高校基本建設管理信息系統建設探析

摘要：文章探討了高校基本建設管理信息系統的構建，包括建設背景、需求分析、功能模塊設計和保障機制。相較于傳統的人工流轉方式，建設信息系統旨在提高管理效率、保障數據安全、確保合規性，優化資源配置。通過模塊化管理，實現項目管理的精準和高效，為高校基本建設管理工作提供強有力的信息支持。

關鍵詞：高校；基本建設；管理；信息系統

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2024）27-0069-04

1 高校基建管理信息系統建設背景

隨著信息技術的迅猛發展，高校基本建設管理的信息化建設愈發迫切[1]。高校基本建設項目通常具有規模較大、建設周期較長、對成本控制有嚴格要求、審批流程復雜、施工時間緊迫以及項目資料分散等特點。在傳統的人工流轉方式下，項目文檔和信息分散于不同的部門和個人手中，由于工程的原始記錄收集不全面，使得工作人員難以對整個建設項目進行有效的全面管理和控制，還可能會因為時間和地點的限制而延遲業務處理，從而造成項目進展緩慢。加之傳統的基本建設管理方式由于不能實時整理和匯總建設檔案，導致項目的建設進展、合同履行及付款情況等無法通過報表和臺賬的形式及時呈現，這使得對建設項目進行有效的實時監控和管理難以實現，更無法實現基建管理全過程留痕，做到信息公開透明。因此，依靠人工操作的傳統管理方法難以實現對項目整個生命周期的全面控制和管理，迫切需要引入信息化系統，打破傳統管理模式中存在的信息孤島，提高管理效率。

2 高校基建管理信息系統建設需求分析

2.1 業務流程分析

業務流程分析是高校基本建設管理信息系統建設中的關鍵環節，它涉及對高校基建管理的全過程進行深入梳理，從立項備案、圖紙設計、現場施工到完工驗收等各個階段，識別關鍵環節和決策點[2]。通過深入分析基建管理業務流程，能夠清晰識別和定義系統的功能需求，確保系統設計能夠覆蓋所有關鍵業務活動。還可確保流程的合規性，分析風險并提出控制措施，最終形成流程優化的建議，為系統設計提供全面、準確的業務需求基礎。

2.2 用戶需求調研

用戶需求調研是確保高校基本建設管理信息系統滿足實際使用需求的重要步驟。可通過問卷、訪談、專題調研等多種形式，廣泛收集管理人員、教師、學生、施工方等不同用戶群體的意見和建議。調研過程中，需要深入了解各類用戶的日常工作性質、側重點和期望，重點關注他們對系統功能、性能、易用性等方面的具體需求[3]。例如，基建管理人員需要全面掌握項目進展、設計變更、預算執行、驗收結算等，系統應具備數據分析和可視化展示功能，幫助其跟進項目進展并進行決策；教師群體更關注項目如何支持教學和科研活動；學生群體更關注宿舍、圖書館、運動館等設計方案，系統應具備反饋機制，供師生對項目提出意見和建議；施工方需要詳細的施工計劃、材料清單、合同條款和進度要求等，系統應支持施工日志記錄、材料管理、質量控制和進度跟蹤等項目管理功能。通過細致的用戶需求調研，可以為系統的功能開發和優化提供事實基礎，使系統更加貼合用戶的實際工作場景和需求。

2.3 功能需求確定

功能需求確定是高校基本建設管理信息系統建設中至關重要的一環，是確保高校基本建設管理信息系統成功實施和有效運行的基石，須基于對用戶需求和業務流程的深度分析，明確系統應實現的核心功能。包括項目管理、資金流管理、合同管理、項目進度監控、工程質量管理、風險評估等關鍵模塊。此外，功能需求的確定還需兼顧系統的可擴展性、安全性和用戶友好性，以適應未來技術發展和用戶需求的變化，打造一個既全面又靈活的管理平臺。

2.4 性能需求分析

性能需求分析是確保高校基本建設管理信息系統高效穩定運行的關鍵步驟，它確保系統在實際運行中能夠滿足特定的性能標準，從而提供流暢、高效的用戶體驗。要對系統在實際使用中的性能表現進行細致評估，包括響應時間、數據處理速度、系統穩定性、并發用戶處理能力等，還需考慮系統在高負載情況下的表現，確保即使在大量用戶同時操作時，系統也能保持流暢和響應迅速。此外，還需評估系統對不同硬件和網絡環境的適應性，以及數據增量擴展能力，從而保證系統長期穩定運行，滿足高校基建工作日益增長的業務需求。

2.5 數據需求分析

數據需求分析是構建高校基本建設管理信息系統時不可或缺的環節，須對系統所需的數據類型、結構、來源和流向進行全面梳理，確保系統能夠有效地支持和管理與建設項目相關的所有數據。涉及對業務流程中產生的各類數據進行識別，包括項目信息、財務數據、合同文檔、施工進度等，并確定這些數據的存儲、處理和共享方式。數據需求分析還應關注數據的一致性、準確性和完整性，以支持基于信息系統的決策制定和業務執行，為高校基建管理工作提供強有力的數據支持。

2.6 合規性需求分析

合規性需求在高校基本建設管理信息系統的構建中扮演著至關重要的角色，它確保系統的設計和運營遵循國家法律法規、行業標準和地方政策。包括確保數據保護符合隱私法規，財務流程遵守財政紀律，建設項目遵循建筑規范等。系統須內置合規性檢查機制，以監控和報告潛在的違規行為，同時提供必要的文檔和記錄，以備審計和審查之用。此外，合規性需求還涉及確保系統操作的透明度和公正性，以及在系統升級或擴展時，持續評估和更新以適應最新法規變化。

2.7 技術需求分析

技術需求分析是高校基本建設管理信息系統建設中的基礎性工作，它要求對實現系統功能所需的技術棧進行細致評估，直接影響到系統的性能、可靠性、可維護性和未來的擴展性。這包括選擇合適的軟件開發平臺、編程語言、數據庫管理系統等，確保它們能夠滿足系統的性能、安全性、可擴展性和兼容性需求。同時，還需考慮系統對硬件資源的要求，包括服務器規格、存儲容量和網絡帶寬等，以及對移動設備和不同操作系統的適應性。此外，技術需求分析還應包括對新興技術如云計算、大數據、人工智能等的評估，以支持系統的創新和未來發展。

2.8 可擴展性與可維護性需求

可擴展性與可維護性需求是確保高校基本建設管理信息系統長期有效運行的關鍵，對于確保系統能夠適應長期的發展需求、保持高效運行和降低總體擁有成本至關重要。系統設計時要考慮到未來可能的功能擴展和技術升級，采用模塊化架構以便于后續添加新功能或集成新技術。同時，系統應具備高度的可維護性，使得在出現問題時能夠快速定位并修復，減少系統停機時間。此外，系統的文檔應詳盡，代碼應遵循標準化開發流程，以便于新開發人員快速理解系統結構和邏輯，降低維護成本。

2.9 用戶體驗需求

用戶體驗需求是高校基本建設管理信息系統設計中不可或缺的考量因素，它要求系統開發者深入理解用戶的操作習慣、工作流程和使用場景，以設計直觀、易用的界面和流暢、高效的交互流程。良好的用戶體驗設計確保系統直觀易用，減少用戶的學習成本，提高系統的可用性。包括確保系統界面友好、導航清晰、響應迅速，以及提供個性化設置和輔助功能來滿足不同用戶的需求。此外，用戶體驗需求還涉及系統的可訪問性，確保所有終端用戶都能無障礙地使用系統。

3 高校基建管理信息系統建設模塊設計

3.1 前期管理模塊

前期管理模塊是高校基本建設管理信息系統的重要組成部分，主要服務于項目啟動前的準備工作。高校基本建設前期工作的合法性和合規性依托各類上報、批復文件。用戶在前期管理模塊可根據報建進度上傳相應文件，更新各環節狀態，建立報建臺賬，幫助用戶全面強化檔案資料管理，科學分類。系統為不同人員分配相應的使用權限和范圍，并提供便捷查詢、資料調取功能。

3.2 投資管理模塊

投資管理模塊是高校基本建設管理信息系統中的核心部分，其包括工程項目的技術經濟指標、資金來源、投資估算、設計概算等步驟。以工程進度為關聯依據，將概算細化為投資目標，并對合同的簽署與執行進行指導與控制，實時進行多層次的投資對比分析，達到預期的投資控制目標。該模塊還要支持生成各類上報、管理等統計報表，達到簡化財務管理流程、提高資金管理透明度和決策支持能力的效果。

3.3 設計管理模塊

設計管理模塊是高校基本建設管理信息系統中的關鍵組成部分，其包括地質勘探、設計任務書、方案設計、初步設計與審查、設計概算、施工圖設計、專項審查、施工圖初審、施工圖終審等不同的工作步驟和管理過程。該模塊將設計方案、設計質量把控及造價控制等環節產生的大量設計文件和輔助說明進行系統規范地保存歸檔，形成可追溯查詢的設計方案資源管理體系。操作人員可更新每個階段的進度，上傳相應成果文件，系統通過流程圖、臺賬等展示方式，直觀顯示設計階段各項工作的完成情況。

3.4 招標管理模塊

招標管理模塊是高校基本建設管理信息系統中專門用于處理招標流程的功能部分，其功能包括招標計劃、招標申請、任務書、招標預算、編制招標文件、資格預審、招標公告、答疑補漏、開標與評標、結果公示、中標管理等。該模塊將招標過程中產生的電子版文檔進行存檔管理，使系統成為招標工作的支撐平臺和資源共享平臺，通過標準化流程，確保招標的公正、透明和合規，并確保整個招標過程的文檔化和可追溯性。

3.5 合同管理模塊

合同管理模塊是高校基本建設管理信息系統中用于維護和管理合同文檔的關鍵組成部分，其實現合同模板、擬定合同、合同登記、合同工程量清單等各類合同基礎業務的管理。還需根據高校基建管理的深層次需求，配置出年度采購計劃、采購審批表、計劃外采購審批等功能，與合同登記等業務關聯。合同管理模塊與工程進度管理、工程洽商及資金支付等模塊相互關聯，為與合同相關的各項內容提供便捷的查詢功能[4]。

3.6 工程進度管理模塊

工程進度管理模塊是高校基本建設管理信息系統中的核心功能，其可以根據不同類型的工程項目，進行項目工作分解并設置模板、設置工作任務內容、填報項目進度并形成項目進度的匯總報表和明細報表，能夠反映項目的總體進度及已經取得的階段性成果、當前階段的工作內容，提示下一階段的工作內容和計劃開始時間，并采取直觀方式展示項目進度，對工程質量安全、施工和監理相關單位工作內容進行有效監控和管理[5]。

3.7 工程洽商及結算管理模塊

工程洽商及結算管理模塊是高校基本建設管理信息系統中用于處理工程變更和財務結算的關鍵部分，其包括工程變更的申請、審批、記錄和跟蹤，確保所有變更都經過嚴格的審查流程，同時維護合同的完整性和合規性。當洽商發生時，由工程人員在系統中增加洽商信息，洽商金額由預算人員填寫，每增加一筆洽商，應能在系統中反映出其對合同及項目總投資的影響。合同完成結算后，由預算人員將合同的結算上報金額、結算初審金額、經審計的結算金額、結算報告和定案表等相關內容錄入系統。通過這一模塊，高校能夠實現工程成本的有效控制和財務流程的透明化管理。

3.8 現場管理模塊

現場管理模塊是高校基本建設管理信息系統中用于確保施工質量和安全的重要部分，其包括施工計劃進度、現場日志、形象進度與相關進度管理。還包括現場監控、監理月報、專題會議等內容。通過該模塊，項目管理者可快速響應現場問題，記錄施工日志，管理施工資源，并與施工團隊進行有效溝通，優化施工流程，提升施工效率，確保工程項目的順利進行和高標準完成。

3.9 付款管理模塊

付款管理模塊是高校基本建設管理信息系統中的關鍵組成部分，專門負責處理與項目相關的所有付款事務。其包括預付款、進度款、質保金等不同性質的款項，還可解決不同辦公區域工程款申請支付流程轉簽不便的問題，實現資金支付申請流程的網上轉簽。付款申請提交后，系統可將相關合同文本、已支付情況、項目進度情況、結算情況、質量情況、資金計劃等關聯到該申請，減輕申請人工作量，為審批人提供審批依據。

3.10 驗收及結算管理模塊

驗收及結算管理模塊是高校基本建設管理信息系統中用于確保工程質量和合規性的關鍵環節，其負責管理從初步驗收到最終驗收的全過程，包括驗收標準的設定、驗收活動的組織、驗收結果的記錄，是全面考核投資效益、檢驗設計和施工質量的重要環節。通過這一模塊，高校能夠有效監控工程的最終交付，保障投資效益，同時維護財務的透明性和合規性。

3.11 檔案管理模塊

檔案管理模塊是高校基本建設管理信息系統中用于維護項目文檔完整性和可追溯性的重要組成部分，其實現收集、存儲、分類和檢索與建設項目相關的所有文檔資料，包括上報文件、批復文件、前期資料、招標文件、工程檔案、合同檔案等。通過版本控制和權限管理，它保障了文檔的準確性和保密性。檔案管理模塊還需支持搜索功能，使用戶能夠快速定位所需文檔，支持決策制定和項目回顧分析。

4 高校基建管理信息系統建設保障機制

4.1 技術保障

高校基建管理信息系統建設應采用先進的軟件架構和數據庫技術，確保數據處理的高效性和準確性；實施嚴格的網絡安全措施，保護系統免受外部威脅；定期進行系統維護和升級，以適應新的技術發展和用戶需求；建立災難恢復和數據備份機制，保障數據的安全性和系統的業務連續性。此外，技術保障還涉及用戶技術支持和培訓，確保用戶能夠充分利用系統功能，提升整體的使用體驗。通過上述保障措施，實現系統的可靠、可持續發展。

4.2 管理保障

高校基本建設管理信息系統建設應制定明確的項目章程和細致的項目計劃，為建設工作指明方向和步驟。安排專人負責系統建設工作，實現對資源分配、時間線和預算的集中監控，確保項目按計劃推進。引入質量管理體系，通過定期審查和測試，保障系統的可靠性和性能標準。制定風險管理計劃，包括識別、評估和緩解項目風險的策略，以應對可能出現的挑戰。制定溝通管理計劃，確保所有參與者之間的信息流通和協調一致，促進團隊協作和利益相關者的期望管理。通過上述管理措施，確保系統建設的高效性、透明性和成功率。

4.3 制度保障

高校基本建設管理信息系統建設應制定詳盡的項目管理辦法，明確系統建設從規劃到執行的每個階段的職責和標準，確保系統建設按既定目標和時間節點推進。要確立質量監控和評估體系，通過定期的質量檢查和評審，保障系統質量符合設計要求。要制定信息系統使用規范，包括數據錄入、處理、存儲和保密等，確保數據的準確性和安全性。通過上述制度保障，為信息系統建設提供堅實的規范基礎，促進系統建設的順利實施。

5 結束語

綜上所述，本文通過建設背景分析揭示了信息化在提升高校基本建設管理效率和決策質量中的核心價值，從需求分析、功能模塊、保障機制等方面對高校基本建設管理信息系統建設進行了探討，為實踐者提供了寶貴的指導和參考。研究深入分析了系統建設的必要性、需求分析、功能模塊設計及技術實現和保障機制的建立，為高校基本建設管理信息化建設提供了全面的指導框架。通過強調用戶需求調研、模塊化開發框架、合規性原則的重要性，為實踐者在系統設計和實施過程中提供了明確的指導原則。展望未來，隨著技術的不斷進步和管理模式的更新，高校基本建設管理信息系統的持續創新和優化將成為必然趨勢。本研究不僅對當前高校基本建設管理信息化建設具有重要的指導意義，也為未來教育信息化領域的研究提供了新的參考和思路。期待本研究能夠激發更多關于如何利用先進技術優化教育資源配置、提升建設質量和推動教育創新的深入探討，為高等教育的持續發展和創新貢獻力量。

參考文獻：

[1] 高成玉. 高校基本建設的信息化管理[J]. 工程技術研究，2017，2（4）：228-229.

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[3] 郭衛松，趙磊.高校基礎建設與信息化管理的若干建議[J].行政事業資產與財務，2017（1）：83-85.

[4] 夏俊彥，李旭鵬，吳建華.高校基建工程信息化系統的構建及應用探索[J].電腦知識與技術，2023，19（19）：77-79.

[5] 李靜菲.民航高校基建管理信息化平臺建設研究[J].建材與裝飾，2019（3）：295-296.

【通聯編輯：謝媛媛】