jù)提報(bào)不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不全面等問題,并有效打破數(shù)據(jù)壁壘,有序推動(dòng)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化,進(jìn)而推動(dòng)集團(tuán)財(cái)務(wù)快速轉(zhuǎn)型,促使集團(tuán)更加積極健康地運(yùn)轉(zhuǎn)。
三、財(cái)務(wù)共享平臺(tái)在集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中的不足和困境
(一)業(yè)財(cái)融合的廣度與深度有待提升
財(cái)務(wù)共享平臺(tái)模塊目前還不夠完善,現(xiàn)在使用的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)只注重了浪潮財(cái)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)公司資金平臺(tái)與財(cái)務(wù)共享平臺(tái)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)建設(shè),尚待與應(yīng)收應(yīng)付賬款管理模塊、數(shù)智化人力資源系統(tǒng)模塊、固定資產(chǎn)管理模塊、合同管理模塊等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)交互的構(gòu)建。同時(shí)電子稅務(wù)局、商業(yè)銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享平臺(tái)也未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接,導(dǎo)致各業(yè)務(wù)模塊之間數(shù)據(jù)的共享程度仍然較低。電子稅務(wù)局系統(tǒng)、數(shù)智化人力資源系統(tǒng)等各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)有效的共享和關(guān)聯(lián),進(jìn)而導(dǎo)致各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的信息溝通障礙以及信息管理不完善。
(二)員工工作配合及其整體素質(zhì)有待提高
集團(tuán)內(nèi)部其他業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門之間缺乏有效的工作協(xié)作和配合。首先,財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上線后,原先一些財(cái)務(wù)部門的工作,比如原始單據(jù)的收集、整理和平臺(tái)相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)的提報(bào)工作分散到了其他各個(gè)業(yè)務(wù)部門。財(cái)務(wù)人員在業(yè)務(wù)活動(dòng)中只進(jìn)行相應(yīng)的輔助工作,這無形中增加了其他業(yè)務(wù)部門人員的工作量,同時(shí)使其他業(yè)務(wù)部門人員多少會(huì)涉及到一些跨崗位、跨專業(yè)的工作任務(wù),因此導(dǎo)致其他業(yè)務(wù)部門人員對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的上線抱有抵觸心理。
其次,其他業(yè)務(wù)部門人員財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的操作技術(shù)專業(yè)度不夠,導(dǎo)致提報(bào)付款、報(bào)銷等業(yè)務(wù)無法對(duì)應(yīng)準(zhǔn)確的費(fèi)用支出明細(xì)項(xiàng)目,因此造成提報(bào)支出費(fèi)用項(xiàng)目錯(cuò)誤。同時(shí),集團(tuán)缺少常態(tài)化的培訓(xùn)機(jī)制。新系統(tǒng)上線培訓(xùn)不到位,因此造成業(yè)務(wù)人員不會(huì)操作系統(tǒng)等問題,進(jìn)而導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)程緩慢。
最后,集團(tuán)在完成財(cái)務(wù)共享平臺(tái)建設(shè)后,新系統(tǒng)新業(yè)務(wù)流程的上線,導(dǎo)致業(yè)務(wù)鏈條上部分業(yè)務(wù)人員的崗位職責(zé)劃分不清晰,進(jìn)而造成部分業(yè)務(wù)人員不熟悉新流程。
(三)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互能力較弱,數(shù)據(jù)銜接不暢
目前財(cái)務(wù)共享平臺(tái)系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互能力較弱,集團(tuán)與外部系統(tǒng)對(duì)接程度較低,數(shù)據(jù)銜接不暢。例如:企業(yè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)系統(tǒng)無法對(duì)接商業(yè)銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)和電子稅務(wù)局系統(tǒng)平臺(tái),未來有待提升系統(tǒng)的全面整合能力。
四、完善財(cái)務(wù)共享平臺(tái)在集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用對(duì)策
(一)推動(dòng)精細(xì)化管理,全面整合信息,提升經(jīng)濟(jì)效益
依托于財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的建設(shè)和發(fā)展,企業(yè)能夠構(gòu)建一個(gè)精準(zhǔn)且完善的數(shù)據(jù)庫。通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)處理平臺(tái),可以有效地歸集和整理來自各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù),確保數(shù)據(jù)核算的項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化以及成本費(fèi)用核算的細(xì)致化。在此基礎(chǔ)上,構(gòu)建全集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的規(guī)范化和統(tǒng)一化流程作業(yè),從而提高財(cái)務(wù)部門與其他業(yè)務(wù)部門間數(shù)據(jù)共享和信息互通的能力。同時(shí)通過梳理集團(tuán)內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程并完善配套制度,有效促進(jìn)了集團(tuán)制度流程的頂層設(shè)計(jì)。這一策略確保了流程制度的先行,隨后才是開發(fā)配套系統(tǒng)的構(gòu)建,以更好地滿足集團(tuán)實(shí)際的業(yè)務(wù)流程和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。
此外,增設(shè)應(yīng)收應(yīng)付賬款管理模塊和合同管理模塊是提高財(cái)務(wù)效率與風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)鍵。應(yīng)收應(yīng)付賬款管理模塊能有效分析應(yīng)收款項(xiàng)的賬齡,并按照集團(tuán)的財(cái)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn),對(duì)超出規(guī)定時(shí)間未收到的款項(xiàng)進(jìn)行提示和預(yù)警。這能夠?qū)崟r(shí)督促業(yè)務(wù)人員及時(shí)催收款項(xiàng),以避免資金流的堵塞。同時(shí),通過合同管理模塊設(shè)立合同超預(yù)算付款和超時(shí)收款等風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警,以幫助集團(tuán)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決管理上的風(fēng)險(xiǎn),并基于這些信息反饋,推動(dòng)對(duì)業(yè)務(wù)流程的持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化。在實(shí)際操作中,確保每一步操作都符合集團(tuán)的戰(zhàn)略目標(biāo)和財(cái)務(wù)管理的高標(biāo)準(zhǔn),從而提升整個(gè)集團(tuán)的運(yùn)作效率和風(fēng)險(xiǎn)控制水平。
(二)完善培訓(xùn)體系,建立常態(tài)化培訓(xùn)機(jī)制,提高全員財(cái)務(wù)共享認(rèn)知
為了進(jìn)一步提升集團(tuán)內(nèi)部的業(yè)務(wù)協(xié)作和財(cái)務(wù)管理效率,集團(tuán)需要建立常態(tài)化的培訓(xùn)機(jī)制,這一機(jī)制涉及財(cái)務(wù)部門與其他業(yè)務(wù)部門的多個(gè)相關(guān)人員。通過組織定期和多輪次的系統(tǒng)培訓(xùn),不僅可以提升員工對(duì)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和流程的理解與技能,還能通過實(shí)施配套的培訓(xùn)考核機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制,有效地評(píng)估和激勵(lì)各業(yè)務(wù)人員的能力和工作態(tài)度。同時(shí),引入輪崗機(jī)制。讓其他業(yè)務(wù)部門的人員參與到財(cái)務(wù)共享平臺(tái)相關(guān)工作中,這不僅能增強(qiáng)他們對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的認(rèn)可度和支持,還有助于從根本上提升其在平臺(tái)上的操作能力和協(xié)同工作效率。這一策略使各部門能更加高效地運(yùn)用賬務(wù)共享平臺(tái),從而提升整個(gè)組織的協(xié)作效率和業(yè)務(wù)處理能力。
此外,為了加快財(cái)務(wù)管理模式的信息化升級(jí)及現(xiàn)代化發(fā)展,集團(tuán)可以考慮引進(jìn)或培養(yǎng)擁有財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)及信息管理技術(shù)綜合能力的管理型財(cái)務(wù)人才。這類人才能夠調(diào)節(jié)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)運(yùn)作之間的差距,有效推動(dòng)業(yè)財(cái)一體化建設(shè),從而促進(jìn)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理的整體效率和現(xiàn)代化。這不僅提升了集團(tuán)在財(cái)務(wù)管理方面的專業(yè)能力,也為集團(tuán)在激烈的商業(yè)競(jìng)爭中處于領(lǐng)先地位提供了有力的支持和保障。通過這些全面而系統(tǒng)的培訓(xùn)和人才策略,能夠?qū)崿F(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一,進(jìn)而為整個(gè)集團(tuán)的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
(三)加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度,提高數(shù)據(jù)交互能力
為提高集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理效率和透明度,至關(guān)重要的一步是加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。這有助于優(yōu)化從預(yù)算管理、合同簽署、款項(xiàng)支付、業(yè)務(wù)進(jìn)度把控到財(cái)務(wù)核算分析等全流程的管理。通過構(gòu)建一個(gè)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫,集團(tuán)能夠確保所有相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與及時(shí)性,增強(qiáng)決策的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)提高決策準(zhǔn)確性。同時(shí),完善財(cái)務(wù)共享平臺(tái)與其他關(guān)鍵業(yè)務(wù)系統(tǒng)如浪潮財(cái)務(wù)系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)以及數(shù)智化人力資源系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享與交互,這是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)鏈條透明度和提升整體運(yùn)營效率的重要手段。通過這種系統(tǒng)間的無縫連接,可以確保信息的一致性與實(shí)時(shí)更新,減少數(shù)據(jù)孤島,避免信息傳遞的延誤或失誤,從而提升各部門間的協(xié)同工作能力。
此外,加強(qiáng)系統(tǒng)之間的整合,不僅提升了數(shù)據(jù)處理效率,也增強(qiáng)了集團(tuán)對(duì)市場(chǎng)變化的響應(yīng)速度和精準(zhǔn)度。例如,當(dāng)合同管理系統(tǒng)更新合同細(xì)節(jié)時(shí),財(cái)務(wù)系統(tǒng)能夠即時(shí)調(diào)整財(cái)務(wù)預(yù)算和款項(xiàng)支付計(jì)劃,從而確保財(cái)務(wù)流程的順暢運(yùn)行。同時(shí),固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)直接影響到財(cái)務(wù)核算分析,從而為資本支出決策提供支持。通過實(shí)施這種整體性的技術(shù)策略,集團(tuán)可以更好地監(jiān)控和管理其財(cái)務(wù)健康,優(yōu)化資源分配,提高操作效率,最終驅(qū)動(dòng)整個(gè)集團(tuán)的業(yè)務(wù)成長和利潤最大化。這種高度系統(tǒng)化和數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的管理方式,將為集團(tuán)帶來可持續(xù)的競(jìng)爭優(yōu)勢(shì),從而確保其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭中能夠持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新。
結(jié)語:
綜上所述,構(gòu)建財(cái)務(wù)共享平臺(tái)不僅可以提高山西焦煤集團(tuán)財(cái)務(wù)管理的科學(xué)性與有效性,還可以為集團(tuán)的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型和發(fā)展提供有力的支持。但是,在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的應(yīng)用過程中還存在一些問題,包括業(yè)財(cái)融合廣度和深度的不足、其他業(yè)務(wù)部門人員對(duì)共享平臺(tái)上線的抵觸以及財(cái)務(wù)共享平臺(tái)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互能力較弱等。因此,集團(tuán)應(yīng)該完善內(nèi)控監(jiān)督制度及流程體系,深化業(yè)財(cái)融合深度。同時(shí)建立常態(tài)化培訓(xùn)機(jī)制,提高全員對(duì)于財(cái)務(wù)共享管理模式的認(rèn)同。此外,加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度,提高數(shù)據(jù)交互能力,加快完善財(cái)務(wù)共享中心管理系統(tǒng),以深化轉(zhuǎn)型工作,從而滿足山西焦煤集團(tuán)的現(xiàn)代化發(fā)展需求。