“雙一流”建設(shè)背景下加強高校二級學院科研秘書隊伍建設(shè)的思考

摘 要：【目的】“雙一流”建設(shè)方案的印發(fā)，對高校科學研究提出了更高的要求。高校科研管理工作服務于高校科學研究，主要依托于二級學院展開，二級學院科研秘書崗位應運而生，但目前二級學院科研秘書隊伍建設(shè)不能滿足于“雙一流”大學建設(shè)的需要。【方法】通過分析二級學院科研秘書隊伍建設(shè)存在的現(xiàn)狀問題，以問題為導向，提出對應的優(yōu)化措施。【結(jié)果】二級學院科研秘書隊伍建設(shè)可以從創(chuàng)新管理理念、強化創(chuàng)新意識、提高綜合素養(yǎng)、拓寬學習渠道、完善管理等方面改善提升。【結(jié)論】豐富了二級學院科研秘書隊伍建設(shè)研究的成果，對進一步推動“雙一流”大學建設(shè)具有一定的指導意義。

關(guān)鍵詞：“雙一流”建設(shè)；高校；二級學院；科研秘書；科研管理

中圖分類號：G463 文獻標志碼：A 文章編號：1003-5168（2024）21-0154-05

DOI：10.19968/j.cnki.hnkj.1003-5168.2024.21.031

On the Construction of the Scientific Research Secretary Team in

Universities under the Background of "Double First-Class"

University Construction

ZENG Zhuxuan

（Nanjing University of Aeronautics and Astronautics， Nanjing 210016， China）

Abstract：[Purposes] The issuance of the “Double First-Class” construction plan puts forward higher requirements for scientific research in colleges and universities. The scientific research management serves scientific research in colleges and universities， mainly relying on schools of colleges and universities. Therefore， the position of research secretary in schools of colleges and universities has emerged， but the current construction of the scientific research secretary team in the schools cannot meet the needs of the construction of "Double First-Class" universities.[Methods] By analyzing the current problems in the construction of the scientific research secretary team in secondary colleges， corresponding problem-oriented optimization measures are proposed.[Findings] The construction of the scientific research secretary team in schools of colleges and universities can be improved and enhanced through innovating management concepts， strengthening innovation awareness， improving comprehensive literacy， expanding learning channels， and improving management.[Conclusions] The research conclusion enriches the achievements of the research on the construction of the scientific research secretary team in secondary colleges， and has certain guiding significance for further promoting the construction of "Double First-Class" universities.

Keywords： "Double First-Class" construction; colleges and universities; schools of colleges and universities; scientific research secretary; scientific research management

0 引言

科學研究是現(xiàn)代大學的基本職能之一，高校聚集著我國大多數(shù)的科技工作者。科研管理是高校管理工作的重要組成部分，現(xiàn)行的科研管理模式主要是校院二級管理體制。二級學院科研秘書成為科研管理工作的基層群體，承擔著上傳下達的紐帶作用。隨著《統(tǒng)籌推進世界一流大學和一流學科建設(shè)總體方案》的印發(fā)，“雙一流”建設(shè)成為新時代我國高等教育的主要任務和目標。“雙一流”建設(shè)要求完善高校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)，這對二級學院科研管理工作提出了更嚴格的標準。然而，二級學院科研秘書隊伍建設(shè)仍存在一定問題，例如，管理理念不夠新、創(chuàng)新意識不夠強、綜合素養(yǎng)不夠高、培訓交流不夠多、人員結(jié)構(gòu)不夠穩(wěn)等。因此，在“雙一流”建設(shè)背景下，對高校二級學院科研秘書隊伍建設(shè)進行研究具有重要的理論與實踐意義。

1 二級學院科研秘書的工作職責和性質(zhì)

1.1 科研秘書的工作職責

高校二級學院科研秘書是高校從事科研管理工作的基層崗位，其本質(zhì)是為教師的科研活動提供保障。科研秘書是科研管理具體工作的執(zhí)行者和實施者，也是科研活動的策劃者和組織者，連接學校科研管理部門和學院科研人員，起到上情下達、下情上傳的紐帶作用，是學院乃至學校科研水平提升的重要保障［1］。科研秘書的工作職責是在學院科研院長的領(lǐng)導下，遵循學校的科研管理制度，結(jié)合科研管理平臺，組織和協(xié)調(diào)各項科研活動，從而協(xié)助科研人員順利完成科研任務［2］。

高校二級學院科研秘書的具體職責通常包括：

①負責學校科研管理部門和學院科研人員之間的信息溝通和交流，配合學院科研院長做好科研管理工作，主要是各類項目申報信息的下發(fā)、申報材料的收集、各類指南建議的征集、及時反映科研人員工作中遇到的問題并反饋解決方法等，充分發(fā)揮橋梁作用。

②負責學院科研人員開展科研項目的全過程管理，包括項目申報時的通知和材料收集，配合學校或上級部門組織中期驗收、組織科研人員填報科研項目的年度進度報告、配合學校或上級部門組織結(jié)題驗收以及結(jié)題驗收后及時督促科研人員對科研項目進行歸檔等。

③負責學院科研人員科技成果轉(zhuǎn)化等管理工作，配合學校挖掘可以轉(zhuǎn)化的科技成果，鼓勵科研人員進行科技成果轉(zhuǎn)化，為科技成果轉(zhuǎn)化提供便利的條件。

④負責學院科研人員科研工作量的考核，協(xié)助學校對科研人員的項目到款、論文、獲獎、專著、專利等科研成果進行審核統(tǒng)計，計算各科研人員的科研績效得分。

⑤負責學院科研相關(guān)進展、獲獎等宣傳工作，挖掘科研人員取得的重大研究進展或研究成果，組織撰寫新聞稿，在學校新聞網(wǎng)、學院新聞網(wǎng)和公眾號上進行宣傳，提高學院科研人員的影響力。

⑥負責學院科研數(shù)據(jù)的收集整理工作，具體包括項目申報人員清單、項目立項人員清單、各類獲獎人員清單、各類科研平臺和聯(lián)合實驗室的名錄以及其他需要整理記錄的科研相關(guān)數(shù)據(jù)，為科學決策和科研工作安排提供有效的數(shù)據(jù)支持。

⑦負責協(xié)調(diào)學院各級科研平臺的申報、日常運行、年報和績效評估工作。

⑧協(xié)助學院產(chǎn)學研合作交流工作，組織接待各政府部門、高校以及企業(yè)來訪的人員，召開產(chǎn)學研合作交流會議。

⑨領(lǐng)導交代的其他工作。

1.2 科研秘書的工作性質(zhì)

科研秘書的工作性質(zhì)具有雙重性，既要做好行政秘書的工作，也要承擔相關(guān)科研屬性的工作，即兼具秘書性和科研性于一體［3］，具體表現(xiàn)為：

①科研秘書的秘書性。科研秘書的秘書性特征是首要的，也是最重要的，其角色定位就是上傳下達，輔助科研院長做好學院科研管理工作。作為秘書，其工作體現(xiàn)出一定的程序性和廣泛性，需要服從領(lǐng)導安排，完成領(lǐng)導交代的任務，輔助領(lǐng)導完成相關(guān)工作。

②科研秘書的科研性。高校二級學院科研秘書需要為高校科研人員提供服務，這決定了科研秘書要同時具備前沿性和創(chuàng)新性，對學院學科方向、教師的科研領(lǐng)域、科研發(fā)展動態(tài)等有一定的了解。因此，科研秘書的科研性表現(xiàn)為其能夠在一定程度上推動學院乃至學校的科研建設(shè)。

1.3 科研秘書的工作素養(yǎng)

科研秘書工作的實質(zhì)就是輔助科研院長按照學校科研管理部門的要求，對學院科研人員的科研活動進行管理和服務，協(xié)助科研人員順利完成科研任務［4］。科研秘書的工作性質(zhì)要求科研秘書具有較高的工作素養(yǎng)。

①科研秘書要具備正確的價值觀和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。科研秘書應提高政治覺悟，做到愛崗敬業(yè)，踏實勤奮，認真細致，樹立良好的服務意識，一切以科研人員的需求為先，為科研人員提供優(yōu)質(zhì)的服務。要充分了解國家及地方的科技相關(guān)政策，掌握學校科研管理制度，熟悉學校辦事流程，為科研人員辦事提供正確的指導，減少科研人員的辦事時間。要充分了解學院科研人員的基本情況，包括性別、年齡、學歷、職稱、研究方向、所在團隊、正在承擔或已完成的科研項目、已獲得的科研獎勵等，以便根據(jù)科研人員的情況及時向科研人員傳達合適的項目和獎項申報信息。

②科研秘書要具備良好的組織能力和協(xié)調(diào)能力。由于各類申報信息繁多，科研秘書要充分解讀申報文件，及時傳達給科研人員，組織合適的科研人員進行申報，高質(zhì)量及時完成申報工作。在組織學院各類產(chǎn)學研活動時，要做到條理清晰，圓滿完成各類活動。建立好學院科研人員和學校科研管理部門良好的溝通環(huán)境，能夠及時發(fā)現(xiàn)、解決科研人員遇到的問題，創(chuàng)建良好的工作氛圍。

③科研秘書要具備出色的文字功底和辦公軟件使用技能。科研秘書處理的文字工作不僅是單純地下發(fā)各類通知，還包括科研基地申報材料、年度報告和驗收報告的整理和撰寫等，需要具有出色的文字撰寫能力。與此同時，要學會充分利用各類辦公軟件，處理和收集各類數(shù)據(jù)和文字素材，提高工作效率。充分利用科研管理平臺做好科研管理工作，協(xié)助科研人員正確使用科研管理平臺，高效流轉(zhuǎn)各項辦事流程。

2 二級學院科研秘書隊伍建設(shè)存在的問題

2.1 管理理念不夠新

學院科研人員是二級學院科研管理的主要對象，是承擔學校科學研究工作的主力軍。因此，科研管理工作不僅僅是管理，更多的是做好服務，在管理中體現(xiàn)服務，在服務中實現(xiàn)管理，將管理與服務有機結(jié)合，才能充分發(fā)揮科研管理的作用和影響力，確保科研人員順利開展科研工作。然而在實際工作中，科研秘書往往瑣事諸多，重管理而輕服務，不能耐心解答科研人員的問題，甚至出現(xiàn)敷衍了事的現(xiàn)象，忽視了自己其實是服務者的本質(zhì)。有些科研秘書雖然工作兢兢業(yè)業(yè)、踏實認真，但也因文化水平參差、不了解學院科研人員的研究領(lǐng)域，不能準確把握科研前沿動態(tài)，進而不能為科研人員提供更全面的科研信息，無法將服務做到極致。

2.2 創(chuàng)新意識不夠強

科學研究需要創(chuàng)新，科研管理工作也需要創(chuàng)新，創(chuàng)新意識是二級學院科研秘書必備的素養(yǎng)之一。隨著國家科技的發(fā)展，前沿技術(shù)的更新迭代持續(xù)加速，科研秘書需要緊跟時代發(fā)展。然而大多數(shù)科研秘書不能敏銳洞察科學技術(shù)日新月異的變化，不能為學院科研人員提供最新的科技政策和工作建議。還有一些科研秘書的工作方法落后，仍然依靠最原始的人工方法，不能運用最新的科技手段提升效率，有時重復的工作引起科研人員的不滿，耽誤了科研人員的科研時間。

2.3 綜合素養(yǎng)不夠高

高校科學研究的性質(zhì)決定科研管理人員要成為一名“雜家”，除管理知識外，還要掌握一定的學科知識，不僅要及時了解國家的最新政策，還要熟練掌握學院的科研管理制度和各類項目的申報要求等。然而，很多科研秘書不是管理專業(yè)出身，或者有一定的管理知識但不夠了解本學院學科方向和研究領(lǐng)域，不能為科研人員提供更精準的管理服務。部分科研秘書不了解學校的管理制度和辦事流程，對項目申報、成果鑒定、成果轉(zhuǎn)化、科技報獎等流程掌握不夠熟練，無法為科研人員提供更精準的服務，導致科研人員“跑錯路”“多跑路”，工作效率大大降低。

2.4 培訓交流不夠多

科研管理人員要提高專業(yè)能力，除了自身努力外，也需要接受培訓和交流。很多二級學院科研秘書因忙于瑣事，完成本職工作后沒有時間和精力提升自己。一些學校和學院對于科研秘書重使用輕培養(yǎng)，忽視科研秘書隊伍建設(shè)的重要性。科研秘書入職后，往往依靠前輩科研秘書和自身的工作經(jīng)驗開展工作，大多數(shù)科研秘書并沒有接受過專業(yè)科研管理培訓，對最新的科技政策、學校的科研管理制度及各類科技活動開展的流程不熟悉，導致其無法滿足現(xiàn)代科研管理的要求，不能為學院科研人員提供更好的科研管理服務，一定程度上制約了學院科學研究的發(fā)展［5］。

2.5 人員結(jié)構(gòu)不夠穩(wěn)

一支完善的二級學院科研管理隊伍是學院科研工作的重要保障，目前各高校基本實行校、院二級管理模式，但是院級管理人員結(jié)構(gòu)仍存在一定的問題［6］。一些學院缺少專職科研秘書，科研秘書由其他行政人員兼任，不能專心從事科研管理工作，且科研管理水平有限。與此同時，科研秘書的薪資待遇不具吸引力，崗位晉升渠道不夠清晰，職稱評定評審也有一定的難度，工作瑣碎，成果難出，職業(yè)成就感低，導致科研秘書崗位流動性較大、穩(wěn)定性較差，科研秘書難以深入開展科研管理工作，不能保證科研管理工作的連續(xù)性。

3 二級學院科研秘書隊伍建設(shè)的優(yōu)化措施

3.1 創(chuàng)新管理理念

科學研究的主體是人，人的認識和實踐活動是科學研究的本質(zhì)，科研活動的成效由人的主體性決定。高校科研人員的主力軍是各學院教師，對從事科學研究工作的科研人員的管理是高校科研管理的本質(zhì)。因此，二級學院科研秘書要充分理解教師的主體性，尊重教師的主體地位，樹立“以人為本，管理即服務”的科學管理理念。在實際工作中，科研秘書需要提升自身的綜合素養(yǎng)，做好上傳下達的通知工作，為學院科研人員提供最新的科研信息，耐心解答教師提出的各類問題，協(xié)助教師順利開展項目申報、成果轉(zhuǎn)化、獎項申報等各項科研活動，進而推動學校科研水平的不斷進步。

3.2 強化創(chuàng)新意識

在全球化和“雙一流”建設(shè)背景下，科技創(chuàng)新離不開科研管理工作的創(chuàng)新。二級學院科研秘書需要緊跟時代發(fā)展的潮流，密切關(guān)注國家科技政策，熟悉了解最新科技前沿，不斷學習科研管理新方法，強化創(chuàng)新意識。同時，在實際工作中，要打破常規(guī)、尋求突破，用科學的管理理念武裝頭腦，善思考、勤總結(jié)，創(chuàng)新工作方法、轉(zhuǎn)變工作作風，用現(xiàn)代科技手段提高科研管理工作效率，減少重復勞動，為學院教師科研活動保駕護航。

3.3 提高綜合素養(yǎng)

高水平的科學研究需要科研秘書具備極高的綜合素養(yǎng)，包括一定的專業(yè)技能和業(yè)務技能［7］。科研秘書要充分利用業(yè)務時間，不斷學習，持續(xù)提升自己的專業(yè)技能。一方面，要多學習管理學方面的知識，不僅要完成好行政工作，還要為學院領(lǐng)導的決策提供有效的參考方案，協(xié)助領(lǐng)導做好管理決策工作。另一方面，要多學習學院老師研究領(lǐng)域相關(guān)的專業(yè)知識，充分熟悉和了解老師的研究領(lǐng)域、研究進展，積極溝通，為老師們項目申報、獎項申報等提供信息支撐。科研秘書還要不斷提升自身的業(yè)務技能，一方面要準確理解學校科研管理政策和制度，熟練掌握項目、基金的申報要求和合同簽訂、成果轉(zhuǎn)化等業(yè)務流程，另一方面還要熟練使用辦公軟件，從而更好地組織學院教師進行各項科研活動，提升管理工作效率。

3.4 拓寬學習渠道

科研秘書綜合能力的提升不僅是科研秘書自身的努力，還要靠學校和學院的培養(yǎng)，為科研管理崗位的人員提供對應的培訓和交流機會。對于剛上崗的科研秘書，可以開展學校科研管理制度、項目申報及業(yè)務流程說明專題的培訓會，為科研秘書建立初步的概念，幫助其對科研管理工作有系統(tǒng)的認識。對于正在承擔科研管理工作的科研秘書，可以組織項目申報、知識產(chǎn)權(quán)、成果推介等分項領(lǐng)域的專業(yè)培訓，提高科研秘書的專業(yè)性，更加準確地指導老師開展科研活動。邀請具有多年科研管理工作經(jīng)驗的校內(nèi)外優(yōu)秀科研管理人才召開講座，組織科研秘書定期參加科研管理交流會，鼓勵科研秘書到其他學院甚至校外優(yōu)秀科研管理機構(gòu)參觀學習，增加科研管理人員之間的溝通和交流，多方面多渠道提高科研秘書的綜合能力。

3.5 完善管理機制

科研秘書工作是一項復雜的系統(tǒng)性工作，要求學校和學院為其提供完善的制度保障。二級學院應盡可能配備專職科研秘書，減少科研秘書工作精力的分散。高校及二級學院需要建立和完善相應的管理制度，理清學校科研管理人員和學院科研秘書的職責權(quán)限，規(guī)范工作流程。建立健全相應的激勵機制，以獎優(yōu)罰劣為手段，激發(fā)科研秘書的積極性。優(yōu)化薪酬體系，一定程度上提高科研秘書的收入，調(diào)動科研秘書工作的熱情。完善職位晉升機制，做好專業(yè)科研管理人才的后備和補充，提高科研秘書的職業(yè)成就感。通過構(gòu)建長效管理機制，保障科研秘書的權(quán)益，減少科研管理人員的流失，穩(wěn)定科研管理人員隊伍，從而保證科研管理持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)語

高校二級學院科研秘書是高校科研管理隊伍的重要基石，其工作能力的高低直接影響高校科學研究的發(fā)展，在“雙一流”建設(shè)背景下更是面臨著新的挑戰(zhàn)。本研究首先分析了高校二級學院科研秘書隊伍建設(shè)存在的問題，即管理理念不夠新、創(chuàng)新意識不夠強、綜合素養(yǎng)不夠高、培訓交流不夠多、人員結(jié)構(gòu)不夠穩(wěn)等。以問題為導向，提出二級學院科研秘書隊伍建設(shè)的優(yōu)化策略，通過創(chuàng)新管理理念、強化創(chuàng)新意識、提高綜合素養(yǎng)、拓寬學習渠道、完善管理機制等措施，提高科研秘書的工作素養(yǎng)，激發(fā)科研秘書的工作熱情和積極性，維護科研管理隊伍的穩(wěn)定性，為高校二級學院科研秘書隊伍建設(shè)工作提供一定的參考，對“雙一流”高校建設(shè)具有一定的啟發(fā)意義。

參考文獻：

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［5］晏蕾.淺論地方高校二級學院科研秘書隊伍建設(shè)［J］.文教資料，2017（20）：120-121，151.

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［7］應可為.淺析高校二級學院科研秘書的工作定位與實踐［J］.中國科教創(chuàng)新導刊，2014（10）：147-148.