數字中國戰略背景下的檔案出證利用：調查與思考（2022—2024）

摘 要：從傳統紙質環境到數字環境，檔案作為社會活動的原始記錄，憑證價值受到廣泛認可。文章梳理檔案出證利用的法規沿革和相關政策，厘清了檔案出證的基本制度保障，明確了民生證明和司法訴訟兩類主要應用場景。民生證明場景中，檔案出證利用的模式呈現出傳統固定場館出證、跨館“一站式”出證、跨時空全流程電子化檔案出證的階段性發展特征；司法訴訟場景中，檔案材料整體采信率可觀，紙質檔案出證仍是主流方式，規范化的檔案管理工作有助于形成完整證據鏈、提升檔案的證據效力。

關鍵詞：檔案出證；民生檔案；司法證據；檔案利用

分類號：G273

The Use of Archives in Notary Services Under the Background of Digital China Initiative： Survey and Reflection （2022—2024）

Xu Xiaotong1，2， Fan Hua1，2， Zhang Weiting2，3

（ 1. School of History， Shandong University， Jinan， Shandong 250100； 2. Electronic Records Management Research Center， Renmin University of China， Beijing 100872； 3. School of Information Management， Wuhan University， Wuhan， Hubei 430072 ）

Abstract： From the traditional paper environment to the current digital environment， archives， as the original records of social activities， are widely recognized for their value as evidence. This paper reviews the evolution of regulations and related policies concerning the use of archives in certifications or notary services， clarifies the basic institutional guarantees for the issuance of archival certification， and identifies the two main application scenarios： certification for people’s well-being and judicial litigation. The paper points out that in the certification for people’s well-being scenario， the utilization of archival evidence has shown a phased development from traditional fixed-site certification， to cross-venue "one-stop" certification， and finally to trans-temporal and spatial fully electronic archival certification. In the judicial litigation scenario， The overall acceptance rate of archival materials is considerable， with paper-based archival certification still being the mainstream method. Standardized archival management contributes to the formation of a complete chain of evidence and enhances the role of archives as a type of evidence.

Keywords： Archival Certification； Archives of People’s Well-being； Judicial Evidence； Archival Utilization

隨著數字中國建設向縱深發展，各行各業的數字化轉型邁向“攻堅”階段。檔案領域，單軌制、單套制管理從試點走向穩步推進，對檔案憑證性的認定也從紙質檔案的白紙黑字逐漸拓展到電子檔案的“來源可靠、程序規范、要素合規”。無論在傳統技術環境中還是在數字背景下，檔案作為憑證的價值與效力獲得社會廣泛認可，在民生證明、司法訴訟等多種場景中發揮重要的作用。

檔案出證一般指檔案館根據利用者的咨詢和申請，結合檔案內容記載情況出具證明的一種服務方式。信息化時代，電子檔案的廣泛應用與現代社會降低管理成本、提升工作效能的需求相契合，有效推動了異地出證困難問題的解決，助推檔案惠及民生。按照服務場景與用途，本文將檔案出證利用劃分為出具民生憑證和出具訴訟證據兩類。[1]其中，作為民生憑證的檔案主要用于證明公民個人身份、受教育程度、工作情況及財產情況等情形；作為訴訟證據的檔案主要用于公安、司法部門審理案件、證明案件待證事實的需要。本文基于對2022年至2024年檔案出證利用情況的調研，著重分析了檔案作為民生憑證、訴訟證據的利用現狀，以明確檔案出證利用服務的發展趨勢，探索數字中國背景下檔案現代化利用服務的高質量發展走向，助推達成《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中“檔案利用服務達到新水平”的重要戰略目標。

1 檔案出證利用的法規沿革

檔案出證利用作為檔案利用服務的重要手段，是各級各類檔案館的法定職責。《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）指出，檔案館應當“不斷完善利用規則，創新服務形式，強化服務功能，提高服務水平，積極為檔案的利用創造條件，簡化手續，提供便利”。檔案館在履行法定職責、提供出證利用服務的過程中，應當以相關法律法規為基本遵循。梳理檔案出證利用服務的發展歷程，傳統紙質檔案的天然憑證性深入人心，其證明作用最先獲得法律認可，相較于其他材料具備證明力優勢；電子檔案證據效力的確立與相關法律法規的完善則經歷了一段漫長的漸進歷程。

1.1 紙質檔案證據效力優勢顯著

檔案作為在社會實踐中直接形成的固化信息，具備原始記錄性。紙質檔案的制式和保管方式均有嚴格規范與制度要求，在還原客觀現實方面具有更高的可信度，相較于其他材料更具證據審查判斷所要求的“三性”——真實性（起初也作“客觀性”表述）、關聯性、合法性，具備法定的證據資格所要求的條件。

司法審判領域，紙質檔案的證明力優勢以法律法規的形式被明確。1998年《最高人民法院關于民事、經濟審判方式改革問題的若干規定》第27條明確指出檔案的“證明力一般大于其他書證、視聽資料和證人證言”；2001年《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》第77條重申了檔案的證明力優勢；2002年《最高人民法院關于行政訴訟證據若干問題的規定》第63條指出“檔案材料以及經過公證或者登記的書證優于其他書證、視聽資料和證人證言”，等等。上述條款使紙質檔案在相當長的時間內成為被優先采納的書證。

1.2 電子文件證據效力的逐步確立

與紙質檔案的境遇不同，電子文件的證據效力經歷了“遭受質疑—逐步認可—最終確立”的漸進過程。彼時，電子文件處于應用與發展的初期，由于其所存儲信息的流動性、虛擬性，以及信息和載體之間的分離性，難以保證其在保管過程中不被惡意篡改或者遭到無形損害等，因此一段時間內，電子文件的證據效力難以得到社會各界甚至檔案領域內部的認可。解鈴還須系鈴人，技術發展帶來的檔案不信任問題也隨著一系列電子文件安全技術的發展逐步得到解決，非對稱加密、數字簽名、時間戳等技術的發展與應用保障了電子檔案傳輸與保管過程中的真實性及可驗證性；元數據著錄等管理手段有效記錄了電子文件管理的過程與背景信息，等等。電子形式材料的法律效力逐漸受到社會認可，其法律層面上的證據地位也逐步“塵埃落定”。

20世紀末以來，部分實體法和司法解釋中陸續出現有關電子文件、計算機數據法律效力的規定。1999年《中華人民共和國合同法》將數據電文視同書面形式，最早明確認可了電子形式的材料；同年，《中華人民共和國會計法》認可了由電子計算機進行會計核算生成相關電子文件的法律效力；2004年《中華人民共和國電子簽名法》強調“數據電文不得僅因為其是以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收或者儲存的而被拒絕作為證據使用”，表明數據電文的證據效力不再僅受限于其技術屬性。同時，相關司法解釋對電子證據的審查判斷進行了具體規范，如2001年《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》第22條指出：調查人員調查收集計算機數據或者錄音、錄像等視聽資料的，應當要求被調查人提供有關資料的原始載體，提供復制件的調查人員應當在調查筆錄中說明其來源和制作經過；《最高人民法院關于行政訴訟證據若干問題的規定》第64條指出“以有形載體固定或者顯示的電子數據交換、電子郵件以及其他數據資料，其制作情況和真實性經對方當事人確認，或者以公證等其他有效方式予以證明的，與原件具有同等的證明效力”。這兩條規定在承認電子文件證據效力的基礎上，逐漸放寬了對證據原件的限制。

2012至2014年，三大訴訟法陸續將電子數據納入基本證據類型，電子文件的法定證據地位正式確立。《中華人民共和國刑事訴訟法》第48條將電子數據與視聽資料并列為正式的證據類型；《中華人民共和國民事訴訟法》第63條將電子數據單獨列為一類證據；《中華人民共和國行政訴訟法》也進行了類似規定。此后，電子文件越來越多地被應用至司法訴訟場景中。

1.3 電子證據相關法律法規快速增長

隨著電子文件地位與效力的正式確立，法律法規也迎來了“數字化轉型”。2012年以來，各實體法、程序法及相關司法解釋對電子證據收集提取、固定保全、鑒定、審查判斷與出示的相關規則進行了更為詳細、系統的規定，為電子檔案的出證利用奠定了堅實的法律基礎。

在司法領域，一方面，對于電子證據概念的闡釋日臻完善。例如，2014年《最高人民法院關于適用〈中華人民共和國民事訴訟法〉的解釋》第一百一十六條首次明確了電子數據的概念，即“電子數據是指通過電子郵件、電子數據交換、網上聊天記錄、博客、微博客、手機短信、電子簽名、域名等形成或者存儲在電子介質中的信息”；2016年，兩高一部《關于辦理刑事案件收集提取和審查判斷電子數據若干問題的規定》則更加細化地列舉了4類共20項電子數據。另一方面，電子證據審查判斷條款更加細化，受刑事訴訟“案件事實清楚，證據確實、充分”的高證明標準影響，《最高人民法院關于適用〈中華人民共和國刑事訴訟法〉的解釋》《關于辦理刑事案件收集提取和審查判斷電子數據若干問題的規定》等一系列司法解釋與部門規范性文件，詳細規定了電子證據取證、固定、保全、鑒定、出示及審查判斷細則；2019年，民事領域也有所突破，《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》詳細規定了電子數據的收集、保全與審查判斷規則，將電子數據生成存儲、過程監測、保存、傳輸、提取的手段與方法納入考量范圍，特別指出“以檔案管理方式保管的”電子數據能夠在無反駁證據的前提下直接認定真實，完善了民事電子證據保全與認定的相關流程。

與此同時，檔案領域的政策法規對電子檔案法律效力的闡釋逐漸明確。2018年《機關檔案管理規定》第23條明確指出“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力”，第36條強調了電子簽名、電子印章的效力，即“紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章”。2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》第37條明確指出滿足“來源可靠、程序規范、要素合規”條件的電子檔案“與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，對電子檔案證據效力進行了明確。2024年《中華人民共和國檔案法實施條例》第三十九條、《電子檔案管理辦法》第三條對達成來源可靠、程序規范、要素合規的具體要求進行了具體規定。

以上法律法規、司法解釋和規范涵蓋了不同主體與效力層級，明晰了電子文件作為證據的概念歸屬、內涵及具體要求，有利于規范電子檔案出證的流程，引導社會公眾積極利用電子文件，降低取證成本，為電子證據在民生憑證、司法訴訟場景中發揮效用奠定了基礎。

2 檔案出證利用的政策保障

在檔案出證法律法規日漸豐富完善的背景下，國家和地方陸續出臺相關政策，對檔案出證利用相關工作進行細化落實。國家層面，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》強調，要加大跨區域檔案信息資源共享平臺建設力度，擴大“一網查檔、異地出證”惠民服務覆蓋面。[2]地方層面，浙江省檔案系統以“三個走向”為根本遵循，進一步擴大電子檔案出證的應用范圍，推進各級檔案館提供電子檔案出證服務，實現檔案證明服務的無紙化。陸續出臺的相關政策和各地的積極響應分別為檔案出證利用提供了宏觀政策和實際工作上的清晰指向。

2.1 檔案出證利用政策調研概述

本文中所指政策，包括政府機關制定的國務院令、部門規章、地方政府文件等，企業制定的企業章程、規章制度、內部規定等，其他組織制定的行業協會規定、行業標準等。具體類型涉及規范性文件、標準、指南、操作手冊、指導書、協議書、行動辦法等。本文集中關注2022至2024年間的檔案出證利用現狀，考慮到政策具有周期性與影響的長遠性，因而對政策的檢索時間限定適當放寬。政策檢索范圍為我國23個省、5個自治區、4個直轄市（港澳臺地區除外）的檔案門戶網站。[3]需要說明的是，“檔案證明”或“檔案出證”等專指性較強的關鍵詞會被自動分解為“檔案”“證明”“出證”等關鍵詞，導致檢索結果較為寬泛。為保證查準率，本文直接將“出證”或“證明”作為檢索詞。經檢索發現，共30個省級行政區制定了與檔案出證利用有關的政策文件，新疆維吾爾自治區、西藏自治區暫未檢出；同時，檔案出證利用的場景主要為民生證明和司法訴訟。

2.2 檔案作為民生憑證相關政策

作為民生憑證的檔案關系公眾切身利益，與其日常生活息息相關。經檢索，檔案作為民生憑證的相關政策主要存在3個特點。

其一，檔案作為民生憑證的政策場景主要為區域異地查檔、跨館出證。例如日照市檔案館與連云港市檔案館簽訂民生檔案跨館利用服務工作協議書，具體約定民生檔案跨館聯動的形式與工作流程，以及檔案出證利用的范圍與方式[4]；黃河流域9省（自治區）59家市（州、盟）檔案館聯合頒發《黃河流域城市檔案館民生檔案跨館利用服務工作協議》，規定持有合法有效證明的查檔群眾可在所在城市檔案館提交書面申請，由檔案屬地檔案館代為查閱并加蓋檔案利用章，支持59個簽約市（州、盟）檔案館館藏民生檔案“一站式”查閱利用。[5]此外，江西省檔案局與海南省檔案局、嘉峪關市檔案館與北京市海淀區檔案館也分別簽訂了異地利用協議，為“異地查檔、跨館出證”在資源、流程、形式等方面提供了基本依托。

其二，政策發布主體以檔案部門為主。例如四川省檔案局發布了《四川省國家檔案館民生檔案異地查檔跨館服務辦法》，鞍山市檔案局發布了《關于推進民生檔案信息資源共享的實施方案》等。其他部門發布相關政策的情況較少，本文檢索到湖南省人民政府出臺的《關于做好出具（無）婚姻登記記錄證明服務工作的指導意見》、福建省人民政府出臺的《福建省數字檔案共享管理辦法》等，從更高效力層級賦予檔案出證利用以更強的推動力。

其三，民生憑證相關政策內容或獨立聚焦出證工作，或嵌入檔案開放利用相關政策，未形成較為系統的檔案出證政策體系。檔案部門專門針對檔案出證的政策總體數量較少。截至成文時，本文檢索到僅有桂林市疊彩區檔案局制定了證明（蓋章）類材料目錄，涉及工齡、婚姻、宅基地等12個事項，明確了證明材料的提供機關和設定依據。[6]其他部門亦根據各自工作性質對專門類型的檔案出證制定了相關政策，例如鄭州輕工業大學人事處制定的干部人事檔案出具證明的規定，重慶市衛生服務中心制定的人事檔案出具證明要求及流程等。嵌入檔案開放利用相關政策的情況較為普遍，例如佛山市檔案館制定的《佛山市檔案館檔案資料利用服務指南》，吉林省檔案館制定的《吉林省檔案館檔案開放和利用辦法》等。大多數省市檔案館的檔案開放利用規定涉及檔案出證的相關條款，如“申請利用工齡、學歷、職稱、任職、獎勵等憑證檔案的，如單位利用，出具所在單位的介紹信或者查檔公函；如本人利用，出具工作證、身份證等有效證件”[7]。但多為對相關程序的概括性規定，細化內容相對欠缺。

此外，在涉及民生檔案出證的相關政策中，有兩個系列數量較多、影響廣泛，值得特別關注。

一是“一網查檔、異地出證”系列。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出“加大跨區域檔案信息資源共享平臺建設力度，擴大‘一網查檔、異地出證’惠民服務覆蓋面”。基于此，各地依據實際情況紛紛在地方“十四五”規劃中將民生檔案的異地查檔、跨館出證作為工作要點。例如《“十四五”云南省檔案事業發展規劃》指出，要逐步推動民生檔案的跨地區查詢和跨館際出證，實現覆蓋全州（市）乃至全省的一站式網絡查檔服務[8]；《“十四五”湖北省檔案事業發展規劃》推動檔案異地查檔向基層延伸，實現檔案利用全程網辦、電子出證，擴大“館際互聯、一站檢索、遠程查檔、審批出證”[9]惠民服務覆蓋面。

第二類是流動人員人事檔案出證系列。2021年末，國家檔案局、人力資源和社會保障部等五部門聯合發布《流動人員人事檔案管理服務規定》，明確將“依據檔案記載出具存檔、經歷、親屬關系等相關證明材料”列為檔案管理機構應提供的服務，并規定“嚴禁出具虛假證明”。[10]在多年的實踐探索中，各地結合實際情況陸續出臺流動人員檔案出證政策。如貴州省人力資源和社會保障廳發布《貴州省流動人員人事檔案管理服務規范（試行）》，詳細規定了流動人員人事檔案的接收、轉出、材料收集與整理、保管與保護、查閱、出具證明、信息化管理七個方面的工作程序和相關手續。[11]山西省就業服務局針對流動人員人事檔案的辦理流程發布《山西省流動人員人事檔案業務辦事指南》，特別列出檔案出證的條件、手續、流程。[12]

2.3 檔案作為司法證據的相關政策

相較于檔案在民生出證方面的政策，檔案作為司法證據的政策數量相對較少，主要集中在標準方面。如中華人民共和國司法部發布的《電子數據存證技術規范》（SF/T 0076—2020）圍繞電子數據存證服務提供者、電子數據存證平臺和電子數據存證過程制定相關要求，以實現電子數據存證的規范化運作。[13]與之呼應，國家檔案局發布的《電子檔案證據效力維護規范》（DA/T 97—2023）規定了在電子文件歸檔與移交、電子檔案存儲與保管、格式轉換、提供利用等過程中維護電子檔案證據效力的一般要求與方法。[14]上述標準的發布為訴訟場景中的檔案出證提供了切實可行的參考做法。

同時，部分民生檔案出證的政策也涉及司法場景出證的條款。例如《安徽省流動人員人事檔案管理服務規范》規定了流動人員人事檔案利用范圍：“公安、檢察、法院、司法等國家機關或公證機構因偵查、審理、公證等需要可查閱有關人員的人事檔案。”[15]《江蘇省出生醫學證明檔案管理辦法》詳細提出：“各級人民法院、人民檢察院、公安機關、國家安全機關、紀檢監察機關、審計機關依據相關法律規定，可憑單位介紹信查閱指定的出生醫學證明檔案。律師及其訴訟代理人在訴訟過程中，持律師執業證書、律師事務所介紹信、法院出具的受理通知書等材料，可查閱與訴訟有關的出生醫學證明檔案。”[16]《吉林省檔案館檔案開放和利用辦法》也強調：“單位和個人需用檔案復制件做法律憑證的，本館同意后可加蓋查檔專用印章。”[17]上述政策條款為民生檔案順利發揮司法證據效力提供了強有力的政策支撐。

3 檔案惠民生：民生憑證檔案出證利用

3.1 民生檔案出證的發展歷程

檔案利用的需求一般分為兩個方面，一是滿足研究者獲取信息情報的需求，二是滿足群眾或法人獲取證明材料的需求。民生檔案出證利用以后者為目的，涉及對檔案的復制、摘錄、證明出具等具體工作。根據方式及渠道的不同，本文將民生檔案出證利用劃分為“傳統固定場館檔案出證”“跨館‘一站式’檔案出證”“跨時空全流程電子化檔案出證”3種基本模式。這3種模式在時間上具有相繼相續、順承發展的關系，但受各地經濟技術條件的差異性影響，目前3種模式同時存在、共同發揮作用。

（1）傳統固定場館檔案出證

傳統固定場館檔案出證是最基礎的模式。該模式下，檔案利用者到檔案館提出檔案利用申請，檔案工作人員從形式、內容、查檔人身份等方面對利用申請進行審查后，引導其填寫檔案利用登記表，由檔案工作人員進行檢索與證明文件審批，從而為利用者開具相關檔案證明。

20世紀中后期至今，傳統固定場館檔案出證一直是各級綜合檔案館主要的出證利用方式。起初，由于信息技術發展水平有限，紙質檔案更受社會認可，傳統固定場館檔案出證嚴格的管理制度與嚴密的出證環節有效保障了檔案的真實可靠，提高了檔案出證的效力，但程序較為煩瑣，利用者往往需要反復往返多個檔案館，才能查找到所需檔案，此過程需要耗費大量時間精力，對于利用者而言便捷性不足。

（2）跨館“一站式”檔案出證

隨著檔案信息化工作的廣泛開展與檔案目錄數據庫的建設與應用，檔案出證程序逐步向集約化發展，部分業務開始從多地點向一地點延伸、從線下向線上轉化。跨館“一站式”檔案出證是檔案館從異地調取檔案并實現出證的模式，其主要特征在于檔案出證的地點與該份檔案所屬檔案館所在地區不再綁定。該模式需要多家檔案館間達成協議，實現各館目錄數據庫信息互通。部分檔案館還將查詢業務受理點拓展至社區服務中心及其他政府機構。利用者需要獲取檔案證明時，可就近選擇檔案館、社區服務中心或相關政府機構設置的服務點提交申請，工作人員確認目標檔案，利用專用通道傳輸并接收目標檔案館提供的檔案，并完成檔案復制、蓋章等一系列出證程序。

2010年前后，跨館“一站式”檔案出證實踐如雨后春筍般涌現。以上海市為例，上海市檔案局于2010年提出遠程服務機制共建總體方案，著手建設市與區縣檔案館、檔案館與檔案室、檔案館與社區事務受理服務中心“三聯動”的遠程利用服務體系，并于2012年末基本實現覆蓋上海全市民生檔案“全市通辦”的服務目標。此后，上海市檔案局不斷拓展可共享的民生檔案種類、社區中心受理點數量。[18]截至2023年，上海市實現跨館“一站式”查詢的檔案種類從一開始的5種逐年增加至25種，包含婚姻登記、獨生子女證、知青上山下鄉、工傷認定、人才引進審批等諸多門類。[19]目前，上海市民生檔案“全市通辦”查檔窗口已達300多個，以奉賢區為例，該區開設的15個查檔窗口中，街道、社區事務受理服務中心受理點共12個[20]，為群眾就近獲取檔案證明提供了便利。此外，江蘇省、吉林省、天津市、廣東省、浙江省、武漢市等越來越多的省市紛紛探索開展跨館“一站式”檔案出證服務。例如蘇州市檔案館于2021年建立了民生檔案全域平臺，打通全市檔案館之間、檔案館與其他民生部門之間的民生檔案資源共享互通渠道，并陸續實現了各綜合檔案館的獨生子女登記、婚姻檔案、退休職工檔案等民生檔案數據遷移[21]，支持公眾足不出戶實現檔案查閱出證。如今，跨館“一站式”檔案出證模式逐步成熟完善，一方面，跨館“一站式”檔案出證服務的覆蓋范圍經歷了向基層檔案館、涉民工作相關政府部門以及社區服務中心延伸，與省外檔案館聯動外拓的過程。例如，天津市檔案局在2011年同全市20家檔案館達成“一站式”服務協議后，通過開展“民生檔案建設年”活動、建立民生檔案工作聯席會，將民生檔案遠程出證系統專網覆蓋到市級機關、街道社區[22]；2014至2022年，成都市檔案館先后與23個外省檔案館簽訂了民生檔案跨省利用協議，逐漸擴大跨省調檔的服務范圍。[23]另一方面，各地檔案館根據公眾的使用需求與頻率，分步建立專題式民生檔案目錄（全文）數據庫，在此基礎上不斷擴大覆蓋面。例如，北京市檔案館于2020年、2021年分別開通婚姻檔案、知青檔案跨館利用服務后，近年來先后增加了招工檔案、調動檔案、復轉軍人檔案、獨生子女檔案的跨館利用服務。[24]

值得關注的是，部分檔案館采用檔案線上館際傳輸方式，并采用加密技術保障檔案信息安全。例如江蘇省檔案局與多個政府機構協同建成全省民生檔案便民服務平臺，在省政務外網CA登錄的安全環境下，使用平臺內置的電子簽章系統，加蓋統一的江蘇省各級檔案館查檔專用電子簽章對外出證。[25]跨館“一站式”檔案出證服務一定程度上滿足了民眾異地查檔的需求，邁出了便民服務新步伐，為向跨時空全流程電子化檔案出證過渡奠定了基礎。

（3）跨時空全流程電子化檔案出證

在“一網通辦”、數字政府建設逐步推進的背景下，檔案信息化工作縱深發展并積極融入國家戰略。[26]跨時空全流程電子化檔案出證是在“一站式”出證基礎上發展出、全程以電子形式進行檔案證明申請與開具出示的出證模式。利用者可以通過政務網、手機App、小程序等渠道提交查檔申請，相關機構在線上收到查檔申請后，調取數字化檔案并進行全文上載，加蓋電子簽章賦予其證據效力，再傳送給利用者以供出證利用，實現全程零跑腿。

近年來，安徽省、江西省、浙江省等多個省份積極開展跨時空全流程電子化檔案出證的相關實踐。2020年，安徽省檔案局提出探索開展長三角地區國家綜合檔案館民生檔案跨館跨平臺在線申請與電子出證試點工作[27]；同年，江西省開通了“贛服通”應用，公眾可以在該應用“我的證照”板塊中“我的證明”事項內獲取電子檔案證件，實現“一次都不跑”、在家就可查詢并獲取民生檔案證明[28]。浙江省檔案局不斷優化電子出證服務模式，于2022年10月在“浙里辦”App上線“浙里檔案”便民服務應用，提高了檔案出證利用的效率。

總體而言，跨時空全流程電子化檔案出證有助于解決傳統查檔利用過程中的“難、繁、累”等問題，推進檔案信息共享和數字資源整合。但是，該出證模式對經濟投入要求較高，亦需要一定的建設周期，目前還未實現普遍推廣。

3.2 案例探析：浙江省民生檔案電子出證服務

浙江省是數字化轉型成果最顯著的省份之一，也是較早集中開展電子檔案出證利用服務的省份。2022年10月，浙江省檔案館在浙江政務服務網的基礎上，推出了“浙里檔案”掌上應用，拓展了檔案電子出證的服務渠道。截至2023年2月，“浙里檔案”手機應用注冊用戶達7.3萬余人，信息調用229萬余次[29]，具有代表性與研究意義。下文將對浙江省“浙里檔案”民生檔案電子出證服務展開研究，探索并展望民生檔案電子出證服務的發展趨向。

（1）從地市試點建設到“浙里檔案”統籌開發

為響應數字中國戰略，浙江省積極制定數字化改革方案，推進數字政府建設，于2014年上線運行浙江省政務服務網，同年完成客戶端“浙里辦”App的建設工作。浙江省檔案局于2021年底發布《浙江省檔案事業發展“十四五”規劃》[30]，提出要堅持以人民為中心的發展思想，優先安排民生檔案接收編目、數字化、開放、查檔工作，將查檔工作便捷化、現代化提上日程。在浙江省檔案館2022年重點事項任務中，明確提出要“加快建成省檔案數據共享中心，實現檔案查閱掌上化一體化”[31]，并列明建設省級檔案數據共享中心的任務流程，為“浙里檔案”的開發奠定了政策基礎。

浙江省內較早推行電子檔案出證試點工作的有嘉興市、麗水市、樂清市等地。2019年底，嘉興市檔案部門聯合市政務服務和數據資源管理辦公室共同推進區域一體化查檔、出證、辦事“一條鏈”服務，推出“就近查檔、電子出證、當即辦事”工作模式，為全省電子檔案出證利用工作積累了經驗。[32]2020年前后，麗水市建成了全市統一的電子檔案查詢利用與出證平臺，完善了電子檔案原始性認證系統，保障了出證電子檔案復制件的真實性認證。[33]2021年，樂清市完成了該市首例電子出證業務，以浙江省檔案服務網為平臺，為利用者提供了電子形式的婚姻登記檔案。基于諸多成功試點經驗與成果，2022年以來，浙江省檔案館持續推進局域網、政務網數據中臺和業務中心的建設和適配工作，開發館際館室業務協同系統，建成全省檔案部門數據倉，開展目錄數據和開放檔案全文匯集工作，并啟動云防護和區塊鏈應用，為電子檔案出證利用服務夯實技術基礎，在原有的浙江政務服務網“網上查檔”模塊的基礎上開發移動端應用，推動“浙里檔案”正式上線。[34]

（2）“浙里檔案”應用服務內容

在服務范圍方面，“浙里檔案”實現了跨地區、跨部門的檔案資源歸集共享，貫通了各類涉民部門的業務檔案數據接口，搭建起覆蓋浙江全省的檔案利用平臺，推動全省綜合檔案館中的民生檔案數據與各民生部門的業務民生數據“一端集成、全省共享”。

在服務模塊方面，“浙里檔案”推出了“我的檔案一鍵通”“檔案通查出證”“走進檔案”3個主要檔案利用場景。在“我的檔案一鍵通”中，用戶可以查閱與自身相關聯的各類民生檔案數據，具體包含出生、上學、就業、婚育、置業、救助、就醫、退養8個方面。“檔案通查出證”分為網上查檔、智能查檔地圖以及電子出證文件驗證3個模塊。在網上查檔中，用戶填寫個人信息及查檔線索，可閱覽或獲取檔案復制件；智能查檔地圖中顯示了用戶所在地周邊的檔案館及其聯系方式；電子出證文件驗證幫助用戶對證明文件進行校驗，并實時反饋校驗結果。“走進檔案”包含網上展廳、編研成果、教育基地（展覽）預約、鎮館之寶等欄目，使檔案館的文化教育功能得到充分發揮。

（3）“浙里檔案”電子檔案出證服務流程

目前，浙江省內多數檔案館已經基于“浙里檔案”開通檔案電子出證服務。用戶進入“檔案通查出證”服務場景后，需要點擊“網上查檔”并完善個人信息，根據要求選擇所查詢的檔案類型、填寫真實有效的查檔需求、選擇受理檔案館及利用方式，確認查檔后，可在兩個工作日內收到短信回復，若選擇“電子出證”，則可以通過短信推送的鏈接下載電子證明文件；若選擇“電子郵件發送”，則可以在郵箱中收到電子證明文件。出具的電子檔案證明附有出證申請信息、出證流程信息、檔案描述信息以及出證檔案館的電子印章，用戶可以通過“檔案通查出證”中的“電子出證文件驗證”功能進行驗證以確保在線提供的檔案數據具有憑證效力。

（4）“浙里檔案”電子檔案出證業務辦理現狀

2022至2023年，“浙里檔案”應用上線后，浙江省多數基層檔案館在近兩年紛紛完成了電子出證系統建設，正式面向廣大群眾提供電子出證服務。例如寧海縣檔案館陸續完成電子印章申請、電子出證系統對接配置開通等工作，在遠程檔案電子出證測試中，測試人員不到10分鐘便收到了包含電子檔案鏈接的手機短信。[35]

目前，浙江省電子出證服務的辦理數量較為可觀。以平湖市為例，截至2023年7月，該市檔案館共受理網上查檔1891人次，辦理電子出證1461件。[36]同時，多地檔案館已將電子出證服務列入發展規劃，從頂層設計上推動電子出證服務工作順利開展。例如湖州市南潯區檔案館主動聯系區政務服務管理辦公室，將“檔案電子出證服務”列入《南潯區全面優化提升政務環境行動方案》[37]，從全區層面推動檔案證明無紙化，提升檔案電子出證服務規范化。

整體而言，“浙里檔案”實現了檔案信息網上流轉代替紙質證件線下傳遞，推動了檔案出證從“最多跑一次”到“一次都不跑”的成效躍升。

4 檔案助訴訟：檔案材料發揮證據效力

4.1 檔案用作司法證據的現狀

為調研2022至2024年間檔案用于訴訟場景、發揮證據效力的情況，本文在中國裁判文書網中進行檢索。選擇檢索詞時，先后嘗試了“檔案”“電子檔案”“電子文件”等，但由于自動分詞等原因導致結果較為寬泛，出現了大量不符合主題的文本；最終選定“檔案證據”為檢索詞。選定時段為“2022年”“2023年”“2024年”（為裁判文書發布時間，非判決時間），檢索時間為2024年11月10日，共檢得399篇，逐一精讀后剔除了44篇與檔案出證無關的文書，選定了355篇符合條件的裁判文書作為研究樣本（裁判文書發布時間范圍為2022年1月13日至2024年10月17日），發現檔案用作司法證據時呈現以下明顯特征。

第一，紙質檔案出證比例總體大于電子檔案。由于裁判文書中的檔案證據大部分未直接聲明是紙質檔案或電子檔案，本文根據“復印件”“筆跡”“檔案袋”等元素結合上下文推斷紙質檔案的使用行為；以“機讀”“軟件”“截圖”等元素推斷電子檔案的使用行為。梳理發現，共有206篇裁判文書（占比約58.0%）未申明且難以判斷其所使用的檔案類型；在可判斷檔案類型的149篇裁判文書中，紙質檔案出證共133篇（占比約89.2%），電子檔案出證共16篇（占比約10.7%），差距明顯，紙質檔案出證頻率總體高于電子檔案。同時，與本文初次出版時的調查結果（截至2023年7月）相比較[38]，電子檔案出證的頻率已有明顯提升。

第二，檔案出證多用于民事訴訟場景。根據檢索結果，廣泛使用檔案材料作為證據的場景有合同糾紛、勞動爭議、繼承糾紛、公司經營糾紛、借貸糾紛等，民事訴訟案由居多。以合同糾紛案為例，其中最常見的檔案證據類型為工商管理類檔案，依據所需要證明的具體事項，可以進一步細分為工商登記檔案、工商變更檔案、工商登記查詢檔案等。

第三，檔案材料在聯合證明待證事實、輔助形成完整證據鏈方面發揮顯著作用。如在某村股份經濟合作社與沈某土地承包經營權糾紛案[39]中，原告提交了土地確權檔案以證明其歸屬，包含承包地塊調查表、農村土地承包經營權公示結果歸戶表、戶口及身份證復印件、農村土地承包合同、公示無異議聲明書、承包方調查表等檔案材料；同時，提交了村委會會議記錄、農村土地承包經營權登記公示確認表、記賬單，這些證據能夠相互印證，形成了完整的證據鏈，符合原告當庭陳述情形，具有真實性、關聯性、合法性，法院予以采信。

第四，檔案材料出證采信率總體較高。在355篇裁判文書中，1個案例因檔案涉及造假（質證確認公章造假）、5個案例因待證事實缺乏關聯性而未被采信；而在對檔案證據有爭議的案件中，對方也多以“真實性認可，證明目的不認可”為質證意見。如李某1、李某2等繼承糾紛案[40]，被上訴人認可上訴人提交的被繼承人李某檔案本身的真實性，但不認可其證明目的，認為該份檔案證據與訴爭房產的歸屬問題無關。又如北京某商業管理有限公司與北京某超市有限公司房屋租賃合同糾紛案[41]中，原告公司提交yQ/0KbzWhdT43RjGV58wvZAJv+njb9Rzs/SjMBmx5Lc=了本公司的變更檔案，用于與其他證據聯合證明時任公司法定代表人的謝某受原告公司委托已向被告公司支付了場地改建費用；被告認可原告所提交檔案證據本身的真實性，但不認可其證明目的，即承認謝某的身份以及收到了該筆款項的事實，但聲稱該款項并非涉案工程的改造費。

4.2 檔案用作司法證據典型案例探析

為了更深入地探析檔案作為司法證據被采信或未被采信的具體細節與緣由，本文選定若干代表性案例進行深入分析。

案例一：檔案輔助形成完整證據鏈，能夠有效證明待證事實。

在關某與某時裝有限公司勞動爭議案[42]中，被告某時裝有限公司破產后，管理人員接管的職工檔案中僅見原告關某的錄用通知，未見考勤記錄、歷年考評調整工資記錄和工資發放的憑證，故被告認為與原告間不存在勞動關系，原告不符合認定職工身份的標準，不在安置范圍之內。原告提交了某市勞動局蓋章簽發的錄用通知書、被告主管部門和勞動部門加蓋公章的某市全民合同制工人登記表，證明原告于1993年12月31日至1996年在被告處工作，且被告未提供證據證明雙方之間已解除勞動關系，故法院裁判原告與被告間存在勞動關系。在該案例中，雖然被告公司的檔案工作不盡完善，但檔案機構保存的某市全民合同制工人登記表發揮了主要證明作用，并且與關某自主保存的錄用通知形成印證，證據鏈完整，待證事實可信。劉某、陳某等房屋租賃合同糾紛案[43]中，上訴人劉某等9人主張根據案涉“估值報告”判斷的案件事實錯誤，并提交了包括電子檔案在內的6組證據，共同證明案涉房屋的裝修合同不應作為鑒定材料使用，法院綜合認定了上訴人提交的證據。該案例雖未詳細指出該份電子檔案的具體內容，但根據審判過程可知，電子檔案與其余5份證據材料互為印證，構成了完整證據鏈，能夠聯合證明案涉關鍵事實。

案例二：檔案管理制度與方法能夠有效保障檔案材料的證據效力。

山東某機械有限公司、泰州某工程有限公司買賣合同糾紛案[44]中，起重機的檢查驗收時間成為定案關鍵。為此，檢察院向特種設備檢測研究院調取了涉案起重機的起重機械安裝（改造、維修）監督檢驗項目表、特種設備安全質量監督檢驗聯絡單等檔案材料。經查證，特種設備檢測研究院檢驗項目表中記載的日期是實際檢查的日期，并非事后統一填寫的日期；且整套檢驗檔案材料早在該案訴訟前就已形成，未發現檢查時間有后期修改痕跡，具備真實性。與之相反，日常檔案管理工作不力則直接影響證據質量、導致不利的判決結果。例如某縣農村信用合作聯社與范某名譽權糾紛案[45]中，原告信用社以年代久遠為由，未提供相應的檔案材料作為關鍵性證據，導致舉證不能，難以完整、合理地說明待證事實，未能得到法院的支持與采信，需承擔舉證不能的不利后果。

案例三：“檔案身份”的證明力優勢需要與規范化的檔案管理工作相匹配。

如前所述，無論在紙質環境還是電子環境中，檔案材料具有突出的證明力優勢，但“檔案身份”須與相關管理措施相結合，如無法證明該份檔案被妥善保管，則仍面臨不被采信的風險。如王某與某建設集團有限公司等確認勞動關系糾紛案[46]中，原告提交檔案材料作為關鍵證據，但受到被告以下質疑。第一，原告提供的證據系國家武裝部門保管的檔案，調取該檔案需檔案部門審核并注明調取時間、頁數、加蓋單位公章，且一般提供復印件，但原告提供的檔案并未顯示上述管理信息，且原告從2021年4月至今一直持有“檔案原件”，不符合規范程序；第二，原告提供的檔案材料明顯具有涂改的痕跡，其所反映的事實存在疑點；第三，原告提供檔案中記載的王某雖與涉案王某同名，但其中記載的身份信息與案涉當事人的戶籍檔案信息不一致，無法判定為同一人。基于以上三點，法院對原告提供的檔案證據不予采信。而在孫某與某公司勞動爭議案[47]中，原告提交了在釘釘軟件上下載的人事檔案用于證明工作事實，雖然該份文件在嚴格意義上是否算作正規的檔案材料有待進一步考證，但通過不間斷入職與工作記錄，最終認定原告于2011年3月16日入職且在被告公司工作了3964天的事實。這一思路也側面體現了電子檔案連續性管理的思想。

5 結 語

在法律法規逐步健全、政策環境逐漸完善的條件下，檔案出證利用在民生證明和司法訴訟兩個場景中發揮的作用日漸凸顯。其中，民生檔案出證與數字政府建設深度融合，依托政務服務平臺“網上查檔”“掌上查檔”模塊，提供檔案惠民服務，其服務場景由傳統固定場所出證轉向跨館、跨時空出證，呈現出集約化、網絡化的特征，檔案出證更加便捷親民。在司法訴訟場景中，雖然電子檔案與紙質檔案具有同等證明效力，但紙質檔案的“信任慣性”仍在，紙質出證較為普遍；同時，司法判例也說明了檔案工作的專業性和規范性能夠有效保障檔案材料的真實性，來源可靠、程序規范、要素合規的電子檔案作為證據時具有可觀的訴訟采信率。隨著數字中國建設的縱深推進與檔案工作數字化轉型的持續發展，公眾的法律意識、信息素養不斷提升，檔案作為原始憑證，將在越來越多的場景中發揮作用，推動檔案出證利用走向規范化、制度化和普適化，這將是數字中國背景下檔案現代化利用服務高質量發展的題中之義。

*本文系2024年度國家社科基金青年項目“數據要素化背景下檔案數據可信治理研究”（項目編號：24CTQ034）階段性研究成果。

*本文主體內容節選自劉越男和周文泓主編、知識產權出版社出版的專著《數字中國戰略背景下的檔案數字化轉型年度報告》。轉載已獲相關授權。

作者貢獻說明

許曉彤：確定論文選題，論文撰寫與修改、論文定稿；樊華：數據調查、論文撰寫與修改、文稿校對；章偉婷：數據調查、論文撰寫與修改。

注釋與參考文獻

[1]筆者主要從用途與場景維度切入，將檔案出證劃分為偏向日常的民生出證與偏向專業的司法訴訟出證；從證明事項本身的性質而言，二者可能存在交叉，特此說明。

[2]中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》[EB/OL].[2024-12-17].https：//www.saac.gov.cn/ daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[3]各省檔案館官方網站的名稱有“檔案信息網”“檔案網”“檔案方志網”等，為便于讀者理解，統一以“檔案門戶網站”代稱，特此說明。

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[38]在可判斷檔案類型的61篇裁判文書中，紙質檔案出證共54篇（占比約33.96%），電子檔案出證共7篇（占比約4.4%），差距明顯，紙質檔案出證頻率總體高于電子檔案。

[39]×村股份經濟合作社、沈××土地承包經營權糾紛案，黑龍江省蘭西縣人民法院（2022）黑1222民初994號民事判決書。

[40]李××、李××等繼承糾紛案，天津市第一中級人民法院（2022）津01民終4320號民事判決書。

[41]北京睿博行卓越商業管理有限公司與北京美通美達超市有限公司房屋租賃合同糾紛案，北京市第三中級人民法院（2023）京03民終3714號民事判決書。

[42]關××、河南朋宇時裝有限公司勞動爭議案，河南省開封市順河回族區人民法院（2022）豫0203民初163號民事判決書。

[43]劉××、陳××等房屋租賃合同糾紛案，湖北省武漢市中級人民法院（2022）鄂01民終3579號民事判決書。

[44]山東開元重型機械有限公司、泰州三福船舶工程有限公司買賣合同糾紛案，江蘇省高級人民法院（2019）蘇民再557號民事判決書。

[45]康平縣農村信用合作聯社東升信用社與范××名譽權糾紛案，遼寧省沈陽市中級人民法院（2022）遼01民終11315號民事判決書。

[46]王××、鑫基石建設集團有限公司等確認勞動關系糾紛案，甘肅省東鄉族自治縣人民法院（2022）甘2926民初166號民事判決書。

[47]孫××、某公司勞動爭議案，德州經濟技術開發區人民法院（2022）魯1491民初697號民事判決書。

（責任編輯：馮婧愷 張 帆）