淺議如何實現街道檔案科學化管理

摘 要：文章分析了街道檔案管理的特點以及重要作用，闡述了街道檔案管理中存在的不足之處，并以此為研究依據，詳細論述和總結實現街道檔案科學化管理的舉措，主要包括加強檔案管理制度建設、積極更新專業技術設備、注重檔案的合理保存、提高檔案管理人員素質水平、注重檔案資料的全面收集、創新檔案服務方式，以此來促進檔案管理科學化水平的穩步提高，為街道辦事處的發展保駕護航。文章對如何實現街道檔案科學化管理提出了見解，希望對今后的街道檔案管理發展起到微薄的幫助作用。

關鍵詞：街道；檔案；科學化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

街道辦事處與城市基層組織部門之間有著密切的聯系，在城市建設與發展方面扮演著重要角色。在街道辦事處日常管理工作中，檔案管理占據著重要的地位，通過加強檔案管理，可以為街道辦事處相關工作的開展提供極大的便捷。目前，在我國城鎮化不斷推進過程中，街道辦事處的銜接作用越來越顯著，相關部門及單位對檔案管理工作的要求愈發嚴格。因為街道辦事處與其他部門的檔案管理工作存在著明顯差異，其檔案資料內容主要是總結和歸納以往的工作，因此，通過開展檔案管理工作，不僅可以確保良好的追溯性，還有助于后期相關工作的開展，其信息扶持作用顯著。但是，在各地區街道辦事處規模不斷增加的影響下，在檔案管理過程中仍然存在著較多的不足，應采取可行的解決辦法，提高街道辦事處檔案科學化管理水平。

一、街道檔案管理的特點分析

首先，是服務性。街道檔案管理服務可以將街道的一系列情況反映出來，而且通過檔案管理，可以給予居民良好的服務，在居民參與過程中，有助于有效互動和交流目標的實現；其次，是自主性。通過分析傳統的檔案管理工作，街道活動占據著主導位置。當前，應將街道管理的地位凸顯出來，保證其高度的自主性。尤其對于街道居民委員會，應明確其職責，展現出街道工作獨特的性質和特點；最后，超前性。記錄居民活動的情況是傳統街道檔案管理的主要內容，但活動開展前的規劃環節沒有得到重視，且在內容的整理方面也存在著較強的單一性。

二、街道檔案管理的重要作用

第一，有利于將《中華人民共和國檔案法》貫徹落實下去。通過街道檔案管理工作，在維護社會穩定與和諧方面發揮著重要的作用和優勢。在街道檔案管理中，下崗職工基本生活保障和低收入群體的救濟等方面是主要的內容，詳細記錄了街道工作，尤其是檔案的原始性特點顯著，也是重要的憑證。同時，也可以將街道的歷史風貌充分展示出來，更好地服務于街道文明建設，進一步規范街道工作。此外，街道檔案管理具有廣泛的涉及范圍，對全體干部和職工的參與有著明確的需求，所以應做好檔案的宣傳工作，增強街道干部的檔案管理意識，并積極滲透法治理念，與《中華人民共和國檔案法》要求一致，促進街道的發展與建設。

第二，有利于不斷提高街道行政管理水平。在街道建設的基礎工作中，街道檔案管理工作占據著至關重要的地位，通過此項工作的開展，可以提高城市基層組織的建設水平，并對轄區內的社會管理內容不斷規范化，進而給予街道文明建設強有力的支撐。首先，街道檔案是街道建設與發展的重要成果，借助檔案信息可以充分體現轄區內居民的基本狀況，防止街道居民的合法權益受到威脅，同時給予街道歷史面貌有效的保護；其次，作為基礎性工作之一，檔案管理工作與街道各項工作之間是緊密聯系、密不可分的。通過街道檔案工作的開展，可以使社會糾紛得到有效處理和解決，確保良好的鄰里關系，保證街道文化生活的和諧。同時，將城市精神文明建設推向全新的領域和高度，進而推動街道建設走向可持續發展之路。

三、街道檔案管理中存在的不足之處

1.制度有待完善

現階段，在街道檔案管理工作中，相關制度未能得到及時的更新與完善。檔案管理制度不完善，與檔案管理技術的發展之間出現了明顯的差距，在街道檔案管理制度中，沒有與新理念、新技術等緊密結合。首先，在一些街道機關部門，精細化理念嚴重缺失，使得檔案管理工作的方案難以保證高度的合理性，檔案管理建設進程也較為滯緩；其次，在檔案管理工作中，缺少明確且合理的責任分工，檔案管理工作標準的更新也比較滯后，不利于街道檔案管理水平的提高。

2.檔案管理基礎設備設施匱乏

街道辦事處與其他基層部門之間有著明顯的不同，對檔案管理工作的關注度較低，檔案管理工作環境不良好，也沒有配置先進的檔案管理基礎設備設施。當前，社會經濟發展迅速，街道辦以往簡單的檔案管理設備設施與當前時代的要求不一致，不僅難以推動檔案管理工作的順利實施，還無法提高檔案資源的利用效率。

3.檔案保存不當

街道檔案信息的借鑒和參考價值濃厚，作為歷史文件，對于街道辦事處的發展產生了極大的影響。現階段，在街道檔案保存中存在的不足之處較多，一些管理人員過于注重自身的工作經驗，在裝訂和保管過程中存在著一定的隨意性，缺乏科學、合理的工作方法，不利于檔案資源的維護與完整，造成丟失或損壞現象經常發生，也不利于發揮檔案資源的服務作用。

4.檔案管理人員素質水平有待提高

首先，通過分析當前的街道辦檔案管理人員，其專業性并不高，也缺少高度的責任意識，信息化檔案管理理念比較弱，很難保證檔案管理的專業水平，不利于檔案管理質量的提升；其次，部分檔案管理人員難以靈活運用大數據技術，仍然采用傳統的手工操作，再加上現有工作人員的數量限制，使得街道檔案管理水平始終停滯不前。

5.檔案整理不規范

在檔案整理方面，一些管理人員缺少嚴謹認真的工作態度，檔案盒和里面放置的內容、編號存在差異，且編號的設定也不統一，永久和定期的文件難以實現合理分類，極容易發生檔案信息混亂且無序的現象。以某地區的街道文書檔案管理為例，在檔案整理歸檔方面，“件”為主要單位，永久、30年、10年為主要的保管期限和時間。但在實際整理歸檔文書檔案時，卻存在著一些問題，檔案的收集也比較單一與片面。此外，各辦公室文件材料的存放比較分散，專業檔案和照片檔案沒有得到妥善保管，極大地增加了收集與整理的難度，不利于檔案的完整收集，也無法取得良好的歸檔效率。

四、實現街道檔案科學化管理的完善舉措

1.加強檔案管理制度建設

要想使檔案管理的科學化水平得到提高，應加強完善檔案管理制度的構建。在新形勢下，要加強開展規范化、標準化的檔案管理工作，在管理理念方面也要緊密融合精細化思想，為街道檔案管理工作的開展奠定良好的前提和基礎。

首先，應不斷完善和改進街道檔案管理制度，明確檔案管理重點內容，不斷細化相關工作標準，提高街道檔案科學化管理水平。同時，站在檔案服務的視角，應深入分析信息技術特征，以此來為檔案管理操作程序的改進提供有利依據；其次，明確相關部門的責任分工，并保證分工的合理性，做到相互配合與協作，形成合力，緊密協作上級區政府和駐街單位等，保證信息互動的有效性；最后，要高度重視服務反饋意見和建議。其中，檔案管理工作人員應增強服務意識，做好各方意見和建議的收集與整理工作，并從街道居民的檔案使用需求出發，拓展檔案服務范圍和渠道，有效落實檔案服務工作。

2.積極更新專業技術和設備設施

在新時代，要想推動街道檔案管理工作保質保量地完成，檔案管理技術和設備設施必須及時更新，并加強先進信息技術的應用，為提高街道檔案管理水平給予強有力的技術支持。還應明確檔案管理工作職能，做好相應的調研工作，挖掘居民檔案服務需求，加強相關工作規劃，合理配置信息技術及其設備設施。與此同時，采用云存儲技術，加強街道檔案管理系統的構建，配置合適的檔案管理軟件，確保檔案管理高度的專業性。此外，還可以借助專業技術機構的支持，充分發揮街道檔案服務功能，實現街道檔案管理系統的順利開發，并將設備設施的調試工作落實到位。總之，通過定期更新與維護設備設施和技術軟件，可以更好地順應信息化建設發展，也是檔案管理科學化的重要體現。

3.注重檔案的科學保存

當前，紙質檔案仍然在街道檔案管理中占據著主導的地位，因其丟失和損壞的概率較高，所以應充分認識到紙質檔案資源合理保存的重要意義和作用。首先，應保證檔案保存室的獨立性，并加強防水、防潮等措施，做到萬無一失，避免潛在的安全隱患；其次，應合理分類保存檔案資源，尤其對于事務性記錄檔案，通過統一保存，為后續的調閱和使用提供便利條件；最后，為了促進檔案保存工作的順利開展，也要注重服務職能的體現，妥善分類和保存歷史特色濃厚的檔案。

4.提升檔案管理人員綜合素質

在街道辦事處檔案管理工作方面，工作人員的綜合素質極為重要，決定了檔案管理工作質量的高低。因此，應提升檔案管理人員的綜合素質，為檔案管理工作的開展保駕護航。街道辦應將組織檔案管理專業知識講座常態化，重點培訓在崗人員，也可以定期邀請專家，使培訓活動變得豐富化、多樣化，進而顯著提高工作人員的專業能力。同時，對于新晉工作人員，應制定針對性的考核措施，重點關注檔案管理實踐能力，并觀察其對現代化信息技術的應用能力，給予有效的崗前培訓，使工作人員對現代化技術做到靈活操作與運用。此外，對于街道辦事處來講，也要認識到加強思想政治教育的重要作用，適當提高檔案管理人員的薪資待遇水平，使其具有更高的責任感與歸屬感。

5.注重檔案資料的全面收集

在開展檔案管理工作中，政府應給予經費支持，設置專門的檔案資料室，為檔案資料的收集和存儲提供良好的場所。在具體實施方面，應制定檔案利用登記制度，并注重檔案資料的全面收集。這就需要街道辦事處各個部門的配合，因為檔案資料的收集工作并不是一個檔案部門就能完成的，所以需要多個部門配合工作，在這一情況下，街道辦事處借助現代化信息技術，建造信息交流平臺，可以借助平臺直接上傳電子版檔案資料，減緩檔案人員的工作壓力。同時，根據現代社會發展需求，應遵循公開、公正等原則，合理制定檔案管理程序，使各類檔案資料得到有效收集、整理，確保檔案資料的真實性和準確性。

6.創新檔案服務方式

街道辦事處應對以往傳統的服務模式不斷改進和創新，增強服務創新意識，將為人民服務的理念踐行到位，密切聯系街道居民，從街道居民的現實需求出發，在保證檔案信息安全的前提下，滿足資源數據共享，提升街道辦檔案查詢、利用的服務質量。此外，還要不斷完善服務反饋機制，進一步強化街道檔案管理人員的服務感與責任感，做好各方意見或建議的整理工作，從居民的檔案使用需求出發，不斷拓展和延伸檔案服務范圍，使檔案管理工作更加專業化與科學化。

五、高度重視街道檔案資料安全防護工作

街道辦事處為更好地提高街道檔案資料管理的安全性與穩定性，需要借助云計算和加密技術等，保障街道檔案資料的完整性和安全性。同時，為提高街道辦事處檔案資料的使用效率，需要內部開啟檔案資料的編研與收集工作，豐富街道辦事處的檔案資料數量，借助大數據技術，建設街道辦事處專門的檔案數據庫，能自動識別檔案資料的類型，對街道檔案資料科學分類。并且，街道辦事處還要不斷完善與優化檔案資料的借閱流程，緊跟時代腳步，積極使用現代化信息技術，完善檔案資料的檢索服務，能使用大數據技術，了解用戶的個性化需求，用戶只需要搜索檔案資料的關鍵詞即可找到想要的檔案資料，提高街道辦事處檔案資料的使用效率。街道辦事處也要提高紙質檔案資料電子轉化率，需要配備專業的電子掃描儀，對紙質檔案資料掃描并上傳，對于檔案信息系統自動識別的錯誤檔案、不完整檔案等，需要進一步完善和修補檔案資料，保障檔案資料的完整性。街道辦事處也要積極使用安全防護技術，針對檔案資料數據庫外部設置防火墻，能夠抵擋不法分子的攻擊，對檔案資料訪問留有痕跡，并且在傳遞檔案資料時采用加密技術，如鏈路加密和端對端加密，能更好防護檔案資料的完整性。

結束語

目前，街道檔案管理工作的開展有著較強的現實意義，要想推動此項工作順利完成并取得良好的服務效果，必須符合時代的發展趨勢，做到不斷創新，與時俱進，充分展現街道檔案管理工作在服務地方經濟發展方面的作用。檔案管理人員應樹立高度的責任意識和先進的管理觀念，盡職盡責，提高檔案管理工作效率和質量。通過分析我國街道檔案管理工作的現狀并提出改進建議，以期為我國街道辦事處更好地開展檔案管理工作提供參考借鑒。

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作者單位：昆明市呈貢區吳家營街道辦事處

作者簡介：魯思宏（1981—），女， 漢族，云南呈貢人，本科，館員，研究方向：檔案管理。