物業(yè)公司加強預算管理的探討

物業(yè)公司承擔著對各類不動產(chǎn)，如辦公樓、住宅、商務中心和工業(yè)園區(qū)的管理與服務任務。其服務對業(yè)主和租戶的日常生活及工作產(chǎn)生了重要的影響。同時物業(yè)公司的服務品質(zhì)直接決定了客戶的滿意度，甚至是資產(chǎn)的價值。近年來，房地產(chǎn)行業(yè)面臨著巨大的下行壓力，這給物業(yè)公司的生存和發(fā)展帶來了挑戰(zhàn)。為了應對當前行業(yè)發(fā)展的大環(huán)境，物業(yè)公司需要進一步提升內(nèi)部管理能力，特別是構建科學的預算管理體系，以優(yōu)化其資源配置能力，從而確保服務質(zhì)量，并進一步提升市場競爭力。因此，如何提高預算管理能力已經(jīng)成為物業(yè)公司必須要面對的核心議題。

一、預算管理簡述

許多學者針對預算管理給出了解釋。弗雷姆根認為預算是一種廣泛而協(xié)調(diào)的計劃，以財務條件來表達；查爾斯·T·霍恩格里的觀點是，預算是行動計劃的數(shù)值表示；克里斯·阿吉里斯將預算視為一種管理成本的會計方法，是關于公司未來發(fā)展的規(guī)劃，其目的在于使企業(yè)獲得最大利潤。

總體而言，預算管理是一個綜合性的管理系統(tǒng)，是企事業(yè)單位對未來一段時間的收支計劃。其通過分析企業(yè)內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境，從而規(guī)劃企業(yè)未來的經(jīng)營活動，涵蓋了業(yè)務預算、資本預算以及財務預算等各個方面。科學的預算管理能夠?qū)⑵髽I(yè)的資源合理地分配到各個部門、項目以及人員中去，從而提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。預算管理代表了企業(yè)高層管理者對企業(yè)未來發(fā)展的期望，通過預算管理將企業(yè)的戰(zhàn)略目標轉(zhuǎn)化為具體的行動計劃，從而使企業(yè)的經(jīng)營管理目標得以實現(xiàn)。目前，我國預算管理的理論與實踐已經(jīng)取得了一定成果，但由于運用時間尚短，且市場環(huán)境在不斷變化中，因此很多問題都需要進一步探索并加以完善。

二、預算管理對于物業(yè)公司的重要作用

（一）加強部門間的緊密合作

預算管理的核心思想是對企業(yè)所擁有的資源進行精細化管理，從而提高企業(yè)經(jīng)營管理效率。這意味著這種管理方式需要調(diào)動企業(yè)所有的員工，包括財務部、綜合部、運營部、數(shù)字科技部等部門都必須參與進來。通過預算管理工具能夠在企業(yè)建立起溝通平臺，實現(xiàn)各部門間有效的溝通和合作，并推動業(yè)財深度融合，從而確保企業(yè)團結一致，朝著其戰(zhàn)略目標共同努力，進而促使企業(yè)順利達成經(jīng)營目標。

（二）實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置

預算管理是一種基于企業(yè)的全面管理方式，使企業(yè)的資源從單一的部門分配模式轉(zhuǎn)變?yōu)楦侠砗透咝У幕谄髽I(yè)發(fā)展需要的統(tǒng)籌管理模式。這有助于企業(yè)針對內(nèi)部各部門和各項目的情況，并結合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的需要進行資源的分配，從而實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。對于企業(yè)未來發(fā)展前景好的，能夠給企業(yè)帶來利潤的方向投入更多的資源，比如：物業(yè)公司的智慧管理方向。

（三）推動企業(yè)的可持續(xù)化經(jīng)營

預算管理本質(zhì)是戰(zhàn)略實施工具，其以企業(yè)的戰(zhàn)略目標為導向，將戰(zhàn)略目標細化成具體的預算管理目標，使各部門和員工清楚自己的工作目標與方向，進而促使企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。這種管理理念有助于企業(yè)更加聚焦其長遠發(fā)展目標，杜絕短視行為。在實際經(jīng)營管理過程中，管理層以戰(zhàn)略為標準，分析企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境變化，并采取符合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標的經(jīng)營策略，從而確保企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

三、物業(yè)公司預算管理存在的典型問題

（一）預算編制存在的問題

物業(yè)公司是以服務為核心的組織，其投入和產(chǎn)出較難量化，這增加了其預算管理難度。同時許多物業(yè)公司在預算管理方面的實踐時間相對較短，在管理經(jīng)驗和管理策略上的不足，導致了預算編制的混亂。

首先，許多物業(yè)公司在預算編制時往往注重短期利潤而忽略長期效益，這與戰(zhàn)略管理理論相違背。這些物業(yè)公司的管理活動與戰(zhàn)略目標缺乏緊密的結合，可能導致其經(jīng)營管理決策變得模糊，進而導致不同的方案出現(xiàn)目標的不一致性。

其次，在預算編制過程中，部分物業(yè)公司由于沒有充分明確部門職責的劃分和其工作流程，導致其預算方案與實際狀況不吻合，致使預算執(zhí)行流于形式，無法達到預期效果。此外，一些物業(yè)公司還存在高層管理者不重視，部門不配合的問題，這導致物業(yè)公司預算管理活動難以得到創(chuàng)新和優(yōu)化。

（二）預算執(zhí)行流程混亂

許多物業(yè)公司在預算編制完成后，對于預算的執(zhí)行過程控制不夠嚴謹，存在一定的混亂。首先，各職能部門和項目部對于費用的報銷與預算項目的支出沒有明確的標準和要求。比如，盡管預算編制的內(nèi)容中明確列出了收入、成本和費用的分類，但對于這些成本和費用并沒有給出具體的標準，因此后期在費用報銷和支出時難以進行歸類，仍需要詳細核算每一筆費用，增加了數(shù)據(jù)匯總的時間。

其次，部分物業(yè)公司預算執(zhí)行流程也較為混亂。比如，項目負責人為了避免向總經(jīng)理提交審批申請，將某些項目大額接待費用分拆為幾個較小的金額在項目部內(nèi)部完成了審批流程。此外，在沒有經(jīng)過嚴格的分析評估和申請的情況下，就支出了預算外的費用，導致預算執(zhí)行缺乏權威性。

（三）預算分析體系不完善

很多物業(yè)公司雖然也在進行預算的評估和分析，但分析的深度和廣度不夠。比如，在分析預算指標時，主要集中在項目的成本和費用支出情況上，并沒有涉及項目的收入、盈利能力、資金狀況、外部市場、業(yè)主和內(nèi)部管理流程等方面。這種分析模式僅僅是簡單分類和匯總各種成本與費用，或者簡單地使用對比分析的方式記錄預算執(zhí)行情況和預算計劃之間存在的差異。同時在分析方法上沒有將財務分析與經(jīng)營分析相融合，也沒有深入探討和分析數(shù)字差異背后的深層次業(yè)務原因。這種分析工作的意義大打折扣，既不能為未來的商業(yè)活動提供有價值的信息，也不能為物業(yè)公司的決策層提供決策支持。

四、針對物業(yè)公司預算管理中經(jīng)常性問題的優(yōu)化方案

（一）優(yōu)化預算編制

1.高度重視，全面參與

預算管理應該涵蓋物業(yè)公司的所有職能部門，包括：財務管理部門、綜合管理部、運營管理部、數(shù)字科技管理部、安監(jiān)管理部等。各部門一把手作為第一負責人，需高度重視預算編制工作，以既定的戰(zhàn)略目標為核心，致力于實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標，從而共同推進預算各項工作的達成。具體而言，物業(yè)公司應從宏觀視角出發(fā)設定其長期戰(zhàn)略目標，并結合企業(yè)發(fā)展需要和經(jīng)營狀況，從財務、經(jīng)營管理等維度出發(fā)制定詳細的預算計劃。

2. 改革創(chuàng)新，積極進取

在實際的預算編制過程中，首先，細化編制項目，包括預算表格的設計和編制說明的格式，以突出管理的可控性；其次，對參與預算管理的部門和人員進行細致的分類，并明確各責任部門負責人和員工的職責劃分，以確保企業(yè)員工都能清晰地定義自己的職責，并深入了解預算目標和制度；最后，通過合理設置各環(huán)節(jié)工作內(nèi)容以及時間安排，將預算管理與績效考核體系相結合，在此基礎上，實施有效的監(jiān)督和考核，從而提高預算執(zhí)行效率。

3.具體分析各部門預算編制條目

物業(yè)公司應根據(jù)各部門的職責定位，具體分析各部門的預算編制條目。通過分析和預算編制工作的開展，可以更好地了解各部門的具體需求和資金用途。同時，通過確保數(shù)據(jù)的準確性，避免重要項目的遺漏和錯誤估計，并在此基礎上進行整合，從而形成完整全面的企業(yè)預算規(guī)劃。以下是某物業(yè)公司各部門預算編制計劃情況：

（二）完善預算執(zhí)行體系

1.改進財務報銷機制

為了完善預算執(zhí)行體系，物業(yè)公司應在費用申請、審批、憑證管理等環(huán)節(jié)上優(yōu)化報銷機制，從而明確報銷政策和規(guī)定。比如，報銷的范圍必須與預算緊密結合，在預算得到批準后才可以進行報銷，而未得到預算批準的項目則不予報銷，以確保支出不會超出預算限制。同時針對報銷費用的用處和類別的不同，設置各種費用報銷的優(yōu)先級，以確保企業(yè)有限的資源用在最需要的地方。例如：某物業(yè)公司費用報銷優(yōu)先級劃分為，最優(yōu)級（工資、應繳稅費和應繳水電費）、次優(yōu)先級（設施設備的維修費和保養(yǎng)費）、正常級（差旅費、業(yè)務招待費和其他相關費用）。

2.建立規(guī)范的預算支出程序

為了更好地規(guī)劃和管理資金的使用，杜絕資金管理和控制上的混亂，以及資金支出的無標準狀態(tài)，物業(yè)公司應建立科學的預算支出流程。

首先，在實際管理過程中，物業(yè)公司需盡可能細致地確定具體項目的開支標準。同時在資金使用過程中對于已經(jīng)確定的預算事項，按照相應的資金使用標準進行控制，并檢查資金的使用情況。如果事項沒有做好相應的預算規(guī)劃，也沒有相應的支出標準，則需要上報預算管理辦公室、預算管理委員會進行審批，審批通過后才能調(diào)整預算，進而支出資金。

其次，物業(yè)公司內(nèi)部權力分配必須合理且清晰，董事長、總經(jīng)理和副總經(jīng)理應在其職權范圍內(nèi)審批預算資金的使用，并對結果承擔相應的領導職責。此外，還需要設置資金支出的優(yōu)先級，以確保資源被優(yōu)先安排到關鍵項目上。

3.規(guī)范預算調(diào)整機制

由于物業(yè)公司內(nèi)外經(jīng)營環(huán)境的復雜多變，預算指標往往存在一定程度上的不確定性。比如，在預算期結束后，甲方重新招標帶來的不確定性；項目預算期間出現(xiàn)的意外員工傷亡帶來的不確定性等等。因此，物業(yè)公司需要構建一套完整的預算調(diào)整規(guī)則和制度。

首先，物業(yè)公司應對預算執(zhí)行狀況進行評估和分析，以識別出預算中存在的問題，從而為預算的調(diào)整提供依據(jù)。

其次，制定清晰的預算調(diào)整流程，涵蓋調(diào)整的申請、審核以及實施等各個環(huán)節(jié)。進行預算調(diào)整時，應確保職能部門和各項目部之間有效的溝通和協(xié)調(diào)，以便于制定出科學且具有可操作性的預算調(diào)整計劃。

最后，應建立監(jiān)控和評價預算調(diào)整機制，以持續(xù)跟蹤和評價預算調(diào)整后的執(zhí)行狀況，從而確保預算調(diào)整工作的有效性。

（三）構建預算分析體系

首先，財務部應準確記錄每個預算項目的實際執(zhí)行情況，在月底前統(tǒng)計預算執(zhí)行情況，并向各部門負責人和公司總經(jīng)理報告上個月的預算執(zhí)行情況與存在的差異。

其次，各部門需要利用財務部提供的數(shù)據(jù)，對實際數(shù)據(jù)與預算數(shù)據(jù)進行深入的比較分析。在進行分析時應遵循三個步驟：對上個月改進措施的執(zhí)行情況進行分析；評估上個月預算執(zhí)行的效率以及是否達到預期；分析預算差異的原因，并對這些原因進行拆解和分析。通過分析，識別預算執(zhí)行過程中存在的問題并找到解決辦法。

再次，在分析時應當結合應用財務分析和經(jīng)營分析。財務分析以財務報表為基礎，主要包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。財務分析主要針對內(nèi)部員工，對財務活動和財務狀況進行分析，其主要目的是識別內(nèi)部問題，優(yōu)化管理流程，推動業(yè)務增長；經(jīng)營分析主要關注企業(yè)內(nèi)部運營情況，包括組織架構、業(yè)務流程等，以及企業(yè)戰(zhàn)略管理、業(yè)務發(fā)展規(guī)劃等方面。經(jīng)營分析關注企業(yè)整體狀況以及在行業(yè)中所處位置等因素。財務分析提供了企業(yè)財務健康的詳細數(shù)據(jù)，而經(jīng)營分析則更多集中在服務、市場、業(yè)主和外部環(huán)境等多個領域的信息上，通過結合財務分析和經(jīng)營分析，能夠從多個視角深入了解物業(yè)公司，從而為決策層提供更為詳盡的信息。

最后，預算分析報告的設計和內(nèi)容也應當要有其自身特色。按照時間劃分，應當包括月度、季度以及年度的報告；從內(nèi)容上來看，報告應當反映出各部門預算執(zhí)行與預算編制存在的差異，以便于報告使用者了解和掌握這些差異；按照分析方式的不同，預算分析報告可以分為兩個部分：一部分是財務分析，包括項目的收入與支出差異、收入狀況以及各種成本和費用的支出情況。另一部分是經(jīng)營情況分析，包括業(yè)主的滿意度、員工的工作狀態(tài)以及項目的內(nèi)外部環(huán)境變化等。

結語：

綜上所述，預算管理在企業(yè)的運營管理和發(fā)展中得到了廣泛的認可。當前，物業(yè)公司的生存環(huán)境不容樂觀，為了提升競爭力，推動其健康可持續(xù)發(fā)展，有必要加強預算全過程管理，提升預算管理水平。本文從預算管理的基本內(nèi)涵入手，結合當前物業(yè)行業(yè)的實際情況，就存在的典型問題進行了探討，并提出了加強預算編制、強化預算執(zhí)行和構建預算分析體系等具體的對策，以期促進物業(yè)公司更好地開展預算管理工作。