從繁瑣到高效檔案管理規范化蛻變之旅

檔案是記錄各項社會活動以及單位工作情況的重要載體，包含人類文明進展過程中產生的各種精神財富，不僅見證著社會過去的發展進程，也是未來開展各項工作的關鍵依據。隨著“互聯網+”信息化時代的到來，現代科學技術在檔案管理中的應用，涉及收集整理、分類著錄、開發利用、共享服務等方面，對發揮檔案功能有巨大推動作用。現對“互聯網+”背景下檔案功能及規范化管理模式進行探究，重點講述當今時代檔案對于社會公眾、部門單位的利用價值，指出思想建設、制度建設、信息化建設、安全建設等方面出現的問題，并提出優化策略，以期為相關管理人員提供決策參考。

隨著社會的不斷發展以及人們對檔案需求的不斷提升，利用數字化手段及信息化技術實現檔案價值的充分發揮，已成為各級檔案部門的重要課題，也是未來提升信息化管理水平、加強科學技術應用、擴大檔案事業影響力的關鍵舉措。在此發展背景下，各級部門領導者與管理人員要謀突破、求發展，及時轉變思想理念，重視檔案工作轉型升級，積極探索信息化建設新渠道、新手段、新模式，不斷適應新時代要求，全面提升規范化管理水平，充分發揮檔案資源價值優勢，進而實現各項事業可持續發展。

檔案功能及規范化管理模式綜述

檔案“存史資政育人”作用價值

一是提供決策。檔案資源中，有較多部分涉及部門單位發展、民眾生活生產、各類法律權益等方面，利用數據挖掘、主動推送等技術對多種文件深入分析總結，科學整理分類，使黨和政府及部門單位領導者能夠利用檔案在最短時間內作出精準決策，選擇最優管理辦法，提供全面且有力的信息支撐，達到事半功倍的效果。二是文化“育人”。檔案伴隨人類社會的各項活動產生，是一種文化現象的體現，其真實記載了社會發展進程的重大事件與關鍵人物，是促進文明成果延續的重要載體，對其加以深度利用，可進行知識技能與思想道德教育，從而彰顯文化魅力。例如，紅色革命檔案中，一張張圖片記錄過往，一份份檔案承載歷史，展示著中國共產黨波瀾壯闊的發展歷程，記錄著抗戰英雄的革命事跡，描繪著未來發展的美好前景，可引導黨員干部及社會廣大群眾感受革命先烈熾熱的愛國情懷，進一步增強責任感和使命感，不負時代、勇擔使命，以更加昂揚的精神狀態、更加飽滿的干勁熱情、更加堅定的信心決心，在接續奮斗中賡續共產黨人的精神血脈，努力創造無愧于新時代的新業績。

檔案資源實現信息化管理的必要性及意義

在傳統的檔案管理模式中，檔案分布較為分散且孤立，沒有科學合理的框架以實現集中有序收集，整體較為混亂。紙質檔案收集存放、人工手動翻閱查詢利用的工作方式只適用于數量少、類型單一的檔案文件，但隨著大數據時代的到來，每天產生的海量信息使檔案數量呈幾何級增長，并且內容復雜、分布廣泛、載體形式多樣、管理難度較大，過去的工作方式已遠遠達不到時代發展的要求與人們的需求，需要利用信息化技術加以規范化管理。一是推動現代化水平。利用數字化技術、OCR技術，實現檔案文件由紙質轉化為電子數據存儲，依托系統平臺與搜索引擎，可將錯綜復雜的文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、照片檔案等結構性與非結構性數據進行高度統一整合，并實現統一性管理與便捷性在線檢索，提高各類檔案的管理效率及利用頻率，進而最大程度發揮潛在價值。二是提升共享化水平。電子檔案數據量龐大，涉及范圍廣泛，在過去的工作模式中，“各自為政”的現象比較嚴重，檔案資源的交流性較低，難以進行信息傳遞與知識共享。通過互聯網技術與云平臺構架，開放型電子檔案數據可實現跨地區、跨行業、跨部門輸送及遠程服務，達到“1+1＞2”的目的，進一步擴大檔案資源的利用范圍，也減少辦事人員的多方“跑腿”，做到“讓數據多跑路”，從而保障了檔案高質量管理目標的實現。

“互聯網+”背景下檔案功能及規范化管理現存問題及挑戰

信息化管理思維淡薄，人員培訓不夠

當今社會，檔案的管理工作及其功能的體現越來越重要，但在實際發展過程中，仍然存在發展緩慢、不充分的問題，部分檔案工作者檔案意識較差，認為檔案僅僅是一項輔助性工作，無法為單位及社會發展帶來巨大貢獻，無需將大量人力、物力、財力分配到檔案工作中，使得檔案資源的潛在利用價值難以通過對外服務的方式充分發揮。同時，存在對新時期現代技術與檔案規范化管理結合手段的認知偏離，部分管理人員年齡較大，非科班出身，信息化基礎較差，受傳統管理模式制約較深。而部門單位的后期繼續教育及日常考核工作力度不夠，即使具備數字化轉型的條件，也無法具體實施，導致檔案資源的經濟價值、文化價值、社會價值被無限弱化，檔案文件的管理更加刻板化、表面化，檔案文化服務臨時化、形式化，在一定程度上嚴重制約了檔案事業的發展。

科學化體系尚未健全，制度標準混亂

一是宏觀的領導力方面。由于檔案工作的性質，多數政府及各級部門單位對其的重視程度有限，一般安排少量人員負責日常收集存放，對于人才的引進、崗位的調配、工作的推進、部門間交流力度較弱，主要負責部門對于上下級與兄弟部門的檔案業務統籌力度較小，同時，檔案的功能僅在小范圍內發揮，導致難以達到協同發展的目的。二是制度標準建設方面。檔案功能的發揮與價值的彰顯，離不開高質量管理與高效化利用，但是在實際工作中，部分單位忽略了標準制度體系的構建，往往對上級部門出臺的文件“照搬照抄”，出現較多標準設計不科學、制度應用不合理、業務流程較模糊的問題，相關人員執行力較差，使得檔案文件在收集、整理、歸類、上傳、存儲、檢測過程中，存在不達標、不標準、不規范、分散化和隨意性的問題，無法滿足業務及服務需求。

專業化平臺構建缺失，功能利用較少

就目前而言，信息化技術在檔案管理過程中的應用較為普遍，在一定程度上為其實現規范化提供了助力。但在整體實踐過程中，技術的應用水平仍然相對較低，具有較大提升空間。資金問題使得電子檔案管理的基礎硬件設施較為落后，軟件功能較為基礎，沒有沿用最為前沿的新興技術實現智慧化管理，僅僅是停留在將紙質檔案轉變為電子檔案的層級上。與此同時，在“互聯網+”的發展環境下，最直接的檔案利用模式是互聯互通，但是，由于各級檔案部門存在較多技術壁壘，所研發的系統在系統構架、開發語言、數據庫類型中存在較多差異，使得檔案事業整體呈“碎片化”“去中心化”，數據整合度不高、服務利用性不強，無法實現規范化管理利用。

安全化防護不夠完善，制約整體發展

在“互聯網+”的信息化背景下，檔案管理的安全化防護體系是制約行業規范化發展的重要因素。在人員思想方面，由于檔案信息化建設是一個建設周期較長、人員流動較為頻繁的過程，在思想上無法做到始終如一地重視檔案安全工作，容易在管理過程中出現利用不科學、共享無保障等安全問題，從而難以提高工作質量。在技術方面，大多部門重視信息化建設，往往僅限于系統平臺的開發，而忽略安全設備及技術的應用，在電子檔案數據信息流轉過程中，防護手段應用遠遠不足，使得部分個人隱私及涉密數據暴露在網絡平臺，大量敏感信息在管理利用過程中容易出現被截留、篡改、泄漏等風險，對單位及個人在一定程度上產生不良影響。

“互聯網+”背景下檔案功能及規范化管理

緊跟時代潮流，打造優秀干部隊伍

一是提高政治站位。在新時期背景下，作為檔案工作者，要深入領會黨的二十大精神的核心要義與習近平總書記對檔案工作的指示要求和豐富內涵，進一步樹立檔案意識，利用檔案資源把握歷史發展規律和時代發展趨勢，主動創新、勇擔使命，構建具有當地特色的檔案規范化發展及服務模式，積極主動開展文化資源開發服務，成為檔案的參與者、保護者、傳播者和推廣者，讓其更好地發揮應用價值，提高公眾對檔案文化的認同感和歸屬感。

二是提升信息化意識。在檔案行業內，上至領導者，下至管理人員，要進一步轉變信息化發展思維，充分發揮“互聯網+”發展環境及網絡技術優勢，依托互聯網系統平臺與融媒體，構建多元化、多樣化、廣泛化的檔案信息共享平臺，有針對性地提供個性化的檔案服務，促進檔案資源的快速傳播。

三是優化干部隊伍。通過專家授課、理論研學、外出調研、業務培訓等方式，強化檔案管理人員文件管理與信息化技術應用水平，進一步開闊眼界、去除短板，提高干部隊伍的理論綜合素質與對外服務能力。同時，要進一步健全考核機制，通過獎懲制度和日常工作作風建設，提高檔案工作人員干事創業的積極性和主動性，圍繞對外服務，利用工作成效、檔案資源整理分類標準、涉密檔案安全管理等指標的具體要求細化考核內容，全方位考察工作人員的崗位貢獻度，并將考核結果與工作人員的職級晉升、薪資待遇等掛鉤，從而有效調動工作人員的工作熱情。

加強組織建設，建立科學規章制度

一是完善組織建設。各級政府要明確檔案工作分管領導，要求各級部門單位設置檔案工作專班及業務科室，在區域內設置檔案規范化管理領導小組，由政府分管領導任組長，檔案主管部門負責人任副組長，其他部門檔案管理人員任組員。領導小組負責國家及上級部門關于檔案工作部署要求的傳達、貫徹執行，統籌規劃檔案事業整體發展情況，著力解決當下存在的問題，研究制約發展的問題并制訂解決方案。同時，要求各級檔案部門制訂檔案工作發展規劃及實施條例，進一步明確工作職責，細化任務分工，督導制度實施，做好日常考核，從而構建上級統一領導、檔案部門牽頭協調、各單位各司其職的工作格局。

二是統一制度標準。領導小組要會同各部門單位，依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》《文書檔案案卷格式》《電子檔案移交接收操作規程》，結合中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，制訂科學合理、可行性高、結合度較強的檔案管理標準，并隨著工作的開展不斷進行修訂和完善，確定檔案信息化資源建設過程的采集整理、分類存儲、檢索利用等環節的統一規范和要求，從而為促進檔案信息的電子化存儲、智能化檢索和個性化服務等功能的提升做好保障，以完善的管理體系為基礎引領檔案管理活動的有序規范開展。

開發管理系統，深度利用現代技術

在大數據背景下，加強檔案的信息化、規范化建設已成大勢所趨，進行檔案管理創新，必須要以現代科學技術與檔案智慧化管理平臺為支撐。一是強化基礎設施。進一步加大對檔案信息化的投入，一方面加強數字資源建設，精細化整理檔案文件，招標具有涉密資質、技術成熟的第三方加工公司進行數字化掃描，不斷提高數字化率；另一方面結合本單位實際情況，采購服務器、存儲器、安全設備、網絡設備等硬件設施，不斷完善機房、庫房、數字檔案室建設，從而為實現檔案的信息化管理提供基礎保障。二是加強技術應用。充分應用大數據、云計算、人工智能、區塊鏈、物聯網等現代化技術，不斷研發、升級、完善軟件系統，結合系統功能進一步優化管理流程，使其可以做到自動分類、高效檢索、快捷利用。三是促進共建共享。以大數據技術及“互聯網+”工作環境為依托，發揮一體化檔案智慧管理平臺優勢，促進部門之間、行業之間、地域之間的互聯互通，整合成為區域檔案數據庫，按照“四個好”“兩個服務”目標要求，推動數字中國與政務服務改革，真正意義上提高檔案管理質效。

提高防護水平，促進工作安全運轉

一是加強人員管理。按照檔案管理“法治”與“人治”的要求，做好日常培訓及宣傳工作，要求所有管理人員按照《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規定》等有關法規制度開展工作，不斷增強其規范化標準化管理意識，從而保障各項工作有序開展。二是構建防護屏障。在硬件上，采購漏洞掃描、日志審計等安全設備；在技術上，應用區塊鏈技術實現數據的鏈式存儲；在手段上，采用身份檢測、電子簽章、信息加密、殺毒軟件、TCP/IP協議過濾等安全措施，防止社會不法分子在檔案管理利用服務過程中竊取關鍵信息、篡改重要數據，做到全方位、無死角保障檔案數據的存儲安全、利用安全、共享安全，全面保護檔案的真實性、完整性，最大程度提升檔案資源的實際效益。

綜上所述，在科學快速發展的“互聯網+”時代，傳統的檔案管理模式呈現單一化弊端。為適應新環境，需要檔案部門相關人員緊跟時代發展趨勢，沖破固有思維模式，加快檔案信息化戰略轉型，高標準建設檔案管理系統平臺，加快實現檔案文件收、管、存、用全流程規范化管理，促進現代信息化技術手段與傳統檔案管理工作相結合，從而為經濟社會的高質量發展貢獻“檔案力量”。

（作者單位：山東省棗莊市中心血站）