采購內部控制的創新策略

摘要：隨著市場經濟體制的改革深化，采購活動面向的市場競爭、發展環境日益嚴峻，對于多數單位而言，采購預算、需求不合理，若缺乏有效控制，容易出現不必要的資金、資源浪費，不利于單位長遠發展?；诖耍恼潞喴U述內部控制相關內容，對目前采購內部控制加以分析，查找存在的問題，以此為基礎提出相應的創新策略，為順利開展各項采購工作創造更加有利的基礎條件，提高采購活動質效。

關鍵詞：采購活動；內部控制；采購質效

中圖分類號：F810.6文獻標識碼：A文章編號：1005-6432（2024） 29-0195-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.29.049

1引言

新時期下，采購改革深化，為有效提升采購活動質效，采購單位應結合自身特點和采購職責，探索采購內部控制工作的改革和創新路徑。內部控制作為現代化管理制度，其順利落實有助于約束采購人員工作行為，充分調動采購單位積極性，切實履行好各自的采購職能，促進采購模式調整創新。為各采購單位開展相關工作提供堅實基礎，探索采購內部控制的創新策略是必要的。

2內部控制相關概述

所謂內部控制，主要是指單位內部建立的使各項業務活動互相聯系、互相制約的措施、方法和規程。從本質上來講，內部控制是現代化管理的產物，但由于其具有較強的管控能力，比如增強單位競爭能力、改善內部管理、提高工作效率等，內部控制制度的應用愈發廣泛，基本涵蓋各個單位，已成為現代化單位平穩發展的重要基礎。建立合理完善的現代化管理制度，需要重點關注以下五點：①嚴格的審批檢查制度；②有效的內部審計制度；③明確合理的職責分工制度；④健全的會計制度和管理制度；⑤勝任的工作人員。所以，內部控制的基本目標是確保單位開展各項活動的效率性和效果性、資產的安全性、資產信息和財務報告的可靠性[1]。因此，內部控制工作的落實，對單位的發展壯大具有非常重要的意義。

首先，內部控制的實施與開展有助于單位管理層實現發展目標。具體而言，內部控制制度的構成部分主要是具體制度、政策與程序，設計目標直接關系到各項工作的開展與工作目標的實現，故內部控制全面覆蓋、滲透單位工作活動的各個方面，因而其產生的控制管理作用較強，能夠有效推動單位發展目標的實現。其次，內部控制的實施與開展有助于保護單位各項資產的安全性和完整性，降低資產流失率。一般情況下，保護資產主要是保護單位的現金、其他貨幣資金、銀行存款、債券等，通過開展精細化的內部控制與保護舉措，避免資金、資產挪用等貪污腐敗現象的發生，保護資產安全、完整的同時，有助于營造健康的內部風氣。最后，內部控制的實施與開展有助于為單位業務信息和財務會計資料的真實完整性提供保障。對一個單位的管理層及相關人員而言，財務會計資料直接關系到相關決策的科學合理性，業務信息直接關系到相關判斷的正確性。通過加強內部控制，能夠保證單位各類數據完整、真實，從而促進單位發展方針和戰略目標的實現。

3采購內部控制工作現存問題

由于社會發展速度加快，無論是外部發展環境還是內部結構運作，均向現代化的方向發展，比如幾乎全面普及的信息化系統平臺建設，給單位采購及內部控制工作的開展提供有效支持。但是在實際工作中，仍不可避免地存在相關問題，具體如下五方面。

3.1采購預算編制不夠科學

對于單位采購工作而言，科學、全面的預算編制直接關系到此項工作的推進效果，但是從實際情況來看，預算編制和實際需求存在較大差距。以某單位為例，開展采購預算編制時，沒有對各個部門的真正需求加以了解，同時由于預算需求的部門沒有主動交流、溝通，僅在要求時間內提交了采購預算金額，對于是否被采納、具體采納多少等情況，業務部門做不到完全清楚。較為隨意地編制采購預算，不僅使方案達不到國家規定的預算編制要求，也對單位業務工作的推進帶來不良影響。另外，通常沿用“基數加增長”的方法，經常性采購項目往往在參考上一年度預算金額的基礎上，通過上調10%來確定本年預算金額。當預算范圍不夠完整時，預制編制方案的合理性就會逐年降低，嚴重降低單位資金使用效率。

3.2采購需求內部審核不夠

目前，采購單位提報采購需求時，常存在采購意向公開時長不夠、需求編制不夠科學完善、組織論證或市場調查不夠完善、產品參數設置存在傾向性歧視性等問題。存在上述問題的主要原因在于，采購需求通常由某一工作人員或部門進行編制，甚至存在直接引用某一中意產品的技術參數的情況，當單位內部沒有建立相互監督的內部審核機制時，將導致此項采購工作無須相關部門的審核與論證，使得無法及時發現采購需求存在的問題，造成后續采購廢標或因質疑、投訴等特殊情況延誤采購活動進展。

3.3采購價格監控水平較低

對于采購單位而言，采購期間的價格成本分析與控制直接關系到單位整體資金水平與盈利能力，然而一些單位采購價格評估體系建設不健全，不但對業務等部門的物資需求關注度較低，在實際采購過程中也未能根據心理價位開展價格談判，這導致單位采購價格管理系統很難得到優化。另外，存在部分采購人員尚不能熟練利用信息技術，采購價格管理系統難以得到成熟構建和有效應用，造成系統等資源閑置，無法發揮其原有的功能作用。在該情況下，采購價格無法控制在合理區間，不利于單位經濟效益的提升。

3.4采購績效評價不到位

對于“對單位購買服務項目數量、質量和資金使用績效等進行一定的考核評價”這一要求，一些單位的采購績效評價不夠到位，甚至存在評價體系缺失現象，導致資金使用率無法達到預期目標。尤其一些單位現行的采購制度中，缺乏采購績效評價內容，即便落實了內部控制工作，但單憑由財務部門開展的內部控制評價，其最終形成的評價結果不夠全面，無法對單位具體采購績效予以真實反饋。在采購績效評價體系相對缺失的情況下，單位內部采購績效評價指標也不夠健全，導致相關管理人員無法把控采購實施效果，針對出現的各類問題無法及時追責，進而導致采購大問題的發生。

3.5缺乏認知和重視，現有采購人員專業化水平較低雖然我國相關部門頒布了一系列內部控制規范制度，但一些單位對內部控制的認識和重視程度不夠。以某單位為例，工程創收是該單位的主要業績，在其運營發展過程中，缺少對內部采購的關注，比如現有單位領導的內部控制意識和意愿普遍較差，認為內部采購控制帶來的經濟效益較少，進而不重視其設計工作。外加受傳統觀念的影響，該組織單位一些領導對內部控制理論等內容不甚了解，絕大多數工作人員主觀意識上仍舊覺得法規要求的內部控制就是財務控制的一部分，單位的內部控制建設只是財務工作的其中一部分，與其他部門關系不大。在該情況下，采購內部控制工作方案制定時受到的關注不足，單位對采購專業人員資質考試不夠重視，導致采購崗位的上崗許可頒發方式缺乏足夠的規范性，無法在確保提高采購人員資格認定水平的情況下，為采購管理工作的全面創新改良提供必要支持。另外，在缺乏對此項工作重視的基礎上，單位也相應地缺乏對采購內部控制人員職業道德的關注，人才選拔標準未能探索更新，進而給以權謀私等不良現象的出現埋下隱患，不利于切實維護單位利益[2]。

4采購內部控制工作的創新設想

4.1提升內部認識與重視，強化采購專業化水平

在創新采購內部控制工作時，首要任務是全面提高對采購及其內部控制工作的重視，將其作為采購組織實施的基礎，尤其是管理層與領導層，注重自身領導作用的全面發揮，為此項工作的開展營造良好環境，同時提高采購人員專業化水平，定期提供教育培訓與考試考核，從而為采購團隊成員專業化能力、職業道德素養的提升創造有利條件。具體策略如下。

4.1.1強化采購內部控制意識

要想有效解決內部認識、重視不足等問題，組織單位應提高采購內部控制意識，組織全體工作人員參與到日常采購內部控制工作中，夯實單位科學采購內部控制思想基礎的同時，為采購及其內部控制工作的開展提供良好環境。具體而言，要求工作人員樹立良好的采購內部控制意識，單位領導應作出表率，做好內部控制了解和重視工作，通過以身作則積極引導和教育工作人員。所以，在強化采購內部控制意識時，應加強單位中高層管理者的內部控制意識，然后結合現有政策方針，依托于跟進政策形勢正確解讀發展方向，面向工作人員定期開展有關內部控制的法律法規與政策學習。采購過程中，往往存在較多限制條件，且不定期更新，所以，單位應提高對采購限制條件的重視程度，確保工作人員深刻了解相關法律法規，滿足采購崗位對人才的要求，自主約束自身行為，不出現違規操作，做到廉潔公正。在此期間，為調動工作人員參與積極性，可采取多種方式豐富現有活動，比如增加專題講座等，傳達宣講最新的文件內容和精神。在條件允許的情況下，聘請專家、律師等特別針對采購相關部門的業務活動，以多種多樣的學習形式，將抽象空洞的采購理論知識和具體的采購實踐相結合，促進工作人員內部控制意識與能力的增強[3]。

4.1.2注重專業化、職業道德素質建設提高

在當前時代背景下，無論是采購還是內部控制，都少不了信息化場景，這是現階段提升工作效率、減少人為失誤的重要舉措。因此，單位在提高采購人員專業化水平時，應從實際出發，立足于單位發展現狀與需求，科學制定采購人員專業化培訓方案。在該方案實施過程中，單位需要加強對資格認定相關工作的重視，提升資格考試規范程度，合理設置上崗證的辦理方法和流程，借此提高采購團隊成員的專業素質水平。在落實有關采購人員專業能力的培訓工作后，還要加強對職業道德測試工作的重視。對于采購崗位而言，相關工作人員需要經手大量資金與物資，若是采購人員職業道德素養較低，極易出現影響組織單位經濟基礎、經濟效益的現象。因此，單位在提高采購人員專業化水平時，還應按照德才兼備的原則處理采購專業人才的選拔工作，降低以權謀私可發揮空間，即便出現這一傾向，采購團隊也可以有所應對，保證采購權力的合理、合法應用。

需要注意的是，在單位采購人員專業化水平提升策略中，應注重方式方法的創新，比如借助“兩微一端”、移動互聯網及其軟件等，依托于教育培訓的全面覆蓋與多層次滲透，為教育培訓效果提供保障。專業化水平提升策略的制定應參考當前采購市場環境特點，做好市場現狀調研等工作，以此強化單位內部采購人員專業知識培訓方案制定的科學性和合理性，結合不同崗位和環節的工作內容靈活開展現場培訓，積累實踐與問題解決經驗。

4.2優化采購預算編制，加強審批流程約束

為提高采購預算編制的科學性和合理性，應加強采購預算編制的準確性，并對審批流程予以優化，依托于審批約束強化采購內部控制。具體而言，預算編制作為單位采購內部控制的前提和基礎，編制質量直接關系到最終預算落實情況，所以，單位開展采購預算編制前，應做好充分準備工作，相關業務部門應主動與編制人員進行溝通，清晰傳達部門實際情況與需求，充分考慮單位現有的物資庫存狀況和是否存在在途物資，避免出現預算過多超過實際需求的情況，促進單位采購實施精確性、高效性的提升。對于負責單位采購的計劃部門，應充分利用內部現有信息系統，通過信息化的實時溝通，及時獲得業務部門各類采購需求情況并整理為相關文件，然后根據業務部門上報的采購計劃開展審核、信息匯總等工作，由上級部門審核決定，在集體決定和審批時，根據具體意見靈活調整編制內容，最后依法編制精確完備的單位采購預算[4]。

嚴格執行集中采購目標，凡屬于單位集中采購目標以內和采購限額以上標準的采購項目，應全部編入采購預算，其間結合部門及單位意向和要求，根據組織單位現有資金情況、資金使用情況和具體需求的綜合分析結果，提高采購預算編制合理性，提高編制效率，其間依托于信息平臺的資源共享，避免不必要人力、物力浪費現象的出現。具體的采購預算編制與審批流程約束優化如表1所示。

表1預算編制明細考慮因素明細事項物資詳細記錄采購物資，具體包括物資價格、采購方式、物資規格、采購日期等，通過有序歸類整理與RFID編碼，實現數字化編制與管理人員采購人員與采購計劃編制人員均應具備較強專業能力和較高的職業道德素養，落實合理激勵與監督措施，提高預算編制認真程度時間、資金從組織單位資金情況出發，根據各個部門對物資的緊急程度安排采購順序，避免資金、時間等方面出現矛盾沖突內外信息采購預算編制人員應了解部門物資實際需求以及現行的采購標準，做好市場調研，根據供求情況科學制定采購量等要素，其間積極采集物資采購相關信息，比如產地、性價比等審查根據現行指標分析所選物資，判斷其是否達標，且供應量是否充足，優選的供應商是否符合最優原則

4.3建立健全采購價格評估體系，加強采購監管

對于采購內部控制而言，價格評估體系是重要控制基礎，為實現對采購內部控制的創新優化，單位應結合當前時代發展特點與趨勢，加大力度優化建設采購價格評估體系。在具體建設過程中，相關人員應提高對單位各部門合作情況的關注與重視，尤其是價格談判方面，應落實全面的價值分析，一方面調動部門人員積極性，另一方面促進采購價格評估管理體系改良，為采購價格談判提供愈發豐富的經驗支持。與此同時，單位在創新優化采購內部控制時，還應提高對供應商談判過程的關注，圍繞不同供應商的特點制定、調整價格管理措施，從而提高價格談判與評估的針對性。另外，單位在對現有的采購價格管理體系加以完善時，應定期開展采購工作相關調查，圍繞單位發展需求與現狀，及時引進信息技術、人工智能技術、大數據技術等，依托于信息技術對人工手段的合理替換，減少人為數據失誤，以便能夠在系統操作所需材料得到明確的基礎上，更好地滿足系統操作流程的調整需要。除此之外，單位還應關注采購人員工作量情況，當基礎性任務占據采購人員大部分精力時，極易對最終價格評估結果造成不良影響，所以，單位應結合人工操作手段與特點，合理化構建采購價格管理系統的具體建設策略，實現單位內外資源的全面整合，滿足采購價格管理系統改良需求。其間注重物料采購相關行為的研究，定期總結系統價值，彌補傳統采購管理方案漏洞[5]。

在條件允許情況下，單位可面向供應商進行數據庫的搭建，根據定期市場調研與供應商分析，更新供應商數據內容。相較于以往的供應商優選，借助這一舉措能夠有效提升供應商選擇效率，同時使采購價格符合預期目標。這是因為市場中的單位處于發展變化狀態，此時符合要求的供應商也許日后無法滿足單位在價格或品質方面的要求，采購人員通過供應商數據庫，結合市場調研、供應商優選等材料，定期更新供應商資料，加快價格談判與供應商選擇效率，在某種程度上，有助于單位與供應商之間達成良好的合作關系，使單位相關業務的展開擁有更加理想的基礎條件。

另外，加強采購監管。具體而言，開展采購活動前，壓縮審批時限，提高采購效率，同時提升采購透明度，實現從采購預算到采購過程、采購結果的全過程信息公開，強化社會監督。新時期下，推進“互聯網+監管”，對采購監管系統功能予以完善，對臨近法定時限、執行進度、風險防控點等采購環節設置預警預判等功能，強化采購動態監督與管理。

4.4落實健全的采購績效評價體系

為保證單位的資金使用效益，提升單位采購水平，為后續業務活動的開展夯實資金基礎，單位應結合實際情況建立健全采購績效評價體系，將其作為單位預算執行的重要組成部分，通過有機整合現有采購制度與績效理論、觀點、辦法，促進單位采購內部控制的創新優化，實現績效評價在采購預算編制、執行和監督等環節的貫穿落實。在建立健全采購績效評價體系時，單位應明確該體系帶來的反饋作用，目的在于及時發現采購問題并解決，強化內部控制，優化內部采購活動。因此，在體系搭建與完善過程中，單位應積極借鑒現有的先進經驗，確立科學的績效評價制度與指標，比如落實定性與定量相結合的考核、分析方法，確保采購考核指標具體、可行。或是立足于單位采購流程和崗位職責設計落實采購績效評價體系，其中，在評價采購流程時，主要是評價采購業務內部控制執行情況，比如是否符合程度規定、驗收程度是否合規高效等；在評價崗位職責時，可開展月度考核工作，依托于獎懲機制調動員工工作積極性，提高工作效率[6]。

5結論

綜上所述，新時期下單位采購內部控制應不斷更新、改革，依托于采購形式及流程的創新調整，促進單位資金利用率、經濟效益的提升。在具體創新期間，應注重人員培訓與教育，落實科學的采購內部控制意識與理念，同時建立健全價格評估等機制，做好采購績效考核工作，以此提高采購內部控制強度。

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