淺談計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用及應(yīng)用中的問題和解決措施

摘要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，辦公逐漸實(shí)現(xiàn)自動化，利用計(jì)算機(jī)處理和制作文件越來越顯示出其不可替代的優(yōu)越性。與此同時，過分依賴計(jì)算機(jī)致使記錄在磁盤上的文件材料歸檔不及時，不完整，甚至丟失的現(xiàn)象也隨之而出現(xiàn)。在實(shí)際操作中，由于不重視妥善保管儲存于計(jì)算機(jī)硬盤和U盤上的文件，文件被誤刪、被病毒侵入而致數(shù)據(jù)丟失的情況也比比皆是。因此如何在科技高速發(fā)展的今天加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理就成為我們面對的新課題。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；檔案管理；應(yīng)用；問題；措施

引言：

計(jì)算機(jī)在經(jīng)歷了電子管計(jì)算機(jī)、晶體管計(jì)算機(jī)、小規(guī)模集成電路計(jì)算機(jī)、超大規(guī)模集成電路計(jì)算機(jī)等階段，目前也正朝著智能化的計(jì)算機(jī)的方向大步快速地邁進(jìn)，計(jì)算機(jī)的存儲量在不斷的發(fā)展中也呈現(xiàn)出越來越大的趨勢，因此用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行對檔案信息的存儲就變得很容易，但隨之而來的就是計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用問題以及優(yōu)化措施的采取，才能使計(jì)算機(jī)在檔案管理方面作用發(fā)揮到最大。

1.計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用及應(yīng)用原因

1.1計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用原因

計(jì)算機(jī)可以應(yīng)用于檔案管理的原因主要包括如下幾點(diǎn)：其一，就是計(jì)算機(jī)的信息的存儲可以達(dá)到很可觀的存儲量，對于龐大的檔案數(shù)據(jù)信息的管理再合適不過；其二，計(jì)算機(jī)自身具備的運(yùn)算速度快、運(yùn)算精度高、運(yùn)算邏輯性強(qiáng)、可實(shí)現(xiàn)自動化的優(yōu)點(diǎn)，這些優(yōu)點(diǎn)都是對檔案信息管理所學(xué)要具備的特質(zhì)；其三，人們生活水平的提高也使得計(jì)算機(jī)逐漸走進(jìn)人們的生活，其強(qiáng)大的功能和廣泛的適用性，使得其性價(jià)比極高；其四，當(dāng)下社會的人的生產(chǎn)生活節(jié)奏都極快，計(jì)算機(jī)的高效率處理也符合了當(dāng)下人們和社會的發(fā)展和需要。

1.2計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用功能主要表現(xiàn)在如下幾個方面：其一，就是可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化，計(jì)算機(jī)可以通過系統(tǒng)編程或者相應(yīng)的系統(tǒng)軟件，可以實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)快速高效、高質(zhì)量的分類、提取、分析、加工、存儲、輸出等，以使得檔案管理效率提高；其二，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，使得檔案管理的數(shù)字化得以實(shí)現(xiàn)，這樣就可以避免紙質(zhì)檔案人工輸入的人力的花費(fèi)以及紙質(zhì)檔案的保存問題，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用使得對檔案的保存、查詢、調(diào)取、修改、傳遞等可以快速的實(shí)現(xiàn)；其三，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)對檔案的高速網(wǎng)絡(luò)化檢索，在最短時間內(nèi)獲得檔案的相關(guān)信息，極大的提高了檔案管理的效率，并在當(dāng)下的共享經(jīng)濟(jì)盛行的背景下，有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享[1]。

2.目前我國計(jì)算機(jī)在檔案管理的應(yīng)用中存在的問題

針對我國計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀，結(jié)合相關(guān)文獻(xiàn)總結(jié)為如下幾點(diǎn)問題：其一，高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)檔案管理人才的匱乏，首先計(jì)算機(jī)在我國的應(yīng)用較晚，相應(yīng)的在計(jì)算機(jī)檔案管理的人才培養(yǎng)就也相對落后，加之不同的檔案管理系統(tǒng)的不同，使得相應(yīng)的計(jì)算機(jī)檔案管理人才季度缺乏，沒有辦法切實(shí)落實(shí)計(jì)算機(jī)的檔案管理工作；其二，目前計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用的相關(guān)人員的管理意識還相對的欠缺，缺乏完善的計(jì)算機(jī)檔案管理理念，使得計(jì)算機(jī)檔案管理的水平及效率都很難提高；其三，就是計(jì)算機(jī)本身對于服務(wù)于檔案管理的過程中呈現(xiàn)出的計(jì)算機(jī)技術(shù)的不足，隨著時代的進(jìn)步，檔案信息的形式、內(nèi)容均發(fā)生改變，而計(jì)算機(jī)技術(shù)在服務(wù)于檔案管理時，尚存在一些檔案管理相關(guān)的問題無法良好的處理，甚至存在檔案信息丟失的現(xiàn)象[2]；其四，計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等技術(shù)都屬于當(dāng)下的熱門的技術(shù)以及領(lǐng)域，因此其發(fā)展更新變化極快，一方面會導(dǎo)致現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)落后，無法滿足現(xiàn)有的檔案管理的需求，另一方面，針對計(jì)算機(jī)新衍生出來的技術(shù)及應(yīng)用領(lǐng)域缺乏有效的監(jiān)管措施和管理制度，這就使得基于計(jì)算機(jī)技術(shù)下的檔案管理容易出現(xiàn)漏洞和面臨相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，造成文件的損壞、或被盜取等惡劣事件發(fā)生。

3.優(yōu)化計(jì)算機(jī)檔案管理的措施

上述闡述了我國計(jì)算機(jī)檔案管理中存在的諸多問題，這些問題既制約了計(jì)算機(jī)檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展，也使得檔案管理的水平和質(zhì)量難以提高，因此就上述存在的問題，提出如下幾點(diǎn)優(yōu)化措施：其一，不僅僅要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理人員的自身的計(jì)算機(jī)能力，還要提高計(jì)算機(jī)檔案管理人員的管理意識和完善管理觀念，這就需要在計(jì)算機(jī)的教育、學(xué)習(xí)手段和內(nèi)容、形式上作出革新，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用型、復(fù)合型人才的培養(yǎng)，以適應(yīng)新時期的計(jì)算機(jī)檔案管理的工作，并在管理意識與完善的管理理念的扶持下，實(shí)現(xiàn)檔案的高質(zhì)量、高效率管理；其二，加大對計(jì)算機(jī)檔案管理相關(guān)人員的工作的組織管理和協(xié)調(diào)管理力度，使得在計(jì)算機(jī)檔案管理的各個環(huán)節(jié)的人員都能在各自位置上發(fā)揮自身最大的作用，并避免產(chǎn)生一些不良的影響，并細(xì)致制定相應(yīng)的工作流程和管理規(guī)定，以剔除不良習(xí)慣和因素，保障高質(zhì)量的計(jì)算機(jī)檔案管理；其三，國家要大力支持計(jì)算機(jī)技術(shù)極其衍生技術(shù)的發(fā)展，積極的與國際先進(jìn)的技術(shù)接軌，以實(shí)現(xiàn)我國計(jì)算機(jī)技術(shù)自身的更新和在多方面應(yīng)用的更新，以滿足發(fā)展需要，此外，還要不斷完善現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，既實(shí)現(xiàn)對計(jì)算機(jī)檔案管理所需求的功能的覆蓋，也減少由于計(jì)算機(jī)本身的技術(shù)問題而帶來的風(fēng)險(xiǎn)和漏洞所造成檔案信息的丟失、損壞[3]。

結(jié)論：

綜上所述，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的完善以及當(dāng)下人們的生產(chǎn)生活的需要，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用逐漸深入和取得良好的效果，但當(dāng)下就我國而言，計(jì)算機(jī)檔案管理仍存在一些問題，需要在未來的發(fā)展和應(yīng)用中采取無具有針對性和可實(shí)施性的措施進(jìn)行優(yōu)化，才能保證檔案管理水平和質(zhì)量的提高，以及實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的高質(zhì)量應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]周博.如何運(yùn)用計(jì)算機(jī)電子進(jìn)行檔案管理[J].電子制作，2012（12x）：171-171.

[2]劉燕江.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用[J].信息與電腦：理論版，2013（4）：165-166.

[3]錢晨.實(shí)施計(jì)算機(jī)檔案管理存在的問題與對策[J].科技視界，2014（26）：204-204.

作者簡介：薛勁松（2000.05.23—）男，漢族，河北省石家莊市人，高中學(xué)歷，研究方向：計(jì)算機(jī)方向。endprint